Кіші бизнес иелері үшін өнімділікті арттырудың 10 стратегиясы

Кіші бизнес иелері көп рөл атқарады. Кез келген күні сіз сату, клиенттерге қолдау көрсету, операциялар, бухгалтерия, маркетинг және ұзақ мерзімді жоспарлау жұмыстарын қатар жүргізіп жүруіңіз мүмкін. Мұндай әртүрлілік жігерлендіруі мүмкін, бірақ сонымен бірге өнімділікті сақтауды қиындатады.

Мақсат көбірек сағат жұмыс істеу емес. Мақсат - уақытты саналы түрде пайдалану, сонда маңызды жұмыс тұрақты орындалып отырады. Өнімділік қысымнан емес, құрылымнан пайда болады. Ол нақты басымдықтардан, шынайы жоспарлаудан және кедергіні азайтатын жүйелерден қалыптасады.

Төменде кіші бизнес иелеріне күйіп кетпей, көбірек іс тындыруға көмектесетін 10 практикалық стратегия берілген.

1. Шынайы мақсаттар қойыңыз

Өнімділік шындыққа сай келетін күтуден басталады. Егер күнделікті тізіміңіз басынан бастап тым көп болса, бәрі шұғыл әрі бітпегендей көрініп, ілгерілеу қиын болады.

Бұлыңғыр немесе шамадан тыс амбициялы мақсаттардың орнына, күн, апта және ай соңында табыс қалай көрінетінін нақтылаңыз. Шынайы мақсатқа бір клиенттік ұсынысты аяқтау, басым электрондық хаттардың бәріне жауап беру немесе тым ұзақ созылып жатқан бір әкімшілік тапсырманы бітіру кіруі мүмкін.

Мақсаттар орындалатын болса, серпін қалыптасады. Бұл маңызды, өйткені ол көзге көрінетін ілгерілеу сезімін тудырады және жұмысты жалғастыруды жеңілдетеді.

2. Шоғырлануыңыз ең жоғары болатын сағаттарды анықтаңыз

Әр адам бір уақытта бірдей жақсы жұмыс істемейді. Кейбір адамдар ең анық ойды таңертең қалыптастырады, ал басқалары түстен кейін немесе кешке өнімдірек болады.

Энергияңыз бен назарыңыз қай уақытта күштірек болатынын бақылаңыз. Сол уақыттарды стратегия, жазу, бюджеттеу немесе маңызды клиенттік шешімдер сияқты күрделі жұмыстарға пайдаланыңыз. Күннің қуаты төмен кезеңдеріне күнделікті істерді қалдырыңыз.

Дұрыс тапсырманы дұрыс уақытпен сәйкестендіру жұмыс істейтін сағат саны өзгермесе де, кестеңізді әлдеқайда жеңіл сезіндіре алады.

3. Алдымен ең кіші қадамнан бастаңыз

Ірі жобалар көбіне өзінен де қорқынышты болып көрінеді. Ең қиын бөлігі көбіне жұмыстың өзі емес, бастау.

Бұл кедергіні еңсеру үшін үлкен жобаларды ұсақ қадамдарға бөліңіз. Мысалы, тапсырмалар тізіміне жай ғана "жаңа қызметті іске қосу" деп жазудың орнына, оны мынадай нақты әрекеттерге бөліңіз:

• Қызметтің негізгі мәліметтерін жоспарлау
• Ұсыныс бетін дайындау
• Бағаны қарап шығу
• Хабарландыру хатты әзірлеу
• Іске қосу күнін белгілеу

Кіші қадамдар қарсылықты азайтады. Бір қадамды аяқтағаннан кейін келесісін бастау әлдеқайда оңай болады.

4. Ілгерілеуді кезеңдер арқылы бақылаңыз

Бақылау нүктелері жоқ жоба апталар немесе айлар бойы созылып кетуі мүмкін. Кезеңдер сіздің жұмысыңызға құрылым береді және кестеңіз әлі де орынды ма, соны тексеруге көмектеседі.

Ұзақ жобалар үшін жұмысты бастамас бұрын негізгі аралық кезеңдерді анықтаңыз. Бұл нобайдың аяқталу мерзімі, шолу күні, іске қосу күні немесе соңғы бекіту күні болуы мүмкін. Егер бір кезең кешіксе, мәселені соңынан емес, ертерек түзете аласыз.

Кезеңдер ілгерілеуді көзге көрінетін етеді. Бұрын орындалған жұмыстарды көру шағын күнделікті тапсырмаларды белгілеу сияқты ынталандыруы мүмкін.

5. Үзілістерге алдын ала дайындалыңыз

Күтпеген мәселелер бизнес иеленудің бір бөлігі. Клиент шұғыл көмек сұрауы мүмкін, жеткізуші кешігуі мүмкін, жөнелтілім келмей қалуы мүмкін немесе кенеттен басым жиналыс туындауы мүмкін.

Өнімді кестеде бұзылуға орын болуы керек. Бұл күн ішінде аздап уақыт буферін қалдыруды, шындыққа сай келмейтін бірінен кейін бірін тығыз жоспарламауды және әр тапсырма дәл күткендей уақытта орындала бермейтінін қабылдауды білдіреді.

Үзілістер болғанда, оны күннің бұзылғаны ретінде емес, процестің бір бөлігі ретінде қарастырыңыз. Икемділік - өнімділік дағдысы.

6. Процесті үнемі қарап шығыңыз

Егер бір нәрсе тым көп уақыт алса, бұл көбіне тек уақыт мәселесі емес, процесс мәселесі. Тұрақты шолу назарыңызды не ысырап ететінін анықтауға көмектеседі.

Өзіңізге мынадай қарапайым сұрақтар қойыңыз:

• Қай тапсырмалар мені қайта-қайта баяулатады?
• Нені автоматтандыруға немесе үлгіге айналдыруға болады?
• Қай шешімдер қайталанатын ойды талап етпеуі керек?
• Нені табыстауға немесе сырттан орындауға болады?

Кішігірім жақсартулар бір айдың ішінде елеулі уақыт үнемдеуге әкелуі мүмкін. Қайталанатын бір тапсырмадан 10 минут үнемдеу де тез жиналады.

7. Жұмыс барысына марапат қосыңыз

Кестеңізде оң күшейткіш болғанда өнімділікті сақтау оңайырақ. Әр марапат үлкен болуы міндетті емес. Керісінше, шағын марапаттар көбіне жақсырақ жұмыс істейді, өйткені олар бірден беріледі және қайталау оңай.

Сіз қиын тапсырманы аяқтағаннан кейін қысқа үзіліс жасай аласыз, құжаттарды бітірген соң кофе ішіп, не болмаса маңызды дедлайн орындалғанда өзіңізге ұнайтын нәрсеге уақыт бөле аласыз.

Марапаттар, әсіресе тапсырма бірсарынды немесе жалықтыратын болса, миыңызға қатысуды жалғастыруға себеп береді.

8. Бір сенімді тапсырмалар тізімін ұстаныңыз

Барлығын есте сақтауға тырысу - ойдың тез шаршауына апаратын ең жылдам жолдардың бірі. Орталықтандырылған тапсырмалар тізімі бұл қысымды азайтады.

Шын сенетін бір жүйені пайдаланыңыз: дәптер, цифрлық тапсырмалар менеджері немесе ортақ жоба тақтасы болсын. Жүйенің өзінен гөрі тұрақтылық маңызды.

Жақсы тізім үш сұраққа тез жауап беруге көмектесуі керек:

• Бүгін не істеу керек?
• Кімдiң кезегiн күтіп тұр?
• Кейінге не жоспарлау қажет?

Басымдықтарыңыз бір жерде тіркелсе, ойыңыз нақты жұмысқа жұмсалып, артық «ақыл-ой есеп-қисабынан» босайды.

9. Назарды қорғаңыз

Алаңдататын нәрсе өнімділікке салынатын салық сияқты. Хабарламалар, әлеуметтік желілер, электрондық хаттар және қажетсіз тапсырма ауыстырулар күніңіз бос өтпесе де, оны нәтижесіз етіп көрсетуі мүмкін.

Терең жұмысқа шекара қою арқылы назарыңызды қорғаңыз. Бұл хабарландыруларды өшіру, уақытты блоктармен бөлу, қажетсіз қойындыларды жабу немесе электрондық хат пен хабар алмасуға нақты уақыт терезелерін бөлу болуы мүмкін.

Сондай-ақ жұмысты бастамас бұрын "аяқталған" дегеннің нені білдіретінін анықтап алған пайдалы. Тапсырманың нақты аяқталу нүктесі болса, назарды ұстап тұру және оны ауытқымай бітіріп шығу жеңілдейді.

10. Үзілісті әдейі жасаңыз

Үзілістерді өткізіп жіберу сол сәтте тиімді көрінуі мүмкін, бірақ ми шамадан тыс жүктелгенде ұзақ шоғырлану әдетте төмендейді. Қысқа үзілістер назарды қайта баптап, шаршауды азайтады.

Жақсы үзіліс ұзақ болмауы да мүмкін. Экраннан алыстаңыз, созылыңыз, серуендеңіз, су ішіңіз немесе бірнеше минут таза ауада болыңыз. Мақсат - ой қажуы күйіп кетуге айналмай тұрып, оны үзу.

Жоспарланған үзілістер әсіресе қарбалас кезеңдерде маңызды. Олар сізге жақсырақ пайыммен және көбірек энергиямен оралуға көмектеседі.

Zenind жаңа бизнес иелеріне қалай тиімді болуға көмектеседі

Бизнес бастағанда өнімділік ерекше маңызды. Ерте кезеңдегі құрылтайшылар көбіне компанияның негізгі өзегін құрудың орнына әкімшілік жұмыстарға тым көп уақыт жұмсайды.

Жеңілдетілген компания құру қызметін пайдалану бұл жүктемені азайта алады. Zenind кәсіпкерлерге бизнесті тіркеу міндеттерін тиімді орындауға көмектеседі, сондықтан олар операцияларға, клиенттерді өсіруге және стратегиялық шешімдерге көбірек уақыт бөле алады.

Құрылтай және сәйкестікке қатысты күнделікті жұмыстар басынан-ақ жүйеленсе, кейін өнімді жұмыс ырғағын сақтау оңайырақ болады. Мұндай құрылым өсімге назар аударғысы келетін қарбалас құрылтайшылар үшін маңызды.

Өнімділікке практикалық көзқарас

Ең өнімді кіші бизнес иелері - бәрін бірден істеуге тырысатындар емес. Олар жүйе құрып, шынайы жоспар жасап, назарын қорғай білетіндер.

Өнімді күн әдетте басталып, аяқталмай қалған ондаған тапсырмадан гөрі, бірнеше істің сапалы орындалуынан тұрады. Егер сіз үнемі анық басымдықтарды таңдасаңыз, жұмысты басқарылатын қадамдарға бөлсеңіз және үзілістерге орын қалдырсаңыз, бизнесіңізді жүргізу жеңілдейді.

Өнімділік мінсіздік туралы емес. Ол бизнесіңізді алға жылжытатын бағыттарда тұрақты ілгерілеу туралы.

Қорытынды ойлар

Әрқашан істеу керек жұмыс уақыттан көп болады. Бұл қалыпты жағдай. Шешім тоқтаусыз қарбаластықты қуалау емес, маңызды нәрселерге назар аударуға көмектесетін жұмыс жүйесін құру.

Бір-екі өзгерістен бастаңыз. Жақсырақ мақсат қойыңыз. Назарыңызды қорғаңыз. Кедергіні азайтыңыз. Уақыт өте келе осы шағын жақсартулар жұмыс істеудің анағұрлым берік әрі ұзаққа жарайтын тәсілін қалыптастырады.

Кіші бизнес иелері үшін өнімділіктің шын мәні осы: маңызды жұмысты уақытты ысырап етпей, тұрақты түрде орындау.