7 Zoom-esitysvinkkiä perustajille: näytä ja kuulosta ammattimaisemmalta

Etäkokoukset ovat nykyään normaali osa sitä, miten perustajat, pienyrittäjät ja tiimit viestivät. Olipa kyseessä asiakaspitchaus, hallituksen tilannekatsauksen vetäminen, ehdokkaan haastattelu tai uuden liikeidean esittely, se, miten toimit Zoomissa, vaikuttaa siihen, kuinka ammattimaisena sinut nähdään.

Vahva Zoom-esitys ei ole tärkeä siksi, että näyttäisit viimeistellyltä vain vaikutelman vuoksi. Sen tarkoitus on tehdä viestistäsi helpompi luottaa, helpompi ymmärtää ja helpompi muistaa. Yrittäjille, jotka rakentavat liiketoimintaa, sillä on merkitystä. Sama uskottavuus, joka auttaa sinua saamaan tapaamisen tai päättämään kaupan, vahvistaa myös yrityksesi mainetta.

Hyvä uutinen on, että et tarvitse kallista tuotantokalustoa tai lähetysstudiota. Tarvitset valmistautumista, muutaman luotettavan työkalun ja selkeän tavan esitellä.

Miksi Zoom-esitystaidot ovat tärkeitä yrityksen omistajille

Zoom-kokous voi toimia yhtä aikaa kädenpuristuksena, näyteikkunana ja myyntiesityksenä. Ihmiset arvioivat valmiutesi nopeasti. Jos äänesi pätkii, tausta häiritsee tai vaikutat epävarmalta materiaalistasi, viesti voi hukkua ennen kuin ehdit ensimmäiseen pääkohtaan.

Yrityksen omistajille vahvemmat esitystaidot voivat auttaa sinua:

• Rakentamaan luottamusta nopeammin potentiaalisten asiakkaiden ja kumppanien kanssa
• Viestimään selkeämmin työntekijöille ja alihankkijoille
• Heijastamaan itsevarmuutta rahoituskeskusteluissa tai asiakastapaamisissa
• Vähentämään häiriöitä, jotta viestisi menee perille puhtaasti
• Esittämään brändisi järjestelmällisenä ja uskottavana

Jos yrityksesi on vielä alkuvaiheessa, nämä pienet ammattimaisuuden merkit voivat vaikuttaa poikkeuksellisen paljon.

1. Valmistele sisältö ennen kuin avaat Zoomin

Hyvät esitykset alkavat paljon ennen kokouksen alkua. Tiedä, miksi kokous järjestetään, mitä pääkohtia haluat käsitellä ja mihin lopputulokseen pyrit tapaamisen päättyessä.

Yksinkertainen rakenne toimii hyvin:

• Aloitus: kerro kokouksen tarkoitus
• Keskiosa: esitä keskeiset kohdat loogisessa järjestyksessä
• Lopetus: tiivistä tärkein viesti ja vahvista seuraavat askeleet

Sinun ei tarvitse opetella puhetta sanatarkasti. Itse asiassa rivikohtainen lukeminen voi tehdä puheestasi jäykän ja etäisen. Käytä sen sijaan lyhyttä runkoa, jossa ovat olennaisimmat kohdat.

Ennen kokousta kysy itseltäsi:

• Mitä yleisö jo tietää?
• Mitä heidän pitää ymmärtää?
• Mikä päätös tai toimenpide seuraavaksi tarvitaan?

Mitä selkeämmin osaat vastata näihin kysymyksiin, sitä fokusoituneempi esityksesi on.

2. Testaa ääni- ja videolaitteistosi ajoissa

Huono ääni on yksi nopeimmista tavoista tehdä Zoom-esityksestä epäammattimainen. Ihmiset voivat hyväksyä vaatimattoman taustan tai keskinkertaisen web-kameran, mutta he eivät hyväksy ääntä, joka katkeilee tai kaikuu pahasti.

Tee nopea tekninen tarkistus ennen jokaista tärkeää tapaamista:

• Testaa mikrofoni
• Varmista, että oikea äänitulo on valittuna
• Tarkista kameran rajaus ja valaistus
• Sulje sovellukset, jotka voivat aiheuttaa taustamelua tai ponnahdusikkunoita
• Varmista, että internetyhteys on vakaa

Jos mahdollista, käytä ulkoista mikrofonia tai kuulokemikrofonia. Jo pieni parannus voi lisätä äänen selkeyttä huomattavasti. Tavoite on yksinkertainen: tee kuulemisesta vaivatonta.

3. Käytä valaistusta ja rajauksia, jotka tukevat viestiäsi

Et tarvitse studiota, mutta sinun kannattaa näyttää harkitulta. Muutama pieni säätö voi parantaa sitä, kuinka viimeistellyltä näytät ruudulla.

Aloita valaistuksesta. Luonnonvalo edestä tai sivulta toimii yleensä parhaiten. Vältä istumista kirkas ikkuna selkäsi takana, sillä se voi tehdä kasvoistasi siluetin. Jos luonnonvaloa on vähän, käytä lamppua tai rengasvaloa kasvojesi tasaiseen valaisemiseen.

Tarkista sitten rajaus:

• Sijoita kamera silmien korkeudelle
• Istu riittävän kaukana, jotta pää ja ylävartalo näkyvät
• Pidä kuva vakaana ja keskitettynä
• Jätä hieman tilaa pään yläpuolelle

Tällainen sijoittelu auttaa sinua näyttämään itsevarmalta ja vakaalta. Se tekee myös eleistäsi helpommin luettavia, mikä parantaa osallistumista.

4. Valitse tausta, joka näyttää siistiltä ja uskottavalta

Taustasi pitäisi tukea ammattimaisuuttasi, ei kilpailla sen kanssa. Paras vaihtoehto on yleensä yksinkertainen ja selkeä.

Siisti kirjahylly, neutraali seinä tai järjestyksessä oleva toimistotila toimii hyvin. Jos käytät virtuaalitaustaa, valitse hillitty ja tilanteeseen sopiva vaihtoehto. Vältä häiritseviä kuvioita, raskaita sumennustehosteita tai leikillisiä kuvia, ellei kyseessä ole hyvin epävirallinen tilanne.

Muutama taustan perussääntö:

• Poista näkyvä sekasotku
• Vältä arkaluontoisten asiakirjojen tai henkilökohtaisten tietojen näkymistä
• Pidä brändäys vähäisenä ja tyylikkäänä
• Käytä toistuviin kokouksiin mahdollisuuksien mukaan samaa taustaa

Jos esiinnyt perustajana tai yrityksen edustajana, tila takanasi on osa brändivaikutelmaa. Varmista, että se heijastaa sellaista liiketoimintaa, jota haluat rakentaa.

5. Harjoittele puhumaan luonnollisella tahdilla

Monet puhuvat liian nopeasti videokokouksissa. Jännitys, aikapaine ja etäviestinnän pieni viive voivat kaikki johtaa kiireiseen esitystapaan. Se tekee viestistä yleensä vaikeammin seurattavan.

Pyri tasaiseen tempoon ja tarkoituksellisiin taukoihin pääkohtien jälkeen. Lyhyet tauot antavat yleisölle aikaa käsitellä juuri kuulemaansa ja saavat sinut kuulostamaan itsevarmemmalta.

Muutama käytännön tapa auttaa:

• Hengitä ennen jokaisen osuuden aloittamista
• Hidasta tahtia, kun kerrot lukuja tai päivämääriä
• Pidä lyhyt tauko tärkeiden väitteiden jälkeen
• Vältä täytesanoja aina kun mahdollista

Jos puhut yleensä liian nopeasti, harjoittele esitystäsi ääneen kerran tai kahdesti ennen kokousta. Huomaat, missä kohdissa sinun kannattaa hidastaa ja missä ilmaisuasi voi selkeyttää.

6. Katso kameraan, älä omaan kuvaasi

Katsekontakti on Zoomissa tärkeää, mutta se toimii eri tavalla kuin kasvotusten. Jos seuraat ruudulla muita osallistujia, voi näyttää siltä, että katsot alaspäin. Parempaa virtuaalista katsekontaktia varten keskity kameraan silloin, kun puhut.

Tämä ei tarkoita tuijottamista liikkumatta. Se tarkoittaa, että palautat huomiosi kameraan, kun teet tärkeän huomion, esittelet itsesi tai päätät esityksen.

Hyödyllinen tapa on:

• Pitää kamera lähellä näytön yläreunaa
• Pienentää omaa esikatselukuvaa, jos se häiritsee sinua
• Vilkaista muistiinpanoja vain tarvittaessa
• Katsoa takaisin kameraan yhteenvetovaiheessa

Tämä yksi muutos voi saada sinut vaikuttamaan läsnäolevammalta, suoremmalta ja luotettavammalta.

7. Lisää visuaalista vaihtelua ilman että kokous monimutkaistuu

Vahva esitys pitää huomion yllä. Se ei vaadi näyttäviä efektejä, mutta hyötyy vaihtelusta.

Jos puhut useamman kuin muutaman minuutin, harkitse esimerkiksi seuraavia:

• Dioja
• Jaettu asiakirja tai koontinäyttö
• Tuotekuvakaappauksia
• Lyhyt demo
• Aiheeseen liittyvä kaavio tai kuva

Tavoite on tukea viestiäsi, ei hukuttaa sitä visuaaleihin. Käytä vain materiaaleja, jotka auttavat yleisöä ymmärtämään pointtisi nopeammin. Jos diaesitys on täynnä tekstiä, siitä voi tulla apuvälineen sijaan häiriötekijä.

Visuaalinen vaihtelu on erityisen hyödyllistä, kun esittelet ideaa, perehdytät asiakasta tai käydään läpi operatiivista tilannepäivitystä. Se pitää tilaisuuden elävänä ja auttaa ihmisiä muistamaan tiedon.

Yksinkertainen ennen kokousta tehtävä Zoom-tarkistuslista

Ennen tärkeää tapaamista käy läpi tämä lista:

• Varmista kokouslinkki ja aika
• Käy läpi agenda ja keskeiset kohdat
• Testaa mikrofoni, kamera ja kaiuttimet
• Avaa tiedostot tai diat, jotka aiot jakaa
• Valitse siisti tausta ja sopiva valaistus
• Mykistä ilmoitukset tietokoneesta ja puhelimesta
• Pidä vettä lähellä
• Sulje tarpeettomat välilehdet ja sovellukset

Tämä rutiini vie vain muutaman minuutin, mutta se voi ehkäistä vältettävissä olevia ongelmia, jotka heikentävät esitystäsi.

Yleisiä Zoom-esityksen virheitä, joita kannattaa välttää

Myös kokeneet ammattilaiset tekevät video- ja etäkokouksissa virheitä, joita voisi välttää. Varo näitä:

• Liian nopea puhetapa
• Lukeminen suoraan käsikirjoituksesta
• Istuminen liian kaukana kamerasta
• Näyttää hajamieliseltä muiden ruutujen takia
• Käyttää meluisaa tai heikkolaatuista mikrofonia
• Ylikuormittaa kokouksen liian monilla dioilla
• Unohtaa tiivistää seuraavat askeleet

Nämä ongelmat on helppo ohittaa, kun keskityt sisältöön, mutta ne voivat heikentää esityksen kokonaisvaikutelmaa.

Miten perustajat voivat hyödyntää Zoomia tehokkaammin

Perustajille Zoom on enemmän kuin viestintäväline. Se on usein keskeinen osa myyntiä, rekrytointia, asiakastukea, sijoittajasuhteita ja sisäistä johtamista. Siksi esityksen laatu on liiketoimintakysymys, ei vain tekninen yksityiskohta.

Jos edustat vasta perustettua yritystä tai valmistaudut kasvattamaan pientä liiketoimintaa, esiintymisesi videolla voi vahvistaa brändisi uskottavuutta. Ammattimainen viestintä kertoo, että yrityksesi on organisoitu, luotettava ja valmis toimimaan.

Tämä uskottavuus on tärkeää, kun olet:

• Esittelemässä yritystäsi potentiaalisille asiakkaille
• Tapaamassa mahdollista kumppania
• Haastattelemassa uutta työntekijää
• Vetämässä tiimin tilannekatsausta
• Selittämässä tuotettasi tai palveluasi
• Esittelemässä virstanpylväitä sidosryhmille

Kun viesti on tärkeä, myös esitystavan pitää olla harkittu.

Lopuksi

Sinun ei tarvitse olla teknologia-asiantuntija esiintyäksesi hyvin Zoomissa. Tarvitset valmistautumista, siistin teknisen ympäristön, selkeää puhetta ja huomiota yksityiskohtiin, jotka muovaavat sitä, miten muut kokevat viestisi.

Kun suunnittelet etukäteen, tarkistat äänen ja videon, yksinkertaistat taustan ja keskityt selkeään viestintään, esityksesi tuntuvat viimeistellymmiltä ja ammattimaisemmilta. Perustajille ja yritysten omistajille tällainen ammattimaisuus voi tukea vahvempia suhteita ja parempia liiketoimintatuloksia.

Seuraavan kerran, kun avaat Zoomin, käsittele kokousta mahdollisuutena edustaa yritystäsi hyvin. Pienet parannukset esityksessä voivat vaikuttaa merkittävästi siihen, miten yleisösi reagoi.