Các khoản khấu trừ bảo hiểm y tế qua bảng lương có trước thuế không? Hướng dẫn cho nhà tuyển dụng và nhân viên

Bảo hiểm y tế là một trong những phúc lợi nhân viên phổ biến nhất, và khấu trừ qua bảng lương thường là cơ chế mà nhà tuyển dụng dùng để thu phần phí bảo hiểm do nhân viên chi trả. Câu hỏi mà nhiều chủ doanh nghiệp và người lao động đặt ra rất đơn giản: các khoản khấu trừ bảo hiểm y tế qua bảng lương có trước thuế không?

Câu trả lời ngắn gọn là: thường là có, nhưng không phải lúc nào cũng vậy.

Việc khấu trừ bảo hiểm y tế có trước thuế hay không phụ thuộc vào cách phúc lợi đó được cấu trúc, loại hình bảo hiểm được cung cấp, và việc chương trình có được thiết lập theo một kế hoạch cafeteria Họp lệ Mục 125 hay không. Khi được xử lý đúng cách, chế độ trước thuế có thể làm giảm thu nhập chịu thuế của nhân viên và giúp việc quản trị phúc lợi hiệu quả hơn đối với nhà tuyển dụng.

Câu trả lời ngắn gọn

Các khoản khấu trừ bảo hiểm y tế qua bảng lương thường là trước thuế khi nhân viên thanh toán cho phần bảo hiểm thông qua một kế hoạch cafeteria đủ điều kiện, còn gọi là kế hoạch Mục 125. Trong thiết lập đó, phí bảo hiểm được trừ từ lương của nhân viên trước khi tính thuế thu nhập liên bang.

Điều đó có nghĩa là tiền lương chịu thuế của nhân viên sẽ giảm đi đúng bằng số tiền khấu trừ, từ đó có thể làm giảm tổng nghĩa vụ thuế. Nhà tuyển dụng cũng được lợi nhờ việc quản lý bảng lương gọn hơn và trong nhiều trường hợp là giảm mức phơi nhiễm với thuế bảng lương đối với khoản bị loại khỏi tiền lương.

Nếu phí bảo hiểm không được cung cấp thông qua một kế hoạch trước thuế, khoản khấu trừ có thể là sau thuế. Trong trường hợp đó, nhân viên trả phí sau khi thuế đã được tính, và không có sự giảm trừ đối với thu nhập chịu thuế.

Điều gì làm cho khoản khấu trừ bảo hiểm y tế trở thành trước thuế?

Một khoản khấu trừ qua bảng lương trở thành trước thuế khi nhà tuyển dụng cho phép nhân viên đủ điều kiện thanh toán cho các phúc lợi hợp lệ bằng cách giảm lương trước khi khấu trừ thuế.

Cấu trúc phổ biến nhất cho việc này là kế hoạch cafeteria Mục 125. Theo loại kế hoạch này, nhân viên có thể lựa chọn giữa một số phúc lợi đủ điều kiện nhất định và dùng một phần thu nhập của mình để chi trả cho các phúc lợi đó theo cơ chế trước thuế.

Đối với phí bảo hiểm y tế, điều đó thường có nghĩa là:

• Nhân viên đăng ký bảo hiểm trong thời gian ghi danh mở hoặc trong một khoảng thời gian ghi danh khác được phép.
• Nhân viên đồng ý với một mức giảm lương cụ thể.
• Bảng lương khấu trừ khoản đó trước khi tính thuế.
• Tiền lương chịu thuế của nhân viên giảm tương ứng với khoản khấu trừ.

Cấu trúc này đặc biệt phổ biến đối với bảo hiểm y tế nhóm do nhà tuyển dụng tài trợ.

Kế hoạch cafeteria Mục 125 hoạt động như thế nào

Kế hoạch Mục 125 là nền tảng của hầu hết các khoản khấu trừ bảo hiểm y tế trước thuế tại Hoa Kỳ. Chúng cho phép nhân viên lựa chọn giữa việc nhận tiền mặt và nhận một số phúc lợi nhất định thay thế.

Đối với nhà tuyển dụng, một kế hoạch cafeteria hợp lệ phải được thiết lập và quản lý đúng cách. Thông thường, điều đó có nghĩa là kế hoạch phải được lập thành văn bản và phải mô tả rõ các phúc lợi có sẵn, quy tắc lựa chọn của nhân viên, và cách xử lý bảng lương đối với các lựa chọn đó.

Các phúc lợi đủ điều kiện thường được cung cấp thông qua kế hoạch cafeteria bao gồm:

• Phí bảo hiểm y tế
• Phí bảo hiểm nha khoa
• Phí bảo hiểm thị lực
• Đóng góp vào Tài khoản Chi tiêu Linh hoạt

Khi phí bảo hiểm được thanh toán thông qua một lựa chọn theo Mục 125, nhân viên thường không phải trả thuế thu nhập liên bang đối với khoản tiền bị khấu trừ cho phí bảo hiểm.

Khi nào các khoản khấu trừ bảo hiểm y tế không phải là trước thuế

Không phải mọi khoản khấu trừ bảo hiểm y tế đều đủ điều kiện để xử lý trước thuế. Một khoản khấu trừ có thể là sau thuế khi:

• Nhà tuyển dụng không cung cấp kế hoạch Mục 125
• Nhân viên đang thanh toán cho loại bảo hiểm không đủ điều kiện được hưởng chế độ trước thuế theo kế hoạch
• Nhân viên đang thanh toán phí ngoài bảng lương, chẳng hạn như thanh toán trực tiếp cho bên cung cấp
• Kế hoạch được cấu trúc không đúng hoặc việc lựa chọn không được thực hiện đúng thời hạn
• Bảo hiểm không phải là một phúc lợi đủ điều kiện theo thỏa thuận của nhà tuyển dụng

Trong các trường hợp này, khoản khấu trừ không làm giảm tiền lương chịu thuế.

Sự khác biệt này rất quan trọng. Một khoản khấu trừ sau thuế vẫn có thể là cách hợp lệ để thanh toán bảo hiểm, nhưng nó không tạo ra lợi thế thuế giống như một khoản khấu trừ qua bảng lương trước thuế.

HSA, FSA và phí bảo hiểm y tế

Các phúc lợi sức khỏe thường được nhắc đến cùng nhau, nhưng chúng không vận hành giống nhau.

Tài khoản Tiết kiệm Sức khỏe

Tài khoản Tiết kiệm Sức khỏe, hay HSA, là một tài khoản ưu đãi thuế dùng để thanh toán cho các chi phí y tế đủ điều kiện. Các khoản đóng góp vào HSA có thể được thực hiện theo cơ chế trước thuế trong nhiều thiết lập bảng lương, nhưng tài khoản này có các quy tắc đủ điều kiện rất cụ thể.

Nói chung, nhân viên phải tham gia một chương trình bảo hiểm y tế khấu trừ cao để có thể đóng góp vào HSA. Quỹ HSA được thiết kế cho các chi phí y tế đủ điều kiện, và nhìn chung không dùng để thanh toán phí bảo hiểm y tế.

Tài khoản Chi tiêu Linh hoạt

Tài khoản Chi tiêu Linh hoạt, hay FSA, là một phúc lợi trước thuế khác có thể giúp nhân viên thanh toán các chi phí y tế tự trả đủ điều kiện.

FSA không giống với phí bảo hiểm y tế, nhưng thường được quản lý thông qua cùng một khuôn khổ Mục 125. Nhân viên có thể dùng FSA để dành tiền trước thuế cho các khoản chi đủ điều kiện như đồng thanh toán, khoản khấu trừ và thuốc kê đơn, tùy theo quy định của kế hoạch.

Vì sao sự khác biệt này quan trọng

Đôi khi nhà tuyển dụng gộp các phúc lợi này lại trong các cuộc thảo luận về bảng lương, nhưng cách xử lý thuế và quy tắc sử dụng lại khác nhau. Phí bảo hiểm y tế, HSA và FSA đều có yêu cầu đủ điều kiện và quy tắc tuân thủ riêng.

Cách tính khoản khấu trừ bảo hiểm y tế trước thuế

Khoản khấu trừ bảo hiểm y tế trước thuế được tính bằng cách trừ phần phí bảo hiểm do nhân viên đóng trước khi xác định thu nhập chịu thuế.

Ví dụ đơn giản:

• Lương gộp: 4.000 đô la mỗi tháng
• Phí bảo hiểm y tế của nhân viên: 300 đô la mỗi tháng
• Tiền lương chịu thuế sau khấu trừ: 3.700 đô la mỗi tháng

Trong ví dụ này, tiền lương thực nhận của nhân viên giảm đi số tiền phí bảo hiểm, nhưng tiền lương chịu thuế cũng giảm tương ứng với cùng một khoản.

Điều đó không có nghĩa là nhân viên nhận thêm đủ 300 đô la tiền mặt. Nó có nghĩa là nhân viên thanh toán phí bảo hiểm trước khi thuế được áp dụng, từ đó làm thay đổi cơ sở tính thuế của kỳ lương.

Những sai sót bảng lương thường gặp cần tránh

Khấu trừ bảo hiểm y tế qua bảng lương nhìn chung khá đơn giản về mặt khái niệm, nhưng sai sót có thể gây ra vấn đề tuân thủ và làm nhân viên hiểu nhầm.

1. Xử lý mọi khoản khấu trừ như nhau

Không phải khoản khấu trừ nào cũng nên được xử lý theo cùng một cách. Phí bảo hiểm y tế, khoản đóng góp hưu trí, lệnh khấu trừ tiền lương và các lựa chọn phúc lợi sau thuế đều được xử lý khác nhau.

2. Dùng sai cấu trúc kế hoạch

Nếu nhà tuyển dụng muốn cung cấp bảo hiểm y tế trước thuế, phúc lợi đó cần được hỗ trợ bằng tài liệu kế hoạch phù hợp và cài đặt bảng lương đúng. Nếu thiếu cấu trúc này, khoản khấu trừ có thể bị xử lý như sau thuế.

3. Bỏ lỡ thời hạn ghi danh

Các lựa chọn trước thuế thường phải được thực hiện trong thời gian ghi danh mở hoặc một khoảng thời gian lựa chọn được phép khác. Nhà tuyển dụng không nên cho phép thay đổi tùy ý nếu kế hoạch và pháp luật không cho phép.

4. Không đối chiếu hồ sơ bảng lương và phúc lợi

Hồ sơ bảng lương, nhân sự và phúc lợi phải khớp nhau. Nếu số tiền khấu trừ trong bảng lương không khớp với lựa chọn của nhân viên, sai sót có thể nhanh chóng lan sang nhiều kỳ lương.

Vì sao nhà tuyển dụng cung cấp các khoản khấu trừ bảo hiểm y tế trước thuế

Các khoản khấu trừ bảo hiểm y tế trước thuế phổ biến vì chúng tạo giá trị cho cả hai bên trong quan hệ lao động.

Đối với nhân viên, lợi ích rất rõ ràng: tiền lương chịu thuế giảm xuống, từ đó có thể làm giảm nghĩa vụ thuế.

Đối với nhà tuyển dụng, việc quản lý trước thuế có thể làm cho gói phúc lợi trở nên hấp dẫn hơn và dễ quản lý hơn. Nó cũng hỗ trợ một cấu trúc lương thưởng chuyên nghiệp, giúp tuyển dụng và giữ chân nhân viên.

Đặc biệt đối với doanh nghiệp nhỏ, việc cung cấp một cấu trúc phúc lợi rõ ràng có thể cải thiện trải nghiệm của nhân viên mà không cần thiết kế lại toàn bộ chế độ lương thưởng.

Thực hành tốt nhất cho doanh nghiệp nhỏ

Nếu bạn đang thiết lập bảng lương lần đầu hoặc đang xem lại cấu trúc phúc lợi hiện tại, hãy áp dụng các thực hành tốt nhất sau:

• Xác nhận xem gói bảo hiểm y tế của bạn có được cung cấp thông qua một cơ chế trước thuế hợp lệ hay không
• Đảm bảo bảng lương được cấu hình khớp với thiết kế của kế hoạch
• Giữ tài liệu kế hoạch bằng văn bản luôn cập nhật
• Phối hợp với nhà cung cấp bảng lương hoặc đơn vị quản trị phúc lợi của bạn
• Xem xét các lựa chọn của nhân viên trong thời gian ghi danh mở và các sự kiện đủ điều kiện
• Đào tạo người phụ trách bảng lương để phân loại khoản khấu trừ chính xác

Đối với doanh nghiệp đang tăng trưởng, làm đúng ngay từ đầu về bảng lương và phúc lợi có thể giúp tránh những đợt chỉnh sửa tốn kém về sau.

Câu hỏi thường gặp

Các khoản khấu trừ bảo hiểm y tế qua bảng lương có luôn là trước thuế không?

Không. Chúng thường là trước thuế, nhưng chỉ khi khoản khấu trừ được thực hiện thông qua cấu trúc kế hoạch phù hợp. Một số khoản khấu trừ là sau thuế.

Các khoản khấu trừ bảo hiểm y tế trước thuế có làm giảm thu nhập chịu thuế không?

Có. Khi được cấu trúc đúng cách, khoản khấu trừ sẽ làm giảm tiền lương chịu thuế trước khi tính thuế.

HSA có thể dùng để thanh toán phí bảo hiểm y tế không?

Thông thường là không. HSA được dùng cho các chi phí y tế đủ điều kiện, và phí bảo hiểm thường không phải là khoản chi từ HSA.

Sự khác nhau giữa khấu trừ trước thuế và sau thuế là gì?

Khấu trừ trước thuế được trừ khỏi lương trước khi tính thuế. Khấu trừ sau thuế được trừ sau khi thuế đã được tính.

Doanh nghiệp nhỏ có nên dùng kế hoạch Mục 125 không?

Nếu doanh nghiệp muốn cho phép nhân viên đủ điều kiện thanh toán một số phúc lợi nhất định, bao gồm phí bảo hiểm y tế, theo cơ chế trước thuế, thì kế hoạch Mục 125 thường là cách tiếp cận tiêu chuẩn.

Kết luận

Các khoản khấu trừ bảo hiểm y tế qua bảng lương thường là trước thuế, nhưng cách xử lý thuế phụ thuộc vào cấu trúc của phúc lợi. Trong hầu hết các trường hợp, lợi thế trước thuế đến từ một kế hoạch cafeteria Mục 125 được quản lý đúng cách.

Đối với nhà tuyển dụng, điều quan trọng không chỉ là cung cấp bảo hiểm y tế, mà còn là thiết lập đúng bảng lương và tài liệu kế hoạch để khoản khấu trừ được xử lý như mong muốn. Đối với nhân viên, việc hiểu phí bảo hiểm là trước thuế hay sau thuế giúp giải thích vì sao một kỳ lương có thể khác với kỳ khác.

Khi còn nghi ngờ, hãy xem lại thiết kế kế hoạch trước khi dựa vào cách xử lý thuế của bất kỳ khoản khấu trừ bảng lương nào.