10 cách để chủ doanh nghiệp mới ghi nhớ các nhiệm vụ quan trọng về thành lập và tuân thủ

Bắt đầu kinh doanh đi kèm với một danh sách dài các trách nhiệm quan trọng. Từ việc thành lập LLC hoặc công ty cổ phần đến theo dõi báo cáo thường niên, thông báo của đại lý đăng ký, hạn nộp thuế và các hồ sơ nộp cho tiểu bang, thật dễ để những việc quan trọng bị bỏ sót. Việc trễ hạn có thể dẫn đến phí phạt, rắc rối hành chính, hoặc thậm chí làm mất tình trạng tốt.

Tin tốt là trí nhớ không nhất thiết phải phụ thuộc vào ý chí cá nhân. Với hệ thống phù hợp, chủ doanh nghiệp mới có thể duy trì tổ chức, giảm căng thẳng và giữ cho công ty đi đúng hướng. Dù bạn đang khởi nghiệp lần đầu hay đang quản lý một doanh nghiệp nhỏ đang phát triển, 10 chiến lược sau có thể giúp bạn ghi nhớ những nhiệm vụ quan trọng nhất.

Vì sao hệ thống ghi nhớ lại quan trọng với chủ doanh nghiệp

Khi bạn đang xây dựng một công ty, các chi tiết quan trọng thường nằm rải rác trong email, cổng thông tin của tiểu bang, thông báo của cơ quan nhà nước, tài khoản ngân hàng và ghi chú nội bộ. Bạn có thể cần nhớ khi nào hồ sơ thành lập đã được nộp, khi nào báo cáo thường niên đến hạn, khi nào cần gia hạn giấy phép, hoặc khi nào nên cập nhật địa chỉ doanh nghiệp.

Một hệ thống đáng tin cậy sẽ biến những trách nhiệm rời rạc đó thành một quy trình có thể quản lý. Thay vì chỉ dựa vào trí nhớ, bạn tạo ra những thói quen và lời nhắc lặp lại để bảo vệ doanh nghiệp khỏi các sai sót có thể tránh được.

1. Ghi lại ngay mọi nhiệm vụ quan trọng

Nếu một hạn chót, một hồ sơ cần nộp, hoặc một việc theo dõi tiếp theo là quan trọng, hãy ghi lại ngay khi bạn biết đến nó. Đừng trông chờ trí nhớ sẽ giữ thông tin đó cho đến sau này.

Hãy dùng sổ tay, công cụ quản lý công việc số, bảng tính hoặc lịch tuân thủ. Định dạng không quan trọng bằng thói quen. Ngay khi bạn nhận được thông báo nộp hồ sơ hoặc nhận ra cần cập nhật hồ sơ, hãy ghi lại ngay.

Với chủ doanh nghiệp, điều này đặc biệt quan trọng đối với:

• Hạn nộp báo cáo thường niên của tiểu bang
• Thay đổi đại lý đăng ký
• Các việc theo dõi liên quan đến số định danh nhà tuyển dụng
• Gia hạn giấy phép
• Lời nhắc nộp thuế

Bạn ghi chép càng sớm, khả năng quên càng thấp.

2. Giữ tất cả các mốc tuân thủ ở một nơi

Một hệ thống rời rạc là một hệ thống yếu. Nếu lời nhắc nằm trong nhiều ứng dụng, sổ tay, hộp thư và tin nhắn khác nhau, bạn sẽ dễ bỏ lỡ điều gì đó hơn.

Hãy tạo một nguồn thông tin duy nhất cho các nghĩa vụ của doanh nghiệp. Đó có thể là một lịch dùng chung, một công cụ quản lý dự án, hoặc một bảng theo dõi tuân thủ chuyên dụng. Mục tiêu rất đơn giản: một nơi duy nhất để xem việc gì đến hạn và khi nào.

Khi tất cả thời hạn nằm ở một chỗ, bạn sẽ dễ nhận ra xung đột, lập kế hoạch trước và tránh hoảng loạn vào phút cuối.

3. Xây dựng thói quen lành mạnh để hỗ trợ sự tập trung

Trí nhớ tốt gắn liền với thói quen tốt. Giấc ngủ, dinh dưỡng, nước uống và vận động đều ảnh hưởng đến khả năng tập trung và hoàn thành công việc. Chủ doanh nghiệp thường làm việc nhiều giờ, nhưng tình trạng mệt mỏi kéo dài sẽ khiến bạn dễ bỏ sót những nhiệm vụ quan trọng hơn.

Bạn không cần một chế độ sinh hoạt hoàn hảo để giữ mọi thứ ngăn nắp. Những cải thiện nhỏ cũng có thể giúp ích:

• Duy trì lịch ngủ đều đặn
• Nghỉ ngắn trong ngày
• Tránh làm việc khi kiệt sức
• Dành các khung giờ tập trung cho công việc hành chính

Khi đầu óc minh mẫn hơn, bạn sẽ dễ nhớ việc cần làm tiếp theo hơn.

4. Ghi lại ý tưởng và lời nhắc ngay khi chúng xuất hiện

Một số lời nhắc kinh doanh quan trọng nhất lại xuất hiện vào lúc bất tiện. Bạn có thể đang lái xe, đang bước vào một cuộc họp, hoặc đang xử lý dịch vụ khách hàng thì đột nhiên nhớ ra rằng mình cần nộp một biểu mẫu hoặc cập nhật địa chỉ doanh nghiệp.

Nếu bạn không thể ghi ngay, hãy lưu lại theo cách khác. Dùng ứng dụng ghi âm giọng nói, gửi email cho chính mình, hoặc nhập ghi chú vào hệ thống quản lý công việc.

Cách này rất hữu ích cho:

• Ý tưởng nộp hồ sơ
• Việc theo dõi khách hàng
• Câu hỏi cho nhà cung cấp
• Cập nhật website
• Lời nhắc hành chính không thể trì hoãn

Mục tiêu là giữ lại ý nghĩ đó trước khi nó biến mất.

5. Tự đặt lời nhắc trước hạn chót

Một hạn chót chỉ xuất hiện đúng ngày đến hạn thì đã quá muộn. Hãy xây dựng các lời nhắc đến sớm đủ để bạn có thời gian hành động.

Thiết lập cảnh báo cho:

• Trước ngày nộp 30 ngày
• Trước hạn thanh toán hoặc báo cáo 7 ngày
• Trước lịch hẹn hoặc gia hạn 1 ngày

Bạn có thể dùng cảnh báo lịch, lời nhắc email hoặc ứng dụng quản lý công việc. Với các mục có mức độ quan trọng cao hơn như hồ sơ nộp cho tiểu bang hoặc hạn thuế, hãy cân nhắc đặt nhiều lời nhắc. Một hệ thống nhắc việc tốt sẽ tạo đủ thời gian để chuẩn bị tài liệu và xử lý vấn đề.

6. Dùng kỳ vọng tích cực, không dùng sự tự nghi ngờ

Nhiều chủ doanh nghiệp tự nói rằng họ “không giỏi nhớ việc.” Tư duy đó có thể trở thành một vấn đề tự củng cố. Nếu bạn kỳ vọng mình sẽ quên những việc quan trọng, bạn sẽ ít có khả năng xây dựng một hệ thống bảo vệ mình.

Hãy thay niềm tin đó bằng tư duy dựa trên quy trình. Mục tiêu không phải là có trí nhớ hoàn hảo. Mục tiêu là xây dựng một hệ thống kinh doanh đáng tin cậy.

Hãy thử nghĩ theo hướng:

• “Làm sao tôi ghi nhận nhiệm vụ này?”
• “Lời nhắc sẽ nằm ở đâu?”
• “Tôi cần một cảnh báo dự phòng nào?”

Sự thay đổi đó giúp bạn tập trung vào hệ thống, không phải tính cách.

7. Tự động hóa những gì có thể

Theo dõi thủ công chỉ hiệu quả đến một mức nào đó. Sau đó, tự động hóa trở nên thiết yếu.

Hãy dùng các sự kiện lịch lặp lại, nhắc thanh toán, phần mềm quy trình làm việc và các dịch vụ kinh doanh giúp bạn theo dõi những mốc quan trọng. Tự động hóa đặc biệt hữu ích cho các nghĩa vụ lặp lại như báo cáo thường niên, gia hạn và các kiểm tra hành chính định kỳ.

Nếu bạn đang thành lập công ty hoặc duy trì một công ty hiện có, tự động hóa có thể giảm rủi ro bỏ lỡ các hạn tuân thủ và giải phóng thời gian để phát triển.

8. Đặt các tín hiệu trực quan ở nơi bạn thực sự nhìn thấy

Lời nhắc trực quan hiệu quả vì chúng làm gián đoạn thói quen theo cách phù hợp. Một ghi chú trên bàn làm việc, một lịch treo tường, hoặc một tiện ích bảng điều khiển trên máy tính có thể giữ các mục kinh doanh quan trọng luôn trong tầm mắt.

Hãy dùng tín hiệu trực quan cho các ưu tiên mà bạn không thể để quên:

• Danh sách kiểm tra các bước thành lập
• Bảng theo dõi hạn tuân thủ
• Ghi chú cho công việc kế toán hàng tháng
• Lộ trình in sẵn cho các mốc ra mắt

Tín hiệu nên đủ dễ thấy để thúc đẩy hành động, nhưng không quá lộn xộn đến mức bạn bỏ qua nó.

9. Thiết lập lời nhắc riêng cho từng nhóm công việc

Không phải lời nhắc nào cũng giống nhau. Hạn thuế, việc ngân hàng và việc theo dõi khách hàng không nên có cùng một cách hiển thị.

Hãy tạo các danh mục khác nhau với màu sắc, nhãn hoặc thư mục khác nhau. Ví dụ:

• Nhiệm vụ thành lập
• Nhiệm vụ tuân thủ
• Nhiệm vụ tài chính
• Nhiệm vụ vận hành
• Nhiệm vụ tiếp thị

Cách này giúp bạn quét nhanh các trách nhiệm và nhận ra ngay việc nào cần chú ý. Nó cũng giảm tải tinh thần vì bộ não của bạn không phải phân loại từng việc từ đầu.

10. Xem lại các nghĩa vụ kinh doanh theo lịch cố định

Ngay cả hệ thống nhắc việc tốt nhất cũng cần một quy trình rà soát. Hãy dành thời gian mỗi tuần hoặc mỗi tháng để kiểm tra các hạn sắp tới và những việc còn dang dở.

Một quy trình rà soát đơn giản có thể gồm:

• Xem các ngày nộp hồ sơ của tiểu bang sắp tới
• Kiểm tra thư và email để tìm các thông báo chính thức
• Rà soát các khoản thanh toán hoặc gia hạn đang chờ xử lý
• Xác nhận hồ sơ và tài liệu sở hữu còn cập nhật
• Kiểm tra xem mọi thay đổi về đại lý đăng ký hoặc địa chỉ đã được cập nhật chưa

Việc rà soát định kỳ biến trí nhớ thành một quy trình có kỷ luật. Nó cũng giúp bạn phát hiện vấn đề trước khi chúng trở thành rắc rối về tuân thủ.

Một hệ thống thực tế để luôn ngăn nắp

Nếu bạn muốn biến những ý tưởng này thành hiệu quả trong thực tế, hãy kết hợp chúng thành một quy trình đơn giản:

1. Ghi nhận nhiệm vụ ngay lập tức.
2. Đưa nó vào một hệ thống trung tâm.
3. Đặt ít nhất một lời nhắc sớm.
4. Thêm tín hiệu trực quan nếu nhiệm vụ có mức ưu tiên cao.
5. Rà soát lịch trình của bạn theo nhịp cố định.

Khung này khá đơn giản nhưng rất hiệu quả. Nó giúp chủ doanh nghiệp mới kiểm soát các bước thành lập, nghĩa vụ tuân thủ và trách nhiệm hằng ngày mà không phải phụ thuộc vào trí nhớ.

Zenind hỗ trợ các nhà sáng lập có tổ chức như thế nào

Chủ doanh nghiệp không cần thêm tiếng ồn. Họ cần sự rõ ràng, thông tin đáng tin cậy và các công cụ giúp họ duy trì tuân thủ. Zenind hỗ trợ doanh nhân bằng cách đơn giản hóa quy trình thành lập công ty và giúp họ quản lý các nghĩa vụ kinh doanh liên tục với sự tự tin cao hơn.

Khi bạn đang khởi động hoặc duy trì một doanh nghiệp, việc có một quy trình rõ ràng là rất quan trọng. Sự hỗ trợ phù hợp có thể giúp bạn dễ dàng theo dõi các bước quan trọng, duy trì tình trạng tốt và tập trung vào việc phát triển công ty.

Lời kết

Trí nhớ là hữu ích, nhưng hệ thống còn tốt hơn. Nếu bạn đang bắt đầu hoặc đang vận hành một doanh nghiệp, cách an toàn nhất để nhớ các nhiệm vụ quan trọng là tạo ra một cấu trúc làm thay bạn.

Hãy ghi nhanh mọi thứ, giữ tất cả ở một nơi, tự động hóa lời nhắc, rà soát nghĩa vụ thường xuyên và sử dụng các công cụ hỗ trợ doanh nghiệp khi công ty phát triển. Với những thói quen phù hợp, bạn có thể duy trì tổ chức và bảo vệ công ty khỏi những sai sót có thể phòng tránh được.