Ghid de înregistrare pentru sales tax și use tax pentru noile afaceri din SUA

Înregistrarea pentru sales tax și use tax este unul dintre primii pași de conformitate pe care multe afaceri din SUA trebuie să îi abordeze după înființare. Dacă firma dvs. vinde bunuri impozabile, prestează servicii impozabile, depozitează inventar într-un alt stat sau depășește praguri de vânzări specifice fiecărui stat, este posibil să fie nevoie să vă înregistrați la una sau mai multe autorități fiscale înainte de a colecta impozitul de la clienți.

Pentru fondatorii aflați la început, subiectul poate părea mai amplu decât pare la prima vedere. Înregistrarea nu înseamnă doar completarea unui formular. Ea face parte dintr-un proces mai larg de conformitate, care include stabilirea locurilor în care afacerea dvs. are nexus fiscal, înțelegerea faptului dacă se aplică sales tax, use tax sau o taxă locală și știința momentului în care sunt necesare certificatele de scutire sau de revânzare.

Acest ghid explică noțiunile esențiale într-un limbaj clar, astfel încât să puteți aborda înregistrarea pentru sales tax și use tax cu un plan mai bine definit.

Ce înseamnă înregistrarea pentru sales tax și use tax

Înregistrarea pentru sales tax și use tax este procesul de deschidere a unui cont fiscal la o autoritate fiscală de stat și, uneori, locală, astfel încât afacerea dvs. să poată colecta, raporta și vărsa legal impozitul.

În practică, înregistrarea permite de obicei afacerii dvs. să facă următoarele:

• Să colecteze sales tax de la clienți atunci când este necesar
• Să depună declarații periodice de sales tax
• Să verse impozitul către agenția de stat sau locală corectă
• Să documenteze corect tranzacțiile scutite sau de revânzare
• Să respecte regulile din fiecare stat în care operați

Statele pot folosi denumiri diferite pentru acest proces, precum sales tax permit, seller’s permit, sales tax license, sales tax account sau tax registration certificate. Denumirea se schimbă, dar scopul de bază este același: autoritățile vor o evidență a afacerii dvs. pentru a administra corect obligațiile fiscale.

Sales tax versus use tax

Deși acești termeni sunt adesea discutați împreună, ei nu sunt identici.

Sales tax

Sales tax este, în general, colectat de vânzător la momentul vânzării atunci când tranzacția este impozabilă. Vânzătorul acționează ca agent de colectare pentru stat.

Use tax

Use tax se aplică de obicei atunci când sales tax nu a fost colectat la momentul achiziției, dar cumpărătorul utilizează bunul sau serviciul într-o jurisdicție în care tranzacția este impozabilă. Afacerile întâlnesc frecvent use tax atunci când cumpără bunuri de la vânzători din afara statului sau când introduc bunuri impozabile într-un stat în care nu a fost perceput impozit.

În multe state, o afacere poate avea nevoie să se înregistreze atât pentru sales tax, cât și să gestioneze raportarea pentru use tax. Cerințele exacte depind de activitatea desfășurată și de legislația fiscală a statului.

Când trebuie să se înregistreze o afacere

O afacere se înregistrează, de regulă, atunci când creează nexus într-un stat. Nexus este legătura dintre afacerea dvs. și un stat care îi oferă acestuia autoritatea de a impune respectarea obligațiilor fiscale.

Declanșatori obișnuiți ai nexus includ:

• Un birou fizic, depozit, locație de retail sau altă prezență în stat
• Angajați, contractori sau reprezentanți de vânzări care lucrează în stat
• Inventar depozitat într-un stat, inclusiv inventar aflat la un furnizor de servicii logistice terț
• Nexus economic creat prin atingerea pragului de vânzări sau tranzacții al statului
• Activitate la târguri comerciale sau alte operațiuni obișnuite în stat

Nexusul economic a devenit deosebit de important pentru vânzătorii online și pentru afacerile care operează în mai multe state. O companie poate fi obligată să se înregistreze chiar dacă nu are o locație fizică în stat, în funcție de volumul vânzărilor sau numărul de tranzacții.

Deoarece regulile privind nexus diferă de la stat la stat și se pot modifica în timp, afacerile ar trebui să își confirme obligațiile înainte de a colecta impozit sau de a face afirmații privind vânzările scutite.

Statele și autoritățile locale pot diferi

Sales tax nu este administrat la fel peste tot. În Statele Unite, multe state aplică sales tax la nivel de stat, iar numeroase jurisdicții locale adaugă taxe de comitat, oraș sau district peste acesta.

Aceasta înseamnă că o afacere poate trebui să gestioneze mai multe niveluri de administrare fiscală. În unele locuri, statul colectează taxele locale în cadrul aceleiași declarații. În altele, autoritățile locale administrează propriile reguli sau cote fiscale.

O afacere care vinde peste granițele statelor ar trebui să acorde atenție următoarelor aspecte:

• Cerințele de înregistrare la nivel de stat
• Cerințele de înregistrare locală, acolo unde este cazul
• Diferențele de cote în funcție de jurisdicție
• Scutiri specifice produselor sau serviciilor
• Reguli speciale de declarare pentru marketplace-uri sau vânzători la distanță

Această complexitate este unul dintre motivele pentru care mulți fondatori includ conformitatea privind sales tax în lista de lansare încă de la început, în loc să aștepte primul termen de depunere.

Informații necesare în mod obișnuit pentru înregistrare

Majoritatea statelor solicită informații de bază similare atunci când o afacere se înregistrează pentru sales tax și use tax.

Date solicitate frecvent includ:

• Denumirea legală a afacerii
• Federal Employer Identification Number, sau EIN
• Tipul entității juridice
• Informații despre proprietari
• Adresa sediului și adresa poștală
• Tipul bunurilor sau serviciilor vândute
• Data la care activitatea comercială a început sau va începe
• Volumul estimat al vânzărilor
• Informații fiscale federale și alte înregistrări la nivel de stat, dacă este cazul
• Datele persoanei responsabile

Unele state pot întreba și dacă afacerea este încorporată, autorizată într-un stat străin sau permisă să opereze în acel stat. Dacă firma dvs. se extinde într-o jurisdicție nouă, înregistrarea poate trebui făcută după sau simultan cu autorizarea ca entitate străină, în funcție de structura afacerii și de statul implicat.

Prezentare generală pas cu pas a procesului de înregistrare

Deși fiecare stat are propriile formulare și portaluri, procesul de înregistrare urmează, de obicei, o structură similară.

1. Confirmați nexus-ul

Înainte de a depune cererea, stabiliți dacă firma dvs. a creat nexus în statul respectiv. Acesta este primul și cel mai important pas, deoarece arată dacă înregistrarea este într-adevăr necesară.

2. Identificați tipul de taxă

Stabiliți dacă trebuie să vă înregistrați pentru sales tax, use tax, gross receipts tax sau pentru un alt cont fiscal asociat. Unele state folosesc terminologie diferită sau combină obligațiile într-o singură înregistrare.

3. Adunați informațiile de afaceri necesare

Pregătiți EIN-ul, documentele de înființare, datele privind proprietatea, adresele afacerii și o explicație a produselor sau serviciilor oferite.

4. Completați cererea

Depuneți înregistrarea prin portalul agenției fiscale de stat sau prin formular pe hârtie, în funcție de jurisdicție.

5. Primiți permisul sau numărul de cont

După aprobare, statul va emite un permis, o licență, un număr de cont sau un identificator similar. Păstrați această informație în evidențele dvs. de conformitate.

6. Configurați sistemele de colectare a taxelor

Actualizați sistemele de facturare, ecommerce și contabilitate astfel încât să fie colectată cota corectă de taxă, în funcție de jurisdicțiile în care sunteți înregistrați și de locurile unde se aplică impozitul.

7. Programați termenele de depunere

Înregistrarea este doar începutul. Va trebui, de asemenea, să depuneți declarațiile și să virați taxele conform programului stabilit de stat, care poate fi lunar, trimestrial sau anual.

Certificate de revânzare și certificate de scutire

Înregistrarea pentru sales tax este strâns legată de documentația privind scutirile.

Certificate de revânzare

Dacă afacerea dvs. cumpără inventar pentru revânzare, este posibil să puteți achiziționa acele bunuri fără a plăti sales tax la momentul cumpărării. Pentru aceasta, în mod obișnuit, furnizați furnizorului un certificat de revânzare.

Un certificat de revânzare îi spune vânzătorului că bunurile sunt cumpărate pentru revânzare și nu pentru utilizare de către cumpărător ca beneficiar final. Regulile diferă de la stat la stat, iar vânzătorii ar trebui să păstreze documentația corespunzătoare.

Certificate de scutire

Unii cumpărători se califică pentru scutire de sales tax datorită statutului lor sau modului în care bunurile vor fi folosite. Exemple obișnuite includ anumite organizații nonprofit, entități guvernamentale și afaceri care achiziționează bunuri pentru anumite utilizări scutite.

Un certificat de scutire este documentația care susține tranzacția fără impozit. Atât cumpărătorul, cât și vânzătorul ar trebui să păstreze înregistrări care arată de ce taxele nu au fost colectate.

De ce contează documentația

Fără certificatele corespunzătoare, o autoritate fiscală poate trata o tranzacție ca fiind impozabilă, chiar dacă cumpărătorul consideră că ar fi trebuit să fie scutită. O bună gestionare a documentelor reduce riscul de audit și ajută ambele părți să demonstreze baza scutirii.

Considerații speciale pentru vânzătorii online

afaceriile de ecommerce presupun adesea că sales tax contează doar acolo unde sunt fizic amplasate. În multe cazuri, acest lucru nu mai este adevărat.

Vânzătorii online ar trebui să ia în calcul:

• Pragurile de nexus economic din fiecare stat
• Regulile aplicabile marketplace-urilor
• Inventarul depozitat în depozite terțe
• Returnările și rambursările
• Vânzările în state cu niveluri locale de taxare
• Regulile privind bunurile digitale și software-ul, care pot diferi de la stat la stat

Dacă afacerea dvs. vinde printr-un marketplace, platforma poate colecta și vira impozitul în anumite situații. Chiar și așa, compania dvs. poate avea în continuare obligații separate de înregistrare sau raportare, în funcție de locul în care are nexus și de ceea ce vinde.

Organizații nonprofit și înregistrarea fiscală

Organizațiile nonprofit nu sunt automat scutite de obligațiile privind sales tax.

O organizație nonprofit poate avea în continuare nevoie să se înregistreze dacă vinde bunuri impozabile, administrează un magazin de cadouri, desfășoară activități de strângere de fonduri care implică articole impozabile sau creează nexus într-un stat. În anumite situații, o organizație nonprofit poate beneficia și de scutire pentru anumite achiziții, dar acest lucru depinde de legea statului și de tipul tranzacției.

Puncte importante pentru organizațiile nonprofit includ:

• Înregistrarea poate fi necesară chiar dacă organizația este scutită de impozitul pe venit
• Scutirea se poate aplica doar anumitor achiziții sau activități specifice
• Tranzacțiile legate de donații și strângeri de fonduri pot avea un tratament fiscal separat
• Documentația rămâne esențială

O organizație nonprofit ar trebui să își analizeze atât prezența operațională, cât și statutul de scutire fiscală înainte de a presupune că sales tax nu se aplică.

Greșeli frecvente ale afacerilor

Problemele de înregistrare pentru sales tax și use tax apar adesea din greșeli care ar putea fi evitate.

Întârzierea înregistrării

O afacere poate depăși un prag de nexus și poate continua să funcționeze fără permis, ceea ce creează expunere la penalități și impozite restante.

Înregistrarea în statul greșit sau la momentul greșit

Unii fondatori se înregistrează prea devreme, înainte ca nexus-ul să existe, în timp ce alții așteaptă până după începerea vânzărilor impozabile.

Nesepararea regulilor de stat și locale

Cota corectă și cerința de depunere pot depinde de locația de livrare, locația afacerii sau de jurisdicția locală specifică.

Lipsa documentației pentru scutiri

Dacă colectați sau emiteți certificate de scutire, acestea trebuie să fie complete, valabile și păstrate în siguranță.

Ignorarea obligațiilor de depunere după înregistrare

Obținerea permisului nu este pasul final. Declarațiile trebuie depuse chiar și în perioadele în care nu există taxă de plată, în funcție de stat.

Nerespectarea actualizării sistemelor după extindere

Când o afacere adaugă depozite de inventar, angajați noi sau un nou canal de vânzare, obligațiile fiscale se pot schimba rapid.

Cum se integrează conformitatea privind sales tax în formarea afacerii

Pentru fondatorii aflați la început, înregistrarea pentru sales tax ar trebui privită ca parte a procesului mai amplu de formare și lansare a afacerii.

Când o companie este înființată, proprietarii se concentrează adesea pe tipul entității, statul de încorporare, obținerea EIN-ului, acordurile de funcționare și deschiderea conturilor bancare. Planificarea pentru sales tax și use tax ar trebui luată în considerare alături de aceste elemente, mai ales dacă afacerea intenționează să vândă produse impozabile sau să se extindă în mai multe state.

Integrarea timpurie a planificării fiscale poate ajuta o afacere să:

• Evite lacunele de conformitate la lansare
• Pregătească sistemele contabile corect
• Reducă nevoia de remedieri de urgență mai târziu
• Păstreze evidențe clare încă din prima zi
• Construiască o strategie mai bună de creștere multi-statală

Acest lucru este deosebit de important pentru afacerile care se așteaptă să crească rapid, să se deschidă în mai multe jurisdicții sau să vândă prin canale ecommerce.

Cum poate ajuta Zenind

Zenind îi ajută pe antreprenori să își construiască și să își mențină afacerea din SUA prin suport practic pe tot parcursul ciclului de formare și conformitate.

Pentru fondatorii care abia încep, asta înseamnă să aibă un partener de încredere care să ajute la menținerea sub control a sarcinilor organizaționale și de reglementare în timp ce afacerea se pregătește să opereze. Când înregistrarea pentru sales tax devine următorul pas, obiectivul rămâne același: să rămâneți organizați, conformi și să evitați întârzierile inutile.

Zenind se concentrează pe ajutarea afacerilor din SUA să gestioneze pașii formali implicați în înființarea și menținerea unei companii, inclusiv documentația și obiceiurile de conformitate care susțin creșterea pe termen lung.

Întrebări frecvente

Toate afacerile trebuie să se înregistreze pentru sales tax?

Nu. Înregistrarea depinde de faptul dacă afacerea dvs. creează nexus într-un stat și dacă produsele sau serviciile dvs. sunt impozabile acolo.

Înregistrarea pentru sales tax este aceeași în fiecare stat?

Nu. Statele folosesc formulare, terminologie, praguri, taxe și programe de depunere diferite.

Poate o afacere online să aibă nevoie de înregistrare fără un birou fizic?

Da. Nexusul economic și alte reguli pentru vânzători la distanță pot impune înregistrarea chiar și fără prezență fizică.

Organizațiile nonprofit se califică întotdeauna pentru scutire?

Nu. Organizațiile nonprofit pot beneficia de anumite scutiri, dar regulile depind de stat și de tranzacție.

Ar trebui să colectez certificate de scutire de la clienți?

Dacă realizați o vânzare scutită de taxe, da, în general ar trebui să păstrați certificatul sau documentația justificativă corespunzătoare.

Concluzie

Înregistrarea pentru sales tax și use tax este o sarcină esențială de conformitate pentru multe afaceri, dar rareori înseamnă doar completarea unui singur formular. Ea presupune identificarea nexus-ului, înțelegerea tipului de taxă implicat, înregistrarea la autoritatea potrivită și păstrarea evidențelor necesare pentru susținerea declarațiilor și scutirilor continue.

Afaceriile care planifică din timp pot evita greșelile frecvente, pot reduce riscul de audit și pot construi un proces de conformitate mai clar încă de la început. Pentru fondatorii care lansează o companie nouă sau se extind în state noi, planificarea privind sales tax ar trebui tratată ca parte a fundației operaționale, nu ca un aspect secundar.