10 mẹo quản lý thời gian thông minh cho chủ doanh nghiệp nhỏ

Thời gian là một trong những nguồn lực khó bảo vệ nhất đối với chủ doanh nghiệp nhỏ. Mỗi ngày đều có sự kết hợp giữa yêu cầu từ khách hàng, vận hành, tiếp thị, kế toán, lập kế hoạch và những vấn đề bất ngờ dường như chỉ xuất hiện khi bạn đã đang bị chậm tiến độ. Nếu không có hệ thống, công việc sẽ lấp đầy mọi phút trống.

Tin tốt là quản lý thời gian không phải là cố nhồi thêm nhiều giờ hơn vào một ngày. Đó là việc đưa ra quyết định tốt hơn về nơi bạn dành sự chú ý, giảm bớt những trở ngại có thể tránh được và xây dựng các thói quen lặp lại giúp doanh nghiệp tiến lên. Khi quản lý thời gian tốt, bạn sẽ có thêm không gian cho công việc tạo ra doanh thu, dịch vụ khách hàng tốt hơn và tăng trưởng bền vững hơn trong dài hạn.

Dưới đây là 10 mẹo quản lý thời gian thực tế dành cho chủ doanh nghiệp nhỏ, cùng một số chiến lược để giảm tải công việc hành chính ngay từ đầu.

1. Bắt đầu từ kết quả, không phải từ danh sách việc cần làm

Nhiều chủ doanh nghiệp bắt đầu tuần mới bằng một danh sách dài các việc cần làm. Cách làm đó có thể khiến bạn cảm thấy mình đang rất hiệu quả, nhưng thường lại che đi thực tế rằng không phải nhiệm vụ nào cũng quan trọng như nhau. Cách tốt hơn là xác định một vài kết quả thực sự thúc đẩy doanh nghiệp tiến lên.

Ví dụ, thay vì viết “làm marketing”, hãy đặt mục tiêu như “đăng hai bài blog hướng đến khách hàng”, “theo dõi 15 khách hàng tiềm năng” hoặc “hoàn thành rà soát tài chính hàng tháng”. Mục tiêu theo kết quả buộc bạn suy nghĩ về thành tựu, không chỉ là sự bận rộn.

Một thói quen lập kế hoạch hằng tuần đơn giản sẽ rất hữu ích:

• Chọn 3 đến 5 ưu tiên kinh doanh cho tuần đó.
• Chia mỗi ưu tiên thành hành động cụ thể tiếp theo.
• Lên lịch cho các hành động đó trước khi lấp đầy lịch bằng công việc thường nhật.
• Xem lại các ưu tiên vào mỗi thứ Sáu để tuần sau bắt đầu với sự rõ ràng.

Cách tiếp cận này giúp bạn dành nhiều thời gian hơn cho công việc tạo ra giá trị và ít thời gian hơn để phản ứng với những gì có vẻ khẩn cấp.

2. Chia lịch theo khung thời gian

Một lịch có nhiều khoảng trống thường là một lịch dễ bị gián đoạn chiếm mất. Chia lịch theo khung thời gian sẽ giải quyết vấn đề đó bằng cách dành các khoảng cụ thể cho từng loại công việc.

Bạn có thể phân bổ:

• Buổi sáng cho công việc tập trung sâu và lập kế hoạch chiến lược
• Giữa ngày cho các cuộc gọi khách hàng và cuộc họp
• Buổi chiều cho công việc hành chính và theo dõi
• Mỗi ngày một khung ngắn để xử lý email và tin nhắn

Mục tiêu không phải là làm lịch trình trở nên cứng nhắc. Mục tiêu là bảo vệ không gian cho những công việc quan trọng. Khi lịch phản ánh đúng ưu tiên của bạn, bạn sẽ ít có xu hướng dành cả ngày trong trạng thái phản ứng bị động.

Nếu bạn quản lý một đội nhóm, chia lịch theo khung thời gian cũng giúp việc ủy quyền dễ hơn. Mọi người có thể thấy khi nào bạn sẵn sàng hỗ trợ và khi nào không nên làm phiền.

3. Gom các việc tương tự lại với nhau

Mỗi lần bạn chuyển từ loại công việc này sang loại công việc khác, não bộ đều phải trả giá. Trả lời email, rồi đối soát hóa đơn, rồi chuyển sang mạng xã hội, rồi xử lý vấn đề với nhà cung cấp sẽ tạo ra ma sát tinh thần không cần thiết.

Làm theo lô giúp giảm chi phí đó.

Hãy thử gom công việc theo nhóm như:

• Email và tin nhắn khách hàng
• Theo dõi bán hàng
• Sản xuất nội dung
• Kế toán và thanh toán
• Hành chính nội bộ và tài liệu hóa

Khi gom việc lại, bạn có thể vào đúng trạng thái làm việc một lần và giữ trạng thái đó lâu hơn. Điều này thường giúp công việc chất lượng hơn trong ít thời gian hơn.

4. Tự động hóa công việc lặp lại

Nếu bạn làm cùng một việc hơn một lần mỗi tuần, hãy tự hỏi liệu việc đó có thể được tự động hóa hay không. Tự động hóa không thay thế phán đoán, nhưng có thể loại bỏ nhiều bước thủ công ít giá trị đang tiêu tốn thời gian của bạn.

Các cơ hội tự động hóa phổ biến bao gồm:

• Nhắc thanh toán và thông báo thanh toán hóa đơn
• Xác nhận và theo dõi lịch hẹn
• Trả lời email cho các câu hỏi thường gặp
• Lên lịch đăng bài mạng xã hội
• Chuỗi onboarding cho khách hàng
• Chuyển hướng tệp và tài liệu

Ngay cả những tự động hóa đơn giản cũng có thể tiết kiệm hàng giờ mỗi tháng. Quan trọng hơn, tự động hóa giúp giảm nguy cơ bỏ sót điều quan trọng khi bạn đang bận.

Đối với chủ doanh nghiệp nhỏ, các tác vụ hành chính thường là nơi đầu tiên nên tự động hóa vì chúng lặp lại và dễ dự đoán.

5. Ủy quyền trước khi bạn cảm thấy sẵn sàng

Nhiều nhà sáng lập chờ quá lâu mới ủy quyền vì họ nghĩ rằng tự làm sẽ nhanh hơn. Điều đó có thể đúng trong ngắn hạn, nhưng hiếm khi là quyết định tốt nhất cho doanh nghiệp.

Việc ủy quyền trở nên có giá trị khi một công việc:

• Lặp lại
• Tốn thời gian
• Không thuộc thế mạnh cốt lõi của bạn
• Dễ ghi chép hoặc chuẩn hóa
• Quan trọng nhưng không gắn riêng với vai trò của chủ doanh nghiệp

Một quy tắc hữu ích là tự hỏi: “Công việc này cần chính tôi ra quyết định, hay chỉ cần được hoàn thành?” Nếu chỉ cần được hoàn thành, rất có thể nó có thể ủy quyền.

Bạn không cần ủy quyền tất cả cùng một lúc. Hãy bắt đầu với một việc lặp lại, ghi lại quy trình và bàn giao có kiểm soát.

6. Bảo vệ sự tập trung khỏi gián đoạn

Chủ doanh nghiệp nhỏ thường luôn sẵn sàng cho mọi người mọi lúc. Mức độ sẵn sàng liên tục đó có thể khiến doanh nghiệp trông rất phản hồi nhanh, nhưng cũng phá hủy khả năng tập trung.

Để bảo vệ sự chú ý, hãy đặt ranh giới rõ ràng cho việc giao tiếp:

• Xác định khung giờ cụ thể cho cuộc gọi và cuộc họp
• Dùng tin nhắn tự động khi bạn không thể phản hồi
• Tắt các thông báo không cần thiết trong các khung làm việc tập trung
• Tạo các kênh riêng cho vấn đề khẩn cấp và không khẩn cấp
• Cho khách hàng và đội nhóm biết khi nào họ có thể mong đợi phản hồi

Ranh giới không phải là dấu hiệu của việc khó tiếp cận. Chúng là dấu hiệu của kỷ luật vận hành. Một doanh nghiệp tôn trọng sự tập trung thường tạo ra kết quả tốt hơn.

7. Xây dựng một nhịp vận hành đơn giản

Quản lý thời gian sẽ dễ hơn khi doanh nghiệp vận hành theo các nhịp lặp lại thay vì các quyết định ngẫu hứng.

Hãy cân nhắc một cấu trúc hằng tuần như sau:

• Thứ Hai: lập kế hoạch, rà soát pipeline và ưu tiên
• Thứ Ba và thứ Tư: thực thi các khối công việc cốt lõi
• Thứ Năm: theo dõi, bán hàng hoặc chăm sóc khách hàng
• Thứ Sáu: rà soát tài chính, dọn dẹp và lập kế hoạch cho tuần sau

Bạn cũng có thể tạo nhịp hằng tháng và hằng quý cho các việc như:

• Rà soát doanh thu và chi phí
• Cập nhật mục tiêu và KPI
• Kiểm tra các hạn chót tuân thủ
• Dọn dẹp hộp thư đến và hệ thống tệp
• Rà soát những gì có thể đơn giản hóa hoặc loại bỏ

Một nhịp vận hành ổn định giúp giảm mệt mỏi khi phải ra quyết định. Khi các loại công việc tương tự diễn ra vào thời điểm có thể đoán trước, bạn sẽ tốn ít năng lượng hơn để quyết định bước tiếp theo.

8. Giảm ma sát hành chính từ sớm

Một phần đáng ngạc nhiên của việc lãng phí thời gian đến từ công việc hành chính được tổ chức kém. Hồ sơ thiếu, quyền sở hữu không rõ ràng và quy trình không nhất quán tạo ra những chậm trễ nhỏ nhưng tích lũy rất nhanh.

Bạn có thể giảm ma sát đó bằng cách giữ vài nguyên tắc cơ bản:

• Dùng một hệ thống duy nhất để lưu trữ các tài liệu quan trọng
• Tách biệt tài chính doanh nghiệp và cá nhân
• Chuẩn hóa quy tắc đặt tên cho tệp và thư mục
• Theo dõi hạn chót trong một lịch hoặc hệ thống nhắc việc duy nhất
• Ghi lại các quy trình lặp lại dưới dạng danh sách kiểm tra

Điều này đặc biệt quan trọng ở giai đoạn đầu của một công ty, khi chủ doanh nghiệp thường phải cùng lúc xử lý thành lập, nộp hồ sơ, đăng ký và thiết lập vận hành.

Các dịch vụ giúp đơn giản hóa quá trình thành lập và quản trị doanh nghiệp liên tục có thể tiết kiệm rất nhiều giờ trong giai đoạn khởi động. Ví dụ, Zenind giúp doanh nhân tinh giản các nhiệm vụ liên quan đến thành lập công ty và tuân thủ để họ có thể dành nhiều thời gian hơn cho việc xây dựng doanh nghiệp thay vì xử lý giấy tờ.

9. Học cách nói không với công việc ít giá trị

Không phải mọi cơ hội đều xứng đáng với thời gian của bạn. Một số yêu cầu có vẻ hữu ích ở bề ngoài nhưng lại đóng góp rất ít cho mục tiêu của bạn.

Công việc ít giá trị thường có những đặc điểm sau:

• Khẩn cấp với người khác nhưng không quan trọng với doanh nghiệp của bạn
• Không hỗ trợ các ưu tiên hiện tại của bạn
• Tạo thêm việc mà không cải thiện doanh thu, khả năng giữ chân khách hàng hoặc hiệu quả
• Có thể được xử lý sau, ủy quyền hoặc loại bỏ hoàn toàn

Nói không không có nghĩa là từ chối tăng trưởng. Nó có nghĩa là bảo vệ thời gian của bạn cho những việc quan trọng nhất. Doanh nghiệp của bạn càng trưởng thành, bạn càng cần chọn lọc hơn.

Một câu hỏi hữu ích là: “Nếu tôi nói có với việc này, tôi đang nói không với điều gì?” Chỉ một câu hỏi đó thường đã đủ để làm rõ cái giá thật sự.

10. Xem lại cách bạn sử dụng thời gian thường xuyên

Quản lý thời gian nên được đo lường chứ không nên chỉ phỏng đoán. Nếu bạn không bao giờ xem lại thời gian của mình được dùng như thế nào, bạn sẽ rất dễ lặp lại cùng một sự kém hiệu quả.

Vào cuối mỗi tuần, hãy tự hỏi:

• Điều gì đã tạo ra giá trị lớn nhất?
• Điều gì tốn nhiều thời gian hơn dự kiến?
• Điều gì lẽ ra có thể được ủy quyền, tự động hóa hoặc bỏ qua?
• Gián đoạn đến từ đâu?
• Những công việc nào liên tục làm mất thời gian mà không cải thiện kết quả?

Bạn không cần một hệ thống phức tạp để học từ lịch làm việc của mình. Một buổi rà soát ngắn mỗi tuần thường đã đủ để nhận ra các mẫu lặp lại. Theo thời gian, những nhận thức nhỏ đó sẽ dẫn đến mức tăng năng suất rất lớn.

Những bẫy thời gian thường gặp với chủ doanh nghiệp nhỏ

Ngay cả những chủ doanh nghiệp có tổ chức cũng dễ rơi vào các bẫy quen thuộc. Hãy chú ý đến những điều sau:

• Bắt đầu ngày mới bằng email thay vì ưu tiên
• Dự họp mà không có mục đích rõ ràng
• Làm lại những việc lẽ ra chỉ cần tài liệu hóa một lần
• Chuyển qua lại giữa quá nhiều dự án cùng lúc
• Coi mọi yêu cầu đều khẩn cấp
• Không tách biệt chiến lược với vận hành

Hầu hết các bẫy thời gian không phải do lười biếng. Chúng xuất phát từ việc thiếu cấu trúc. Khi bạn nhận diện được mô hình đó, bạn có thể sửa nó bằng một quy trình tốt hơn.

Quản lý thời gian hỗ trợ tăng trưởng như thế nào

Quản lý thời gian tốt không chỉ là để hoàn thành một ngày làm việc. Nó tác động trực tiếp đến hiệu quả kinh doanh.

Khi chủ doanh nghiệp quản lý thời gian tốt, họ có nhiều khả năng hơn để:

• Phản hồi khách hàng nhanh hơn
• Ra quyết định rõ ràng hơn
• Hoàn thành các nhiệm vụ tài chính và tuân thủ đúng hạn
• Dành nhiều năng lượng hơn cho bán hàng và chiến lược
• Giảm căng thẳng và kiệt sức
• Xây dựng một doanh nghiệp có thể tăng trưởng mà không phụ thuộc liên tục vào chủ sở hữu

Điểm cuối cùng đó rất quan trọng. Một doanh nghiệp phụ thuộc vào sự can thiệp không ngừng của chủ doanh nghiệp sẽ rất khó mở rộng. Một doanh nghiệp có hệ thống rõ ràng và thời gian được bảo vệ sẽ dễ phát triển hơn nhiều.

Kết luận

Chủ doanh nghiệp nhỏ không cần một hệ thống năng suất hoàn hảo. Họ cần một hệ thống thực tế. Hãy bắt đầu bằng kế hoạch hằng tuần, bảo vệ thời gian tập trung, gom các công việc tương tự lại, tự động hóa khi có thể và ủy quyền sớm hơn mức bạn cảm thấy thoải mái. Quan trọng không kém, hãy giảm ma sát hành chính để doanh nghiệp vận hành với ít công sức hơn.

Càng chủ động với thời gian, bạn càng tạo ra nhiều không gian cho những công việc thực sự thúc đẩy doanh nghiệp tiến lên.

Đối với các doanh nhân đang bắt đầu một công ty hoặc đang quản lý các trách nhiệm kinh doanh liên tục, Zenind có thể giúp đơn giản hóa các nhiệm vụ liên quan đến thành lập và tuân thủ để bạn có thể dành nhiều thời gian hơn cho việc xây dựng doanh nghiệp và ít thời gian hơn cho giấy tờ.