10 chiến lược nâng cao năng suất cho chủ doanh nghiệp nhỏ

Chủ doanh nghiệp nhỏ thường phải đảm nhiệm nhiều vai trò khác nhau. Vào bất kỳ ngày nào, bạn có thể đang xử lý bán hàng, hỗ trợ khách hàng, vận hành, kế toán, marketing và lập kế hoạch dài hạn. Sự đa dạng đó có thể mang lại năng lượng, nhưng cũng khiến việc duy trì năng suất trở nên khó hơn.

Mục tiêu không phải là làm việc nhiều giờ hơn. Mục tiêu là sử dụng thời gian một cách có chủ đích để những công việc quan trọng được hoàn thành đều đặn. Năng suất đến từ cấu trúc, không phải từ áp lực. Nó đến từ ưu tiên rõ ràng, kế hoạch thực tế và các hệ thống giúp giảm ma sát.

Dưới đây là 10 chiến lược năng suất thiết thực có thể giúp chủ doanh nghiệp nhỏ hoàn thành nhiều việc hơn mà không bị kiệt sức.

1. Đặt mục tiêu thực tế

Năng suất bắt đầu từ những kỳ vọng phù hợp với thực tế. Nếu danh sách công việc hằng ngày bị nhồi quá nhiều ngay từ đầu, rất khó tạo ra tiến triển vì mọi thứ đều có vẻ khẩn cấp và dang dở.

Thay vì đặt những mục tiêu mơ hồ hoặc quá tham vọng, hãy xác định thành công thực sự của ngày, tuần và tháng là gì. Một mục tiêu thực tế có thể là hoàn thành một đề xuất cho khách hàng, trả lời tất cả email ưu tiên hoặc hoàn tất một việc hành chính đã bị trì hoãn quá lâu.

Khi mục tiêu có thể đạt được, đà tiến sẽ hình thành. Đà tiến này rất quan trọng vì nó tạo ra cảm giác tiến bộ rõ ràng, khiến bạn dễ tiếp tục hơn.

2. Tìm ra khung giờ tập trung cao nhất của bạn

Không phải ai cũng làm việc tốt nhất vào cùng một thời điểm. Một số người suy nghĩ sắc bén nhất vào sáng sớm, trong khi người khác lại hiệu quả hơn vào buổi chiều hoặc tối.

Hãy chú ý xem khi nào năng lượng và khả năng tập trung của bạn mạnh nhất. Dành những khung giờ đó cho công việc đòi hỏi nhiều nhất, như chiến lược, viết lách, lập ngân sách hoặc các quyết định quan trọng với khách hàng. Những việc thường ngày nên được để vào các khoảng thời gian bạn ít năng lượng hơn.

Kết hợp đúng công việc với đúng thời điểm trong ngày có thể giúp lịch làm việc của bạn trở nên nhẹ nhàng hơn nhiều mà không cần thay đổi số giờ làm.

3. Bắt đầu từ bước nhỏ đầu tiên

Các dự án lớn thường có vẻ đáng ngại hơn thực tế. Phần khó nhất thường không phải là bản thân công việc, mà là khởi động.

Để vượt qua rào cản đó, hãy chia dự án lớn thành các bước nhỏ hơn. Ví dụ, thay vì ghi "ra mắt dịch vụ mới" trong danh sách việc cần làm, hãy tách thành các hành động cụ thể như:

• Phác thảo chi tiết dịch vụ
• Soạn trang giới thiệu
• Rà soát mức giá
• Chuẩn bị email thông báo
• Ấn định ngày ra mắt

Các bước nhỏ giúp giảm sự ngần ngại. Khi bạn hoàn thành một bước, bước tiếp theo sẽ dễ bắt đầu hơn.

4. Dùng các mốc kiểm tra để theo dõi tiến độ

Một dự án không có các điểm kiểm tra có thể bị kéo dài trong nhiều tuần hoặc nhiều tháng. Các mốc giúp công việc có cấu trúc hơn và giúp bạn xác nhận xem tiến độ hiện tại có còn phù hợp với kế hoạch hay không.

Với các dự án dài, hãy xác định những mốc quan trọng trước khi bắt đầu. Đó có thể là ngày hoàn thành bản nháp, ngày rà soát, ngày ra mắt hoặc ngày phê duyệt cuối cùng. Nếu một mốc bị trễ, bạn có thể điều chỉnh sớm thay vì chỉ phát hiện vấn đề vào phút chót.

Các mốc còn làm cho tiến độ trở nên hữu hình. Nhìn thấy những gì đã hoàn thành đôi khi còn tạo động lực không kém gì việc hoàn tất các việc nhỏ hằng ngày.

5. Lên kế hoạch cho các gián đoạn

Những vấn đề bất ngờ là một phần của việc điều hành doanh nghiệp. Một khách hàng có thể cần hỗ trợ gấp, nhà cung cấp có thể chậm tiến độ, một lô hàng có thể chưa đến, hoặc một cuộc họp ưu tiên có thể xuất hiện đột xuất.

Một lịch làm việc hiệu quả phải có khoảng trống cho các gián đoạn. Điều đó có nghĩa là chừa ra các khoảng đệm nhỏ trong ngày, tránh sắp xếp quá dày và chấp nhận rằng không phải mọi việc đều diễn ra đúng như dự kiến.

Khi có gián đoạn, hãy xem đó là một phần của quy trình chứ không phải bằng chứng cho thấy cả ngày đã hỏng. Linh hoạt cũng là một kỹ năng năng suất.

6. Rà soát quy trình thường xuyên

Nếu một việc nào đó cứ kéo dài mãi, thì thường đó là vấn đề của quy trình chứ không chỉ là vấn đề về thời gian. Việc rà soát thường xuyên giúp bạn nhận ra điều gì đang làm lãng phí sự chú ý của mình.

Hãy tự hỏi những câu đơn giản:

• Những công việc nào thường xuyên làm tôi chậm lại?
• Điều gì có thể tự động hóa hoặc chuẩn hóa bằng mẫu sẵn?
• Quyết định nào không nên phải suy nghĩ lặp đi lặp lại?
• Tôi có thể giao bớt hoặc thuê ngoài phần nào?

Những cải tiến nhỏ có thể tạo ra khoản tiết kiệm thời gian đáng kể trong cả tháng. Chỉ cần tiết kiệm 10 phút cho một việc lặp lại cũng có thể cộng dồn rất nhanh.

7. Đưa phần thưởng vào quy trình làm việc

Năng suất sẽ dễ duy trì hơn khi lịch làm việc có sự củng cố tích cực. Không phải phần thưởng nào cũng cần lớn. Trên thực tế, những phần thưởng nhỏ thường hiệu quả hơn vì chúng đến ngay lập tức và dễ lặp lại.

Bạn có thể nghỉ ngắn sau khi hoàn thành một việc khó, thưởng cho mình một ly cà phê sau khi xong giấy tờ, hoặc dành thời gian cho điều bạn thích khi đã hoàn thành một hạn chót lớn.

Phần thưởng cho bộ não một lý do để tiếp tục tập trung, đặc biệt khi công việc lặp lại hoặc tẻ nhạt.

8. Giữ một danh sách việc cần làm đáng tin cậy duy nhất

Cố ghi nhớ mọi thứ là một trong những cách nhanh nhất khiến đầu óc quá tải. Một danh sách công việc tập trung sẽ giảm bớt căng thẳng đó.

Hãy dùng một hệ thống mà bạn thực sự tin tưởng, dù đó là sổ tay, công cụ quản lý công việc số hay bảng dự án dùng chung. Bản thân hệ thống không quan trọng bằng sự nhất quán.

Một danh sách tốt nên giúp bạn trả lời nhanh ba câu hỏi:

• Hôm nay cần làm gì?
• Việc nào đang chờ người khác phản hồi?
• Việc nào nên được lên lịch cho sau?

Khi các ưu tiên được ghi lại ở một nơi, sự chú ý của bạn sẽ được giải phóng để tập trung vào công việc thực tế thay vì phải tự ghi nhớ trong đầu.

9. Bảo vệ sự tập trung của bạn

Sự xao nhãng là một loại thuế đối với năng suất. Tin nhắn, mạng xã hội, email và việc chuyển đổi ngữ cảnh không cần thiết có thể khiến cả một ngày trông như không hiệu quả, dù bạn đã bận rộn suốt thời gian đó.

Hãy bảo vệ sự tập trung bằng cách đặt ranh giới cho thời gian làm việc sâu. Điều đó có thể là tắt thông báo, làm việc theo từng khối thời gian, đóng các tab không cần thiết hoặc dành những khung giờ riêng cho email và nhắn tin.

Cũng nên xác định rõ "hoàn thành" có nghĩa là gì trước khi bắt đầu. Khi một việc có điểm kết thúc rõ ràng, bạn sẽ dễ duy trì sự tập trung và hoàn tất nó mà không bị trôi đi.

10. Nghỉ giải lao một cách có chủ đích

Bỏ qua các khoảng nghỉ có thể tạo cảm giác hiệu quả trong lúc đó, nhưng khả năng tập trung liên tục thường giảm khi não bộ bị quá tải. Những khoảng nghỉ ngắn giúp làm mới sự chú ý và giảm mệt mỏi.

Một khoảng nghỉ tốt không cần dài. Hãy rời khỏi màn hình, giãn cơ, đi lại, uống nước hoặc ra ngoài hít thở vài phút. Mục tiêu là ngắt căng thẳng tinh thần trước khi nó chuyển thành kiệt sức.

Các khoảng nghỉ được lên kế hoạch trước đặc biệt quan trọng trong những giai đoạn bận rộn. Chúng giúp bạn quay lại với khả năng phán đoán tốt hơn và nhiều năng lượng hơn.

Zenind có thể giúp chủ doanh nghiệp mới làm việc hiệu quả hơn như thế nào

Năng suất đặc biệt quan trọng khi bạn đang bắt đầu kinh doanh. Những người sáng lập ở giai đoạn đầu thường dành quá nhiều thời gian cho công việc hành chính thay vì xây dựng phần cốt lõi của doanh nghiệp.

Sử dụng một dịch vụ thành lập công ty tinh gọn có thể giảm bớt gánh nặng đó. Zenind giúp các doanh nhân xử lý các thủ tục thành lập doanh nghiệp một cách hiệu quả để họ có thể dành nhiều thời gian hơn cho vận hành, tăng trưởng khách hàng và các quyết định chiến lược.

Khi các công việc thành lập và tuân thủ định kỳ được tổ chức tốt ngay từ đầu, việc duy trì một quy trình làm việc hiệu quả về sau sẽ dễ dàng hơn. Sự cấu trúc đó rất quan trọng đối với những nhà sáng lập bận rộn muốn tập trung vào tăng trưởng.

Tư duy năng suất thực tế

Những chủ doanh nghiệp nhỏ làm việc hiệu quả nhất không phải là người cố làm mọi thứ cùng lúc. Họ là những người xây dựng hệ thống, lập kế hoạch thực tế và bảo vệ sự chú ý của mình.

Một ngày làm việc hiệu quả thường bao gồm một vài việc được làm tốt thay vì hàng chục việc được bắt đầu rồi bỏ dở. Nếu bạn liên tục chọn đúng ưu tiên, chia công việc thành những bước có thể quản lý và chừa không gian cho các gián đoạn, doanh nghiệp của bạn sẽ dễ vận hành hơn.

Năng suất không phải là sự hoàn hảo. Nó là việc tiến bộ đều đặn ở những lĩnh vực giúp doanh nghiệp tiến lên.

Lời kết

Sẽ luôn có nhiều việc hơn thời gian để làm chúng. Điều đó là bình thường. Giải pháp không phải là đuổi theo sự bận rộn không ngừng, mà là xây dựng một quy trình làm việc giúp bạn tập trung vào những việc đúng đắn.

Hãy bắt đầu với một hoặc hai thay đổi. Đặt mục tiêu tốt hơn. Bảo vệ sự tập trung. Giảm ma sát. Theo thời gian, những cải thiện nhỏ đó sẽ tạo ra một cách làm việc mạnh hơn và bền vững hơn.

Với chủ doanh nghiệp nhỏ, đó mới chính là năng suất: hoàn thành những công việc có ý nghĩa một cách đều đặn, mà không lãng phí thời gian vào những điều không quan trọng.