10 bài học kinh doanh mà mọi nhà sáng lập nên học trước khi mở rộng quy mô công ty

Phát triển kinh doanh hiếm khi là một con đường thẳng. Doanh thu có thể tăng trong khi tiền mặt thắt chặt hơn. Một sản phẩm đầy hứa hẹn có thể bị đình trệ vì sổ sách lộn xộn. Một ý tưởng tuyệt vời có thể trở thành vấn đề đau đầu về mặt pháp lý nếu công ty không được cơ cấu hợp lý. Nhiều nhà sáng lập học những bài học này một cách khó khăn, nhưng cách tiếp cận thông minh hơn là hiểu chúng sớm và xây dựng nền tảng vững chắc hơn ngay từ ngày đầu.

Nếu bạn đang thành lập một công ty ở Hoa Kỳ, những quyết định ban đầu mà bạn đưa ra liên quan đến việc thành lập tổ chức, lưu trữ hồ sơ, hợp đồng và tuân thủ có thể định hình mọi thứ sau đó. Đó là lý do tại sao những người sáng lập nên coi cơ cấu kinh doanh và kỷ luật tài chính là những ưu tiên điều hành cốt lõi chứ không phải những suy nghĩ lại.

1. Doanh thu không giống với dòng tiền

Một công ty có thể trông khỏe mạnh trên giấy tờ nhưng vẫn gặp nguy hiểm. Doanh thu cho bạn biết bạn đang kinh doanh bao nhiêu. Dòng tiền cho bạn biết liệu bạn có thực sự có thể thanh toán hóa đơn, bảng lương, thuế, nhà cung cấp và chính mình hay không.

Nhiều nhà sáng lập đánh giá quá cao tính an toàn của tăng trưởng doanh số. Họ thấy tiền vào và cho rằng công việc kinh doanh ổn định. Nhưng nếu các khoản thanh toán bị trì hoãn, các chi phí dồn lên trước hoặc tỷ suất lợi nhuận thấp, công ty có thể vẫn còn nhiều tháng nữa mới rơi vào tình trạng khủng hoảng tiền mặt.

Để quản lý rủi ro này, người sáng lập nên:

• Xem xét dòng tiền hàng tuần, không chỉ hàng tháng.
• Tách biệt chi phí hoạt động khỏi chi tiêu của người sáng lập.
• Xây dựng một khoản dự trữ cho thuế và các nghĩa vụ định kỳ.
• Theo dõi chặt chẽ các khoản phải thu.

Một doanh nghiệp có lợi nhuận vẫn có thể thất bại nếu tiền mặt không được quản lý cẩn thận. Kỷ luật tiền mặt là một trong những dấu hiệu sớm nhất của một công ty trưởng thành.

2. Giữ công ty tách biệt với người sáng lập

Một trong những sai lầm lớn nhất mà những người sáng lập ban đầu mắc phải là làm mờ ranh giới giữa tài chính cá nhân và tài chính doanh nghiệp. Việc kết hợp các tài khoản, thanh toán chi phí cá nhân từ quỹ kinh doanh hoặc coi doanh nghiệp như một phần mở rộng của hộ gia đình bạn sẽ tạo ra các vấn đề về kế toán và rủi ro pháp lý.

Một LLC hoặc công ty được thành lập hợp lệ sẽ giúp thiết lập sự tách biệt đó. Nó cũng giúp việc mở tài khoản ngân hàng doanh nghiệp, theo dõi các khoản khấu trừ và trình bày bức tranh tài chính rõ ràng hơn cho người cho vay, nhà đầu tư và chuyên gia thuế trở nên dễ dàng hơn.

Người sáng lập nên đảm bảo rằng họ:

• Mở một tài khoản ngân hàng dành riêng cho doanh nghiệp.
• Sử dụng thẻ tín dụng kinh doanh cho các chi phí của công ty.
• Giữ biên lai và hóa đơn có tổ chức.
• Thực hiện theo các thủ tục của công ty nếu hoạt động như một công ty.

Sự tách biệt càng rõ ràng thì càng dễ bảo vệ công ty và những người đứng sau nó.

3. Sớm chọn cơ cấu kinh doanh phù hợp

Lựa chọn thực thể ảnh hưởng đến thuế, trách nhiệm pháp lý, quyền sở hữu và việc gây quỹ trong tương lai. Nhiều người sáng lập trì hoãn sự lựa chọn này cho đến khi nó trở thành vấn đề, nhưng cơ cấu phù hợp cần được xem xét ngay khi doanh nghiệp bắt đầu hình thành.

Đối với nhiều doanh nghiệp nhỏ, LLC mang lại sự linh hoạt và bảo vệ trách nhiệm pháp lý. Đối với các công ty khởi nghiệp có kế hoạch huy động vốn hoặc phát hành cổ phần, một công ty có thể phù hợp lâu dài hơn. Sự lựa chọn đúng đắn phụ thuộc vào mục tiêu, mô hình sở hữu và chiến lược tăng trưởng của công ty.

Các câu hỏi quan trọng bao gồm:

• Công ty sẽ có nhiều chủ sở hữu?
• Bạn có mong đợi tăng đầu tư bên ngoài?
• Bạn có cần một cơ cấu thuế đơn giản, linh hoạt?
• Doanh nghiệp có hoạt động ở nhiều tiểu bang không?

Nếu bạn không chắc chắn, bạn nên nhận được hướng dẫn trước khi nộp đơn. Zenind giúp những người sáng lập thành lập các công ty trách nhiệm hữu hạn và tập đoàn tại Hoa Kỳ, mang lại cho họ một điểm khởi đầu rõ ràng hơn để tuân thủ và phát triển.

4. Hồ sơ chính xác là tài sản kinh doanh

Rất nhiều nhà sáng lập nghĩ rằng việc ghi sổ kế toán chỉ là một công việc hành chính. Nó còn hơn thế nữa. Hồ sơ chính xác giúp bạn hiểu rõ khả năng sinh lời, chuẩn bị cho thuế, đánh giá mức tăng trưởng và bảo vệ các quyết định nếu có câu hỏi sau này.

Những cuốn sách lộn xộn có thể che giấu những vấn đề nghiêm trọng. Chúng cũng có thể khiến việc đảm bảo nguồn tài chính, thu hút đối tác hoặc vượt qua cuộc kiểm toán trở nên khó khăn hơn. Hồ sơ tốt không chỉ báo cáo hoạt động kinh doanh mà còn giúp quản lý hoạt động kinh doanh đó.

Tối thiểu, người sáng lập nên duy trì:

• Báo cáo lãi lỗ.
• Bảng cân đối kế toán.
• Đối chiếu ngân hàng và thẻ tín dụng.
• Hồ sơ tiền lương.
• Đã ký hợp đồng và thỏa thuận với nhà cung cấp.

Nếu công ty quá nhỏ để thuê một nhóm tài chính đầy đủ, hãy sử dụng phần mềm kế toán đám mây và đặt quy trình đóng hàng tháng đều đặn. Tính nhất quán quan trọng hơn sự phức tạp.

5. Quan hệ đối tác kinh doanh cần có quy tắc chứ không chỉ cần sự tin tưởng

Nhiều người sáng lập bắt đầu bằng một cái bắt tay và những ý định tốt. Điều đó có tác dụng cho đến khi có bất đồng về tiền bạc, trách nhiệm, quyền sở hữu hoặc tương lai của doanh nghiệp.

Một mối quan hệ hợp tác mạnh mẽ được xây dựng trên sự rõ ràng. Trước khi vấn đề nảy sinh, hãy xác định ai sở hữu cái gì, ai đưa ra quyết định, lợi nhuận được phân phối như thế nào, điều gì sẽ xảy ra nếu ai đó rời đi và cách giải quyết bế tắc.

Người sáng lập nên thể hiện những điều khoản này bằng văn bản thông qua các tài liệu như:

• Các thỏa thuận điều hành.
• Thỏa thuận cổ đông.
• Quy định mua bán.
• Các thỏa thuận về quyền của người sáng lập.

Niềm tin là quan trọng, nhưng niềm tin không có tài liệu sẽ tạo ra rủi ro. Một thỏa thuận bằng văn bản bảo vệ cả doanh nghiệp và mối quan hệ.

6. Tuân thủ là một phần của hoạt động

Nhiều chủ sở hữu mới nghĩ rằng việc tuân thủ bắt đầu và kết thúc bằng việc nộp hồ sơ giấy tờ. Trong thực tế, việc tuân thủ là một trách nhiệm thường xuyên. Báo cáo hàng năm, hồ sơ nhà nước, yêu cầu đại lý đã đăng ký, giấy phép, giấy phép và thời hạn nộp thuế đều cần được chú ý.

Khi bỏ qua việc tuân thủ, hậu quả có thể bao gồm các hình phạt, mất uy tín, giải thể hành chính hoặc các nguy cơ pháp lý có thể tránh được. Một công ty có vẻ thành công có thể đang âm thầm không tuân thủ quy định.

Một hệ thống tuân thủ thực tế nên bao gồm:

• Lịch về các thời hạn định kỳ của tiểu bang và liên bang.
• Một người hoặc dịch vụ được chỉ định để nhận thông báo chính thức.
• Thường xuyên rà soát giấy phép kinh doanh và giấy phép.
• Kiểm tra hàng năm về tình trạng thực thể và hồ sơ.

Đối với nhiều doanh nhân, việc sử dụng đối tác đào tạo và tuân thủ như Zenind có thể đơn giản hóa các nghĩa vụ này và giảm nguy cơ trễ hạn.

7. Bảo vệ sở hữu trí tuệ sớm

Thương hiệu, tên sản phẩm, nội dung và phát minh của bạn có thể trở thành tài sản có giá trị. Nếu bạn chờ đợi quá lâu để bảo vệ chúng, người khác có thể yêu cầu các quyền tương tự gây nhầm lẫn hoặc tạo ra những tranh chấp không cần thiết.

Tùy thuộc vào hoạt động kinh doanh, người sáng lập có thể cần xem xét:

• Đăng ký nhãn hiệu cho tên thương hiệu và logo.
• Bảo vệ bản quyền cho nội dung gốc.
• Bằng sáng chế cho các phát minh đủ điều kiện.
• Thỏa thuận bảo mật cho thông tin nhạy cảm.

Việc bảo vệ không cần phải phức tạp nhưng phải có chủ ý. Ngay cả một doanh nghiệp nhỏ cũng nên suy nghĩ về điều gì khiến công ty trở nên khác biệt và làm cách nào để duy trì giá trị đó.

8. Xây dựng hệ thống quản lý trước khi bạn cần chúng

Một doanh nghiệp có thể tồn tại dựa vào bản năng của người sáng lập trong một thời gian, nhưng nó không thể mở rộng quy mô chỉ dựa vào bản năng. Khi công ty phát triển, nó cần các hệ thống lặp lại để bán hàng, tuyển dụng, dịch vụ khách hàng, tài chính, xử lý đơn hàng và báo cáo.

Mục tiêu không phải là quan liêu. Mục tiêu là sự nhất quán. Một công ty có hệ thống mạnh mẽ có thể phát triển mà không cần dựa vào một người để ghi nhớ mọi thứ.

Bắt đầu bằng cách ghi lại:

• Cách xử lý khách hàng tiềm năng.
• Làm thế nào khách hàng được tham gia.
• Cách gửi và thu thập hóa đơn.
• Làm thế nào nhân viên hoặc nhà thầu được phê duyệt.
• Cách hoạt động của quá trình phê duyệt và đăng xuất.

Bạn xác định các quy trình này càng sớm thì càng dễ dàng ủy quyền và mở rộng quy mô một cách có trách nhiệm.

9. Thuế và nghĩa vụ nên được lập kế hoạch, không nên đấu tranh

Những bất ngờ về thuế tạo ra căng thẳng và chúng thường có thể tránh được. Những người sáng lập đợi đến mùa khai thuế mới nghĩ đến thuế thường phát hiện ra rằng họ nợ nhiều hơn dự kiến ​​hoặc không dự trữ đủ tiền mặt.

Một cách tiếp cận tốt hơn là xây dựng kế hoạch thuế vào hoạt động ngay từ đầu. Điều đó có nghĩa là ước tính các nghĩa vụ, trích tiền thường xuyên và làm việc với một chuyên gia hiểu rõ cấu trúc của công ty và dấu ấn nhà nước.

Các thực hành chính bao gồm:

• Dành một tỷ lệ phần trăm doanh thu cho thuế.
• Xác nhận các yêu cầu nộp đơn ở mọi tiểu bang nơi doanh nghiệp hoạt động.
• Hiểu biết về tiền lương và nghĩa vụ của nhà thầu.
• Xem xét các khoản khấu trừ và xử lý thuế cụ thể của đơn vị.

Khi kế hoạch thuế được tích hợp vào hoạt động kinh doanh, nó sẽ trở nên dễ quản lý thay vì phản ứng lại.

10. Thất bại chỉ hữu ích nếu bạn học được từ nó

Mọi người sáng lập đều sẽ phải đối mặt với những thất bại. Việc ra mắt sản phẩm có thể kém hiệu quả. Một đối tác có thể rời đi. Một nhà cung cấp có thể thất bại. Một dòng doanh thu có thể biến mất. Những doanh nghiệp tồn tại được là những doanh nghiệp coi thất bại là thông tin chứ không phải bản sắc.

Vấn đề không phải là ca ngợi sự thất bại. Vấn đề là rút ra bài học một cách nhanh chóng và áp dụng chúng trước khi sai lầm tiếp theo trở nên đắt giá.

Hãy đặt ba câu hỏi sau bất kỳ trở ngại lớn nào:

• Điều gì thực sự đã xảy ra?
• Chúng ta đã bỏ lỡ những dấu hiệu cảnh báo nào?
• Quá trình nào nên thay đổi bây giờ?

Thói quen đó biến kinh nghiệm thành khả năng. Theo thời gian, nó sẽ hình thành nên khả năng phán đoán, đây là một trong những tài sản quý giá nhất mà người sáng lập có thể có.

Zenind hỗ trợ người sáng lập như thế nào từ ngày đầu tiên

Thời điểm tốt nhất để xây dựng một cơ cấu công ty bền vững là trước khi các vấn đề bắt đầu. Zenind giúp các doanh nhân thành lập các LLC và tập đoàn ở Hoa Kỳ, đồng thời luôn tổ chức tốt những phần thiết yếu của quá trình thiết lập doanh nghiệp ở giai đoạn đầu.

Điều đó có thể bao gồm:

• Hồ sơ thành lập doanh nghiệp.
• Dịch vụ đại lý đã đăng ký.
• Hỗ trợ EIN.
• Báo cáo hàng năm và theo dõi tuân thủ.
• Hỗ trợ nộp hồ sơ cấp tiểu bang.

Đối với những người sáng lập muốn phát triển nhanh chóng mà không mất quyền kiểm soát các chi tiết, quy trình hình thành đáng tin cậy có thể tiết kiệm thời gian và giảm thiểu rủi ro.

suy nghĩ cuối cùng

Các công ty thành công không chỉ được xây dựng chỉ dựa trên cảm hứng. Chúng được xây dựng dựa trên cấu trúc, kỷ luật và việc thực hiện lặp đi lặp lại. Dòng tiền phải được theo dõi. Hồ sơ phải luôn sạch sẽ. Quan hệ đối tác phải được ghi lại. Sự tuân thủ phải được quản lý. Và doanh nghiệp phải được thành lập để hoạt động như một công ty thực sự chứ không chỉ là một ý tưởng đầy hứa hẹn.

Nếu bạn nghiêm túc về việc xây dựng một thứ gì đó bền vững, hãy bắt đầu với những nguyên tắc cơ bản. Thành lập một thực thể phù hợp, tách công ty ra khỏi vấn đề tài chính cá nhân, luôn tuân thủ và xây dựng hệ thống trước khi sự phát triển buộc bạn phải làm vậy.

Những lựa chọn đó không đảm bảo thành công nhưng chúng cải thiện đáng kể tỷ lệ cược của bạn.