7 συμβουλές για παρουσιάσεις στο Zoom για founders, ώστε να δείχνουν και να ακούγονται πιο επαγγελματίες

Οι απομακρυσμένες συναντήσεις αποτελούν πλέον ένα φυσιολογικό μέρος του τρόπου με τον οποίο επικοινωνούν οι founders, οι ιδιοκτήτες μικρών επιχειρήσεων και οι ομάδες. Είτε παρουσιάζετε σε έναν πελάτη, είτε καθοδηγείτε ένα ενημερωτικό meeting προς το διοικητικό συμβούλιο, είτε κάνετε συνέντευξη σε υποψήφιο, είτε παρουσιάζετε μια νέα επιχειρηματική ιδέα, ο τρόπος με τον οποίο εμφανίζεστε στο Zoom επηρεάζει το πώς οι άλλοι αντιλαμβάνονται τον επαγγελματισμό σας.

Μια δυνατή παρουσίαση στο Zoom δεν αφορά το να δείχνετε απλώς «καλοδουλεμένοι» για χάρη της εικόνας. Αφορά στο να κάνετε το μήνυμά σας πιο εύκολο να εμπιστευτεί κανείς, πιο εύκολο να κατανοηθεί και πιο εύκολο να μείνει στη μνήμη. Για τους επιχειρηματίες που χτίζουν μια εταιρεία, αυτό έχει σημασία. Η ίδια αξιοπιστία που σας βοηθά να κλείσετε μια συνάντηση ή μια συμφωνία στηρίζει και τη φήμη της επιχείρησής σας.

Το καλό είναι ότι δεν χρειάζεστε ακριβό εξοπλισμό παραγωγής ή στούντιο μετάδοσης. Χρειάζεστε προετοιμασία, μερικά αξιόπιστα εργαλεία και μια καθαρή προσέγγιση στην παρουσίαση.

Γιατί οι δεξιότητες παρουσίασης στο Zoom έχουν σημασία για τους επιχειρηματίες

Μια κλήση στο Zoom μπορεί να λειτουργεί ταυτόχρονα σαν χειραψία, σαν βιτρίνα και σαν πώληση. Οι άνθρωποι κρίνουν γρήγορα την ετοιμότητά σας. Αν ο ήχος διακόπτεται, το φόντο αποσπά την προσοχή ή φαίνεστε ανασφαλείς με το υλικό σας, το μήνυμα μπορεί να χαθεί πριν ολοκληρώσετε το πρώτο σας σημείο.

Για τους ιδιοκτήτες επιχειρήσεων, οι ισχυρότερες δεξιότητες παρουσίασης μπορούν να βοηθήσουν ώστε να:

• Χτίζετε πιο γρήγορα εμπιστοσύνη με υποψήφιους πελάτες και συνεργάτες
• Επικοινωνείτε πιο καθαρά με υπαλλήλους και συνεργάτες
• Προβάλλετε αυτοπεποίθηση σε συναντήσεις χρηματοδότησης ή πελατών
• Μειώνετε τους περισπασμούς ώστε το μήνυμά σας να φτάνει καθαρά
• Παρουσιάζετε το brand σας ως οργανωμένο και αξιόπιστο

Αν η εταιρεία σας βρίσκεται ακόμη στα πρώτα της βήματα, αυτά τα μικρά σημάδια επαγγελματισμού μπορούν να έχουν δυσανάλογα μεγάλο αντίκτυπο.

1. Προετοιμάστε το περιεχόμενό σας πριν ανοίξετε το Zoom

Οι καλές παρουσιάσεις ξεκινούν πολύ πριν αρχίσει η συνάντηση. Να γνωρίζετε τον σκοπό της κλήσης, τα βασικά σημεία που θέλετε να καλύψετε και το αποτέλεσμα που θέλετε να έχετε στο τέλος.

Μια απλή δομή λειτουργεί καλά:

• Εισαγωγή: δηλώστε τον σκοπό της συνάντησης
• Κύριο μέρος: παρουσιάστε τα βασικά σημεία με λογική σειρά
• Κλείσιμο: συνοψίστε το συμπέρασμα και επιβεβαιώστε τα επόμενα βήματα

Δεν χρειάζεται να αποστηθίσετε ένα σενάριο. Στην πραγματικότητα, η ανάγνωση λέξη προς λέξη μπορεί να σας κάνει να ακούγεστε άκαμπτοι και αποκομμένοι. Αντί γι’ αυτό, χρησιμοποιήστε ένα σύντομο περίγραμμα με τα βασικά σημεία που θέλετε να καλύψετε.

Πριν από τη συνάντηση, ρωτήστε τον εαυτό σας:

• Τι γνωρίζει ήδη το κοινό;
• Τι χρειάζεται να καταλάβει;
• Ποια απόφαση ή ενέργεια πρέπει να ακολουθήσει;

Όσο πιο καθαρά απαντήσετε σε αυτές τις ερωτήσεις, τόσο πιο εστιασμένη θα είναι η παρουσίασή σας.

2. Ελέγξτε νωρίς τον ήχο και το βίντεό σας

Ο κακός ήχος είναι ένας από τους πιο γρήγορους τρόπους για να φαίνεται μια παρουσίαση στο Zoom αντιεπαγγελματική. Οι άνθρωποι ίσως ανεχθούν ένα απλό φόντο ή μια μέτρια webcam, αλλά δεν θα ανεχθούν ήχο που διακόπτεται ή δημιουργεί έντονη ηχώ.

Κάντε έναν σύντομο τεχνικό έλεγχο πριν από κάθε σημαντική συνάντηση:

• Δοκιμάστε το μικρόφωνό σας
• Βεβαιωθείτε ότι είναι επιλεγμένη η σωστή συσκευή εισόδου
• Ελέγξτε το κάδρο της κάμερας και τον φωτισμό
• Κλείστε εφαρμογές που μπορεί να δημιουργούν θόρυβο στο παρασκήνιο ή αναδυόμενα παράθυρα
• Επιβεβαιώστε ότι η σύνδεσή σας στο διαδίκτυο είναι σταθερή

Αν είναι δυνατόν, χρησιμοποιήστε εξωτερικό μικρόφωνο ή headset. Ακόμη και μια βασική αναβάθμιση μπορεί να βελτιώσει σημαντικά την καθαρότητα. Ο στόχος είναι απλός: να είναι εύκολο για τους άλλους να σας ακούσουν χωρίς κόπο.

3. Χρησιμοποιήστε φωτισμό και κάδρο που υποστηρίζουν το μήνυμά σας

Δεν χρειάζεστε επαγγελματικό στούντιο, αλλά χρειάζεστε μια σκόπιμη εικόνα. Μερικές μικρές προσαρμογές μπορούν να βελτιώσουν το πόσο προσεγμένοι φαίνεστε στην οθόνη.

Ξεκινήστε από τον φωτισμό. Το φυσικό φως από μπροστά ή από το πλάι συνήθως λειτουργεί καλύτερα. Αποφύγετε να κάθεστε με ένα έντονα φωτισμένο παράθυρο πίσω σας, γιατί μπορεί να μετατρέψει το πρόσωπό σας σε σιλουέτα. Αν το φυσικό φως είναι περιορισμένο, χρησιμοποιήστε ένα φωτιστικό ή ένα ring light για να φωτίσετε ομοιόμορφα το πρόσωπό σας.

Έπειτα ελέγξτε το κάδρο σας:

• Τοποθετήστε την κάμερα στο ύψος των ματιών
• Καθίστε αρκετά πίσω ώστε να φαίνεται το κεφάλι και το πάνω μέρος του κορμού
• Κρατήστε το κάδρο σταθερό και κεντραρισμένο
• Αφήστε λίγο χώρο πάνω από το κεφάλι σας

Αυτή η τοποθέτηση σας βοηθά να φαίνεστε σίγουροι και γειωμένοι. Επίσης κάνει τις χειρονομίες σας πιο ευανάγνωστες, κάτι που βελτιώνει την αλληλεπίδραση.

4. Επιλέξτε ένα φόντο που δείχνει καθαρό και αξιόπιστο

Το φόντο σας πρέπει να υποστηρίζει τον επαγγελματισμό σας, όχι να τον ανταγωνίζεται. Η καλύτερη επιλογή είναι συνήθως κάτι απλό και χωρίς ακαταστασία.

Μια καθαρή βιβλιοθήκη, ένας ουδέτερος τοίχος ή ένας τακτοποιημένος χώρος γραφείου λειτουργούν καλά. Αν χρησιμοποιείτε εικονικό φόντο, επιλέξτε ένα διακριτικό και κατάλληλο για τη συνάντηση. Αποφύγετε τα αποσπαστικά μοτίβα, τα έντονα εφέ θολώματος ή τις παιχνιδιάρικες εικόνες, εκτός αν το περιβάλλον είναι πολύ ανεπίσημο.

Μερικοί κανόνες για το φόντο:

• Αφαιρέστε την ορατή ακαταστασία
• Αποφύγετε έγγραφα ευαίσθητα ή προσωπικές πληροφορίες που φαίνονται στο πλάνο
• Κρατήστε το branding διακριτικό και κομψό
• Χρησιμοποιείτε σταθερό φόντο για επαναλαμβανόμενες συναντήσεις, όπου είναι δυνατόν

Αν παρουσιάζεστε ως founder ή εκπρόσωπος εταιρείας, ο χώρος πίσω σας γίνεται μέρος της εικόνας του brand σας. Φροντίστε να αντανακλά το είδος της επιχείρησης που θέλετε να χτίσετε.

5. Εξασκηθείτε σε έναν φυσικό ρυθμό ομιλίας

Πολλοί άνθρωποι μιλούν πολύ γρήγορα σε βιντεοκλήσεις. Το άγχος, η πίεση χρόνου και η μικρή καθυστέρηση της εξ αποστάσεως επικοινωνίας μπορούν να σας σπρώξουν σε βιαστική εκφορά. Αυτό συνήθως κάνει την παρουσίαση πιο δύσκολη στην παρακολούθηση.

Στοχεύστε σε σταθερό ρυθμό με σκόπιμες παύσεις μετά από βασικά σημεία. Οι σύντομες παύσεις δίνουν στο κοινό χρόνο να επεξεργαστεί όσα μόλις είπατε και σας κάνουν να ακούγεστε πιο σίγουροι.

Μερικές πρακτικές συνήθειες βοηθούν:

• Πάρτε ανάσα πριν ξεκινήσετε κάθε ενότητα
• Μιλάτε πιο αργά όταν αναφέρετε αριθμούς ή ημερομηνίες
• Κάντε μια σύντομη παύση μετά από σημαντικές δηλώσεις
• Αποφύγετε, όπου είναι δυνατόν, τις λέξεις-γεμίσματα

Αν τείνετε να βιάζεστε, εξασκηθείτε φωναχτά μία ή δύο φορές πριν από τη συνάντηση. Θα ακούσετε πού χρειάζεται να μειώσετε ταχύτητα και πού η διατύπωσή σας μπορεί να γίνει πιο καθαρή.

6. Κοιτάτε την κάμερα, όχι τη δική σας εικόνα

Η οπτική επαφή έχει σημασία στο Zoom, αλλά λειτουργεί διαφορετικά από ό,τι δια ζώσης. Αν κοιτάτε τους άλλους συμμετέχοντες στην οθόνη σας, μπορεί να φαίνεται ότι κοιτάζετε προς τα κάτω. Για να δημιουργήσετε καλύτερη εικονική οπτική επαφή, εστιάστε στην κάμερα όταν μιλάτε.

Αυτό δεν σημαίνει ότι πρέπει να κοιτάτε επίμονα τον φακό χωρίς να κινείστε. Σημαίνει ότι επιστρέφετε την προσοχή σας στην κάμερα όταν κάνετε ένα σημαντικό σημείο, όταν συστήνεστε ή όταν κλείνετε μια παρουσίαση.

Μια χρήσιμη συνήθεια είναι να:

• Κρατάτε την κάμερα κοντά στο πάνω μέρος της οθόνης σας
• Μειώνετε τη δική σας αυτοπροβολή αν σας αποσπά την προσοχή
• Ρίχνετε ματιές στις σημειώσεις μόνο όταν είναι απαραίτητο
• Επιστρέφετε στην κάμερα όταν συνοψίζετε

Αυτή η μία αλλαγή μπορεί να σας κάνει να φαίνεστε πιο παρόντες, πιο άμεσοι και πιο αξιόπιστοι.

7. Προσθέστε οπτική ποικιλία χωρίς να περιπλέκετε υπερβολικά τη συνάντηση

Μια δυνατή παρουσίαση κρατά την προσοχή. Αυτό δεν απαιτεί εντυπωσιακά εφέ, αλλά επωφελείται από την ποικιλία.

Αν μιλάτε για περισσότερα από λίγα λεπτά, σκεφτείτε να ενσωματώσετε:

• Slides
• Ένα κοινόχρηστο έγγραφο ή dashboard
• Screenshots προϊόντος
• Μια σύντομη επίδειξη
• Ένα σχετικό γράφημα ή εικόνα

Ο στόχος είναι να στηρίξετε το μήνυμά σας, όχι να το θάψετε μέσα στα οπτικά στοιχεία. Χρησιμοποιήστε μόνο το υλικό που βοηθά το κοινό να καταλάβει γρηγορότερα το σημείο σας. Αν μια παρουσίαση έχει πολύ κείμενο, μπορεί να γίνει περισσότερο εμπόδιο παρά βοήθημα.

Η οπτική ποικιλία είναι ιδιαίτερα χρήσιμη όταν παρουσιάζετε μια ιδέα, εντάσσετε έναν πελάτη ή περνάτε από μια λειτουργική ενημέρωση. Κρατά τη συνάντηση ζωντανή και βοηθά τους ανθρώπους να συγκρατήσουν τις πληροφορίες.

Μια απλή λίστα ελέγχου πριν από τη συνάντηση στο Zoom

Πριν από μια σημαντική συνάντηση, περάστε από αυτή τη λίστα:

• Επιβεβαιώστε τον σύνδεσμο και την ώρα της συνάντησης
• Ελέγξτε την ατζέντα και τα βασικά σημεία
• Δοκιμάστε μικρόφωνο, κάμερα και ηχεία
• Ανοίξτε τυχόν αρχεία ή slides που σκοπεύετε να μοιραστείτε
• Επιλέξτε καθαρό φόντο και σωστό φωτισμό
• Σιγήστε τις ειδοποιήσεις στον υπολογιστή και στο τηλέφωνό σας
• Έχετε νερό δίπλα σας
• Κλείστε περιττές καρτέλες και εφαρμογές

Αυτή η ρουτίνα διαρκεί μόνο λίγα λεπτά, αλλά μπορεί να αποτρέψει προβλήματα που αλλιώς θα έβλαπταν την παρουσίασή σας.

Συνηθισμένα λάθη σε παρουσιάσεις στο Zoom που πρέπει να αποφεύγετε

Ακόμη και έμπειροι επαγγελματίες κάνουν λάθη που μπορούν να αποφευχθούν σε βιντεοκλήσεις. Προσέξτε τα εξής:

• Μιλάτε πολύ γρήγορα
• Διαβάζετε απευθείας από σενάριο
• Κάθεστε πολύ μακριά από την κάμερα
• Φαίνεστε αποσπασμένοι από άλλες οθόνες
• Χρησιμοποιείτε μικρόφωνο με θόρυβο ή χαμηλή ποιότητα
• Υπερφορτώνετε τη συνάντηση με πάρα πολλά slides
• Δεν συνοψίζετε τα επόμενα βήματα

Αυτά τα προβλήματα είναι εύκολο να περάσουν απαρατήρητα όταν εστιάζετε στο περιεχόμενο, αλλά μπορούν να αποδυναμώσουν τη συνολική επίδραση της παρουσίασης.

Πώς μπορούν οι founders να χρησιμοποιούν το Zoom πιο αποτελεσματικά

Για τους founders, το Zoom είναι κάτι πολύ περισσότερο από ένα εργαλείο επικοινωνίας. Συχνά αποτελεί βασικό μέρος των πωλήσεων, της στελέχωσης, της εξυπηρέτησης πελατών, των σχέσεων με επενδυτές και της εσωτερικής ηγεσίας. Αυτό καθιστά την ποιότητα της παρουσίασης επιχειρηματικό ζήτημα και όχι απλώς τεχνικό.

Αν εκπροσωπείτε μια νεοσύστατη εταιρεία ή προετοιμάζεστε να αναπτυχθείτε ως μικρή επιχείρηση, η παρουσία σας στο βίντεο μπορεί να ενισχύσει την αξιοπιστία του brand σας. Η επαγγελματική επικοινωνία δείχνει ότι η εταιρεία σας είναι οργανωμένη, αξιόπιστη και έτοιμη να συνεργαστεί.

Αυτή η αξιοπιστία έχει σημασία όταν:

• Παρουσιάζετε την εταιρεία σας σε υποψήφιους πελάτες
• Συνεδριάζετε με έναν πιθανό συνεργάτη
• Δίνετε συνέντευξη για νέα θέση
• Οδηγείτε μια ενημέρωση ομάδας
• Εξηγείτε το προϊόν ή την υπηρεσία σας
• Παρουσιάζετε ορόσημα σε ενδιαφερόμενα μέρη

Όταν το μήνυμα είναι σημαντικό, και η παράδοση πρέπει να είναι προσεκτική.

Τελικές σκέψεις

Δεν χρειάζεται να είστε ειδικός στην τεχνολογία για να παρουσιάζετε καλά στο Zoom. Χρειάζεστε προετοιμασία, καθαρή ρύθμιση, σαφή ομιλία και προσοχή στις λεπτομέρειες που διαμορφώνουν τον τρόπο με τον οποίο οι άλλοι βιώνουν το μήνυμά σας.

Αν σχεδιάζετε προσεκτικά, ελέγχετε τον ήχο και το βίντεο, απλοποιείτε το φόντο σας και εστιάζετε στην καθαρή επικοινωνία, οι παρουσιάσεις σας θα φαίνονται πιο προσεγμένες και πιο επαγγελματικές. Για founders και ιδιοκτήτες επιχειρήσεων, αυτός ο επαγγελματισμός μπορεί να στηρίξει ισχυρότερες σχέσεις και καλύτερα επιχειρηματικά αποτελέσματα.

Την επόμενη φορά που θα ανοίξετε το Zoom, αντιμετωπίστε τη συνάντηση σαν μια ευκαιρία να εκπροσωπήσετε σωστά την επιχείρησή σας. Οι μικρές βελτιώσεις στην παρουσίαση μπορούν να δημιουργήσουν ουσιαστική διαφορά στον τρόπο με τον οποίο ανταποκρίνεται το κοινό σας.