Cách tạo động lực cho bản thân khi thực hiện các dự án kinh doanh khó khăn

Những dự án kinh doanh lớn hiếm khi dễ dàng ngay từ đầu. Dù bạn đang thành lập công ty, xử lý hồ sơ tuân thủ, xây dựng lại website hay lập kế hoạch cho một chiến dịch tiếp thị mới, bước đầu tiên thường tạo cảm giác nặng nề hơn cả phần việc phía sau. Sự kháng cự đó là bình thường. Những dự án khó thường khơi dậy sự không chắc chắn, tự nghi ngờ và trì hoãn vì chúng đòi hỏi bạn phải cam kết trước khi nhìn thấy kết quả đầy đủ.

Tin tốt là động lực không phải thứ bạn hoặc có, hoặc không. Nó có thể được xây dựng. Trong nhiều trường hợp, cách nhanh nhất để tiến lên không phải là chờ cảm hứng, mà là tạo ra những điều kiện giúp việc hành động trở nên dễ hơn.

Đối với nhà sáng lập và chủ doanh nghiệp nhỏ, điều này càng quan trọng. Thành lập doanh nghiệp, lập kế hoạch vận hành và duy trì tuân thủ đều đòi hỏi sự theo dõi nhất quán. Khả năng bắt đầu những việc khó, giữ đà tiến và phục hồi nhanh khi tiến độ chậm lại có thể tạo ra khác biệt giữa một ý tưởng bị đình trệ và một công ty thực sự.

Vì sao các dự án khó lại khó bắt đầu

Trước khi khắc phục sự trì hoãn, hãy hiểu nó. Hầu hết mọi người không né tránh dự án khó vì họ lười biếng. Họ né tránh vì dự án đó gây cảm giác không chắc chắn, nặng về cảm xúc hoặc quá lớn để xử lý cùng một lúc.

Một số lý do phổ biến gồm:

• Mục tiêu quá mơ hồ hoặc quá rộng.
• Bước đầu tiên chưa rõ ràng.
• Kết quả quá quan trọng, khiến áp lực trở nên lớn.
• Những lần vấp ngã trước đây tạo ra nỗi sợ lặp lại thất bại.
• Nhiệm vụ đòi hỏi nhiều năng lượng tinh thần và phần thưởng đến chậm.

Khi dự án phức tạp, não bộ thường tìm lối tắt. Một lối tắt là trì hoãn. Một lối tắt khác là sao nhãng. Một lối tắt nữa là tự thuyết phục rằng bạn sẽ bắt đầu sau, khi điều kiện tốt hơn. Vấn đề là điều kiện hiếm khi tự trở nên hoàn hảo.

Đà tiến thường bắt đầu từ cấu trúc, không phải từ tâm trạng.

Bước 1: Kết nối lại với lý do thực sự khiến dự án quan trọng

Động lực mạnh nhất đến từ mục đích. Nếu bạn không thể giải thích vì sao dự án này quan trọng, bạn sẽ rất khó tiếp tục khi công việc trở nên bực bội.

Hãy tự hỏi:

• Tôi muốn kết quả này vì sao?
• Nó sẽ giúp mở ra điều gì?
• Ai được lợi nếu tôi hoàn thành nó?
• Nó giải quyết vấn đề gì?
• Điều gì sẽ xảy ra nếu tôi không làm gì cả?

Câu trả lời càng cụ thể càng tốt. Một lý do mơ hồ như “Tôi nên làm việc này” rất yếu. Một lý do mạnh hơn sẽ giống như: “Dự án này sẽ giúp tôi ra mắt doanh nghiệp, giảm rủi ro và tạo ra một tương lai tốt hơn cho đội ngũ và khách hàng của tôi.”

Nếu bạn đang làm việc với một nhiệm vụ thành lập doanh nghiệp hoặc tuân thủ, hãy liên hệ nó với kết quả lớn hơn. Nộp đúng giấy tờ không chỉ là công việc hành chính. Đó là một phần của việc xây dựng một công ty hợp pháp, có tổ chức và có thể phát triển với ít trở ngại hơn về sau.

Bước 2: Xác định thành công thật rõ ràng

Động lực sẽ suy yếu khi vạch đích không rõ ràng. Nếu bạn muốn thấy hứng khởi, bạn cần một mục tiêu cụ thể.

Thay vì nói:

• “Tôi cần tiến triển trên dự án này”

Hãy thử:

• “Tôi sẽ hoàn thành dàn ý trước thứ Sáu.”
• “Tôi sẽ nộp bộ hồ sơ trong buổi chiều nay.”
• “Tôi sẽ hoàn thành bản nháp đầu tiên trước bữa trưa.”
• “Tôi sẽ xem lại các yêu cầu và liệt kê mọi câu hỏi còn mở.”

Kết quả rõ ràng giúp giảm nhiễu tinh thần. Chúng cũng giúp bạn đo lường tiến độ dễ hơn, và tiến độ nhìn thấy được sẽ tạo ra thêm động lực.

Nếu có thể, hãy chia dự án thành các mốc có thể hoàn thành trong một lần ngồi làm việc hoặc trong một ngày. Những dự án lớn sẽ dễ hơn khi não bộ nhìn thấy con đường thành những phần nhỏ hơn.

Bước 3: Làm cho hành động đầu tiên thật nhỏ

Một sai lầm phổ biến là cố gắng tự tạo động lực để hoàn thành cả dự án cùng lúc. Cách đó tạo quá nhiều áp lực. Mục tiêu đầu tiên của bạn nên là bắt đầu, không phải giải quyết mọi thứ.

Hãy chọn một việc nhỏ đến mức gần như quá dễ:

• Mở tài liệu.
• Viết tiêu đề.
• Thu thập giấy tờ cần thiết.
• Tạo danh sách kiểm tra.
• Đặt hẹn giờ 20 phút.
• Gửi email đầu tiên.

Những hành động nhỏ làm giảm ma sát. Khi đã bắt đầu, nhiệm vụ thường bớt đáng sợ hơn so với hình dung trong đầu. Bắt đầu cũng tạo ra bằng chứng rằng tiến độ là có thể, giúp chống lại quán tính.

Nếu bạn đang xử lý một dự án kinh doanh, bước nhỏ hữu ích nhất có thể là một trong những việc sau:

• Xem lại yêu cầu nộp hồ sơ.
• Xác nhận thời hạn.
• Thu thập thông tin pháp nhân.
• Kiểm tra nghĩa vụ tuân thủ tiếp theo.
• Lên lịch thời gian để hoàn thành công việc.

Bước đó không cần phải ấn tượng. Nó chỉ cần là bước thật.

Bước 4: Loại bỏ những ma sát không cần thiết

Bạn sẽ dễ hành động hơn khi quy trình bắt đầu trở nên đơn giản. Nhiều người tự trách mình thiếu kỷ luật trong khi vấn đề thực sự là cách thiết lập chưa tốt.

Hãy tìm các điểm gây ma sát như:

• Quá nhiều tab hoặc tài liệu đang mở.
• Thiếu thông tin.
• Không gian làm việc bừa bộn.
• Thông báo và sự xao nhãng.
• Hướng dẫn không rõ ràng.
• Một nhiệm vụ chỉ có thể bắt đầu sau nhiều quyết định khác.

Sau đó hãy đơn giản hóa môi trường.

Một số cách thực tế để làm điều đó gồm:

• Chuẩn bị sẵn tài liệu trước.
• Để điện thoại sang một bên trong khung làm việc có giới hạn thời gian.
• Thu thập mọi thứ bạn cần trước khi bắt đầu.
• Đóng các ứng dụng không liên quan.
• Viết bước tiếp theo ra giấy nhớ hoặc danh sách việc cần làm.

Càng ít tốn công để bắt đầu, bạn càng dễ duy trì sự đều đặn.

Bước 5: Tận dụng đà cảm xúc một cách có chủ đích

Lý trí quan trọng, nhưng cảm xúc mới thúc đẩy hành động. Nếu dự án mang cảm giác phẳng lặng hoặc quá trừu tượng, bạn sẽ khó quan tâm đủ để bắt tay vào làm.

Bạn có thể tăng động lực bằng cách hình dung:

• Cảm giác khi hoàn thành.
• Sự nhẹ nhõm khi mọi việc xong xuôi.
• Những cánh cửa mở ra khi dự án kết thúc.
• Hình ảnh bạn nhìn nhận bản thân sau khi làm đến nơi đến chốn.

Điều này không phải là giả vờ công việc dễ. Nó là làm cho phần thưởng trở nên đủ thật để có ý nghĩa ngay lúc này.

Đối với nhà sáng lập, cách này đặc biệt hữu ích. Một dự án hoàn thành có thể đồng nghĩa với việc doanh nghiệp mới chính thức được thành lập, rủi ro tuân thủ được giảm bớt, hoặc một thời hạn quan trọng được xử lý đúng lúc. Những kết quả đó rất thực tế, nhưng cũng đi kèm với sự nhẹ nhõm về cảm xúc và sự tự tin.

Bước 6: Dự đoán trước sự kháng cự và lên kế hoạch cho nó

Những dự án khó hiếm khi diễn ra suôn sẻ từ đầu đến cuối. Nếu bạn kỳ vọng mỗi ngày đều sẽ hiệu quả, bạn có thể diễn giải một sự chững lại bình thường thành thất bại. Điều đó khiến việc bỏ cuộc dễ xảy ra hơn.

Thay vào đó, hãy giả định rằng những điều sau sẽ xảy ra:

• Có những ngày bạn sẽ thiếu động lực.
• Có những bước sẽ mất nhiều thời gian hơn dự kiến.
• Bạn có thể cần điều chỉnh kế hoạch.
• Bạn rất có thể sẽ mắc lỗi.

Lập kế hoạch cho sự kháng cự không làm giảm kỷ luật. Nó làm nó mạnh hơn. Khi trở ngại xuất hiện, bạn sẽ ít hoảng loạn hoặc dừng lại hơn.

Một kế hoạch phục hồi đơn giản sẽ giúp ích:

• Nếu bạn bỏ lỡ một ngày, hãy bắt đầu lại vào ngày hôm sau.
• Nếu dự án quá lớn, hãy thu nhỏ bước tiếp theo.
• Nếu bị kẹt, hãy xác định một câu hỏi cần trả lời.
• Nếu quá tải, hãy làm việc chỉ 10 phút.

Tiến độ thường được duy trì bằng khả năng phục hồi, không phải bằng sự hoàn hảo.

Bước 7: Xây dựng nhịp độ thay vì dựa vào cảm hứng

Động lực lúc có lúc không. Nhịp độ thì đáng tin cậy hơn.

Hãy chọn một mẫu lặp lại cho công việc khó:

• Cùng một thời điểm mỗi ngày.
• Cùng một nơi.
• Cùng một nghi thức mở đầu.
• Cùng một nhiệm vụ đầu tiên.

Điều này giúp giảm mệt mỏi khi phải quyết định. Bạn không còn phải mặc cả với chính mình từ đầu mỗi lần ngồi xuống làm việc.

Ví dụ, bạn có thể quyết định rằng mỗi buổi sáng trong tuần sẽ bắt đầu bằng 30 phút dành cho dự án quan trọng nhất trên bàn làm việc của mình. Theo thời gian, thói quen đó trở nên đáng tin hơn cả tâm trạng của bạn.

Bước 8: Theo dõi tiến độ một cách trực quan

Con người sẽ có động lực hơn khi nhìn thấy sự dịch chuyển.

Hãy thử một trong các cách sau:

• Danh sách kiểm tra.
• Thanh tiến độ.
• Bảng mốc công việc.
• Một ghi chú đơn giản về những gì bạn đã hoàn thành mỗi ngày.
• Chuỗi ngày liên tiếp trên lịch.

Tiến độ có thể nhìn thấy sẽ củng cố sự nhất quán. Ngay cả những chiến thắng nhỏ cũng có thể tạo ra năng lượng nếu chúng được ghi nhận.

Nếu dự án của bạn gắn với vận hành doanh nghiệp, hãy giữ một bản ghi về các công việc đã hoàn thành như hồ sơ đã nộp, tài liệu đã rà soát hoặc các bước đã được phê duyệt. Bản ghi đó có thể giảm căng thẳng và giúp bạn nhận ra phần nào vẫn cần chú ý.

Bước 9: Đừng chờ đến khi cảm thấy sẵn sàng

Cảm giác sẵn sàng thường là một cái bẫy. Nhiều nhiệm vụ quan trọng chỉ trở nên có thể xử lý sau khi bạn bắt đầu.

Bạn không cần cảm thấy hoàn toàn tự tin trước khi khởi động. Bạn chỉ cần đủ rõ ràng để thực hiện bước tiếp theo. Sự tự tin thường đến sau hành động, chứ không phải ngược lại.

Một quy tắc hữu ích là: nếu bạn biết bước tiếp theo là gì và nó mất ít hơn 20 phút, hãy bắt đầu ngay.

Tư duy đó đặc biệt có giá trị với các nhà khởi nghiệp. Xây dựng doanh nghiệp đòi hỏi hành động trong điều kiện không chắc chắn. Nếu bạn chờ đến khi mọi biến số đều hoàn hảo, bạn có thể sẽ không bao giờ bắt đầu.

Bước 10: Thưởng cho nỗ lực, không chỉ cho kết quả

Nếu bạn chỉ thưởng cho kết quả cuối cùng, những dự án khó có thể trở nên giống như sự trừng phạt. Thay vào đó, hãy củng cố hành vi tạo ra tiến độ.

Bạn có thể tự thưởng cho mình bằng cách:

• Nghỉ ngắn sau một phiên làm việc tập trung.
• Đánh dấu nhiệm vụ là hoàn thành.
• Chia sẻ một cột mốc với đồng đội.
• Kết thúc ngày bằng một bản rà soát ngắn những gì bạn đã làm xong.

Điều này huấn luyện bộ não của bạn liên kết nỗ lực với sự hài lòng, giúp bạn tiếp tục tiến lên.

Một khuôn khổ đơn giản để bắt đầu ngay hôm nay

Nếu bạn đang bị kẹt, hãy dùng khuôn khổ nhanh này:

1. Viết ra lý do dự án quan trọng.
2. Xác định kết quả đo lường tiếp theo.
3. Tìm hành động đầu tiên nhỏ nhất.
4. Loại bỏ một nguồn ma sát.
5. Đặt hẹn giờ ngắn và bắt đầu.

Thường như vậy là đủ để phá vỡ tình trạng đình trệ.

Khi dự án đặc biệt khó khăn

Một số dự án khó không phải vì chúng nhàm chán, mà vì chúng thực sự quan trọng. Chúng có thể liên quan đến tiền bạc, trách nhiệm pháp lý, sự hiện diện trước công chúng, hoặc một quyết định kinh doanh lớn.

Trong những trường hợp đó, nên chậm lại và làm thật chính xác. Hãy rà soát yêu cầu cẩn thận, thu thập đúng thông tin và sử dụng các hệ thống, nguồn hỗ trợ đáng tin cậy khi cần. Cách làm đó giúp giảm sai sót và tạo cho bạn nền tảng vững hơn để tiếp tục tiến lên.

Đối với chủ doanh nghiệp, điều đó có thể đồng nghĩa với việc sử dụng các nguồn lực đáng tin cậy cho thành lập và tuân thủ để bạn không phải tiêu hao năng lượng vào các vấn đề hành chính có thể tránh được.

Lời kết

Tạo động lực cho bản thân khi làm các dự án khó không nằm ở việc ép mình phải hào hứng, mà nằm ở việc tạo ra chuyển động. Mục đích, sự rõ ràng, các bước nhỏ và một thói quen đơn giản có thể đưa bạn đi xa hơn rất nhiều so với việc chờ đợi tâm trạng hoàn hảo.

Hãy bắt đầu bằng một hành động hữu ích. Làm cho quy trình dễ hơn. Dự đoán trước sự kháng cự. Tiếp tục xuất hiện và làm việc.

Đó là cách những dự án khó trở thành những dự án hoàn thành.