11 lời nói dối về quản lý thời gian khiến các nhà sáng lập lãng phí thời gian

Thời gian là một trong số ít nguồn lực mà một nhà sáng lập không thể tái cấp vốn. Tiền mặt có thể gọi vốn, nhân sự có thể tuyển dụng, và công cụ có thể mua sắm, nhưng những giờ đã lãng phí thì hiếm khi quay lại. Đó là lý do quản lý thời gian không chỉ là vấn đề năng suất. Đó còn là vấn đề sống còn của doanh nghiệp.

Vấn đề là nhiều nhà sáng lập đang mất thời gian mà không nhận ra. Những điểm rò rỉ lớn nhất thường được ngụy trang dưới dạng lời khuyên hữu ích, yêu cầu khẩn cấp, hoặc cách làm tắt vô hại. Chúng nghe có vẻ hợp lý trong lúc đó, nhưng lại tạo ra sự trì hoãn, nhầm lẫn, và những việc bận rộn vô ích làm chậm doanh nghiệp.

Dưới đây là 11 lời nói dối phổ biến về quản lý thời gian có thể âm thầm bào mòn một ngày làm việc của nhà sáng lập, cùng với cách suy nghĩ tốt hơn cho từng trường hợp.

1. "Việc này chỉ mất một phút"

Hầu như không có việc quan trọng nào chỉ mất một phút. Một câu hỏi nhanh có thể biến thành một lời giải thích dài. Một việc nhỏ nhờ vả có thể biến thành một nhiệm vụ bất ngờ. Một lần gián đoạn năm phút có thể làm mất khả năng tập trung của bạn trong nửa giờ tiếp theo.

Với nhà sáng lập, điều này đặc biệt tốn kém. Làm việc sâu vốn đã khó bảo vệ khi bạn đang xử lý giấy tờ thành lập, cuộc gọi khách hàng, vấn đề với nhà cung cấp, và các quyết định tăng trưởng. Nếu bạn chấp nhận mọi yêu cầu "nhanh" mà không đặt giới hạn, lịch làm việc của bạn sẽ trở nên phản ứng thay vì chiến lược.

Cách đáp lại tốt hơn là xác định chi phí thời gian thực trước khi đồng ý. Hãy hỏi cần gì, hạn chót là khi nào, và liệu việc đó có thể chờ được không. Nếu bạn biết nó sẽ mất 20 phút, hãy nói rõ như vậy. Nếu hiện tại bạn không thể dành thời gian, hãy lên lịch một cách chủ động.

2. "Tôi cần việc này càng sớm càng tốt"

"Càng sớm càng tốt" nghe có vẻ khẩn cấp, nhưng thường lại rất mơ hồ. Hạn chót mơ hồ tạo ra căng thẳng mà không cải thiện việc thực thi. Chúng cũng khiến việc ưu tiên những công việc thật sự quan trọng trở nên khó hơn.

Nhà sáng lập cần sự cụ thể. Nếu một việc thực sự khẩn cấp, nó nên có hạn chót rõ ràng và lý do cụ thể. Nếu không, đó chỉ là một sở thích được ngụy trang thành áp lực.

Hãy thay sự khẩn cấp mơ hồ bằng thời điểm chính xác:

• Hạn chót cụ thể là khi nào?
• Nếu giao muộn hơn thì chuyện gì xảy ra?
• Việc này có đang chặn một quyết định hoặc một lần ra mắt khác không?

Khi thời hạn cụ thể, bạn có thể đưa ra đánh đổi tốt hơn và tránh những cuộc chạy việc dập lửa không cần thiết.

3. "Tôi muốn việc này ngay bây giờ"

Những yêu cầu tức thì thường mang tính cảm xúc hơn là vận hành. Chúng có thể đến từ khách hàng, đối tác, hoặc thậm chí từ chính thói quen của bạn. Trong khoảnh khắc đó, phản hồi ngay lập tức có thể khiến bạn cảm thấy có trách nhiệm. Trên thực tế, nó thường chỉ đang thưởng cho sự thiếu kiên nhẫn và tạo ra một quy trình làm việc bị vỡ.

Nếu bạn xây doanh nghiệp xoay quanh việc phản hồi tức thì, bạn sẽ huấn luyện mọi người xung quanh mong đợi điều đó. Khi đó, việc bảo vệ thời gian cho những công việc giá trị cao như lập kế hoạch, tuyển dụng, tuân thủ, hoặc chiến lược sản phẩm sẽ khó hơn.

Cách tiếp cận lành mạnh hơn là đặt khung thời gian dịch vụ và kỳ vọng phản hồi. Nhà sáng lập không cần trả lời mọi tin nhắn ngay khi nó đến. Họ cần một hệ thống phân biệt giữa tình huống thực sự khẩn cấp và yêu cầu thông thường.

4. "Không phải chuyện tiền bạc"

Khi ai đó nói một quyết định không liên quan đến tiền, thường là nó có liên quan đến tiền, hoặc ít nhất là liên quan đến giá trị của thời gian. Một lựa chọn rẻ nhưng đòi hỏi theo dõi liên tục có thể tốn kém hơn nhiều so với một dịch vụ trả phí chỉ cần dùng là chạy.

Điều này đặc biệt quan trọng trong giai đoạn thành lập công ty và vận hành doanh nghiệp. Một nhà sáng lập cố tiết kiệm một khoản nhỏ bằng cách tự làm mọi thứ thủ công có thể phải bỏ ra rất nhiều giờ cho những việc lẽ ra đã có chuyên gia xử lý nhanh hơn.

Câu hỏi thực sự không chỉ là một thứ có giá bao nhiêu. Quan trọng hơn là tổng chi phí sau khi cộng thêm thời gian, sai sót, chậm trễ, và sự chú ý bị phân tán. Nhà sáng lập giỏi nghĩ theo lợi tức trên thời gian, không chỉ theo giá.

5. "Đây là lựa chọn tốt nhất bạn sẽ tìm thấy"

Hiếm khi có một giải pháp hoàn hảo mãi mãi. Công cụ thay đổi. Nhu cầu thay đổi. Lựa chọn tốt nhất cho một nhà sáng lập đơn lẻ thường không phải là lựa chọn tốt nhất cho một đội đang phát triển.

Lời nói dối này khiến người ta không xem xét lại những hệ thống đã không còn phù hợp. Một quy trình hiệu quả ở giai đoạn ý tưởng có thể trở thành nút thắt cổ chai khi khách hàng, hồ sơ, và thời hạn bắt đầu dồn lại.

Hãy đánh giá lại các quyết định quan trọng định kỳ:

• Quy trình này còn đang tiết kiệm thời gian không?
• Công cụ này còn đang giúp doanh nghiệp mở rộng không?
• Khối lượng công việc đã vượt quá thiết lập ban đầu chưa?

Mục tiêu không phải là bám lấy giải pháp đầu tiên đủ tốt. Mục tiêu là tiếp tục cải thiện hệ điều hành của doanh nghiệp.

6. "Tôi có thể làm xong việc này trong một giờ"

Hầu hết mọi người đều đánh giá thấp thời gian cho một nhiệm vụ. Họ quên các lần gián đoạn, sửa đổi, chuyển ngữ cảnh, và những bước phát sinh khi công việc đã bắt đầu.

Với nhà sáng lập, ước tính thời gian lạc quan là nguy hiểm vì nó tạo ra năng lực giả. Bạn nghĩ một việc chỉ mất một giờ, nên bạn lấp đầy phần còn lại của ngày bằng thêm công việc. Rồi nhiệm vụ đầu tiên kéo dài ba giờ và cả ngày còn lại sụp đổ.

Cách làm tốt hơn là ước tính thận trọng. Nếu một việc trông có vẻ mất một giờ, hãy lên kế hoạch cho 90 phút hoặc hai giờ. Hãy chừa thời gian đệm trong ngày. Đó không phải là kém hiệu quả. Đó là sự thực tế.

7. "Người đó lúc nào cũng trễ"

Con người thường dễ đoán hơn vẻ ngoài của họ. Nếu ai đó thường xuyên trễ, đó thường không phải ngẫu nhiên. Đó là một khuôn mẫu.

Nhà sáng lập lãng phí thời gian khi họ dựa vào hy vọng mù quáng về những hành vi thiếu nhất quán. Nếu một nhà cung cấp, cộng tác viên, hoặc thành viên nhóm thường xuyên trễ, đừng tiếp tục coi sự trễ đó là ngoại lệ. Hãy điều chỉnh lịch của bạn theo khuôn mẫu đó hoặc thay đổi thỏa thuận.

Điều này cũng áp dụng với chính thói quen của bạn. Nếu bạn biết buổi sáng mình làm chậm, đừng xếp công việc khó nhất vào thời điểm đó. Nếu các cuộc họp luôn kéo dài, hãy cố tình rút ngắn chúng.

Quản lý thời gian sẽ tốt hơn khi bạn ngừng tranh cãi với thực tế.

8. "Cái này miễn phí"

Không có gì thật sự miễn phí. Nếu bạn không trả bằng tiền, thì thường bạn đang trả bằng thời gian, sự chú ý, hoặc độ phức tạp vận hành.

Các công cụ miễn phí có thể hữu ích, nhưng chúng cũng có thể tạo ra chi phí ẩn:

• Công việc thủ công không bao giờ kết thúc
• Nhiều lần đăng nhập và các hệ thống rời rạc
• Hỗ trợ kém khi có vấn đề xảy ra
• Tốn thêm thời gian sửa những lỗi lẽ ra có thể tránh

Với nhà sáng lập, lựa chọn "miễn phí" đắt nhất là lựa chọn lấy mất sự tập trung khỏi tăng trưởng. Một khoản phí hàng tháng nhỏ có thể rẻ hơn nhiều giờ dọn dẹp thủ công.

9. "Tôi phải chứng minh mình đúng"

Nhu cầu thắng trong một cuộc tranh luận có thể tiêu tốn nhiều thời gian hơn giá trị của chính vấn đề. Nhà sáng lập rất dễ mắc kẹt trong việc cố bảo vệ mọi quyết định, đặc biệt là khi chịu áp lực.

Nhưng đúng không phải lúc nào cũng đồng nghĩa với hiệu quả. Trong nhiều trường hợp, mục tiêu tốt hơn là đạt được kết quả hữu ích một cách nhanh chóng.

Nếu một khách hàng, đối tác, hoặc thành viên nhóm đang phản đối, hãy hỏi kết quả nào là quan trọng nhất. Có thể vấn đề thực sự là sự rõ ràng, không phải chiến thắng. Có thể bất đồng nằm ở quy trình, không phải nguyên tắc. Con đường đi nhanh nhất thường là con đường giải quyết vấn đề mà không biến nó thành một cuộc tranh luận.

10. "Tự tôi làm thì nhanh hơn"

Điều này chỉ đúng một lần. Nếu một việc sẽ không bao giờ lặp lại, tự làm có thể là lựa chọn thông minh nhất. Nhưng nếu việc đó lặp lại, tự làm sẽ trở thành cái bẫy.

Nhà sáng lập rơi vào kiểu này liên tục. Họ trả lời câu hỏi khách hàng, viết lại tài liệu, đi đòi chữ ký, cập nhật hồ sơ, và quản lý các việc nộp đơn vì lúc đó có vẻ nhanh hơn. Nhưng công việc thủ công lặp đi lặp lại sẽ trở thành một khoản thuế đánh vào tăng trưởng.

Câu hỏi tốt hơn là nhiệm vụ đó nên được ghi chép, giao cho người khác, hay tự động hóa. Chỉ một khoản đầu tư thời gian nhỏ vào đào tạo hoặc thiết lập cũng có thể mang lại lợi ích trong nhiều tháng.

Doanh nghiệp tăng trưởng khi nhà sáng lập không còn là người duy nhất có thể giữ cho mọi thứ vận hành.

11. "Việc này sẽ rất khó"

Nỗi sợ khiến công việc trông lớn hơn thực tế. Một nhiệm vụ có vẻ đáng sợ vào thứ Hai thường trở nên dễ xử lý hơn khi bạn bắt tay vào làm.

Lời nói dối này rất phổ biến quanh việc thành lập doanh nghiệp và tuân thủ. Thành lập công ty, xử lý hồ sơ cấp bang, chọn đại lý đăng ký, hoặc theo kịp các yêu cầu thường niên đều có thể nghe quá sức khi bạn nhìn vào danh sách ban đầu. Trên thực tế, những việc này trở nên dễ hơn nhiều khi được chia nhỏ thành từng bước và xử lý bằng một hệ thống rõ ràng.

Giải pháp là giảm sự không chắc chắn:

• Chia công việc thành các hành động nhỏ
• Làm rõ thời hạn
• Loại bỏ những quyết định không cần thiết
• Sử dụng dịch vụ xử lý các phần lặp lại thay cho bạn

Khi quy trình trở nên hữu hình, nó thường ít khó hơn so với ấn tượng ban đầu.

Xây dựng một hệ thống bảo vệ thời gian

Tránh những lời nói dối này không có nghĩa là trở nên cứng nhắc. Đó là xây dựng một doanh nghiệp tôn trọng thời gian của nhà sáng lập.

Một hệ thống bảo vệ thời gian thực tế bao gồm:

1. Hạn chót rõ ràng thay vì sự khẩn cấp mơ hồ
2. Các khung giờ tập trung cho công việc sâu và lập kế hoạch
3. Mẫu phản hồi chuẩn cho các yêu cầu thường lệ
4. Giao lại các công việc hành chính lặp đi lặp lại
5. Công cụ và dịch vụ giúp giảm việc theo dõi thủ công
6. Rà soát định kỳ xem điều gì vẫn xứng đáng với sự chú ý của bạn

Với các công ty mới và đang tăng trưởng, điều này còn quan trọng hơn. Nhà sáng lập giai đoạn đầu thường dành quá nhiều thời gian cho giấy tờ, tuân thủ, và điều phối vì họ cố tự làm mọi thứ thủ công. Cách tốt hơn là tạo một nền tảng vận hành gọn nhẹ ngay từ đầu.

Điều đó có thể có nghĩa là sử dụng một dịch vụ thành lập uy tín để tinh giản việc thiết lập, giữ cho các yêu cầu nộp hồ sơ được tổ chức, và giảm gánh nặng hành chính đi kèm với việc khởi sự doanh nghiệp. Khi nền tảng được xử lý tốt, nhà sáng lập có thể dành nhiều thời gian hơn cho khách hàng, doanh thu, và chiến lược.

Suy nghĩ cuối cùng

Quản lý thời gian không phải là nhồi thêm nhiều việc hơn vào một ngày. Nó là bảo vệ sự chú ý cho những công việc thực sự đưa doanh nghiệp tiến lên.

Nếu bạn có thể nhận ra những lời nói dối tạo ra cảm giác khẩn cấp giả, chi phí ẩn, và sự phức tạp có thể tránh được, bạn có thể lấy lại một lượng thời gian đáng kể. Và với nhà sáng lập, thời gian đó không phải là thứ xa xỉ. Nó là một lợi thế cạnh tranh.