Ръководство за регистрация по данък върху продажбите и използването за нови американски бизнеси

Регистрацията по данък върху продажбите и използването е една от първите стъпки по съответствие, с които много бизнеси в САЩ трябва да се заемат след учредяване. Ако вашата компания продава облагаеми стоки, предоставя облагаеми услуги, съхранява инвентар в друг щат или преминава прагове за продажби, специфични за отделен щат, може да е необходимо да се регистрирате към една или повече данъчни администрации, преди да събирате данък от клиентите.

За новите основатели темата може да изглежда по-широка, отколкото първоначално изглежда. Регистрацията не е просто подаване на формуляр. Тя е част от по-голям процес по съответствие, който включва определяне къде вашият бизнес има данъчна връзка, разбиране дали се прилага данък върху продажбите, данък върху използването или местен данък, и знаене кога са необходими сертификати за освобождаване или препродажба.

Това ръководство обяснява основните неща на ясен език, за да можете да подходите към регистрацията по данък върху продажбите и използването с по-ясен план.

Какво означава регистрация по данък върху продажбите и използването

Регистрацията по данък върху продажбите и използването е процесът на откриване на данъчна сметка към щатска, а понякога и местна, данъчна администрация, така че вашият бизнес да може законно да събира, отчита и превежда данъка.

На практика регистрацията обикновено позволява на бизнеса ви да направи следното:

• Да събира данък върху продажбите от клиентите, когато това е необходимо
• Да подава периодични декларации по данък върху продажбите
• Да превежда данъка към съответната щатска или местна агенция
• Да документира правилно освободени от данък или препродажбени сделки
• Да спазва правилата във всеки щат, в който оперира

Щатите могат да наричат този процес с различни имена, като permit за данък върху продажбите, seller’s permit, sales tax license, sales tax account или данъчен регистрационен сертификат. Терминът се променя, но основната цел е същата: правителството иска данни за вашия бизнес, за да може правилно да администрира данъчните задължения.

Данък върху продажбите срещу данък върху използването

Въпреки че тези термини често се обсъждат заедно, те не са еднакви.

Данък върху продажбите

Данъкът върху продажбите обикновено се събира от продавача в момента на продажбата, когато сделката е облагаема. Продавачът действа като агент по събирането за щата.

Данък върху използването

Данъкът върху използването обикновено се прилага, когато данък върху продажбите не е бил събран при покупката, но купувачът използва стоката или услугата в облагаема юрисдикция. Бизнесите често срещат данък върху използването при закупуване на стоки от продавачи извън щата или когато внасят облагаеми предмети в щат, в който не е бил начислен данък.

В много щати даден бизнес може да трябва да се регистрира за данък върху продажбите и също да обработва отчетност за данък върху използването. Точните изисквания зависят от бизнес дейността и данъчния кодекс на щата.

Кога бизнесът трябва да се регистрира

Бизнесът обикновено се регистрира, когато създаде nexus в даден щат. Nexus е връзката между вашия бизнес и щат, която дава на щата правомощието да изисква данъчно съответствие.

Чести фактори за nexus включват:

• Физически офис, склад, търговски обект или друго присъствие в щата
• Служители, независими изпълнители или търговски представители, работещи в щата
• Инвентар, съхраняван в щата, включително инвентар при външен логистичен доставчик
• Икономически nexus, създаден при достигане на праг за продажби или брой трансакции в щата
• Активност на търговски изложения или други редовни бизнес операции в щата

Икономическият nexus стана особено важен за онлайн продавачи и бизнеси, опериращи в повече от един щат. Една компания може да е длъжна да се регистрира, дори ако няма физическо местоположение в щата, в зависимост от обема на продажбите или броя на трансакциите.

Тъй като правилата за nexus се различават по щати и могат да се променят с времето, бизнесите трябва да потвърдят задълженията си, преди да събират данък или да твърдят, че дадена продажба е освободена.

Щатите и местните власти могат да се различават

Данъкът върху продажбите не се администрира еднакво навсякъде. В Съединените щати много щати налагат щатски данък върху продажбите, а множество местни юрисдикции добавят окръжни, градски или районни данъци към него.

Това означава, че на бизнеса може да се наложи да се справя с повече от едно ниво на данъчно администриране. На някои места щатът събира местния данък като част от едно подаване. На други местните власти администрират свои собствени данъчни правила или ставки.

Бизнес, който продава между щати, трябва да обръща внимание на:

• Изискванията за регистрация на щатско ниво
• Изискванията за местна регистрация, когато са приложими
• Разликите в ставките по юрисдикции
• Освобождавания, свързани с конкретни продукти или услуги
• Специални правила за подаване при маркетплейси или дистанционни продавачи

Тази сложност е една от причините много основатели да включват съответствието по данък върху продажбите в своя стартов контролен списък рано, вместо да чакат първия краен срок за подаване.

Информация, която обикновено е необходима за регистрация

Повечето щати изискват сходна базова информация, когато бизнесът се регистрира за данък върху продажбите и използването.

Често искани данни включват:

• Юридическо име на бизнеса
• Federal Employer Identification Number, или EIN
• Тип на юридическата форма на бизнеса
• Информация за собствениците
• Бизнес адрес и пощенски адрес
• Вид стоки или услуги, които се продават
• Дата, на която бизнес дейността е започнала или ще започне
• Очакван обем на продажбите
• Федерална данъчна информация и други щатски регистрации, ако са приложими
• Данни за отговорното лице

Някои щати могат също да попитат дали бизнесът е учреден, регистриран като чуждестранно дружество или е упълномощен да оперира в щата. Ако вашата компания се разширява в нова юрисдикция, регистрацията може да трябва да се извърши след или едновременно с foreign qualification, в зависимост от бизнес структурата и съответния щат.

Преглед на стъпките за регистрация

Въпреки че всеки щат има свои собствени формуляри и портали, процесът по регистрация обикновено следва сходен път.

1. Потвърдете nexus

Преди да кандидатствате, определете дали вашата компания е създала nexus в щата. Това е първата и най-важна стъпка, защото показва дали регистрацията действително е задължителна.

2. Определете вида данък

Решете дали трябва да се регистрирате за данък върху продажбите, данък върху използването, данък върху брутните приходи или друга свързана данъчна сметка. Някои щати използват различна терминология или комбинират задълженията под една регистрация.

3. Съберете необходимата бизнес информация

Подгответе вашия EIN, учредителни документи, данни за собствеността, бизнес адреси и описание на това какво продава компанията ви.

4. Попълнете заявлението

Подайте регистрацията през портала на щатската данъчна агенция или чрез хартиен формуляр, в зависимост от юрисдикцията.

5. Получете вашето разрешително или номер на сметка

След одобрение щатът ще издаде permit, license, номер на сметка или подобен идентификатор. Съхранявайте тази информация в своите записи за съответствие.

6. Настройте системите за събиране на данъци

Актуализирайте фактурирането, ecommerce и счетоводните си системи, така че правилният данък да се събира според юрисдикциите, в които сте регистрирани и където данъкът се прилага.

7. Запишете сроковете за подаване в календара

Регистрацията е само началото. Ще трябва също да подавате декларации и да превеждате данъка по графика, определен от щата, който може да е месечен, тримесечен или годишен.

Сертификати за препродажба и освобождаване

Регистрацията по данък върху продажбите е тясно свързана с документацията за освобождаване.

Сертификати за препродажба

Ако вашият бизнес купува инвентар за препродажба, може да имате право да закупите тези стоки без да плащате данък върху продажбите в момента на покупката. За да направите това, обикновено предоставяте сертификат за препродажба на доставчика.

Сертификатът за препродажба уведомява продавача, че стоките се купуват за препродажба и не се използват от купувача като краен потребител. Правилата се различават по щати, а продавачите трябва да пазят правилната документация в своите файлове.

Сертификати за освобождаване

Някои купувачи имат право на освобождаване от данък върху продажбите поради това кои са или как ще се използват стоките. Чести примери са определени неправителствени организации, държавни институции и бизнеси, които купуват стоки за конкретни освободени цели.

Сертификатът за освобождаване е документацията, която подкрепя сделката без данък. И купувачът, и продавачът трябва да пазят записи, показващи защо данък не е бил събран.

Защо документацията е важна

Без надлежни сертификати данъчната администрация може да третира една трансакция като облагаема, дори ако купувачът смята, че е трябвало да бъде освободена. Добрата отчетност намалява риска при одит и помага и на двете страни да докажат основанието за освобождаване.

Специални съображения за онлайн продавачите

Ecommerce бизнесите често предполагат, че данъкът върху продажбите има значение само там, където физически се намират. Това вече не е вярно в много случаи.

Онлайн продавачите трябва да имат предвид:

• Праговете за икономически nexus във всеки щат
• Правилата за marketplace facilitator
• Инвентар, съхраняван във външни складове
• Връщания и възстановявания на суми
• Продажби към щати с местни данъчни нива
• Правила за цифрови стоки и софтуер, които могат да се различават по щати

Ако бизнесът ви продава чрез маркетплейс, платформата може да събира и превежда данък в някои ситуации. Въпреки това вашата компания може все още да има отделни задължения за подаване или регистрация в зависимост от това къде има nexus и какво продава.

Неправителствени организации и данъчна регистрация

Неправителствените организации не са автоматично освободени от задължения по данък върху продажбите.

Една nonprofit организация може все още да трябва да се регистрира, ако продава облагаеми стоки, управлява магазин за сувенири, провежда кампании за набиране на средства, включващи облагаеми предмети, или създава nexus в даден щат. В някои ситуации nonprofit организация може също да има право на освобождаване за определени покупки, но това зависи от щатското право и вида на трансакцията.

Важни точки за nonprofit организациите включват:

• Регистрацията може да е необходима, дори ако организацията е освободена от данък върху доходите
• Освобождаване може да се прилага само за конкретни покупки или дейности
• Сделките, свързани с дарения и набиране на средства, може да имат отделно данъчно третиране
• Документацията остава съществена

Една nonprofit организация трябва да прегледа както своята оперативна структура, така и статута си на данъчно освобождаване, преди да приеме, че данъкът върху продажбите не се прилага.

Чести грешки на бизнеса

Проблемите с регистрацията по данък върху продажбите и използването често произтичат от грешки, които могат да се избегнат.

Прекалено дълго чакане за регистрация

Бизнес може да премине праг за nexus и да продължи да оперира без permit, което създава риск от санкции и данъци със задна дата.

Регистрация в грешния щат или в неподходящ момент

Някои основатели се регистрират твърде рано, преди да е възникнал nexus, докато други чакат, докато вече са започнали облагаеми продажби.

Неправилно разделяне на щатски и местни правила

Правилната ставка и изискването за подаване може да зависят от адреса на доставка, местоположението на бизнеса или конкретна местна юрисдикция.

Пропускане на документацията за освобождаване

Ако събирате или издавате сертификати за освобождаване, те трябва да са пълни, валидни и съхранени сигурно.

Игнориране на задълженията за подаване след регистрацията

Получаването на permit не е последната стъпка. Декларации пак трябва да се подават дори в периоди без дължим данък, в зависимост от щата.

Неактуализиране на системите след разширяване

Когато бизнесът добави складове за инвентар, нови служители или нов канал за продажби, данъчните задължения могат да се променят бързо.

Как съответствието по данък върху продажбите се вписва в бизнес учредяването

За новите основатели регистрацията по данък върху продажбите трябва да се разглежда като част от по-широкия процес по учредяване и стартиране на бизнеса.

Когато една компания се учредява, собствениците често се фокусират върху типа дружество, щата на учредяване, заявлението за EIN, учредителните споразумения и банковата настройка. Планирането по данък върху продажбите и използването трябва да се разглежда заедно с тези елементи, особено ако бизнесът планира да продава облагаеми продукти или да се разширява между щати.

Ранното интегриране на данъчно планиране може да помогне на бизнеса да:

• Избегне пропуски в съответствието при старта
• Подготви счетоводните системи правилно
• Намали нуждата от спешни корекции по-късно
• Поддържа чиста документация от първия ден
• Изгради по-добра стратегия за растеж в повече щати

Това е особено важно за бизнеси, които очакват бързо разрастване, откриване в няколко юрисдикции или продажби чрез ecommerce канали.

Как Zenind може да помогне

Zenind помага на предприемачите да изградят и поддържат своя бизнес в САЩ с практическа подкрепа през целия цикъл на учредяване и съответствие.

За основатели, които тепърва започват, това означава да имат доверен партньор, който да помага организационните и регулаторните задачи да вървят по график, докато бизнесът се подготвя да започне работа. Когато регистрацията по данък върху продажбите стане следващата стъпка, целта е същата: да сте организирани, да спазвате изискванията и да избегнете ненужни забавяния.

Zenind е фокусиран върху това да помага на бизнесите в САЩ да управляват формалните стъпки, свързани със стартирането и поддържането на компания, включително документацията и навиците за съответствие, които подпомагат дългосрочния растеж.

Често задавани въпроси

Нуждаят ли се всички бизнеси от регистрация по данък върху продажбите?

Не. Регистрацията зависи от това дали вашият бизнес създава nexus в даден щат и дали продуктите или услугите ви са облагаеми там.

Еднаква ли е регистрацията по данък върху продажбите във всеки щат?

Не. Щатите използват различни формуляри, терминология, прагове, такси и графици за подаване.

Може ли онлайн бизнес да трябва да се регистрира без физически офис?

Да. Икономическият nexus и други правила за дистанционни продавачи могат да изискват регистрация дори без физическо присъствие.

Винаги ли nonprofit организациите имат право на освобождаване?

Не. Nonprofit организациите може да имат право на някои освобождавания, но правилата зависят от щата и сделката.

Трябва ли да събирам сертификати за освобождаване от клиентите?

Ако извършвате продажба, освободена от данък, обикновено да, трябва да съхранявате съответния сертификат или документация.

Основен извод

Регистрацията по данък върху продажбите и използването е основна задача по съответствие за много бизнеси, но рядко е само един формуляр. Тя изисква да се идентифицира nexus, да се разбере какъв вид данък е приложим, да се регистрирате към правилната администрация и да поддържате записите, нужни за текущите декларации и освобождавания.

Бизнесите, които планират предварително, могат да избегнат чести грешки, да намалят риска при одит и да изградят по-ясен процес по съответствие от самото начало. За основатели, които стартират нова компания или се разширяват в нови щати, планирането по данък върху продажбите трябва да се третира като част от оперативната основа, а не като нещо второстепенно.