Bạn có thể khai thuế cá nhân và thuế doanh nghiệp cùng nhau không? Hướng dẫn cho chủ doanh nghiệp nhỏ

Nhiều chủ doanh nghiệp nhỏ thường muốn có một câu trả lời đơn giản cho mùa thuế: bạn có thể khai thuế cá nhân và thuế doanh nghiệp cùng nhau không? Câu trả lời ngắn gọn là còn tùy vào cấu trúc doanh nghiệp của bạn và cách IRS phân loại công ty của bạn. Một số chủ sở hữu khai báo thu nhập doanh nghiệp trên tờ khai cá nhân. Những người khác phải nộp tờ khai doanh nghiệp riêng trước, rồi mới báo cáo thu nhập, tiền lương, cổ tức hoặc phân phối trên tờ khai cá nhân.

Việc hiểu rõ sự khác biệt này rất quan trọng, vì cách khai sai có thể dẫn đến bỏ sót khoản khấu trừ, nộp muộn và căng thẳng không cần thiết. Điều đó cũng có thể ảnh hưởng đến số tiền bạn nợ và mức độ lưu trữ hồ sơ bạn cần duy trì trong suốt năm.

Nếu bạn đang bắt đầu kinh doanh, việc chọn đúng loại hình và giữ sổ sách ngăn nắp ngay từ đầu có thể giúp mùa thuế dễ dàng hơn nhiều. Zenind hỗ trợ người sáng lập thành lập và duy trì doanh nghiệp với dịch vụ tập trung vào tuân thủ, giúp bạn dễ dàng giữ cho tài chính doanh nghiệp và cá nhân tách bạch.

Thuế cá nhân so với thuế doanh nghiệp

Thuế cá nhân bao gồm thu nhập mà một cá nhân kiếm được, như tiền lương, lãi suất, thu nhập đầu tư hoặc thu nhập từ tự doanh. Thuế doanh nghiệp áp dụng cho thu nhập do một thực thể kinh doanh tạo ra và các nghĩa vụ báo cáo liên quan đến thực thể đó.

Việc các loại thuế này được khai trên một tờ khai hay nhiều tờ khai phụ thuộc vào việc doanh nghiệp được xem là:

• Doanh nghiệp tư nhân
• Công ty hợp danh
• Công ty trách nhiệm hữu hạn được đánh thuế như một thực thể bị bỏ qua, công ty hợp danh, S corporation hoặc C corporation
• S corporation
• C corporation

Một số thực thể được xem là người nộp thuế độc lập. Những thực thể khác chuyển thu nhập trực tiếp cho chủ sở hữu, và chủ sở hữu báo cáo khoản đó trên tờ khai của mình.

Quy tắc cơ bản

Thông thường, bạn không thể gộp mọi loại hình doanh nghiệp với tờ khai thuế cá nhân theo cùng một cách. IRS xử lý các thực thể kinh doanh khác nhau:

• Thực thể chuyển tiếp thuế thường chuyển thu nhập, lỗ, khoản khấu trừ và tín dụng cho chủ sở hữu.
• Thực thể thuế riêng biệt nộp tờ khai riêng và nộp thuế ở cấp doanh nghiệp trước khi chủ sở hữu báo cáo thêm thu nhập trên tờ khai cá nhân.

Vì vậy, câu hỏi thực sự không phải là bạn có thể đưa mọi thứ lên cùng một biểu mẫu hay không. Câu hỏi thực sự là doanh nghiệp của bạn được đánh thuế như thế nào.

Loại hình doanh nghiệp nào khai chung và loại nào không?

Dưới đây là phân tích thực tế.

Doanh nghiệp tư nhân

Doanh nghiệp tư nhân là cấu trúc đơn giản nhất về mặt thuế. Doanh nghiệp không được xem là tách biệt với chủ sở hữu cho mục đích thuế thu nhập, vì vậy doanh thu và chi phí kinh doanh thường được báo cáo trên tờ khai cá nhân của chủ sở hữu.

Điều đó thường có nghĩa là:

• Doanh thu và chi phí được báo cáo trên Schedule C
• Có thể áp dụng thuế tự doanh
• Lỗ kinh doanh có thể bù trừ với các khoản thu nhập khác, tùy theo quy định của IRS

Cấu trúc này phổ biến với freelancer, nhà thầu độc lập và nhiều người sáng lập đơn lẻ chưa chọn phân loại thuế khác.

Vì sao cảm giác như bạn đang khai chung

Với doanh nghiệp tư nhân, bạn thực chất đang báo cáo hoạt động kinh doanh như một phần của tờ khai cá nhân. Điều đó có thể tạo cảm giác như khai thuế cá nhân và thuế doanh nghiệp cùng nhau, vì thu nhập doanh nghiệp đi thẳng vào hồ sơ khai thuế cá nhân của bạn.

Công ty trách nhiệm hữu hạn

LLC là một cấu trúc pháp lý doanh nghiệp, nhưng tự thân nó không phải là phân loại thuế. IRS đánh thuế LLC dựa trên cách nó được phân loại.

LLC một thành viên

LLC một thành viên thường mặc định bị đánh thuế như một thực thể bị bỏ qua. Trong trường hợp đó, chủ sở hữu thường báo cáo thu nhập và chi phí kinh doanh trên tờ khai cá nhân theo cách tương tự như doanh nghiệp tư nhân.

LLC nhiều thành viên

LLC nhiều thành viên thường được đánh thuế như công ty hợp danh, trừ khi nó chọn cách xử lý khác. Điều đó có nghĩa là LLC thường nộp tờ khai thông tin, và mỗi thành viên báo cáo phần kết quả của công ty trên tờ khai cá nhân của mình.

Các lựa chọn phân loại thuế của LLC

LLC đôi khi có thể chọn cách bị đánh thuế như:

• Công ty hợp danh
• S corporation
• C corporation

Khi đã thực hiện lựa chọn, việc khai thuế sẽ theo quy tắc của phân loại đã chọn thay vì cách xử lý mặc định của LLC.

Công ty hợp danh

Công ty hợp danh là thực thể chuyển tiếp thuế. Bản thân công ty hợp danh thường nộp tờ khai thông tin, nhưng thường không nộp thuế thu nhập liên bang ở cấp thực thể.

Thay vào đó, mỗi đối tác nhận một bản kê khai cho thấy phần thu nhập, khoản khấu trừ, tín dụng và các mục thuế khác của mình. Sau đó, đối tác sẽ báo cáo thông tin đó trên tờ khai cá nhân của mình.

Điều này có nghĩa là doanh nghiệp không được khai trên cùng một tờ khai với tiền lương cá nhân và các khoản thu nhập cá nhân khác của chủ sở hữu, nhưng thu nhập doanh nghiệp vẫn đi qua tờ khai thuế của chủ sở hữu.

Quy trình báo cáo phổ biến cho công ty hợp danh

• Công ty hợp danh nộp tờ khai bắt buộc của mình
• Mỗi đối tác nhận một lịch biểu thể hiện phần của mình
• Đối tác báo cáo phần đó trên tờ khai cá nhân

S corporation

S corporation cũng là một cấu trúc chuyển tiếp thuế, nhưng có những quy tắc đặc biệt.

Doanh nghiệp thường nộp tờ khai riêng. Sau đó, cổ đông báo cáo phần thu nhập, khoản khấu trừ và tín dụng của mình trên tờ khai cá nhân. Nếu một cổ đông làm việc trong doanh nghiệp, họ cũng có thể nhận tiền lương như một nhân viên.

Điều này tạo ra một cấu trúc mà một cổ đông có thể có:

• Tiền lương W-2
• Thu nhập chuyển tiếp
• Phân phối tiềm năng

Vì vậy, S corporation thường đòi hỏi quy trình tiền lương và ghi sổ cẩn thận.

C corporation

C corporation là thực thể thuế riêng biệt. Chúng nộp và trả thuế ở cấp công ty, và cổ đông thường không báo cáo thu nhập kinh doanh thông thường của công ty trên tờ khai cá nhân.

Thay vào đó, cổ đông có thể báo cáo:

• Tiền lương nếu họ làm việc cho công ty
• Cổ tức nếu công ty phân phối lợi nhuận

Điều này khác với các thực thể chuyển tiếp thuế và là ví dụ rõ ràng nhất cho việc vì sao thuế doanh nghiệp và thuế cá nhân thường được khai riêng.

Khi nào bạn có thể khai thu nhập doanh nghiệp trên tờ khai cá nhân?

Bạn thường có thể báo cáo thu nhập doanh nghiệp trên tờ khai cá nhân khi doanh nghiệp của bạn được xem là thực thể chuyển tiếp hoặc thực thể bị bỏ qua.

Điều đó thường bao gồm:

• Doanh nghiệp tư nhân
• LLC một thành viên được đánh thuế như thực thể bị bỏ qua
• Công ty hợp danh, thông qua báo cáo chuyển tiếp
• S corporation, thông qua báo cáo của cổ đông

Trong các trường hợp này, doanh nghiệp vẫn có thể nộp tờ khai thông tin riêng, nhưng thu nhập cuối cùng vẫn đi vào tờ khai cá nhân của bạn.

Khi nào bạn phải khai riêng?

Bạn thường phải khai riêng khi doanh nghiệp được xem là một người nộp thuế độc lập cho mục đích thuế thu nhập, đặc biệt là với C corporation.

Bạn cũng nên chuẩn bị cho việc nộp riêng khi:

• Thực thể của bạn phải nộp tờ khai thông tin trước khi chủ sở hữu báo cáo
• Bạn đã chọn cách đánh thuế doanh nghiệp cho LLC
• Cấu trúc doanh nghiệp của bạn có yêu cầu báo cáo tiền lương, cổ đông hoặc đối tác

Nếu bạn không chắc công ty của mình được IRS phân loại như thế nào, hãy xem lại hồ sơ thành lập và tình trạng lựa chọn thuế trước khi mùa thuế bắt đầu.

Ưu điểm của việc khai qua tờ khai cá nhân

Khai thu nhập doanh nghiệp thông qua tờ khai cá nhân có thể giúp đơn giản hóa toàn bộ quy trình.

Một số lợi ích có thể gồm:

• Ít tờ khai riêng phải quản lý hơn
• Báo cáo đơn giản hơn cho các doanh nghiệp rất nhỏ
• Giảm gánh nặng hành chính
• Trong một số trường hợp, việc ghi chép ở giai đoạn khởi nghiệp dễ hơn

Điều này đặc biệt hữu ích cho freelancer và người sáng lập đơn lẻ mới bắt đầu.

Nhược điểm của việc khai qua tờ khai cá nhân

Tuy nhiên, cũng có những đánh đổi.

Một số hạn chế tiềm ẩn gồm:

• Có thể phát sinh thuế tự doanh ở một số cấu trúc
• Tăng mức độ gắn kết giữa kết quả kinh doanh và tài chính cá nhân
• Ít tách biệt giữa tài chính doanh nghiệp và hộ gia đình
• Báo cáo có thể phức tạp nếu doanh nghiệp tăng trưởng nhanh

Khi công ty của bạn phát triển hơn, một cấu trúc chính thức hơn có thể hữu ích cho hoạch định thuế, bảo vệ trách nhiệm pháp lý và sự rõ ràng trong vận hành.

Ưu điểm của việc khai riêng

Việc nộp riêng có thể tạo ranh giới rõ ràng hơn giữa doanh nghiệp và chủ sở hữu.

Một số lợi ích tiềm năng gồm:

• Tách bạch hồ sơ doanh nghiệp và cá nhân tốt hơn
• Xử lý kế toán và thuế mang tính chính thức hơn
• Có thể mang lại lợi thế lập kế hoạch thuế tùy cấu trúc
• Tài liệu rõ ràng hơn cho nhà đầu tư, bên cho vay và nhu cầu tuân thủ trong tương lai

Đối với một công ty đang phát triển, những lợi ích này có thể lớn hơn phần công việc khai bổ sung.

Nhược điểm của việc khai riêng

Khai riêng cũng có thể làm tăng độ phức tạp.

Những thách thức phổ biến gồm:

• Cần chuẩn bị nhiều biểu mẫu hơn
• Chi phí kế toán và khai thuế cao hơn
• Thêm các hạn chót khác nhau
• Có nhiều cơ hội sai sót hơn nếu hồ sơ không được sắp xếp tốt

Vì vậy, việc chọn loại hình doanh nghiệp nên được xem xét cả về thuế lẫn tác động vận hành.

Làm thế nào để mùa thuế dễ dàng hơn

Dù bạn khai chung hay khai riêng, hồ sơ tốt mới là yếu tố quyết định.

Hãy duy trì các thói quen sau trong suốt năm:

• Tách riêng tài khoản ngân hàng doanh nghiệp và cá nhân
• Theo dõi thu nhập và chi phí hàng tháng
• Lưu biên lai và hóa đơn
• Phân loại giao dịch một cách nhất quán
• Lưu hồ sơ tiền lương nếu bạn tự trả lương hoặc có nhân viên
• Đối chiếu tài khoản trước mùa thuế

Sổ sách của bạn càng ngăn nắp, càng dễ xác định khoản nào thuộc tờ khai doanh nghiệp và khoản nào thuộc tờ khai cá nhân.

Vì sao lựa chọn cấu trúc doanh nghiệp quan trọng trước mùa thuế

Chọn cấu trúc doanh nghiệp không chỉ là một quyết định pháp lý. Nó còn ảnh hưởng đến:

• Cách bạn bị đánh thuế
• Những biểu mẫu bạn phải nộp
• Thu nhập có chuyển qua cho bạn hay không
• Khối lượng kế toán bạn cần
• Doanh nghiệp của bạn phát triển như thế nào theo thời gian

Nếu bạn muốn một cấu trúc phù hợp với mục tiêu của mình, tốt hơn là nên nghĩ về thuế ngay từ giai đoạn thành lập thay vì đợi đến khi doanh nghiệp đã hoạt động.

Zenind giúp doanh nhân thành lập LLC và công ty, đồng thời duy trì tuân thủ liên tục, giúp bạn dễ dàng giữ được sự tách bạch và tài liệu mà hồ sơ thuế của bạn phụ thuộc vào.

Câu hỏi thường gặp

Tôi có thể khai thuế doanh nghiệp và thuế cá nhân trên cùng một tờ khai không?

Đôi khi có. Chủ doanh nghiệp tư nhân và chủ sở hữu của các thực thể bị bỏ qua thường báo cáo hoạt động kinh doanh trên tờ khai cá nhân. Các cấu trúc khác yêu cầu nộp tờ khai doanh nghiệp riêng trước.

LLC có luôn phải khai riêng không?

Không. LLC được đánh thuế dựa trên cách phân loại. LLC một thành viên thường được báo cáo trên tờ khai cá nhân của chủ sở hữu, trong khi LLC nhiều thành viên thường khai như công ty hợp danh trừ khi có lựa chọn khác.

Tôi có cần hồ sơ riêng ngay cả khi khai chung không?

Có. Ngay cả khi thu nhập doanh nghiệp đi vào tờ khai cá nhân, bạn vẫn cần hồ sơ rõ ràng về thu nhập, chi phí, khoản khấu trừ và việc sử dụng tài sản kinh doanh.

C corporation có được khai cùng với thuế cá nhân không?

Không theo cùng cách. C corporation nộp và trả thuế riêng, còn cổ đông báo cáo tiền lương hoặc cổ tức trên tờ khai cá nhân của họ nếu có.

Cách an toàn nhất là gì nếu tôi không chắc?

Xem lại phân loại thực thể của bạn, xác nhận mọi lựa chọn thuế với IRS và trao đổi với chuyên gia thuế đủ điều kiện trước khi nộp.

Kết luận

Bạn đôi khi có thể khai thuế cá nhân và thuế doanh nghiệp cùng nhau theo nghĩa là thu nhập doanh nghiệp được báo cáo trên tờ khai cá nhân của bạn. Điều đó phổ biến với doanh nghiệp tư nhân, LLC bị bỏ qua, công ty hợp danh và S corporation. Tuy nhiên, nhiều cấu trúc doanh nghiệp vẫn yêu cầu nộp tờ khai doanh nghiệp riêng trước, và C corporation bị đánh thuế tách biệt với chủ sở hữu.

Câu trả lời đúng phụ thuộc vào cách doanh nghiệp của bạn được thành lập và cách IRS phân loại nó. Nếu bạn đang thiết lập một công ty mới, việc chọn đúng cấu trúc và giữ hồ sơ rõ ràng ngay từ đầu có thể giúp tiết kiệm thời gian, giảm nhầm lẫn khi khai thuế và hỗ trợ tuân thủ tốt hơn trong dài hạn.