Mga Bylaws ng Nonprofit: Ano ang mga Ito, Bakit Mahalaga, at Paano Isusulat ang mga Ito

Ang mga bylaws ng nonprofit ay ang panloob na tuntunin ng isang nonprofit corporation. Tinutukoy ng mga ito kung paano pinapatakbo ang organisasyon, paano ginagawa ang mga desisyon, kung sino ang may awtoridad, at paano ginagampanan ng board of directors ang mga responsibilidad nito. Habang itinatakda ng batas ng estado ang legal na batayan ng incorporasyon, ang bylaws ang nagbibigay ng mga praktikal na detalye na nagpapanatiling maayos at may pananagutan ang organisasyon.

Para sa mga founder, board member, at administrator, ang bylaws ay hindi lamang papel. Ito ang balangkas na tumutulong sa isang nonprofit na tumakbo nang maayos, mabawasan ang alitan, at mapanatili ang kredibilidad sa mga donor, bangko, grantmaker, at regulator. Kung ang inyong organisasyon ay nag-a-apply para sa federal tax exemption, lalo nang mahalaga ang malinaw na bylaws dahil maaaring itanong ng IRS kung naadopt na ang mga ito o humingi ng kopya sa proseso ng aplikasyon.

Ipinaliliwanag ng gabay na ito kung ano ang mga bylaws ng nonprofit, ano ang karaniwang laman ng mga ito, paano isulat ang mga ito, at paano panatilihing napapanahon ang mga ito habang lumalaki ang organisasyon.

Ano ang Ginagawa ng Mga Bylaws ng Nonprofit

Ginagabayan ng bylaws ang araw-araw na pamamahala ng isang nonprofit corporation. Ipinapaliwanag ng mga ito kung paano nakaayos ang board, paano pinipili ang mga officer, paano isinasagawa ang mga pulong, paano bumoboto, at paano inaaprubahan ang mahahalagang desisyon. Sa madaling sabi, ginagawang praktikal na sistema ng operasyon para sa organisasyon ang malawak na legal na awtoridad.

Nakakatulong ang isang matibay na set ng bylaws sa nonprofit na:

• Magtatag ng malinaw na mga tuntunin para sa pamamahala
• Maiwasan ang kalituhan tungkol sa awtoridad at responsibilidad
• Suportahan ang pare-parehong pagdedesisyon ng board
• Mabawasan ang mga alitan sa pagitan ng mga director, officer, at member
• Makalikha ng tala kung paano dapat gumana ang organisasyon
• Suportahan ang pagsunod sa batas ng estado at mga kinakailangan para sa tax-exempt status

Kung walang bylaws, kahit ang isang nonprofit na may mabuting layunin ay maaaring malito sa mga pangunahing usapin tulad ng quorum, tungkulin ng mga officer, termino ng board, o kung paano papalitan ang nagbitiw na director.

Bakit Dapat May Bylaws ang Bawat Nonprofit

Hindi dapat magpatakbo ang isang nonprofit nang walang bylaws. Nagbibigay ang mga ito ng istruktura kapag bago pa ang organisasyon at ng katatagan habang ito ay lumalawak. Mahalaga rin ang mga ito bilang sanggunian kapag may mga tanong na lumilitaw.

Karaniwang sitwasyong dapat saklawin ng bylaws ay kinabibilangan ng:

• Paano inihahalal o tinatanggal ang mga director
• Gaano katagal maaaring magsilbi ang mga director
• Kung may mga member ba ang nonprofit
• Anong awtoridad ang mayroon ang mga officer
• Gaano kadalas dapat magpulong ang board
• Ilang director ang kailangang naroroon upang makagawa ng aksyon
• Paano maaaring amyendahan ang bylaws
• Ano ang mangyayari kapag nabuwag ang nonprofit

Masyadong mahalaga ang mga usaping ito para iwanang hindi malinaw. Ang bylaws ang dokumentong sumasagot sa mga ito nang maaga, bago pa maging problema ang hindi pagkakasundo.

Karaniwang Paksa na Saklaw ng Mga Bylaws ng Nonprofit

Iba-iba ang bawat nonprofit, ngunit karamihan sa bylaws ay may magkakatulad na pangunahing probisyon. Dapat tumugma ang eksaktong wika sa misyon, istruktura, at mga kinakailangan ng batas ng estado ng organisasyon.

1. Pangalan at Pangunahing Opisina

Madalas na itinatakda ng bylaws ang legal na pangalan ng nonprofit at maaari ring tukuyin ang pangunahing opisina o business address. Maaari rin nitong sabihin kung maaaring magpanatili ang organisasyon ng iba pang opisina sa ibang lugar.

2. Layunin

Maraming bylaws ang inuulit ang charitable o public benefit purpose ng organisasyon. Nakakatulong ito upang malinaw na mapatunayan ang misyon ng nonprofit at mapalakas ang dahilan kung bakit umiiral ang organisasyon.

3. Board of Directors

Ito ang karaniwang pinaka-detalyadong bahagi. Maaari nitong ipaliwanag ang:

• Ilang director ang bumubuo sa board
• Paano inihahalal o itinalaga ang mga director
• Gaano katagal ang bawat termino
• Kung maaaring magsilbi ang mga director nang sunud-sunod na termino
• Paano pinupunan ang mga bakante
• Paano maaaring alisin ang mga director
• Ano ang bumubuo sa quorum
• Paano inaaprubahan ang mga aksyon ng board

Mahalaga ang malinaw na bahagi para sa board dahil karaniwang ang board ang may pangunahing awtoridad sa pamamahala ng nonprofit.

4. Mga Officer

Karaniwang tinutukoy ng bylaws ang mga officer ng organisasyon, tulad ng president, secretary, at treasurer. Ipinapaliwanag ng bahaging ito ang:

• Aling mga tungkulin ng officer ang ginagamit ng nonprofit
• Paano pinipili ang mga officer
• Gaano katagal nagsisilbi ang mga officer
• Ano ang mga tungkulin ng bawat officer
• Paano maaaring magbitiw o maalis ang mga officer

May ilang nonprofit na nagsasama rin ng karagdagang posisyon, gaya ng vice president o executive committee chair, depende sa pangangailangan ng organisasyon.

5. Membership

May ilang nonprofit na may mga member na may karapatang bumoto, habang ang iba ay pinamumunuan ng board at walang member. Kung may members ang nonprofit, dapat ipaliwanag ng bylaws ang:

• Kung sino ang kwalipikadong maging member
• Paano tinatanggap ang mga member
• Kung maaaring bumoto ang mga member
• Anong mga usapin ang maaaring aprubahan ng mga member
• Paano tinatawag at isinasagawa ang mga pulong ng member

Dapat maingat na isulat ang bahaging ito dahil ang mga karapatan ng membership ay maaaring magbunga ng mga legal at procedural na obligasyon.

6. Mga Pulong at Pagboto

Dapat tukuyin ng bylaws kung paano gumagana ang mga pulong. Karaniwang kasama rito ang:

• Mga taunang pulong at regular na pulong ng board
• Mga special meeting
• Mga kinakailangan sa notice
• Mga panuntunan para sa remote o virtual meeting
• Mga paraan ng pagboto
• Mga quorum requirement
• Kung pinapayagan ang proxy

Nakakatulong ang malinaw na mga tuntunin sa pulong upang makagawa ang organisasyon ng mga valid na desisyon at mapanatili ang maayos na mga rekord.

7. Mga Komite

Maraming nonprofit ang umaasa sa mga komite para sa espesyalisadong gawain. Maaaring ipaliwanag ng bylaws kung paano bumubuo ng mga komite, kung maaaring magtalaga ang board ng standing o ad hoc committees, at anong awtoridad ang mayroon ang mga komite na iyon.

8. Conflict of Interest

Dapat magkaroon ang mga nonprofit ng mga tuntunin para tugunan ang conflict of interest at protektahan ang integridad ng organisasyon. Maaaring sumangguni ang bylaws sa hiwalay na conflict of interest policy o magtakda ng pangunahing pamantayan para sa pag-uulat at pag-iwas sa paglahok.

9. Compensation at Reimbursement

May ilang bylaws na nagsasaad kung maaari bang makatanggap ng kompensasyon o reimbursement sa gastos ang mga director o officer. Para sa maraming nonprofit, lalo na sa mga charitable organization, mahalaga ang bahaging ito para sa transparency at maayos na pamamahala.

10. Indemnification

Ipinapaliwanag ng mga indemnification provision kung kailan maaaring depensahan o bayaran ng nonprofit ang mga director, officer, o iba pang lider para sa mga aksyong ginawa para sa organisasyon, alinsunod sa naaangkop na batas.

11. Proseso ng Pag-amyenda

Dapat sabihin ng bylaws kung paano ito maaaring baguhin. Karaniwang inilalarawan ng bahaging ito ang:

• Kung sino ang maaaring magmungkahi ng mga amyenda
• Anong boto ang kailangan upang maipasa ang mga ito
• Kung kailangan ng paunang notice
• Kung may ilang probisyon na nangangailangan ng mas mataas na antas ng pag-apruba

Tinitiyak ng proseso ng pag-amyenda na maaaring magbago ang bylaws nang hindi nagiging magulo.

12. Dissolution

Ipinapaliwanag ng bahagi ng dissolution kung ano ang mangyayari kung magsara ang nonprofit. Para sa mga tax-exempt organization, karaniwan nitong kasama ang mga tagubilin kung paano ipapamahagi ang natitirang asset sa paraang sumusunod sa batas at sa tax status ng organisasyon.

Paano Sumulat ng Mga Bylaws ng Nonprofit

Ang pagsulat ng bylaws ay hindi lamang simpleng pagpuno sa isang template. Dapat nitong ipakita kung paano talaga gumagana ang nonprofit at kung paano ito planong lumago. Maaaring maging kapaki-pakinabang na panimulang punto ang isang generic na form, ngunit dapat lagi itong suriin at iangkop sa pangangailangan ng organisasyon at sa batas ng estado.

Hakbang 1: Suriin ang Batas ng Estado

Ang mga nonprofit corporation ay pinamamahalaan ng mga batas ng estado, kaya kailangang tumugma ang bylaws sa mga batas kung saan incorporated ang organisasyon. May ilang usapin na mandatory, may ilang flexible, at may ilan na maaaring limitado ng mga tuntunin ng estado.

Bago tapusin ang bylaws, suriin ang kaugnay na nonprofit corporation act o kumonsulta sa isang kwalipikadong propesyonal na nakakaunawa sa pagsunod sa mga batas ng estado.

Hakbang 2: Magpasya sa Istruktura ng Pamamahala

Tukuyin kung ang nonprofit ay magkakaroon ng:

• Istruktura na may members o board-only na istruktura
• Maliit na board o mas malaking board
• Mga standing committee
• Mga partikular na titulo ng officer
• Mga tungkuling pang-advisory

Madalas na pinakamainam ang isang simpleng istruktura ng pamamahala para sa bagong organisasyon, ngunit dapat pa ring bigyan ng bylaws ng puwang para sa paglago sa hinaharap.

Hakbang 3: Tukuyin ang mga Tungkulin at Awtoridad ng Board

Dapat malaman ng board nang eksakto kung ano ang responsibilidad nito. Dapat linawin ng bylaws kung ang board ang humahawak sa budgeting, hiring, pag-apruba ng polisiya, strategic oversight, at mahahalagang desisyon ng organisasyon.

Kung may mga empleyado ang nonprofit, dapat ding malinaw sa bylaws kung paano naiiba ang oversight ng board sa responsibilidad ng management.

Hakbang 4: Pumili ng mga Tuntunin sa Pulong na Praktikal

Dapat makatotohanan ang mga probisyon sa pulong. Kung ang mga director ay nasa iba’t ibang lokasyon, dapat pahintulutan ng bylaws ang remote participation o virtual meetings kung pinapayagan ng batas. Kung inaasahan ng board ang mga agarang desisyon sa pagitan ng mga pulong, maaari nitong payagan ang written consent o electronic action.

Hakbang 5: Panatilihing Malinaw ang Wika

Dapat maging tumpak ang bylaws, ngunit hindi sobrang komplikado. Gumamit ng plain language hangga’t maaari at iwasan ang mga salungatan sa pagitan ng mga seksyon. Ang nakalilitong bylaw ay halos kasing sama rin ng walang bylaw.

Hakbang 6: Iangkop ang Bylaws sa Misyon

Dapat suportahan ng bylaws ng nonprofit ang misyon nito. Ang maliit na community-based charity ay hindi nangangailangan ng parehong antas ng komplikasyon gaya ng malaking statewide advocacy group. Dapat tumugma ang dokumento sa laki, antas ng panganib, at istilo ng operasyon ng organisasyon.

Mga Karaniwang Pagkakamaling Dapat Iwasan

Maraming nonprofit ang nagkakaproblema dahil ang kanilang bylaws ay kulang, luma na, o kinopya mula sa ibang organisasyon nang walang pagbabago.

Iwasan ang mga pagkakamaling ito:

• Pag-alis ng quorum rules
• Hindi pagtukoy sa mga termino ng director
• Paggamit ng mga titulo ng officer na hindi tumutugma sa aktuwal na praktis
• Pagkaligta sa proseso ng pag-amyenda
• Pagwawalang-bahala sa mga legal na kinakailangan na partikular sa estado
• Pagpapahintulot na salungatin ng bylaws ang articles of incorporation
• Hindi pag-update ng bylaws matapos ang malalaking pagbabago sa organisasyon
• Pagturing sa bylaws bilang isang beses lang na form sa halip na isang buhay na dokumento

Dapat regular na suriin ng isang nonprofit na lumalaki, nagdaragdag ng mga programa, o nagpapalit ng pamunuan ang bylaws nito upang matiyak na tumutugma pa rin ang mga ito sa aktuwal na kalagayan.

Paano Pagtibayin ang Mga Bylaws ng Nonprofit

Kapag natapos na ang draft ng bylaws, dapat itong pormal na pagtibayin ng nararapat na governing body, karaniwan ang board of directors o mga incorporator. Dapat idokumento ang pag-adopt sa mga rekord ng organisasyon, kasama ang petsa at ang boto ng pag-apruba kung kinakailangan.

Mahalaga ang maayos na recordkeeping. Itago ang adopted bylaws kasama ng mga corporate record ng nonprofit, kasama ang:

• Mga organizational minutes
• Articles of incorporation
• EIN confirmation
• Mga filing para sa IRS exemption
• Mga board resolution
• Mga pagbabago at revision history

Kung ang bylaws ay kalaunan ay amyendahan, itabi ang parehong kasalukuyang bersyon at ang mga naunang bersyon bilang sanggunian.

Gaano Kadalas Dapat Suriin ang Mga Bylaws?

Dapat regular na suriin ang bylaws, kahit walang binabagong nilalaman. Mainam na gawin ang pagsusuri:

• Kapag bagong tatag pa lang ang nonprofit
• Bago mag-apply para sa tax exemption
• Tuwing nagbabago ang istruktura ng board
• Kapag may mga bagong officer o komite na idinaragdag
• Kapag nagbabago ang batas ng estado
• Hindi bababa sa isang beses kada taon sa governance review

Nakakatulong ang regular na pagsusuri upang matiyak na patuloy na sinasalamin ng bylaws ang aktuwal na operasyon ng nonprofit.

Mga Bylaws at Pagsunod sa IRS

Para sa mga tax-exempt organization, mahalaga ang bylaws lampas sa panloob na pamamahala. Madalas na inaasahan ng IRS na may malinaw na istruktura ng pamamahala ang organisasyon, at maaari nitong itanong kung naadopt ang bylaws bilang bahagi ng proseso ng exemption.

Ang maayos na pagkakabuo ng bylaws ay sumusuporta sa tax compliance sa pamamagitan ng pagpapakita na ang nonprofit ay may:

• Lehitimong balangkas ng pamamahala
• Naka-dokumentong awtoridad ng board
• Mga proseso para sa eleksyon at pulong
• Mga tuntunin sa paghawak ng conflict at mga amyenda
• Isang dissolution provision na nagpoprotekta sa mga charitable asset

Bagama’t hindi pumapalit ang bylaws sa mabuting compliance practices, bahagi ang mga ito ng pangunahing rekord na sumusuporta sa tax-exempt status ng organisasyon.

Saan Nababagay ang Zenind

Kung kayo ay bumubuo ng isang nonprofit corporation o ibang uri ng business entity, makakatulong ang Zenind na manatiling maayos ang inyong organisasyon mula sa simula. Ang matitibay na formation document, malinaw na mga rekord, at maaasahang compliance habit ay nagpapadali sa pamamahala ng organisasyon matapos ang pagbuo nito.

Mahalaga ang pundasyong iyon kapag naghahanda kayo ng bylaws, nag-aadopt ng mga tuntunin sa pamamahala, at bumubuo ng istrukturang makasuporta sa paglago sa hinaharap.

Pangwakas na Kaisipan

Ang mga bylaws ng nonprofit ay isa sa pinakamahalagang dokumento sa pamamahala na maaaring taglayin ng isang nonprofit. Tinutukoy ng mga ito ang mga tuntunin ng operasyon, nililinaw ang mga responsibilidad, at tumutulong na manatiling nakaayon ang organisasyon sa batas ng estado at sa misyon nito.

Ang pinakamahusay na bylaws ay malinaw, praktikal, at angkop sa aktuwal na istruktura ng nonprofit. Dapat nilang sagutin ang mga tanong na pinakamadalas lumitaw, mula sa komposisyon ng board at mga tungkulin ng officer hanggang sa mga amyenda at dissolution. Mahalaga rin na regular na suriin ang mga ito upang manatiling sumasalamin sa aktuwal na paraan ng pagtakbo ng nonprofit.

Ang isang nonprofit na seryosong pinangangalagaan ang mga bylaws ay mas handang gumawa ng maayos na desisyon, mapanatili ang internal na kaayusan, at suportahan ang pangmatagalang kredibilidad sa publiko, sa IRS, at sa mga komunidad na pinaglilingkuran nito.