7 sai lầm khi tự kinh doanh cần tránh khi bắt đầu doanh nghiệp một mình

Trở thành người tự kinh doanh giúp bạn kiểm soát nhiều hơn về thời gian, thu nhập và hướng đi công việc. Đồng thời, bạn cũng phải tự đảm nhận những phần trước đây do nhà tuyển dụng xử lý: tiếp thị, định giá, hợp đồng, thuế, bảo hiểm, tuân thủ và kế hoạch dài hạn.

Nhiều chủ doanh nghiệp một mình gặp phải cùng những vấn đề có thể tránh được trong năm đầu tiên. Một số sai lầm làm chậm tăng trưởng. Số khác tạo ra rủi ro pháp lý, tài chính hoặc vận hành khó sửa về sau. Nếu bạn đang bắt đầu với vai trò freelancer, tư vấn viên, nhà thầu độc lập hay nhà cung cấp dịch vụ độc lập, việc hiểu các cạm bẫy phổ biến trước khi chúng làm mất đà tiến của bạn là rất hữu ích.

Dưới đây là bảy sai lầm mà người tự kinh doanh nên tránh, cùng những cách thực tế để xây dựng một doanh nghiệp vững hơn ngay từ đầu.

1. Không tiếp thị bản thân một cách đều đặn

Một sai lầm phổ biến là cho rằng chỉ cần làm việc tốt thì tự khắc sẽ có đủ khách hàng giới thiệu. Thực tế, hầu hết doanh nghiệp tự kinh doanh đều cần một hệ thống tiếp thị ổn định. Nếu mọi người không biết bạn làm gì, bạn phục vụ ai và liên hệ với bạn thế nào, họ sẽ không thuê bạn.

Tiếp thị không cần quá phức tạp. Hãy bắt đầu với những điều cốt lõi:

• Một tên doanh nghiệp và nhận diện thương hiệu rõ ràng
• Một website chuyên nghiệp có dịch vụ, thông tin liên hệ và các dấu hiệu tạo niềm tin
• Hồ sơ Doanh nghiệp trên Google nếu bạn phục vụ thị trường địa phương
• Các hồ sơ mạng xã hội phù hợp với thương hiệu của bạn
• Một quy trình đơn giản để xin giới thiệu từ khách hàng cũ

Điều quan trọng là sự nhất quán. Vài tài sản tiếp thị được hoàn thiện kỹ sẽ hiệu quả hơn nhiều so với những nỗ lực rời rạc. Hãy bảo đảm mọi nơi mà khách hàng tiềm năng nhìn thấy doanh nghiệp của bạn đều kể cùng một câu chuyện.

2. Trộn lẫn tài chính cá nhân và tài chính doanh nghiệp

Khi mới bắt đầu, bạn có thể thấy tiện khi dùng một tài khoản ngân hàng cho mọi thứ. Nhưng sự tiện lợi đó có thể nhanh chóng gây nhầm lẫn. Việc theo dõi thu nhập, quản lý chi phí, chuẩn bị thuế và chứng minh doanh nghiệp được vận hành tách biệt với tài chính cá nhân sẽ trở nên khó hơn.

Tách riêng tiền doanh nghiệp và tiền cá nhân không chỉ là sở thích kế toán. Điều đó hỗ trợ ghi chép tốt hơn và giúp doanh nghiệp của bạn trông chuyên nghiệp hơn. Trong nhiều trường hợp, đây cũng là một bước quan trọng để bảo vệ tài sản cá nhân của bạn.

Một thiết lập gọn gàng hơn thường bao gồm:

• Một tài khoản thanh toán doanh nghiệp riêng
• Một thẻ ghi nợ hoặc thẻ tín dụng doanh nghiệp
• Phần mềm kế toán hoặc một hệ thống bảng tính đáng tin cậy
• Đối soát giao dịch hằng tháng

Nếu bạn đang thành lập một thực thể kinh doanh như LLC, việc tách tài chính sớm sẽ làm cho cấu trúc đó hiệu quả hơn. Zenind có thể giúp doanh nhân thực hiện bước đầu tiên này bằng cách làm cho việc thành lập và tuân thủ liên tục dễ quản lý hơn.

3. Định giá dịch vụ của bạn quá thấp

Nhiều người tự kinh doanh đặt giá quá thấp vì sợ mất khách. Cách làm đó có thể tạo ra vòng luẩn quẩn của làm việc quá sức nhưng thu nhập không tương xứng. Nếu mức giá của bạn không đủ để bù cho thời gian, thuế, chi phí vận hành, công cụ và tăng trưởng, doanh nghiệp của bạn sẽ khó duy trì.

Định giá quá thấp thường thể hiện ở ba điểm:

• Tính phí thấp hơn mặt bằng thị trường mà không có lý do chiến lược
• Quên tính cả thời gian hành chính, số lần chỉnh sửa và công việc theo sau
• Chỉ so sánh với đối thủ thay vì so với chi phí và mục tiêu của chính mình

Cách làm tốt hơn là định giá dựa trên giá trị và phạm vi công việc. Hãy cân nhắc kết quả mà khách hàng đang mua, độ phức tạp của công việc và kết quả kinh doanh mà dịch vụ của bạn hỗ trợ. Với một số dự án, phí trọn gói tốt hơn tính theo giờ vì nó thưởng cho hiệu quả và mang lại sự rõ ràng cho khách hàng.

4. Chỉ dựa vào tính phí theo giờ

Tính phí theo giờ có thể phù hợp trong một số trường hợp, nhưng nó có giới hạn. Mô hình này gắn thu nhập của bạn trực tiếp với thời gian bỏ ra, khiến việc mở rộng quy mô trở nên khó hơn. Nó cũng khiến khách hàng tập trung vào số giờ thay vì kết quả.

Nếu bạn muốn một mô hình bền vững hơn, hãy cân nhắc các lựa chọn như:

• Gói phí cố định
• Hợp đồng giữ chỗ định kỳ
• Kế hoạch dịch vụ hằng tháng
• Định giá theo dự án
• Định giá theo giá trị cho công việc chuyên biệt

Những mô hình này có thể cải thiện khả năng dự đoán cho cả bạn và khách hàng. Chúng cũng cho phép bạn được ghi nhận vì chuyên môn và tốc độ, chứ không chỉ vì số giờ đã ghi nhận. Nếu bạn hoàn thành một dự án hiệu quả, bạn nên được hưởng lợi từ hiệu quả đó thay vì bị phạt vì làm nhanh.

5. Bỏ qua hợp đồng và tài liệu quy trình

Khi công việc diễn ra quá informal, vấn đề thường xuất hiện muộn hơn. Một thỏa thuận mơ hồ có thể dẫn đến tranh cãi về thời hạn, phạm vi, điều khoản thanh toán, số lần chỉnh sửa hoặc quyền sở hữu sản phẩm bàn giao. Ngay cả khi bạn tin tưởng khách hàng, điều khoản bằng văn bản vẫn giúp giảm nguy cơ hiểu lầm.

Mỗi doanh nghiệp tự kinh doanh nên có một quy trình cơ bản cho:

• Đề xuất bằng văn bản hoặc bản mô tả công việc
• Lịch thanh toán và điều khoản phí chậm
• Giới hạn phạm vi và chính sách chỉnh sửa
• Kỳ vọng về giao tiếp
• Điều khoản chấm dứt hoặc hủy bỏ

Bạn cũng nên ghi lại cách mình bàn giao công việc nội bộ. Một quy trình lặp lại được sẽ tiết kiệm thời gian, nâng cao chất lượng và giúp việc bàn giao dễ dàng hơn nếu doanh nghiệp của bạn phát triển sau này. Hệ thống tốt không chỉ dành cho công ty lớn. Nó là một lợi thế lớn cho doanh nghiệp nhỏ.

6. Phớt lờ thuế, bảo hiểm và tuân thủ

Tự kinh doanh đi kèm với những trách nhiệm mà người làm công ăn lương thường không phải chạm tới. Bạn có thể phải tự xử lý thuế ước tính, thuế bán hàng, hồ sơ nộp hằng năm, giấy phép kinh doanh và bảo hiểm. Bỏ sót một trong những mục này có thể tạo ra căng thẳng hoặc bị phạt không cần thiết.

Ở mức tối thiểu, người tự kinh doanh nên chú ý đến:

• Nghĩa vụ thuế liên bang, tiểu bang và địa phương
• Các khoản thuế ước tính theo quý, nếu được yêu cầu
• Bảo hiểm trách nhiệm chung hoặc trách nhiệm nghề nghiệp, khi phù hợp
• Các yêu cầu ở cấp thực thể như báo cáo hằng năm hoặc duy trì registered agent
• Bất kỳ quy định cấp phép nào theo ngành

Những vấn đề này dễ quản lý hơn khi bạn xem tuân thủ là một phần của hệ thống vận hành chứ không phải việc làm sau cùng. Zenind được xây dựng cho các chủ doanh nghiệp muốn có một cách đơn giản để thành lập và duy trì một cấu trúc doanh nghiệp Hoa Kỳ tuân thủ quy định.

7. Không thích nghi khi doanh nghiệp phát triển

Điều phù hợp ở giai đoạn đầu của doanh nghiệp có thể không còn phù hợp sau sáu tháng. Một mô hình định giá hợp với vài khách hàng đầu tiên có thể trở nên quá hạn chế. Một dịch vụ ban đầu đủ rộng để thu hút sự quan tâm có thể cần thu hẹp lại. Một quy trình thủ công từng có vẻ dễ quản lý có thể trở thành điểm nghẽn.

Những người tự kinh doanh thành công nhất luôn học hỏi và điều chỉnh. Họ xem lại điều gì đang hiệu quả, điều gì đang lãng phí thời gian và chỗ nào doanh nghiệp có thể được đơn giản hóa. Họ cũng sẵn sàng với công cụ mới, quan hệ đối tác mới và cấu trúc kinh doanh mới khi thời điểm phù hợp.

Thích nghi không có nghĩa là đổi hướng mỗi tuần. Nó có nghĩa là thực hiện những cải tiến có chủ đích dựa trên những gì chính doanh nghiệp đang cho bạn biết.

Nền tảng vững chắc hơn cho việc tự kinh doanh

Tự kinh doanh không chỉ là làm công việc bạn yêu thích. Đó là xây dựng một doanh nghiệp có thể hỗ trợ bạn ổn định theo thời gian. Điều đó đòi hỏi nhiều hơn tài năng. Nó đòi hỏi cấu trúc.

Nếu bạn tránh được những sai lầm ở trên, bạn sẽ có cơ hội tăng trưởng tốt hơn với ít trở ngại hơn:

• Bạn trở nên dễ được tìm thấy hơn
• Bạn giữ tài chính của mình ngăn nắp
• Bạn định giá với sự tự tin
• Bạn bảo vệ thời gian và công sức của mình
• Bạn luôn theo sát thuế và tuân thủ
• Bạn xây dựng các quy trình có thể mở rộng cùng doanh nghiệp

Đối với nhiều nhà sáng lập, nền tảng đó bắt đầu từ việc chọn đúng con đường thành lập doanh nghiệp. Thành lập LLC hoặc một thực thể kinh doanh khác có thể giúp bạn tách biệt hoạt động cá nhân và hoạt động doanh nghiệp, xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp hơn và phát triển trên một nền tảng ổn định hơn. Zenind giúp doanh nhân thực hiện các bước đó với hỗ trợ thành lập và tuân thủ rõ ràng, được thiết kế cho chủ doanh nghiệp tại Hoa Kỳ.

Lời kết

Tự kinh doanh mang lại sự linh hoạt, độc lập và tiềm năng thu nhập thực sự, nhưng nó cũng đòi hỏi kỷ luật. Những sai lầm lớn nhất hiếm khi mang tính kịch tính. Thường thì đó là những quyết định nhỏ lặp lại theo thời gian: tiếp thị yếu, định giá kém, tài chính bị trộn lẫn và thiếu cấu trúc.

Nếu bạn coi doanh nghiệp một người của mình như một doanh nghiệp thực thụ ngay từ ngày đầu, bạn có thể tránh được nhiều trở ngại phổ biến nhất. Hãy xây dựng một đề xuất rõ ràng, thiết lập hệ thống sớm, duy trì tuân thủ và tiếp tục cải tiến khi phát triển. Cách tiếp cận đó sẽ giúp bạn biến việc tự kinh doanh thành một thứ bền vững, có lợi nhuận và xứng đáng với nỗ lực bỏ ra.