Посібник з реєстрації податку з продажів і використання для нових бізнесів у США

Реєстрація з податку з продажів і використання є одним із перших кроків у сфері дотримання вимог, які багатьом бізнесам у США потрібно вирішити після створення компанії. Якщо ваша компанія продає оподатковувані товари, надає оподатковувані послуги, зберігає запаси в іншому штаті або перевищує встановлені штатом пороги продажів, вам може знадобитися зареєструватися в одному чи кількох податкових органах ще до того, як ви почнете стягувати податок із клієнтів.

Для нових засновників ця тема може здаватися ширшою, ніж спочатку видається. Реєстрація — це не просто подання форми. Це частина ширшого процесу дотримання вимог, який включає визначення того, де у вашого бізнесу є податковий зв’язок, розуміння того, чи застосовується податок з продажів, податок з використання або місцевий податок, а також знання того, коли потрібні сертифікати звільнення або сертифікати перепродажу.

Цей посібник пояснює основи простою мовою, щоб ви могли підійти до реєстрації з податку з продажів і використання з чіткішим планом.

Що означає реєстрація з податку з продажів і використання

Реєстрація з податку з продажів і використання — це процес відкриття податкового рахунку в штатному, а інколи й місцевому податковому органі, щоб ваш бізнес міг законно збирати, звітувати та перераховувати податок.

На практиці реєстрація зазвичай дозволяє вашому бізнесу робити таке:

• Стягувати податок з продажів із клієнтів, коли це потрібно
• Подавати періодичні декларації з податку з продажів
• Перераховувати податок до належного штатного або місцевого органу
• Належно документувати операції, звільнені від оподаткування, або операції для перепродажу
• Відповідати правилам у кожному штаті, де ви працюєте

Штати можуть називати цей процес по-різному, наприклад: дозвіл на податок з продажів, дозвіл продавця, ліцензія на податок з продажів, рахунок з податку з продажів або сертифікат податкової реєстрації. Назва може відрізнятися, але основна мета та сама: уряд хоче мати запис про ваш бізнес, щоб коректно адмініструвати податкові зобов’язання.

Податок з продажів і податок з використання

Хоча ці терміни часто розглядають разом, вони не є ідентичними.

Податок з продажів

Податок з продажів зазвичай стягує продавець у момент продажу, якщо операція є оподатковуваною. Продавець виступає агентом зі збору податку для штату.

Податок з використання

Податок з використання зазвичай застосовується тоді, коли податок з продажів не був стягнутий у момент купівлі, але покупець використовує товар або послугу в юрисдикції, де така операція підлягає оподаткуванню. Бізнеси часто стикаються з податком з використання під час купівлі товарів у продавців з інших штатів або коли ввозять оподатковувані предмети до штату, де податок не був нарахований.

У багатьох штатах бізнес може мати потребу зареєструватися і для податку з продажів, і для звітування з податку з використання. Точні вимоги залежать від виду діяльності та податкового кодексу штату.

Коли бізнес повинен зареєструватися

Бізнес зазвичай реєструється, коли в нього виникає податковий зв’язок у штаті. Податковий зв’язок — це зв’язок між вашим бізнесом і штатом, який дає штату право вимагати дотримання податкових правил.

Поширені тригери виникнення податкового зв’язку включають:

• Фізичний офіс, склад, роздрібну точку або іншу присутність у штаті
• Працівників, підрядників або торгових представників, які працюють у штаті
• Запаси, що зберігаються у штаті, включно із запасами, які перебувають у стороннього логістичного провайдера
• Економічний податковий зв’язок, створений досягненням штатного порога продажів або кількості операцій
• Участь у виставках або інші регулярні бізнес-операції в штаті

Економічний податковий зв’язок став особливо важливим для онлайн-продавців і багатоштатних бізнесів. Компанія може бути зобов’язана зареєструватися навіть без фізичної локації в штаті, залежно від обсягу продажів або кількості операцій.

Оскільки правила податкового зв’язку відрізняються між штатами і можуть змінюватися з часом, бізнесам слід підтверджувати свої обов’язки до того, як вони почнуть стягувати податок або заявляти про звільнення від оподаткування.

Штати та місцеві юрисдикції можуть відрізнятися

Податок з продажів адмініструється не однаково всюди. У Сполучених Штатах багато штатів запроваджують податок з продажів на рівні штату, а численні місцеві юрисдикції додають до нього податки округу, міста або району.

Це означає, що бізнес може мати справу більш ніж з одним рівнем податкового адміністрування. У деяких місцях штат збирає місцевий податок в межах однієї декларації. В інших місцеві органи адмініструють власні правила або ставки податку.

Бізнес, який продає через кордони штатів, повинен звертати увагу на:

• Вимоги до реєстрації в штаті
• Вимоги до місцевої реєстрації, якщо це застосовується
• Відмінності ставок за юрисдикціями
• Звільнення, що залежать від товару або послуги
• Спеціальні правила подання для маркетплейсів або віддалених продавців

Складність цієї системи є однією з причин, чому багато засновників включають дотримання вимог щодо податку з продажів до свого стартового чекліста ще на ранньому етапі, а не чекають першого дедлайну подання.

Яка інформація зазвичай потрібна для реєстрації

Більшість штатів вимагають подібний базовий набір інформації, коли бізнес реєструється для податку з продажів і використання.

Найчастіше запитують такі дані:

• Офіційна назва бізнесу
• Федеральний ідентифікаційний номер роботодавця, або EIN
• Тип юридичної особи
• Інформація про власників
• Адреса бізнесу та поштова адреса
• Тип товарів або послуг, що продаються
• Дата початку або запланованого початку діяльності
• Очікуваний обсяг продажів
• Федеральна податкова інформація та інші штатні реєстрації, якщо це застосовується
• Дані відповідальної особи

Деякі штати також можуть запитувати, чи є бізнес інкорпорованим, чи зареєстрованим як іноземна компанія, або чи має він дозвіл на діяльність у штаті. Якщо ваша компанія виходить у нову юрисдикцію, реєстрацію може знадобитися зробити після або одночасно з іноземною кваліфікацією, залежно від структури бізнесу та конкретного штату.

Огляд покрокової реєстрації

Хоча в кожному штаті є власні форми та портали, процес реєстрації зазвичай проходить подібним шляхом.

1. Підтвердьте податковий зв’язок

Перед поданням заявки визначте, чи створила ваша компанія податковий зв’язок у штаті. Це перший і найважливіший крок, оскільки він показує, чи справді реєстрація потрібна.

2. Визначте тип податку

Вирішіть, чи потрібно реєструватися для податку з продажів, податку з використання, податку на валовий дохід або іншого пов’язаного податкового рахунку. Деякі штати використовують іншу термінологію або об’єднують зобов’язання в одній реєстрації.

3. Зберіть необхідну бізнес-інформацію

Підготуйте свій EIN, документи про створення компанії, дані про власників, адреси бізнесу та опис того, що продає ваша компанія.

4. Заповніть заявку

Подайте реєстрацію через портал податкового органу штату або паперову форму, залежно від юрисдикції.

5. Отримайте свій дозвіл або номер рахунку

Після схвалення штат видасть дозвіл, ліцензію, номер рахунку або подібний ідентифікатор. Зберігайте цю інформацію в облікових документах щодо комплаєнсу.

6. Налаштуйте системи збору податку

Оновіть свої білінгові, ecommerce та бухгалтерські системи, щоб правильний податок нараховувався на основі юрисдикцій, у яких ви зареєстровані, і там, де податок застосовується.

7. Додайте дедлайни подання до календаря

Реєстрація — це лише початок. Вам також потрібно буде подавати декларації та перераховувати податок за графіком, який призначить штат, а це може бути щомісяця, щокварталу або щороку.

Сертифікати перепродажу та сертифікати звільнення

Реєстрація з податку з продажів тісно пов’язана з документами про звільнення.

Сертифікати перепродажу

Якщо ваш бізнес купує товари для перепродажу, ви можете придбати їх без сплати податку з продажів у момент купівлі. Для цього зазвичай постачальнику надають сертифікат перепродажу.

Сертифікат перепродажу повідомляє продавця, що товари купуються для перепродажу, а не для кінцевого споживання покупцем. Правила відрізняються за штатами, і продавці повинні зберігати належну документацію.

Сертифікати звільнення

Деякі покупці мають право на звільнення від податку з продажів через свій статус або через спосіб використання товарів. До поширених прикладів належать певні неприбуткові організації, державні установи та бізнеси, що купують товари для конкретного звільненого використання.

Сертифікат звільнення — це документ, який підтверджує неоподатковувану операцію. І покупець, і продавець повинні зберігати записи, що показують, чому податок не був стягнутий.

Чому документація має значення

Без належних сертифікатів податковий орган може вважати операцію оподатковуваною, навіть якщо покупець вважає, що вона мала бути звільнена. Хороше ведення записів зменшує ризик перевірки та допомагає обом сторонам довести підставу для звільнення.

Особливі міркування для онлайн-продавців

Бізнеси в сфері ecommerce часто припускають, що податок з продажів має значення лише там, де вони фізично розташовані. У багатьох випадках це вже не так.

Онлайн-продавцям слід враховувати:

• Пороги економічного податкового зв’язку в кожному штаті
• Правила маркетплейс-посередників
• Запаси, що зберігаються на складах третіх сторін
• Повернення та відшкодування
• Продажі в штати з місцевими податковими шарами
• Правила щодо цифрових товарів і програмного забезпечення, які можуть відрізнятися залежно від штату

Якщо ваш бізнес продає через маркетплейс, платформа може в деяких випадках збирати та перераховувати податок. Навіть так ваша компанія може мати окремі зобов’язання щодо подання або реєстрації залежно від того, де вона має податковий зв’язок і що саме продає.

Некомерційні організації та податкова реєстрація

Неприбуткові організації не звільняються автоматично від обов’язків щодо податку з продажів.

Неприбуткова організація все одно може потребувати реєстрації, якщо вона продає оподатковувані товари, керує магазином сувенірів, проводить заходи зі збору коштів, пов’язані з оподатковуваними товарами, або створює податковий зв’язок у штаті. У деяких випадках неприбуткова організація також може мати право на звільнення для певних покупок, але це залежить від законодавства штату та типу операції.

Важливі моменти для неприбуткових організацій:

• Реєстрація може бути потрібна навіть якщо організація звільнена від податку на прибуток
• Звільнення може застосовуватися лише до конкретних покупок або видів діяльності
• Операції, пов’язані з пожертвами та збором коштів, можуть мати окремий податковий режим
• Документування все одно є необхідним

Неприбуткова організація повинна перевірити і свою операційну присутність, і статус податкового звільнення, перш ніж припускати, що податок з продажів не застосовується.

Поширені помилки бізнесів

Проблеми з реєстрацією з податку з продажів і використання часто виникають через помилки, яких можна уникнути.

Зволікання з реєстрацією

Бізнес може перевищити поріг податкового зв’язку і продовжувати працювати без дозволу, створюючи ризик штрафів і донарахувань.

Реєстрація не в тому штаті або не в той час

Деякі засновники реєструються занадто рано, ще до виникнення податкового зв’язку, а інші чекають уже після початку оподатковуваних продажів.

Відсутність розмежування між правилами штату та місцевими правилами

Правильна ставка та вимога щодо подання можуть залежати від адреси доставки, місця бізнесу або конкретної місцевої юрисдикції.

Відсутність документів про звільнення

Якщо ви збираєте або видаєте сертифікати звільнення, вони мають бути заповнені правильно, дійсні та надійно збережені.

Ігнорування обов’язків з подання після реєстрації

Отримання дозволу не є фінальним кроком. Декларації все одно потрібно подавати навіть у періоди, коли податок не нараховується, залежно від штату.

Неоновлення систем після розширення

Коли бізнес додає склади для запасів, нових працівників або новий канал продажів, податкові зобов’язання можуть швидко змінитися.

Як дотримання податкових правил вписується у створення бізнесу

Для нових засновників реєстрацію з податку з продажів слід розглядати як частину ширшого процесу створення та запуску бізнесу.

Коли компанія створюється, власники часто зосереджуються на типі юридичної особи, штаті інкорпорації, отриманні EIN, операційних угодах і відкритті банківського рахунку. Планування з податку з продажів і використання слід розглядати поряд із цими питаннями, особливо якщо бізнес планує продавати оподатковувані продукти або розширюватися за межі одного штату.

Інтеграція податкового планування на ранньому етапі може допомогти бізнесу:

• Уникнути прогалин у дотриманні вимог на старті
• Правильно налаштувати бухгалтерські системи
• Зменшити потребу в термінових виправленнях пізніше
• Вести чистий облік із першого дня
• Побудувати кращу стратегію зростання в кількох штатах

Це особливо важливо для бізнесів, які очікують швидкого масштабування, запуску в кількох юрисдикціях або продажів через ecommerce-канали.

Як Zenind може допомогти

Zenind допомагає підприємцям створювати та підтримувати свій бізнес у США завдяки практичній підтримці на всьому шляху створення та дотримання вимог.

Для засновників, які тільки починають, це означає наявність надійного партнера, який допомагає тримати організаційні та регуляторні завдання під контролем, поки бізнес готується до роботи. Коли реєстрація з податку з продажів стає наступним кроком, мета залишається тією самою: бути організованими, дотримуватися вимог і уникати зайвих затримок.

Zenind зосереджується на допомозі бізнесам у США з формальними кроками, які супроводжують створення та підтримку компанії, включно з документацією та звичками дотримання вимог, що підтримують довгострокове зростання.

Поширені запитання

Чи всім бізнесам потрібна реєстрація з податку з продажів?

Ні. Реєстрація залежить від того, чи створює ваш бізнес податковий зв’язок у штаті та чи є ваші товари або послуги оподатковуваними там.

Чи однакова реєстрація з податку з продажів у кожному штаті?

Ні. Штати використовують різні форми, термінологію, пороги, збори та графіки подання.

Чи може онлайн-бізнес потребувати реєстрації без фізичного офісу?

Так. Економічний податковий зв’язок та інші правила для віддалених продавців можуть вимагати реєстрації навіть без фізичної присутності.

Чи завжди неприбуткові організації мають право на звільнення?

Ні. Неприбуткові організації можуть мати право на певні звільнення, але правила залежать від штату та операції.

Чи потрібно мені збирати сертифікати звільнення від клієнтів?

Якщо ви здійснюєте неоподатковуваний продаж, так, зазвичай вам слід зберігати належний підтвердний сертифікат або іншу документацію.

Підсумок

Реєстрація з податку з продажів і використання є базовим завданням з дотримання вимог для багатьох бізнесів, але рідко обмежується лише однією формою. Вона вимагає визначення податкового зв’язку, розуміння типу податку, реєстрації у правильному органі та ведення записів, потрібних для поточних декларацій і звільнень.

Бізнеси, які планують заздалегідь, можуть уникнути поширених помилок, знизити ризик перевірок і побудувати більш чіткий процес дотримання вимог із самого початку. Для засновників, які запускають нову компанію або виходять у нові штати, податкове планування з продажів слід розглядати як частину операційної основи, а не як другорядне питання.