Cách để người sáng lập vượt qua trì hoãn gọi điện và thực hiện nhiều cuộc gọi bán hàng hơn

Với nhiều người sáng lập và chủ doanh nghiệp nhỏ, phần khó nhất của bán hàng không phải là định giá, định vị hay thậm chí là xử lý phản đối. Đó là chiếc điện thoại.

Gọi điện chủ động vẫn là một trong những cách nhanh nhất để bắt đầu cuộc trò chuyện thực sự với khách hàng tiềm năng, sàng lọc cơ hội và thúc đẩy giao dịch tiến lên. Tuy vậy, nhiều người vẫn né tránh. Họ trì hoãn cuộc gọi đầu tiên, chuẩn bị kịch bản quá mức, kiểm tra email thay vào đó, và tự nhủ rằng mình sẽ gọi sau bữa trưa, sau cuộc họp tiếp theo, hoặc khi pipeline trông khá hơn.

Nếu bạn đang xây dựng một doanh nghiệp mới, sự do dự đó có thể làm chậm tăng trưởng hơn hầu hết mọi thứ khác. Sau khi bạn đã thành lập LLC hoặc công ty và mở cửa hoạt động, bạn vẫn cần một cách để tạo ra khách hàng. Một thói quen gọi điện tốt có thể giúp biến một pháp nhân thành một doanh nghiệp đang vận hành thực sự.

Vì sao mọi người tránh gọi điện chủ động

Trì hoãn gọi điện thường liên quan nhiều hơn đến cảm xúc hơn là kỹ năng. Những lý do phổ biến gồm:

• Sợ nghe có vẻ thúc ép
• Lo bị từ chối
• Không chắc nên nói gì
• Khó chịu với sự im lặng hoặc những khoảng ngập ngừng khó xử
• Cho rằng gọi điện lạnh đã lỗi thời
• Cảm giác rằng sản phẩm vẫn chưa sẵn sàng hoàn toàn
• Thiếu cấu trúc hoặc thiếu luyện tập

Mỗi lo ngại này nghe có vẻ mang tính cá nhân, nhưng phần lớn đều là vấn đề vận hành. Chúng có thể được giải quyết bằng một hệ thống tốt hơn.

Thay đổi góc nhìn về cuộc gọi thành một hành động phục vụ

Cách dễ nhất để giảm ngại gọi là ngừng xem cuộc gọi như một sự làm phiền. Một cuộc gọi bán hàng tốt không phải là phiền toái khi nó phù hợp, đúng thời điểm và tôn trọng.

Một khách hàng tiềm năng có thể chưa cần đề xuất của bạn hôm nay, nhưng họ có thể sẽ cần sớm. Nhiệm vụ của bạn không phải là ép họ mua. Nhiệm vụ của bạn là xác định xem có sự phù hợp hay không và có đáng để tiếp tục cuộc trò chuyện hay không.

Tư duy đó thay đổi giọng điệu của cuộc gọi. Bạn không đi xin sự chú ý. Bạn đang đưa ra một bước tiếp theo hữu ích.

Sự khác nhau giữa kịch bản và luồng cuộc gọi

Nhiều người thất bại vì họ phụ thuộc vào một kịch bản cứng nhắc. Kịch bản có thể hữu ích cho người mới, nhưng thường nghe gượng gạo và sụp đổ khi cuộc trò chuyện thay đổi.

Cách tiếp cận tốt hơn là dùng một dàn ý luồng cuộc gọi. Luồng cuộc gọi cho bạn cấu trúc mà không trói bạn vào từng câu chữ cụ thể.

Một luồng cuộc gọi đơn giản gồm:

1. Lời chào giới thiệu rõ ràng
2. Lý do ngắn gọn cho cuộc gọi
3. Một hoặc hai câu hỏi để xác nhận mức độ liên quan
4. Giải thích ngắn gọn về giá trị
5. Một bước tiếp theo cụ thể

Cấu trúc này giúp bạn giữ hướng đi trong khi vẫn để cuộc trò chuyện nghe tự nhiên.

Ví dụ về luồng cuộc gọi

• Giới thiệu bản thân và công ty của bạn
• Nêu lý do bạn gọi chỉ trong một câu
• Đặt một câu hỏi sàng lọc
• Lắng nghe cẩn thận
• Chia sẻ lợi ích liên quan nhất
• Đề nghị một bước tiếp theo, chẳng hạn như một cuộc hẹn hoặc trao đổi tiếp

Mục tiêu không phải là nói hết mọi thứ. Mục tiêu là đưa cuộc trò chuyện tiến lên.

Xây dựng phần mở đầu thật mạnh

Mười giây đầu của một cuộc gọi rất quan trọng. Nếu bạn nói vòng vo, xin lỗi quá nhiều hoặc tỏ ra thiếu tự tin, khách hàng tiềm năng sẽ cảm nhận ngay sự bất định đó.

Một phần mở đầu tốt thường làm được ba việc:

• Cho biết bạn là ai
• Giải thích vì sao bạn liên hệ
• Mời phản hồi

Hãy giữ ngắn gọn. Phần giới thiệu dài sẽ tạo ra sự kháng cự. Ngôn ngữ ngắn gọn, rõ ràng sẽ dễ thu hút sự chú ý hơn.

Ví dụ:

• "Chào anh/chị, tôi là Jordan từ Northstar Accounting. Tôi gọi vì chúng tôi giúp các doanh nghiệp nhỏ giảm thời gian làm sổ sách. Anh/chị đang xử lý việc này nội bộ hay thuê ngoài?"

Kiểu mở đầu này trực tiếp, phù hợp và dễ trả lời.

Để lại tin nhắn thoại tốt hơn

Nhiều người gọi điện chủ động bỏ cuộc sau khi gặp hộp thư thoại. Đó là một sai lầm. Tin nhắn thoại không phải là thời gian lãng phí nếu bạn dùng đúng cách.

Một tin nhắn thoại tốt không cố bán toàn bộ đề xuất. Nó tạo đủ sự tò mò để có được cuộc gọi lại.

Hãy giữ tin nhắn thoại:

• Ngắn gọn
• Cụ thể
• Dễ hiểu
• Tập trung vào một lợi ích
• Không gây áp lực

Một định dạng đơn giản là:

1. Tên bạn và tên công ty
2. Lý do bạn gọi
3. Một kết quả hoặc lợi ích hữu ích
4. Số điện thoại để gọi lại

Tránh nghe kịch tính hoặc quá trau chuốt. Sự tự tin tự nhiên tốt hơn sự hưng phấn gượng ép.

Đặt mục tiêu hoạt động hằng ngày

Năng suất gọi điện sẽ cải thiện khi được đo lường. Nếu bạn đợi đến khi "cảm thấy sẵn sàng", công việc thường sẽ vẫn dang dở.

Hãy đặt mục tiêu hằng ngày cho những hoạt động bạn kiểm soát được:

• Số cuộc gọi thực hiện
• Số cuộc trò chuyện trực tiếp
• Số tin nhắn thoại để lại
• Số lần theo dõi đã gửi
• Số cuộc hẹn đã đặt

Cách này chuyển trọng tâm của bạn khỏi những kết quả bạn không thể kiểm soát sang nỗ lực mà bạn có thể kiểm soát.

Một người sáng lập thực hiện hai mươi cuộc gọi tốt mỗi ngày thường sẽ hiệu quả hơn một người sáng lập chỉ thực hiện năm cuộc gọi hoàn hảo mỗi tuần.

Làm việc theo từng đợt

Một trong những cách hiệu quả nhất để giảm né tránh là gom công việc thành từng đợt.

Thay vì rải các cuộc gọi suốt cả ngày, hãy dành một khung giờ riêng và thực hiện công việc theo trình tự. Làm theo từng đợt giúp giảm ma sát tinh thần vì bạn không phải liên tục quyết định xem có nên bắt đầu hay không.

Một nhịp làm việc thực tế có thể như sau:

• Chuẩn bị danh sách
• Rà soát ghi chú của bạn
• Thực hiện mười cuộc gọi
• Nghỉ ngắn
• Thực hiện thêm mười cuộc gọi
• Ghi lại kết quả ngay lập tức

Nhịp này giúp bạn giữ tập trung và ngăn chiếc điện thoại trở thành nguồn lo lắng kéo dài cả ngày.

Luyện tập những phần khiến bạn khó chịu

Kỹ năng gọi điện là thứ có thể học được. Không ai trở nên thoải mái chỉ sau một đêm.

Cách nhanh nhất để cải thiện là luyện đúng những phần khiến bạn khó khăn:

• Phần giới thiệu
• Cách để lại tin nhắn thoại
• Cách xin bước tiếp theo
• Xử lý phản đối
• Tạm dừng mà không vội vã
• Kết thúc cuộc gọi gọn gàng

Nếu có thể, hãy ghi âm lại chính mình. Nghe xem có từ đệm không, có giải thích quá nhiều không, và có đoạn nào giọng bạn nghe do dự không. Sau đó sửa từng điểm nhỏ một.

Thường thì tốt hơn là cải thiện một câu nói còn hơn viết lại toàn bộ cách tiếp cận.

Xử lý sự từ chối như một người chuyên nghiệp

Bị từ chối là một phần của quá trình. Một khách hàng tiềm năng nói không không có nghĩa là thông điệp của bạn vô giá trị hay bạn đã thất bại với tư cách là chủ doanh nghiệp.

Phần lớn các cuộc gọi kết thúc vì những lý do bình thường:

• Không đúng thời điểm
• Không đúng người liên hệ
• Chưa có nhu cầu
• Chưa có ngân sách
• Đang dùng nhà cung cấp hiện tại
• Chưa xây dựng đủ niềm tin theo thời gian

Người chuyên nghiệp không xem mọi lời từ chối là chuyện cá nhân. Họ coi mỗi cuộc gọi là một dữ liệu.

Nếu bạn nghe cùng một phản đối lặp đi lặp lại, đó là thông tin hữu ích. Nó có thể cho thấy vấn đề ở việc nhắm mục tiêu, đề xuất hoặc định vị của bạn.

Biết khi nào vấn đề là kỹ năng và khi nào là mức độ phù hợp

Đôi khi sự ngại gọi điện không phải là vấn đề tự tin. Đó là do sự không phù hợp giữa con người và công việc.

Nếu ai đó liên tục ghét việc khởi đầu cuộc trò chuyện, né tránh bị từ chối bằng mọi giá, và không cải thiện dù đã luyện tập, thì vai trò đó có thể không phù hợp với họ.

Điều đó không có nghĩa là doanh nghiệp có vấn đề. Nó có nghĩa là công việc có thể cần được giao lại, được hỗ trợ bởi một thành viên khác trong nhóm, một quy trình tốt hơn, hoặc một kênh khác.

Tuy nhiên, với nhiều doanh nghiệp giai đoạn đầu, chủ doanh nghiệp phải tự thực hiện những vòng tiếp cận đầu tiên. Ở giai đoạn đầu, bán hàng trực tiếp thường là con đường nhanh nhất để hiểu thị trường.

Dùng điện thoại để học nhanh hơn

Các cuộc gọi chủ động không chỉ để chốt giao dịch. Chúng còn là một công cụ nghiên cứu.

Một cuộc trò chuyện trực tiếp giúp bạn hiểu:

• Thông điệp nào tạo được tiếng vang
• Phản đối nào lặp lại nhiều nhất
• Ngành nào phản hồi tốt nhất
• Người ra quyết định nào dễ tiếp cận nhất
• Cách diễn đạt đề xuất nào còn quá mơ hồ

Phản hồi đó có thể cải thiện website, trang bán hàng, email theo dõi và chiến lược định giá của bạn. Theo nghĩa đó, chiếc điện thoại không chỉ là một kênh bán hàng. Nó là một kênh thông tin.

Một thói quen gọi điện hằng tuần đơn giản

Nếu bạn muốn biến việc gọi điện thành thói quen, hãy dành cho nó một vị trí cố định trong tuần.

Ví dụ về lịch trình:

• Thứ Hai: xây dựng và làm sạch danh sách gọi
• Thứ Ba: thực hiện các cuộc gọi chủ động
• Thứ Tư: theo dõi các khách hàng tiềm năng quan tâm
• Thứ Năm: thêm một phiên gọi khác
• Thứ Sáu: xem lại kết quả và tinh chỉnh thông điệp

Một nhịp điệu có thể dự đoán được sẽ loại bỏ kịch tính cảm xúc khỏi công việc. Bạn không tranh luận xem có nên gọi hay không. Bạn chỉ gọi khi lịch đã đến.

Lời kết

Trì hoãn gọi điện là chuyện phổ biến, đặc biệt với những người sáng lập đang phải xoay xở giữa sản phẩm, vận hành, tuân thủ và dòng tiền. Nhưng tăng trưởng đòi hỏi các cuộc trò chuyện. Nếu bạn không sẵn sàng bắt đầu chúng, pipeline bán hàng của bạn thường sẽ luôn mỏng.

Giải pháp không phải là một câu thần chú hay một kịch bản hoàn hảo. Đó là cấu trúc, sự lặp lại và một tư duy chuyên nghiệp.

Hãy dùng luồng cuộc gọi thay vì một kịch bản cứng nhắc. Giữ phần mở đầu ngắn gọn. Để lại tin nhắn thoại rõ ràng. Đo lường hoạt động. Luyện tập theo từng đợt. Và coi mỗi cuộc gọi là một phần của quá trình xây dựng một công ty thực thụ.

Khi bạn làm điều đó một cách nhất quán, chiếc điện thoại sẽ không còn giống mối đe dọa nữa mà sẽ trở thành công cụ tăng trưởng.