Данъчно ли се третират приспаданията за здравно осигуряване от заплатата като преди данъци? Ръководство за работодатели и служители

Здравното осигуряване е едно от най-често срещаните служителски придобивки, а удръжките от заплатата често са механизмът, който работодателите използват, за да събират дела на служителя от премията. Въпросът, който много собственици на бизнес и работещи хора си задават, е прост: приспаданията за здравно осигуряване от заплатата преди данъци ли са?

Краткият отговор е: често да, но не винаги.

Дали една удръжка за здравно осигуряване е преди данъци зависи от това как е структурирана ползата, какъв тип покритие се предлага и дали споразумението е направено по валиден кафетерийен план по Раздел 125. Когато е подредено правилно, третирането като преди данъци може да намали облагаемия доход на служителите и да направи администрирането на придобивките по-ефективно за работодателите.

Краткият отговор

Удръжките за здравно осигуряване от заплатата обикновено са преди данъци, когато служителят плаща за покритието чрез квалифициран кафетерийен план, наричан още план по Раздел 125. При тази схема премията се удържа от заплатата на служителя преди изчисляването на федералния данък върху дохода.

Това означава, че облагаемото възнаграждение на служителя се намалява със сумата на удръжката, което може да понижи общото данъчно задължение. Работодателите също печелят от по-ясно администриране на заплатите и в много случаи от по-ниска експозиция към данъци върху заплатите върху сумата, изключена от възнаграждението.

Ако премията не се предлага чрез план преди данъци, удръжката може вместо това да бъде след данъци. В такъв случай служителят плаща премията, след като данъците вече са изчислени, и няма намаление на облагаемия доход.

Какво прави една удръжка за здравно осигуряване преди данъци?

Удръжката от заплатата става преди данъци, когато работодателят позволява на допустими служители да плащат за квалифицирани придобивки чрез намаление на заплатата преди удържането на данъци.

Най-честата структура за това е кафетерийният план по Раздел 125. При такъв план служителите могат да избират между определени квалифицирани придобивки и да насочат част от възнаграждението си към тези придобивки на база преди данъци.

За премиите по здравно осигуряване това обикновено означава:

• Служителят избира покритие по време на отворения период за записване или друг разрешен период за записване.
• Служителят се съгласява на сума за намаление на заплатата.
• Разчетът на заплатата удържа тази сума преди прилагането на данъците.
• Облагаемото възнаграждение на служителя се намалява с удръжката.

Тази структура е особено често срещана при групово здравно осигуряване, предоставяно от работодателя.

Как работят кафетерийните планове по Раздел 125

Плановете по Раздел 125 са в основата на повечето удръжки за здравно осигуряване преди данъци в Съединените щати. Те позволяват на служителите да избират между получаване на парично възнаграждение и получаване на определени придобивки вместо това.

За работодателите валиден кафетерийен план трябва да бъде създаден и администриран правилно. Това обикновено означава, че планът трябва да е в писмена форма и ясно да описва наличните придобивки, правилата за избор от служителите и данъчното третиране на тези избори в заплатите.

Обичайни квалифицирани придобивки, предлагани чрез кафетерийни планове, включват:

• Премии за медицинско осигуряване
• Премии за стоматологично осигуряване
• Премии за зрително покритие
• Вноски в гъвкава разходна сметка

Когато премията се плаща чрез избор по Раздел 125, служителят обикновено не плаща федерален данък върху дохода върху сумата, удържана за премията.

Кога удръжките за здравно осигуряване не са преди данъци

Не всяка удръжка за здравно осигуряване отговаря на условията за третиране като преди данъци. Една удръжка може да бъде след данъци, когато:

• Работодателят не предлага план по Раздел 125
• Служителят плаща за покритие, което не отговаря на условията за преди данъци по плана
• Служителят плаща премии извън разчетите на заплатата, например чрез директно фактуриране
• Планът е структуриран неправилно или изборът не е направен в срок
• Застраховката не е квалифицирана придобивка по договореността на работодателя

В тези случаи удръжката не намалява облагаемото възнаграждение.

Това разграничение е важно. Удръжка след данъци може все пак да бъде легитимен начин за плащане на покритие, но не носи същото данъчно предимство като удръжка за заплата преди данъци.

HSA, FSA и премии за здравно осигуряване

Здравните придобивки често се обсъждат заедно, но не всички работят по един и същ начин.

Здравни спестовни сметки

Health Savings Account, или HSA, е данъчно облагодетелствана сметка, използвана за плащане на квалифицирани медицински разходи. Вноските към HSA в много разплащателни системи могат да се правят преди данъци, но сметката има специфични правила за допустимост.

Като цяло служителят трябва да бъде записан в здравен план с висока самоучастие, за да може да внася в HSA. Средствата от HSA са предназначени за квалифицирани медицински разходи и обикновено не се използват за плащане на премии за здравно осигуряване.

Гъвкави разходни сметки

Flexible Spending Account, или FSA, е друга придобивка преди данъци, която може да помогне на служителите да плащат допустими медицински разходи от джоба си.

FSA не е същото като премия за здравно осигуряване, но често се администрира чрез същата рамка на Раздел 125. Служителите могат да използват FSA, за да заделят средства преди данъци за допустими разходи като доплащания, самоучастия и рецепти, в зависимост от правилата на плана.

Защо разликата е важна

Работодателите понякога групират тези придобивки заедно в разговорите за заплати, но данъчното третиране и правилата за използване са различни. Премиите за здравно осигуряване, HSA и FSA имат свои собствени изисквания за допустимост и правила за спазване.

Как да изчислите удръжка за здравно осигуряване преди данъци

Удръжката за здравно осигуряване преди данъци се изчислява, като приносът на служителя за премията се приспада преди определянето на облагаемия доход.

Ето прост пример:

• Брутно възнаграждение: 4 000 долара на месец
• Премия за здравно осигуряване на служителя: 300 долара на месец
• Облагаемо възнаграждение след удръжката: 3 700 долара на месец

В този пример заплатата на служителя се намалява с размера на премията, но облагаемото възнаграждение също се намалява със същата сума.

Това не означава, че служителят получава цели 300 долара допълнително в брой. Означава, че служителят плаща премията преди прилагането на данъците, което променя данъчната основа на заплатата.

Чести грешки в разчетите на заплатите, които трябва да се избягват

Удръжките за здравно осигуряване от заплатата са сравнително прости на теория, но грешките могат да доведат до проблеми със спазването на изискванията и объркване сред служителите.

1. Третиране на всички удръжки по един и същ начин

Не всяка удръжка трябва да се обработва по един и същи начин. Премиите за здравно осигуряване, пенсионните вноски, запорите върху заплата и избраните придобивки след данъци се обработват различно.

2. Използване на грешна структура на плана

Ако работодателят възнамерява да предлага здравно осигуряване преди данъци, придобивката трябва да бъде подкрепена с правилните документи на плана и настройки на разчета на заплатите. Без такава структура удръжката може да бъде третирана като след данъци.

3. Пропускане на сроковете за записване

Изборите преди данъци обикновено трябва да се направят по време на отворения период за записване или друг разрешен прозорец за избор. Работодателите не бива да позволяват промени по всяко време, освен ако планът и законът го позволяват.

4. Липса на съгласуване между разчетите на заплатите и записите за придобивките

Записите в разчетите на заплатите, HR системите и системите за придобивки трябва да съвпадат. Ако сумата на удръжката в заплатата не съвпада с избора на служителя, грешките могат бързо да се разпространят през няколко периода на изплащане.

Защо работодателите предлагат удръжки за здравно осигуряване преди данъци

Удръжките за здравно осигуряване преди данъци са популярни, защото създават стойност и за двете страни в трудовото правоотношение.

За служителите ползата е ясна: облагаемото възнаграждение се намалява, което може да понижи данъчното задължение.

За работодателите администрирането преди данъци може да направи предлаганите придобивки по-привлекателни и по-лесни за управление. То също така подкрепя професионален и структуриран пакет на възнаграждение, който помага при наемането и задържането на персонал.

Особено за малките бизнеси ясната структура на придобивките може да подобри изживяването на служителите, без да е необходим сложен редизайн на възнагражденията.

Най-добри практики за малкия бизнес

Ако настройвате заплатите за първи път или преглеждате текущата си схема за придобивки, следвайте тези добри практики:

• Проверете дали вашият здравен план се предлага чрез валидна структура преди данъци
• Уверете се, че разчетът на заплатите е конфигуриран така, че да съответства на дизайна на плана
• Поддържайте писмените документи на плана актуални
• Координирайте се с вашия доставчик на разчет на заплати или администратор на придобивките
• Преглеждайте избора на служителите по време на отворения период за записване и при квалифициращи събития
• Обучете човека, който обработва заплатите, така че удръжките да се класифицират правилно

За разрастващите се компании правилната подредба на заплатите и придобивките от самото начало може да предотврати скъпо последващо коригиране.

Често задавани въпроси

Удръжките за здравно осигуряване от заплатата винаги ли са преди данъци?

Не. Често са преди данъци, но само когато удръжката се прави чрез правилната структура на плана. Някои удръжки са след данъци.

Намаляват ли удръжките за здравно осигуряване преди данъци облагаемия доход?

Да. Когато са структурирани правилно, удръжката намалява облагаемото възнаграждение преди изчисляването на данъците.

Могат ли средствата от HSA да плащат премии за здравно осигуряване?

По принцип не. HSA е предназначена за квалифицирани медицински разходи и премиите обикновено не са разход по HSA.

Каква е разликата между удръжки преди и след данъци?

Удръжките преди данъци се вземат от заплатата, преди да бъдат изчислени данъците. Удръжките след данъци се вземат след това.

Трябва ли малък бизнес да използва план по Раздел 125?

Ако бизнесът иска допустимите служители да плащат за определени придобивки, включително премии за здравно осигуряване, на база преди данъци, планът по Раздел 125 обикновено е стандартният подход.

Финално заключение

Удръжките за здравно осигуряване от заплатата често са преди данъци, но данъчното третиране зависи от това как е структурирана придобивката. В повечето случаи предимството преди данъци идва от правилно администриран кафетерийен план по Раздел 125.

За работодателите ключът не е просто да предлагат здравно осигуряване, а да настроят правилно заплатите и документите на плана, така че удръжката да бъде обработена по предназначение. За служителите разбирането дали премията е преди или след данъци помага да се обясни защо една заплата може да изглежда различно от друга.

Когато има съмнение, прегледайте структурата на плана, преди да разчитате на данъчното третиране на която и да е удръжка от заплатата.