7 mẹo thuyết trình trên Zoom để nhà sáng lập trông và nghe chuyên nghiệp hơn

                        # 7 mẹo thuyết trình trên Zoom để nhà sáng lập trông và nghe chuyên nghiệp hơn

Các cuộc họp từ xa giờ đây đã trở thành một phần bình thường trong cách các nhà sáng lập, chủ doanh nghiệp nhỏ và các đội ngũ giao tiếp với nhau. Dù bạn đang chào giá với khách hàng, cập nhật với hội đồng quản trị, phỏng vấn ứng viên hay trình bày một ý tưởng kinh doanh mới, cách bạn xuất hiện trên Zoom sẽ ảnh hưởng đến cách người khác nhìn nhận sự chuyên nghiệp của bạn.

Một buổi thuyết trình tốt trên Zoom không phải là để trông bóng bẩy cho riêng mục đích đó. Mà là để giúp thông điệp của bạn dễ được tin tưởng hơn, dễ hiểu hơn và dễ ghi nhớ hơn. Với những người đang xây dựng doanh nghiệp, điều đó rất quan trọng. Uy tín giúp bạn có được buổi gặp hoặc chốt được một thương vụ cũng đồng thời góp phần củng cố danh tiếng của công ty.

Tin tốt là bạn không cần thiết bị sản xuất đắt tiền hay một phòng thu phát sóng. Bạn chỉ cần chuẩn bị, một vài công cụ đáng tin cậy và một cách tiếp cận rõ ràng khi thuyết trình.

Vì sao kỹ năng thuyết trình trên Zoom quan trọng với chủ doanh nghiệp

Một cuộc gọi Zoom có thể đồng thời đóng vai trò như một cái bắt tay, một mặt tiền cửa hàng và một bài bán hàng. Mọi người đánh giá mức độ sẵn sàng của bạn rất nhanh. Nếu âm thanh bị ngắt quãng, phông nền gây xao nhãng hoặc bạn có vẻ không chắc về nội dung, thông điệp có thể bị bỏ lỡ trước khi bạn kịp nói xong ý đầu tiên.

Với chủ doanh nghiệp, kỹ năng thuyết trình tốt hơn có thể giúp bạn:

• Xây dựng niềm tin nhanh hơn với khách hàng tiềm năng và đối tác
• Giao tiếp rõ ràng hơn với nhân viên và cộng tác viên
• Tạo cảm giác tự tin trong các buổi gọi vốn hoặc họp với khách hàng
• Giảm xao nhãng để thông điệp được truyền tải mạch lạc
• Thể hiện thương hiệu của bạn là ngăn nắp và đáng tin cậy

Nếu công ty của bạn vẫn đang ở giai đoạn đầu, những tín hiệu nhỏ về tính chuyên nghiệp đó có thể tạo ra tác động rất lớn.

1. Chuẩn bị nội dung trước khi mở Zoom

Một bài thuyết trình tốt bắt đầu từ rất lâu trước khi cuộc họp diễn ra. Hãy biết mục đích của cuộc gọi, những điểm chính bạn muốn đề cập và kết quả bạn mong muốn khi cuộc họp kết thúc.

Một cấu trúc đơn giản sẽ rất hiệu quả:

• Mở đầu: nêu mục đích cuộc họp
• Phần giữa: trình bày các ý chính theo trình tự hợp lý
• Kết thúc: tóm tắt điểm rút ra và xác nhận các bước tiếp theo

Bạn không cần học thuộc một kịch bản. Thực tế, việc đọc từng dòng có thể khiến bạn nghe cứng nhắc và thiếu kết nối. Thay vào đó, hãy dùng một dàn ý ngắn với những ý thiết yếu bạn muốn truyền tải.

Trước cuộc họp, hãy tự hỏi:

• Khán giả đã biết những gì?
• Họ cần hiểu điều gì?
• Quyết định hoặc hành động nào nên diễn ra tiếp theo?

Bạn trả lời những câu hỏi đó càng rõ, bài thuyết trình của bạn càng tập trung.

2. Kiểm tra sớm thiết lập âm thanh và video

Âm thanh kém là một trong những cách nhanh nhất khiến buổi thuyết trình trên Zoom trở nên thiếu chuyên nghiệp. Mọi người có thể chấp nhận một phông nền đơn giản hoặc webcam ở mức vừa phải, nhưng họ sẽ không chấp nhận âm thanh bị chập chờn hoặc vang dội quá nhiều.

Hãy kiểm tra kỹ thuật nhanh trước mỗi cuộc gọi quan trọng:

• Kiểm tra micro
• Đảm bảo đã chọn đúng thiết bị đầu vào
• Kiểm tra khung hình webcam và ánh sáng
• Đóng các ứng dụng có thể tạo tiếng ồn nền hoặc thông báo bật lên
• Xác nhận kết nối internet ổn định

Nếu có thể, hãy dùng micro rời hoặc tai nghe có micro. Ngay cả một nâng cấp cơ bản cũng có thể cải thiện độ rõ ràng rất nhiều. Mục tiêu rất đơn giản: giúp người khác nghe bạn dễ dàng mà không phải căng tai.

3. Dùng ánh sáng và khung hình hỗ trợ thông điệp của bạn

Bạn không cần một bộ thiết lập như trong studio, nhưng bạn cần trông có chủ ý. Chỉ vài điều chỉnh nhỏ cũng có thể giúp bạn xuất hiện chuyên nghiệp hơn trên màn hình.

Bắt đầu với ánh sáng. Ánh sáng tự nhiên từ phía trước hoặc bên hông thường là tốt nhất. Tránh ngồi quay lưng về phía cửa sổ sáng, vì điều đó có thể biến khuôn mặt bạn thành một bóng đen. Nếu không có nhiều ánh sáng tự nhiên, hãy dùng đèn bàn hoặc đèn vòng để chiếu sáng đều lên mặt.

Sau đó kiểm tra khung hình:

• Đặt camera ngang tầm mắt
• Ngồi đủ xa để thấy đầu và phần thân trên
• Giữ khung hình ổn định và cân đối ở giữa
• Chừa một chút khoảng trống phía trên đầu

Cách bố trí này giúp bạn trông tự tin và vững vàng hơn. Nó cũng giúp cử chỉ của bạn dễ quan sát hơn, từ đó tăng mức độ tương tác.

4. Chọn phông nền sạch sẽ và đáng tin cậy

Phông nền của bạn nên hỗ trợ tính chuyên nghiệp, chứ không cạnh tranh với nó. Lựa chọn tốt nhất thường là đơn giản và gọn gàng.

Một giá sách sạch sẽ, bức tường trung tính hoặc không gian văn phòng ngăn nắp đều phù hợp. Nếu bạn dùng nền ảo, hãy chọn một mẫu tinh tế và phù hợp với cuộc họp. Tránh các họa tiết gây rối mắt, hiệu ứng làm mờ quá mạnh hoặc hình ảnh mang tính vui nhộn trừ khi bối cảnh thực sự rất thân mật.

Một vài nguyên tắc cho phông nền:

• Loại bỏ bừa bộn dễ thấy
• Tránh để lộ tài liệu nhạy cảm hoặc thông tin cá nhân
• Giữ phần nhận diện thương hiệu ở mức tối giản và tinh tế
• Nếu có thể, dùng cùng một phông nền cho các cuộc họp lặp lại

Nếu bạn đang thuyết trình với tư cách nhà sáng lập hoặc đại diện công ty, không gian phía sau bạn cũng trở thành một phần của ấn tượng thương hiệu. Hãy đảm bảo nó phản ánh đúng kiểu doanh nghiệp bạn muốn xây dựng.

5. Luyện nói với nhịp độ tự nhiên

Nhiều người nói quá nhanh trong các cuộc gọi video. Căng thẳng, áp lực thời gian và độ trễ nhẹ trong giao tiếp từ xa đều có thể khiến bạn trình bày vội vàng. Điều đó thường làm bài thuyết trình khó theo dõi hơn.

Hãy hướng tới một nhịp độ đều, có chủ ý dừng ngắn sau các ý quan trọng. Những khoảng dừng ngắn giúp khán giả có thời gian tiếp nhận điều bạn vừa nói và khiến bạn nghe tự tin hơn.

Một vài thói quen thực tế sẽ hữu ích:

• Hít thở trước khi bắt đầu mỗi phần
• Nói chậm hơn khi nêu số liệu hoặc ngày tháng
• Dừng nhẹ sau các phát biểu quan trọng
• Hạn chế từ đệm khi có thể

Nếu bạn có xu hướng nói nhanh, hãy luyện tập bài thuyết trình thành tiếng một hoặc hai lần trước cuộc họp. Bạn sẽ nghe ra chỗ nào cần chậm lại và chỗ nào có thể diễn đạt gọn hơn.

6. Nhìn vào camera, không nhìn vào hình ảnh của chính mình

Giao tiếp bằng mắt rất quan trọng trên Zoom, nhưng cách thực hiện khác với gặp trực tiếp. Nếu bạn nhìn vào những người tham gia trên màn hình, có thể trông như bạn đang nhìn xuống. Để tạo cảm giác giao tiếp bằng mắt tốt hơn trong môi trường ảo, hãy tập trung vào camera khi nói.

Điều đó không có nghĩa là nhìn chằm chằm vào ống kính không chớp mắt. Nó có nghĩa là quay lại với camera khi bạn đang nhấn mạnh một điểm quan trọng, giới thiệu bản thân hoặc kết thúc bài thuyết trình.

Một thói quen hữu ích là:

• Để camera gần phía trên màn hình
• Thu nhỏ hoặc ẩn hình ảnh xem trước của chính mình nếu nó làm bạn mất tập trung
• Chỉ nhìn ghi chú khi thật cần thiết
• Quay lại nhìn camera khi đang tóm tắt

Chỉ một thay đổi nhỏ này cũng có thể khiến bạn trông hiện diện hơn, trực tiếp hơn và đáng tin cậy hơn.

7. Tạo sự đa dạng về hình ảnh mà không làm cuộc họp quá phức tạp

Một bài thuyết trình tốt giữ được sự chú ý của người nghe. Điều đó không đòi hỏi hiệu ứng hào nhoáng, nhưng có lợi khi có sự đa dạng.

Nếu bạn nói trong hơn vài phút, hãy cân nhắc kết hợp:

• Slide
• Một tài liệu hoặc bảng điều khiển được chia sẻ
• Ảnh chụp màn hình sản phẩm
• Một bản demo ngắn
• Một biểu đồ hoặc hình ảnh liên quan

Mục tiêu là hỗ trợ thông điệp của bạn, chứ không phải làm nó chìm trong hình ảnh. Chỉ dùng những tài liệu giúp khán giả hiểu ý bạn nhanh hơn. Nếu một bộ slide toàn chữ, nó có thể trở thành sự xao nhãng thay vì công cụ hỗ trợ.

Sự đa dạng về hình ảnh đặc biệt hữu ích khi bạn đang chào một ý tưởng, hướng dẫn khách hàng mới hoặc trình bày cập nhật vận hành. Nó giúp buổi trao đổi sống động hơn và giúp người nghe ghi nhớ thông tin tốt hơn.

Danh sách kiểm tra trước cuộc họp trên Zoom

Trước một cuộc họp quan trọng, hãy rà soát danh sách này:

• Xác nhận link và thời gian cuộc họp
• Xem lại chương trình nghị sự và các ý chính
• Kiểm tra micro, camera và loa
• Mở sẵn mọi tệp hoặc slide bạn định chia sẻ
• Chọn phông nền sạch sẽ và ánh sáng phù hợp
• Tắt thông báo trên máy tính và điện thoại
• Để sẵn nước uống bên cạnh
• Đóng các tab và ứng dụng không cần thiết

Thói quen này chỉ mất vài phút nhưng có thể ngăn những sự cố tránh được làm ảnh hưởng đến phần trình bày của bạn.

Những lỗi thuyết trình trên Zoom thường gặp cần tránh

Ngay cả những người làm việc chuyên nghiệp cũng mắc các lỗi có thể tránh được trong các cuộc gọi video. Hãy chú ý những vấn đề này:

• Nói quá nhanh
• Đọc nguyên văn từ kịch bản
• Ngồi quá xa camera
• Trông như bị phân tâm bởi màn hình khác
• Dùng micro ồn hoặc chất lượng thấp
• Nhồi nhét quá nhiều slide vào cuộc họp
• Không tóm tắt các bước tiếp theo

Những vấn đề này dễ bị bỏ qua khi bạn tập trung vào nội dung, nhưng chúng có thể làm giảm hiệu quả tổng thể của bài thuyết trình.

Cách nhà sáng lập dùng Zoom hiệu quả hơn

Với nhà sáng lập, Zoom không chỉ là một công cụ giao tiếp. Nó thường là một phần quan trọng của bán hàng, tuyển dụng, hỗ trợ khách hàng, quan hệ nhà đầu tư và lãnh đạo nội bộ. Điều đó khiến chất lượng thuyết trình trở thành một vấn đề kinh doanh, chứ không chỉ là vấn đề kỹ thuật.

Nếu bạn đang đại diện cho một công ty mới thành lập hoặc đang chuẩn bị mở rộng một doanh nghiệp nhỏ, sự hiện diện của bạn qua video có thể củng cố uy tín cho thương hiệu. Giao tiếp chuyên nghiệp cho thấy công ty của bạn có tổ chức, đáng tin cậy và sẵn sàng làm việc.

Uy tín đó rất quan trọng khi bạn đang:

• Giới thiệu công ty với khách hàng tiềm năng
• Gặp một đối tác tiềm năng
• Phỏng vấn cho một vị trí mới
• Dẫn dắt cập nhật cho đội ngũ
• Giải thích sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn
• Trình bày các cột mốc cho các bên liên quan

Khi thông điệp quan trọng, cách truyền đạt cũng phải có chủ đích.

Lời kết

Bạn không cần phải là chuyên gia công nghệ để thuyết trình tốt trên Zoom. Bạn cần sự chuẩn bị, một thiết lập gọn gàng, cách nói rõ ràng và sự chú ý đến các chi tiết tạo nên trải nghiệm mà người khác nhận được từ thông điệp của bạn.

Nếu bạn lên kế hoạch cẩn thận, kiểm tra âm thanh và video, đơn giản hóa phông nền và tập trung vào giao tiếp rõ ràng, các bài thuyết trình của bạn sẽ trông chỉn chu và chuyên nghiệp hơn. Với nhà sáng lập và chủ doanh nghiệp, sự chuyên nghiệp đó có thể hỗ trợ các mối quan hệ tốt hơn và kết quả kinh doanh tốt hơn.

Lần tới khi bạn mở Zoom, hãy coi cuộc họp như một cơ hội để đại diện cho doanh nghiệp của mình một cách tốt nhất. Những cải thiện nhỏ trong cách thuyết trình có thể tạo ra khác biệt đáng kể trong cách khán giả phản hồi.