Чи є відрахування на медичне страхування із зарплати до оподаткування? Пояснення для роботодавців і працівників

                        # Чи є відрахування на медичне страхування із зарплати до оподаткування? Пояснення для роботодавців і працівників

Медичне страхування є однією з найпоширеніших пільг для працівників, а відрахування із зарплати часто є механізмом, який роботодавці використовують для збору частки працівника у сплаті страхового внеску. Питання, яке часто виникає у власників бізнесу та працівників, просте: чи є відрахування на медичне страхування із зарплати до оподаткування?

Коротка відповідь: часто так, але не завжди.

Чи буде відрахування на медичне страхування до оподаткування, залежить від того, як структуровано пільгу, який саме тип покриття пропонується та чи оформлено це в межах чинного плану cafeteria за Розділом 125. Якщо все організовано правильно, дооподатковий режим може зменшити оподатковуваний дохід працівників і зробити адміністрування пільг ефективнішим для роботодавців.

Коротка відповідь

Відрахування на медичне страхування із зарплати зазвичай є до оподаткування, якщо працівник сплачує за покриття через кваліфікований cafeteria plan, який також називають планом за Розділом 125. У такій схемі страхову премію утримують із зарплати працівника до нарахування федерального податку на доходи.

Це означає, що оподатковувана заробітна плата працівника зменшується на суму відрахування, що може знизити загальне податкове навантаження. Роботодавці також виграють завдяки більш чистому адмініструванню зарплати та, у багатьох випадках, меншій базі для payroll tax на суму, виключену із заробітку.

Якщо премія не пропонується через дооподатковий план, відрахування може бути після оподаткування. У такому разі працівник сплачує премію вже після того, як податки були розраховані, і зменшення оподатковуваного доходу не відбувається.

Що робить відрахування на медичне страхування до оподаткування?

Відрахування із зарплати стає до оподаткування тоді, коли роботодавець дозволяє працівникам, які мають на це право, оплачувати кваліфіковані пільги через зменшення зарплати до утримання податків.

Найпоширенішою структурою для цього є cafeteria plan за Розділом 125. У межах такого плану працівники можуть обирати певні кваліфіковані пільги та спрямовувати частину своєї компенсації на їх оплату на дооподатковій основі.

Для страхових премій на медичне страхування це зазвичай означає:

• Працівник обирає покриття під час відкритої реєстрації або в інший дозволений період реєстрації.
• Працівник погоджується на певну суму зменшення зарплати.
• Бухгалтерія утримує цю суму до застосування податків.
• Оподатковувана заробітна плата працівника зменшується на суму відрахування.

Така структура особливо поширена для групового медичного страхування, яке надає роботодавець.

Як працюють cafeteria plans за Розділом 125

Плани за Розділом 125 є основою більшості дооподаткових відрахувань на медичне страхування у США. Вони дозволяють працівникам обирати між отриманням грошової компенсації та отриманням певних пільг.

Для роботодавців чинний cafeteria plan має бути належним чином створений і адміністрований. Зазвичай це означає, що план має бути оформлений письмово та чітко описувати доступні пільги, правила вибору працівників і порядок обробки цих виборів у payroll.

До поширених кваліфікованих пільг, які пропонуються через cafeteria plans, належать:

• Страхові премії за медичне страхування
• Страхові премії за стоматологічне страхування
• Страхові премії за офтальмологічне покриття
• Внески до Flexible Spending Account

Коли премія сплачується через вибір за Розділом 125, працівник зазвичай не сплачує федеральний податок на доходи з суми, утриманої для цієї премії.

Коли відрахування на медичне страхування не є до оподаткування

Не кожне відрахування на медичне страхування може бути до оподаткування. Відрахування може бути після оподаткування, якщо:

• Роботодавець не пропонує план за Розділом 125
• Працівник оплачує покриття, яке не має права на дооподатковий режим у межах плану
• Працівник сплачує премії поза межами payroll, наприклад напряму за рахунком
• План структуровано неправильно або вибір зроблено несвоєчасно
• Страхування не є кваліфікованою пільгою в межах домовленостей роботодавця

У таких випадках відрахування не зменшує оподатковувану заробітну плату.

Ця різниця має значення. Відрахування після оподаткування все ще може бути законним способом оплати покриття, але воно не дає такої самої податкової переваги, як дооподаткове відрахування із зарплати.

HSA, FSA та страхові премії на медичне страхування

Пільги на охорону здоров’я часто розглядають разом, але вони працюють по-різному.

Health Savings Accounts

Health Savings Account, або HSA, — це податково вигідний рахунок, який використовують для оплати кваліфікованих медичних витрат. Внески до HSA у багатьох payroll-схемах можуть здійснюватися до оподаткування, але для рахунку існують окремі правила відповідності.

Як правило, працівник має бути застрахований за high-deductible health plan, щоб робити внески до HSA. Кошти HSA призначені для кваліфікованих медичних витрат і зазвичай не використовуються для оплати страхових премій на медичне страхування.

Flexible Spending Accounts

Flexible Spending Account, або FSA, — це ще одна пільга до оподаткування, яка допомагає працівникам оплачувати кваліфіковані витрати з власної кишені.

FSA не є тим самим, що й страхові премії на медичне страхування, але його часто адмініструють у межах тієї самої структури за Розділом 125. Працівники можуть використовувати FSA, щоб відкладати дооподаткові кошти на відповідні витрати, такі як доплати, франшизи та рецептурні препарати, залежно від правил плану.

Чому ця різниця важлива

Іноді роботодавці об’єднують ці пільги в розмовах про payroll, але податковий режим і правила використання відрізняються. Страхові премії на медичне страхування, HSA та FSA мають власні вимоги до відповідності та правила комплаєнсу.

Як розрахувати дооподаткове відрахування на медичне страхування

Дооподаткове відрахування на медичне страхування розраховується шляхом віднімання частки працівника у страховій премії до визначення оподатковуваного доходу.

Ось простий приклад:

• Брутто-зарплата: $4,000 на місяць
• Страхова премія працівника за медичне страхування: $300 на місяць
• Оподатковувана заробітна плата після відрахування: $3,700 на місяць

У цьому прикладі зарплата працівника зменшується на суму премії, але оподатковувана заробітна плата також зменшується на ту саму суму.

Це не означає, що працівник отримує додатково повні $300 готівкою. Це означає, що працівник сплачує премію до застосування податків, і це змінює податкову базу для зарплати.

Поширені помилки в payroll, яких слід уникати

Відрахування на медичне страхування із зарплати є простими за суттю, але помилки можуть створити проблеми з комплаєнсом і спричинити плутанину для працівників.

1. Усі відрахування обробляють однаково

Не кожне відрахування слід проводити однаково. Страхові премії на медичне страхування, пенсійні внески, утримання за виконавчими документами та післяподаткові пільги обробляються по-різному.

2. Використання неправильної структури плану

Якщо роботодавець має намір запропонувати дооподаткове медичне страхування, пільга має бути підтримана належними документами плану та налаштуваннями payroll. Без такої структури відрахування може бути класифіковане як післяподаткове.

3. Пропуск строків реєстрації

Дооподаткові вибори зазвичай потрібно зробити під час відкритої реєстрації або в інше дозволене вікно вибору. Роботодавці не повинні дозволяти зміни в довільному порядку, якщо цього не дозволяють план і закон.

4. Відсутність звірки між payroll і обліком пільг

Записи payroll, HR і benefits мають збігатися. Якщо сума відрахування в payroll не відповідає вибору працівника, помилки можуть швидко поширитися на кілька платіжних періодів.

Чому роботодавці пропонують дооподаткові відрахування на медичне страхування

Дооподаткові відрахування на медичне страхування популярні, тому що вони створюють цінність для обох сторін трудових відносин.

Для працівників перевага проста: оподатковувана заробітна плата зменшується, що може знизити податкове навантаження.

Для роботодавців дооподаткове адміністрування може зробити пакет пільг привабливішим і простішим у керуванні. Воно також підтримує професійно побудований компенсаційний пакет, який допомагає з наймом і утриманням персоналу.

Особливо для малого бізнесу чітко вибудована система пільг може покращити досвід працівника без потреби в складному редизайні компенсацій.

Найкращі практики для малого бізнесу

Якщо ви налаштовуєте payroll уперше або переглядаєте поточну систему пільг, скористайтеся такими практиками:

• Переконайтеся, що ваш медичний план пропонується через чинну дооподаткову структуру
• Перевірте, що payroll налаштовано відповідно до дизайну плану
• Підтримуйте актуальність письмових документів плану
• Узгоджуйте дії з вашим payroll-провайдером або адміністратором пільг
• Перевіряйте вибори працівників під час відкритої реєстрації та настаючих кваліфікуючих подій
• Навчіть того, хто веде payroll, щоб відрахування класифікувалися правильно

Для бізнесу, що зростає, правильне налаштування payroll і пільг на ранньому етапі може запобігти дорогому виправленню помилок пізніше.

Часті запитання

Чи завжди відрахування на медичне страхування із зарплати є до оподаткування?

Ні. Вони часто є до оподаткування, але лише тоді, коли відрахування здійснюється через належну структуру плану. Деякі відрахування є після оподаткування.

Чи зменшують дооподаткові відрахування на медичне страхування оподатковуваний дохід?

Так. Якщо все структуровано правильно, відрахування зменшує оподатковувану заробітну плату до розрахунку податків.

Чи можна оплачувати страхові премії на медичне страхування коштами HSA?

Зазвичай ні. HSA призначені для кваліфікованих медичних витрат, і страхові премії зазвичай не є витратою, яку можна оплатити з HSA.

У чому різниця між дооподатковими та післяподатковими відрахуваннями?

Дооподаткові відрахування утримуються із зарплати до розрахунку податків. Післяподаткові відрахування утримуються після цього.

Чи варто малому бізнесу використовувати план за Розділом 125?

Якщо бізнес хоче, щоб працівники, які відповідають вимогам, могли оплачувати певні пільги, зокрема страхові премії на медичне страхування, на дооподатковій основі, план за Розділом 125 зазвичай є стандартним рішенням.

Підсумок

Відрахування на медичне страхування із зарплати часто є до оподаткування, але податковий режим залежить від того, як структуровано пільгу. У більшості випадків дооподаткову перевагу забезпечує належно адміністрований cafeteria plan за Розділом 125.

Для роботодавців важливо не лише пропонувати медичне страхування, а й правильно налаштувати payroll та документи плану, щоб відрахування оброблялися так, як задумано. Для працівників розуміння того, чи є премія дооподатковою чи післяподатковою, допомагає пояснити, чому одна зарплата може виглядати інакше за іншу.

Якщо виникають сумніви, перегляньте структуру плану, перш ніж покладатися на податковий режим будь-якого відрахування із зарплати.