11 khoản khấu trừ thuế mà mỗi chủ doanh nghiệp thương mại điện tử nên biết

Vận hành một doanh nghiệp thương mại điện tử đồng nghĩa với việc phải xử lý cùng lúc doanh số, nhà cung cấp, hoàn tất đơn hàng, chăm sóc khách hàng, quảng cáo và dòng tiền. Mùa thuế lại mang đến thêm một lớp phức tạp, nhưng cũng mở ra cơ hội. Khi bạn hiểu những khoản chi phí kinh doanh nào có thể được khấu trừ, bạn có thể đưa ra quyết định tốt hơn trong suốt cả năm và giữ lại nhiều vốn hơn để tiếp tục đầu tư cho cửa hàng của mình.

Hướng dẫn này sẽ đi qua 11 khoản khấu trừ thuế phổ biến mà chủ doanh nghiệp thương mại điện tử có thể đủ điều kiện yêu cầu. Đồng thời, bài viết cũng giải thích vì sao việc thiết lập pháp nhân đúng cách, tách biệt sổ sách kế toán và duy trì hồ sơ chặt chẽ lại quan trọng không kém chính các khoản khấu trừ.

Lưu ý quan trọng: Quy định thuế có thể thay đổi và điều kiện đủ điều kiện phụ thuộc vào tình huống cụ thể cũng như cách phân loại thuế của bạn. Hãy xem bài viết này như một điểm khởi đầu thực tế và xác nhận chi tiết với chuyên gia thuế đủ năng lực.

Vì sao khấu trừ thuế quan trọng với người sáng lập thương mại điện tử

Khoản khấu trừ thuế làm giảm thu nhập chịu thuế, từ đó có thể giảm số thuế mà doanh nghiệp phải nộp. Đối với một công ty thương mại điện tử, điều này có thể ảnh hưởng trực tiếp đến biên lợi nhuận, kế hoạch tồn kho và tăng trưởng.

Điều quan trọng là xem khấu trừ như một phần của kỷ luật vận hành, chứ không phải một cuộc chạy nước rút vào cuối năm. Nếu bạn đợi đến mùa khai thuế mới sắp xếp biên lai, hóa đơn và sao kê tài khoản, bạn rất dễ bỏ sót chi phí hoặc tạo ra sai sót.

Cách làm tốt hơn là:

• tách biệt chi tiêu cá nhân và chi tiêu kinh doanh
• theo dõi chi phí theo thời gian thực
• lưu bản sao điện tử của biên lai và hóa đơn
• rà soát danh mục chi tiêu hàng tháng
• làm việc với một cấu trúc thành lập và tuân thủ giúp hỗ trợ hồ sơ chính xác

Nếu bạn mới bắt đầu, Zenind có thể giúp các doanh nhân thành lập và duy trì một cấu trúc doanh nghiệp giúp quy trình này dễ dàng hơn ngay từ ngày đầu. Một công ty được tổ chức tốt không chỉ gọn gàng trên giấy tờ. Nó còn dễ quản lý hơn, dễ chứng minh hơn và dễ bảo vệ hơn trong quá trình chuẩn bị thuế.

1. Chi phí văn phòng tại nhà

Nhiều người sáng lập thương mại điện tử điều hành doanh nghiệp từ nhà, đặc biệt trong giai đoạn đầu. Nếu bạn sử dụng một phần ngôi nhà của mình một cách độc quyền và thường xuyên cho mục đích kinh doanh, bạn có thể đủ điều kiện cho khoản khấu trừ văn phòng tại nhà.

Khoản này có thể bao gồm một phần của:

• tiền thuê nhà hoặc lãi vay thế chấp
• tiện ích
• thuế bất động sản
• bảo hiểm thuê nhà hoặc bảo hiểm chủ nhà
• sửa chữa liên quan đến khu vực văn phòng
• internet, nếu được dùng cho mục đích kinh doanh

Thông thường có hai cách để tính khoản khấu trừ này: phương pháp đơn giản hóa và phương pháp theo chi phí thực tế. Lựa chọn phù hợp phụ thuộc vào diện tích không gian văn phòng, loại chi phí bạn có và mức độ chi tiết của hồ sơ.

Khoản khấu trừ văn phòng tại nhà có thể rất giá trị, nhưng phải được xử lý cẩn thận. Không gian dùng chung, phòng đa mục đích và ghi chép mơ hồ có thể gây ra vấn đề. Hãy lưu lại số đo, ảnh chụp và tài liệu cho thấy khu vực kinh doanh được sử dụng nhất quán cho công việc.

2. Chi phí lưu kho và kho bãi

Nếu doanh nghiệp của bạn lưu trữ hàng tồn kho trong kho, trung tâm hoàn tất đơn hàng của bên thứ ba hoặc không gian lưu trữ thuê ngoài, các chi phí đó có thể được khấu trừ như chi phí kinh doanh thông thường.

Các khoản thường có thể khấu trừ bao gồm:

• tiền thuê kho hoặc phí lưu trữ
• phí điều hòa nhiệt độ hoặc tiện ích
• dịch vụ an ninh
• bảo hiểm cho hàng hóa lưu kho
• phí hoàn tất đơn hàng hoặc xử lý hàng hóa
• một số dịch vụ đóng gói, phân loại hoặc lắp ráp

Đối với nhiều thương hiệu thương mại điện tử, lưu kho không phải là tùy chọn. Đó là một chi phí vận hành cốt lõi. Vì vậy, việc ghi chép đặc biệt quan trọng. Hãy tách riêng hóa đơn cho lưu kho, tiếp nhận hàng và dịch vụ hoàn tất đơn hàng để có thể theo dõi chính xác.

Nếu bạn sử dụng nhiều đối tác hoặc địa điểm hoàn tất đơn hàng, hãy thống nhất quy ước đặt tên trong sổ sách. Kỷ luật nhỏ đó sẽ mang lại lợi ích lớn khi bạn cần phân tích biên lợi nhuận theo kênh hoặc chuẩn bị hồ sơ thuế.

3. Chi phí lưu trữ website, tên miền và nền tảng trực tuyến

Website là cửa hàng của bạn, và các chi phí liên quan thường có thể được khấu trừ khi chúng gắn với hoạt động kinh doanh.

Các ví dụ điển hình gồm:

• phí đăng ký tên miền
• phí lưu trữ website
• phí sử dụng nền tảng thương mại điện tử hoặc giỏ hàng
• phần mềm tạo landing page
• phí cổng thanh toán
• chi phí theme và plugin phục vụ kinh doanh

Những khoản này thường phát sinh định kỳ và dễ bị bỏ qua vì chúng được trừ tự động. Hãy rà soát sao kê thẻ và dữ liệu tài khoản người bán để không bỏ sót gì.

Nếu bạn vận hành nhiều tên miền hoặc microsite, hãy theo dõi từng cái một cách rõ ràng. Website kinh doanh và website cá nhân không bao giờ nên bị trộn vào cùng một danh mục chi phí.

4. Chi phí quảng cáo và tiếp thị

Quảng cáo thường là một trong những khoản chi thường xuyên lớn nhất của doanh nghiệp thương mại điện tử. Trong nhiều trường hợp, các chi phí này có thể được khấu trừ nếu chúng là khoản chi thông thường và cần thiết cho doanh nghiệp.

Danh mục này có thể bao gồm:

• quảng cáo trên mạng xã hội
• quảng cáo trên công cụ tìm kiếm
• phí tiếp thị qua người ảnh hưởng
• chi phí sản xuất nội dung cho chiến dịch
• phí duy trì của agency
• chụp ảnh và quay video quảng bá
• phần mềm email marketing dùng cho chiến dịch
• tài trợ mang tính quảng bá rõ ràng

Quy tắc quan trọng nhất là lưu hồ sơ. Hãy giữ hóa đơn, xuất dữ liệu từ tài khoản quảng cáo, hợp đồng và bằng chứng thanh toán. Nếu bạn làm việc với nhà sáng tạo nội dung hoặc agency, hãy lưu hồ sơ cho thấy mục đích kinh doanh của khoản chi.

Hồ sơ marketing tốt không chỉ hỗ trợ khấu trừ. Nó còn giúp bạn hiểu chiến dịch nào thực sự tạo ra doanh thu.

5. Chi phí vận chuyển, bưu phí và giao hàng

Vận chuyển là một phần của mô hình kinh doanh đối với hầu hết cửa hàng thương mại điện tử, nên các chi phí này thường có thể được khấu trừ.

Ví dụ có thể bao gồm:

• phí bưu chính và phí của đơn vị vận chuyển
• nhãn vận chuyển
• phí cước freight
• chi phí giao hàng nhanh
• phí giao hàng quốc tế
• bảo hiểm cho kiện hàng
• chi phí vận chuyển trả hàng khi gắn với hoạt động kinh doanh

Nếu doanh nghiệp của bạn cung cấp miễn phí vận chuyển, hãy nhớ rằng chi phí vận chuyển vẫn là chi phí thật. Nó có thể nằm trong cấu trúc giá vốn, nhưng vẫn có thể là một chi phí kinh doanh thông thường.

Hãy theo dõi chi phí vận chuyển theo kênh khi có thể. Điều đó giúp bạn thấy liệu một số sản phẩm, khu vực hay phương thức hoàn tất đơn hàng có đang làm xói mòn biên lợi nhuận hay không.

6. Bao bì và vật tư văn phòng

Chi phí đóng gói và chuẩn bị đơn hàng có thể tăng nhanh. Nhiều khoản trong số đó có thể được khấu trừ nếu được dùng cho doanh nghiệp.

Các ví dụ phổ biến bao gồm:

• hộp
• phong bì gửi hàng
• màng xốp bong bóng
• băng keo
• nhãn dán
• thẻ chèn
• giấy in
• mực in hoặc toner
• bút, bìa hồ sơ và vật dụng văn phòng cơ bản

Đối với doanh nghiệp thương mại điện tử, bao bì không chỉ là một khoản vật tư. Nó còn là một phần của trải nghiệm khách hàng. Vì vậy, đáng để theo dõi riêng thay vì gộp chung với các chi phí văn phòng khác.

Nếu bạn mua vật tư số lượng lớn, hãy giữ lại hóa đơn ngay cả khi tần suất phát sinh thấp. Một đơn mua có thể phục vụ cho vài tháng hoạt động, và bạn sẽ muốn có bằng chứng mua hàng gốc.

7. Phần mềm và đăng ký dịch vụ

Phần lớn người bán hàng trực tuyến dựa vào phần mềm để vận hành tồn kho, tài chính, thiết kế, hỗ trợ khách hàng và vận hành. Nhiều gói đăng ký và công cụ phần mềm phục vụ kinh doanh có thể được khấu trừ.

Ví dụ bao gồm:

• phần mềm kế toán
• hệ thống quản lý tồn kho
• công cụ quản lý quan hệ khách hàng
• nền tảng quản lý dự án
• phần mềm thiết kế và chỉnh sửa ảnh
• công cụ an ninh mạng
• công cụ tự động hóa xử lý đơn hàng
• bảng điều khiển phân tích dữ liệu

Cách xử lý thuế có thể khác nhau tùy bạn mua phần mềm một lần, đăng ký theo tháng hay trả phí theo năm. Hãy giữ điều khoản thanh toán hiển thị rõ trong hồ sơ để khoản chi được phân loại chính xác.

Một hệ thống tài khoản được sắp xếp gọn gàng có thể giúp việc xem xét chi phí phần mềm dễ dàng hơn rất nhiều, đặc biệt khi bộ công cụ của bạn ngày càng lớn.

8. Chi phí internet và điện thoại

Người sáng lập thương mại điện tử dành rất nhiều thời gian trực tuyến. Nếu bạn sử dụng internet hoặc điện thoại cho mục đích kinh doanh, một phần chi phí đó có thể được khấu trừ.

Điều này có thể bao gồm:

• cuộc gọi kinh doanh với nhà cung cấp
• trao đổi hỗ trợ khách hàng
• quản lý đơn hàng
• làm việc với tài khoản trên các sàn thương mại điện tử
• marketing và quản lý mạng xã hội
• phối hợp với đội ngũ làm việc từ xa

Nếu cùng một đường dây điện thoại hoặc internet được dùng cho cả mục đích cá nhân và kinh doanh, thông thường chỉ phần dùng cho kinh doanh mới liên quan. Hãy có một phương pháp phân bổ hợp lý và ghi lại cách bạn tính toán.

Phần tách biệt càng rõ, việc chuẩn bị thuế càng dễ dàng.

9. Dịch vụ chuyên môn

Khi doanh nghiệp phát triển, bạn có thể sẽ phải trả tiền cho sự hỗ trợ bên ngoài. Nhiều khoản phí dịch vụ chuyên môn có thể được khấu trừ khi chúng liên quan trực tiếp đến doanh nghiệp.

Ví dụ có thể bao gồm:

• ghi sổ kế toán
• chuẩn bị khai thuế
• dịch vụ pháp lý
• hỗ trợ tính lương
• tư vấn tuân thủ
• hỗ trợ thành lập doanh nghiệp
• dịch vụ nhãn hiệu hoặc sở hữu trí tuệ

Đây là một lĩnh vực mà cấu trúc rất quan trọng. Nếu công ty của bạn được thành lập đúng cách và duy trì đúng quy trình, kế toán và cố vấn của bạn có thể làm việc hiệu quả hơn với hồ sơ sạch hơn.

Zenind được xây dựng cho những người sáng lập muốn có cấu trúc đó ngay từ đầu. Hỗ trợ thành lập mạnh mẽ, dịch vụ đại diện đăng ký và nhắc nhở tuân thủ có thể giảm bớt gánh nặng hành chính để bạn tập trung vào vận hành.

10. Phí bảo hiểm

Bảo hiểm thường là một khoản chi vận hành cần thiết. Tùy thuộc vào loại hợp đồng và cách doanh nghiệp của bạn được cấu trúc, phí bảo hiểm có thể được khấu trừ.

Các ví dụ phổ biến gồm:

• bảo hiểm trách nhiệm chung
• bảo hiểm trách nhiệm sản phẩm
• bảo hiểm tài sản doanh nghiệp
• bảo hiểm trách nhiệm mạng
• bảo hiểm gián đoạn kinh doanh
• bảo hiểm bồi thường cho người lao động

Doanh nghiệp thương mại điện tử đối mặt với những rủi ro không phải lúc nào cũng thể hiện rõ trong hoạt động hằng ngày. Khiếu nại sản phẩm, sự cố vận chuyển, sự cố dữ liệu và gián đoạn kinh doanh đều có thể tạo ra chi phí. Bảo hiểm có thể không hấp dẫn, nhưng đó là một phần của quản trị tài chính có kỷ luật.

Hãy lưu hợp đồng và hồ sơ thanh toán cùng nhau để có thể xác định mục đích kinh doanh của từng khoản phí.

11. Khoản đóng góp hưu trí

Một trong những lợi ích thuế ít được chú ý nhất đối với chủ doanh nghiệp là kế hoạch hưu trí. Tùy theo loại pháp nhân và cấu trúc kế hoạch, các khoản đóng góp vào chương trình hưu trí đủ điều kiện có thể làm giảm thu nhập chịu thuế.

Các lựa chọn có thể gồm:

• SEP IRA
• Solo 401(k)
• SIMPLE IRA

Kế hoạch phù hợp phụ thuộc vào thu nhập, số lượng nhân sự, mức độ đơn giản trong quản lý và mục tiêu tiết kiệm dài hạn. Giới hạn đóng góp và quy tắc cũng thay đổi, vì vậy hãy xác minh yêu cầu hiện hành trước khi nộp tiền vào bất kỳ tài khoản nào.

Lợi ích là kép: bạn vừa xây dựng khoản tiết kiệm hưu trí, vừa có thể giảm thu nhập chịu thuế hiện tại.

Các khoản khấu trừ khác mà chủ doanh nghiệp thương mại điện tử nên xem xét

11 nhóm ở trên là một số khoản phổ biến nhất, nhưng không phải là tất cả. Tùy theo hoạt động kinh doanh, bạn cũng có thể có các chi phí được khấu trừ hoặc khấu trừ một phần cho:

• phí ngân hàng
• phí xử lý thanh toán qua cổng thanh toán
• đi lại cho các cuộc họp kinh doanh hoặc chuyến đi tìm nguồn hàng
• đào tạo và giáo dục liên quan trực tiếp đến doanh nghiệp
• chi phí đi lại bằng xe cá nhân cho mục đích kinh doanh hoặc chi phí xe cộ
• mẫu sản phẩm và thử nghiệm
• xử lý hàng trả lại và hoàn tiền
• thanh toán cho nhà thầu độc lập

Luật thuế phụ thuộc vào từng tình huống cụ thể. Hai doanh nghiệp nhìn bề ngoài khá giống nhau có thể có các khoản khấu trừ khác nhau tùy vào cách họ vận hành, cách lưu hồ sơ và cách chi phí được thanh toán.

Cách tổ chức hồ sơ khấu trừ

Khấu trừ chỉ hữu ích khi bạn có thể chứng minh được. Hồ sơ tốt giúp việc khai thuế dễ hơn và giảm áp lực nếu chuyên gia thuế của bạn yêu cầu tài liệu bổ sung.

Một hệ thống thực tế nên bao gồm:

• tài khoản ngân hàng doanh nghiệp riêng
• thẻ tín dụng doanh nghiệp riêng
• ghi nhận biên lai cho mọi khoản mua đáng kể
• đối chiếu sổ sách hàng tháng
• danh mục riêng cho quảng cáo, vận chuyển, phần mềm và vật tư
• lưu hóa đơn nhà cung cấp ở một nơi
• tài liệu cho mọi khoản chi dùng chung giữa cá nhân và kinh doanh

Nếu bạn đang thành lập một doanh nghiệp mới, đây là lúc việc thiết lập tốt trở nên quan trọng. Zenind giúp các nhà sáng lập xây dựng nền tảng vận hành gọn gàng hơn, từ đó dễ dàng giữ sổ sách ngăn nắp ngay từ giao dịch đầu tiên.

Khi nào nên tìm hỗ trợ chuyên môn

Lập kế hoạch thuế không chỉ là tìm khấu trừ. Đó là việc sử dụng đúng pháp nhân, theo dõi chi phí chính xác và tránh sai sót có thể gây vấn đề lớn hơn về sau.

Hãy cân nhắc tìm hướng dẫn chuyên môn nếu:

• doanh thu của bạn đang tăng nhanh
• bạn bán hàng qua nhiều bang hoặc nhiều kênh
• bạn sử dụng nhà thầu độc lập hoặc nhân viên
• bạn có hàng tồn kho ở nhiều địa điểm
• bạn không chắc cách phân bổ chi phí dùng chung
• bạn cần hỗ trợ lựa chọn hoặc duy trì cấu trúc pháp nhân

Điều này đặc biệt đúng với những người sáng lập bắt đầu như một công việc phụ rồi nay đang mở rộng thành hoạt động toàn thời gian.

Kết luận

Chiến lược thuế tốt nhất cho doanh nghiệp thương mại điện tử bắt đầu từ cấu trúc. Thành lập đúng pháp nhân, tách biệt tài chính doanh nghiệp và ghi chép các chi phí định kỳ trong suốt năm sẽ mang lại lợi ích lớn hơn nhiều so với việc chạy theo thuế vào phút chót.

Hãy sử dụng các khoản khấu trừ trong hướng dẫn này như một danh sách kiểm tra, không phải một lối tắt. Rà soát chi phí thường xuyên, giữ hồ sơ sạch sẽ và làm việc với chuyên gia khi các quy định trở nên phức tạp.

Đối với những người sáng lập muốn một con đường đơn giản hơn để đảm bảo tuân thủ và tổ chức, Zenind có thể hỗ trợ nền tảng kinh doanh đứng sau những con số. Một công ty được thành lập tốt sẽ dễ quản lý hơn, dễ ghi chép hơn và chuẩn bị tốt hơn cho mùa thuế.