Deducerile din salariu pentru asigurarea de sănătate sunt neimpozabile? Un ghid pentru angajatori și angajați

Asigurarea de sănătate este unul dintre cele mai comune beneficii pentru angajați, iar deducerile din salariu sunt adesea mecanismul pe care angajatorii îl folosesc pentru a colecta partea angajatului din primă. Întrebarea pe care și-o pun mulți proprietari de afaceri și angajați este simplă: deducerile din salariu pentru asigurarea de sănătate sunt neimpozabile?

Răspunsul scurt este: de multe ori, da, dar nu întotdeauna.

Dacă o deducere pentru asigurarea de sănătate este neimpozabilă depinde de modul în care este structurat beneficiul, de tipul de acoperire oferit și de faptul dacă aranjamentul este realizat în cadrul unui plan cafeteria valid, conform Section 125. Atunci când este gestionat corect, tratamentul neimpozabil poate reduce venitul impozabil al angajaților și poate face administrarea beneficiilor mai eficientă pentru angajatori.

Răspunsul pe scurt

Deducerile din salariu pentru asigurarea de sănătate sunt de obicei neimpozabile atunci când angajatul plătește acoperirea printr-un plan cafeteria calificat, numit și plan Section 125. În acest cadru, prima este reținută din salariul angajatului înainte de calculul impozitului federal pe venit.

Asta înseamnă că salariile impozabile ale angajatului sunt reduse cu valoarea deducerii, ceea ce poate micșora obligația fiscală totală. Angajatorii beneficiază, de asemenea, de o administrare mai clară a payroll-ului și, în multe cazuri, de o expunere mai redusă la taxele pe salarii pentru suma exclusă din venituri.

Dacă prima nu este oferită printr-un plan neimpozabil, deducerea poate fi impozitată după taxe. În acest caz, angajatul plătește prima după ce taxele au fost deja calculate, iar venitul impozabil nu se reduce.

Ce face ca o deducere pentru asigurarea de sănătate să fie neimpozabilă?

O deducere din salariu devine neimpozabilă atunci când angajatorul permite angajaților eligibili să plătească beneficii calificate prin reduceri salariale înainte de reținerea taxelor.

Cea mai comună structură pentru acest lucru este un plan cafeteria Section 125. În cadrul unui astfel de plan, angajații pot alege dintre anumite beneficii calificate și pot direcționa o parte din compensația lor către acele beneficii pe bază neimpozabilă.

Pentru primele de asigurare de sănătate, aceasta înseamnă de obicei:

• Angajatul optează pentru acoperire în timpul înscrierilor deschise sau în altă perioadă permisă de înscriere.
• Angajatul acceptă o sumă de reducere salarială.
• Payroll-ul reține acea sumă înainte de aplicarea taxelor.
• Salariile impozabile ale angajatului sunt reduse cu valoarea deducerii.

Această structură este deosebit de comună pentru asigurările de sănătate de grup oferite de angajator.

Cum funcționează planurile cafeteria Section 125

Planurile Section 125 reprezintă baza majorității deducerilor neimpozabile pentru asigurarea de sănătate din Statele Unite. Ele le permit angajaților să aleagă între a primi compensație în numerar și a primi anumite beneficii în schimb.

Pentru angajatori, un plan cafeteria valid trebuie configurat și administrat corect. De regulă, asta înseamnă că planul trebuie să fie în formă scrisă și să descrie clar beneficiile disponibile, regulile de alegere ale angajaților și tratamentul de payroll al acelor alegeri.

Beneficiile calificate frecvent oferite prin planurile cafeteria includ:

• Prime de asigurare medicală
• Prime de asigurare dentară
• Prime pentru acoperire oftalmologică
• Contribuții la un Cont de Economii pentru Sănătate

Atunci când o primă este plătită printr-o alegere Section 125, angajatul, de regulă, nu plătește impozit federal pe venit pentru suma reținută pentru acea primă.

Când deducerile pentru asigurarea de sănătate nu sunt neimpozabile

Nu fiecare deducere pentru asigurarea de sănătate se califică pentru tratament neimpozabil. O deducere poate fi impozitată după taxe atunci când:

• Angajatorul nu oferă un plan Section 125
• Angajatul plătește pentru o acoperire care nu este eligibilă pentru tratament neimpozabil în cadrul planului
• Angajatul plătește primele în afara payroll-ului, de exemplu prin facturare directă
• Planul este structurat incorect sau alegerea nu a fost făcută la timp
• Asigurarea nu este un beneficiu calificat în cadrul aranjamentului angajatorului

În aceste cazuri, deducerea nu reduce salariile impozabile.

Această distincție contează. O deducere după taxe poate fi totuși o modalitate legitimă de plată pentru acoperire, dar nu oferă același avantaj fiscal ca o deducere neimpozabilă din salariu.

HSA, FSA și primele de asigurare de sănătate

Beneficiile de sănătate sunt adesea discutate împreună, dar nu funcționează toate la fel.

Conturile de economii pentru sănătate

Un Cont de Economii pentru Sănătate, sau HSA, este un cont cu avantaje fiscale folosit pentru plata cheltuielilor medicale eligibile. Contribuțiile la HSA pot fi făcute, în multe structuri de payroll, pe bază neimpozabilă, însă contul are reguli specifice de eligibilitate.

În general, un angajat trebuie să fie înscris într-un plan de sănătate cu deductible mare pentru a contribui la un HSA. Fondurile HSA sunt destinate cheltuielilor medicale eligibile și, de regulă, nu sunt folosite pentru plata primelor de asigurare de sănătate.

Conturile de cheltuieli flexibile

Un Cont de Cheltuieli Flexibile, sau FSA, este un alt beneficiu neimpozabil care îi poate ajuta pe angajați să plătească costuri medicale eligibile din propriul buzunar.

FSA-urile nu sunt același lucru cu primele de asigurare de sănătate, dar sunt adesea administrate prin aceeași structură Section 125. Angajații pot folosi un FSA pentru a aloca bani neimpozabili pentru cheltuieli eligibile precum coplăți, deductibile și medicamente eliberate pe bază de rețetă, în funcție de regulile planului.

De ce contează diferența

Angajatorii uneori grupează aceste beneficii în discuțiile despre payroll, dar tratamentul fiscal și regulile de utilizare sunt diferite. Primele de asigurare de sănătate, HSA-urile și FSA-urile au fiecare propriile cerințe de eligibilitate și reguli de conformitate.

Cum se calculează o deducere neimpozabilă pentru asigurarea de sănătate

O deducere neimpozabilă pentru asigurarea de sănătate se calculează scăzând contribuția angajatului la primă înainte de determinarea venitului impozabil.

Iată un exemplu simplu:

• Salariu brut: 4.000 USD pe lună
• Primă de asigurare de sănătate a angajatului: 300 USD pe lună
• Salariu impozabil după deducere: 3.700 USD pe lună

În acest exemplu, salariul angajatului este redus cu valoarea primei, iar salariile impozabile sunt reduse cu aceeași sumă.

Asta nu înseamnă că angajatul primește cei 300 USD în plus, ca bani disponibili. Înseamnă că angajatul plătește prima înainte ca taxele să fie aplicate, ceea ce schimbă baza de calcul a impozitului pentru salariul respectiv.

Greșeli frecvente de payroll de evitat

Deducerile din salariu pentru asigurarea de sănătate sunt, în principiu, simple, dar greșelile pot crea probleme de conformitate și confuzie pentru angajați.

1. Tratarea tuturor deducerilor la fel

Nu fiecare deducere trebuie procesată identic. Primele de asigurare de sănătate, contribuțiile la pensie, popriri pe salariu și alegerile pentru beneficii după taxe sunt toate gestionate diferit.

2. Folosirea unei structuri de plan greșite

Dacă angajatorul intenționează să ofere asigurare de sănătate neimpozabilă, beneficiul ar trebui susținut de documentația corectă a planului și de setările corecte din payroll. Fără această structură, deducerea poate fi tratată ca impozitată după taxe.

3. Neîndeplinirea termenelor de înscriere

Alegerile neimpozabile trebuie, de regulă, făcute în timpul înscrierilor deschise sau într-o altă fereastră de alegere permisă. Angajatorii nu ar trebui să permită modificări ad-hoc decât dacă planul și legea permit acest lucru.

4. Nealinierea evidențelor dintre payroll și beneficii

Evidențele din payroll, HR și beneficii trebuie să coincidă. Dacă suma deducerii din payroll nu se potrivește cu alegerea angajatului, erorile se pot propaga rapid pe mai multe perioade de plată.

De ce oferă angajatorii deduceri neimpozabile pentru asigurarea de sănătate

Deducerile neimpozabile pentru asigurarea de sănătate sunt populare deoarece creează valoare pentru ambele părți ale relației de muncă.

Pentru angajați, beneficiul este simplu: salariile impozabile se reduc, ceea ce poate scădea obligația fiscală.

Pentru angajatori, administrarea neimpozabilă poate face ofertele de beneficii mai atractive și mai ușor de gestionat. De asemenea, susține un pachet de compensații profesionist și structurat, care ajută la recrutare și retenție.

În special pentru afacerile mici, o structură clară a beneficiilor poate îmbunătăți experiența angajaților fără a necesita o reproiectare complexă a compensațiilor.

Cele mai bune practici pentru afacerile mici

Dacă setezi payroll-ul pentru prima dată sau îți revizuiești structura actuală de beneficii, folosește aceste bune practici:

• Confirmă dacă planul de sănătate este oferit printr-un aranjament neimpozabil valid
• Asigură-te că payroll-ul este configurat astfel încât să corespundă designului planului
• Păstrează documentele scrise ale planului actualizate
• Coordonează-te cu furnizorul de payroll sau cu administratorul de beneficii
• Revizuiește alegerile angajaților în timpul înscrierilor deschise și al evenimentelor eligibile
• Instruieste persoana care se ocupă de payroll, pentru ca deducerile să fie clasificate corect

Pentru afacerile în creștere, configurarea corectă a payroll-ului și a beneficiilor de la început poate preveni costuri mari de corecție ulterior.

Întrebări frecvente

Deducerile din salariu pentru asigurarea de sănătate sunt întotdeauna neimpozabile?

Nu. De multe ori sunt neimpozabile, dar numai atunci când deducerea este făcută prin structura corectă a planului. Unele deduceri sunt impozitate după taxe.

Deducerile neimpozabile pentru asigurarea de sănătate reduc venitul impozabil?

Da. Atunci când sunt structurate corect, deducerea reduce salariile impozabile înainte de calculul taxelor.

Pot fondurile HSA plăti primele de asigurare de sănătate?

În general, nu. HSA-urile sunt destinate cheltuielilor medicale eligibile, iar primele nu reprezintă, de obicei, o cheltuială eligibilă HSA.

Care este diferența dintre deducerile neimpozabile și cele impozitate după taxe?

Deducerile neimpozabile sunt reținute din salariu înainte de calculul taxelor. Deducerile după taxe sunt reținute după ce taxele au fost calculate.

Ar trebui o afacere mică să folosească un plan Section 125?

Dacă afacerea vrea ca angajații eligibili să plătească anumite beneficii, inclusiv primele de asigurare de sănătate, pe bază neimpozabilă, un plan Section 125 este, de obicei, abordarea standard.

Concluzie

Deducerile din salariu pentru asigurarea de sănătate sunt adesea neimpozabile, dar tratamentul fiscal depinde de modul în care este structurat beneficiul. În majoritatea cazurilor, avantajul neimpozabil provine dintr-un plan cafeteria Section 125 administrat corect.

Pentru angajatori, cheia nu este doar să ofere asigurare de sănătate, ci să configureze corect payroll-ul și documentele planului, astfel încât deducerea să fie tratată așa cum a fost intenționat. Pentru angajați, înțelegerea faptului dacă o primă este neimpozabilă sau impozitată după taxe ajută la explicarea de ce un salariu poate arăta diferit față de altul.

Când există dubii, verifică structura planului înainte de a te baza pe tratamentul fiscal al oricărei deduceri din payroll.