8 mẹo tài chính cho chủ doanh nghiệp tự kinh doanh

Điều hành doanh nghiệp riêng mang lại cho bạn sự tự do, linh hoạt và cơ hội xây dựng một điều gì đó theo cách của riêng mình. Đồng thời, bạn cũng phải đảm nhận một trách nhiệm quan trọng: quản lý nguồn tiền giúp doanh nghiệp vận hành.

Với nhiều chuyên gia tự kinh doanh, quản lý tài chính không phải là phần thú vị nhất của hành trình khởi nghiệp. Thu nhập có thể biến động, nghĩa vụ thuế có thể gây khó hiểu, và chi phí cá nhân lẫn chi phí doanh nghiệp rất dễ bị trộn lẫn. Tuy vậy, thói quen tài chính tốt là một trong những cách đáng tin cậy nhất để giảm căng thẳng và tạo sự ổn định lâu dài.

Dù bạn là freelancer, tư vấn viên, nhà thầu, người sáng lập độc lập hay chủ doanh nghiệp nhỏ, những mẹo tài chính sau đây có thể giúp bạn xây dựng nền tảng tài chính vững chắc hơn và giữ doanh nghiệp đi đúng hướng.

1. Tách riêng tài chính cá nhân và tài chính doanh nghiệp

Một trong những bước đầu tiên khi quản lý thu nhập tự kinh doanh là giữ tiền doanh nghiệp tách biệt với tiền cá nhân. Điều này quan trọng vì nhiều lý do:

• Giúp việc ghi sổ sách gọn gàng và dễ hiểu hơn
• Hỗ trợ theo dõi chính xác doanh thu và chi phí doanh nghiệp
• Giảm nhầm lẫn vào mùa thuế
• Tạo cấu trúc tài chính chuyên nghiệp hơn cho doanh nghiệp của bạn

Một tài khoản thanh toán doanh nghiệp riêng và thẻ tín dụng doanh nghiệp có thể giúp bạn sắp xếp giao dịch ngay từ đầu. Nếu bạn thành lập LLC hoặc corporation, việc tách riêng tài chính cũng hỗ trợ sự phân biệt pháp lý giữa bạn và công ty của bạn.

Ngay cả khi doanh nghiệp của bạn còn nhỏ, thói quen này cũng có thể giúp tiết kiệm hàng giờ dọn dẹp số liệu về sau.

2. Xây dựng ngân sách thực tế dựa trên thu nhập không ổn định

Thu nhập của người tự kinh doanh thường thay đổi theo từng tháng. Điều đó có nghĩa là một ngân sách cố định truyền thống có thể không phù hợp, trừ khi nó được xây dựng dựa trên mức thu nhập thấp nhất mà bạn kỳ vọng.

Cách tiếp cận tốt hơn là tạo một ngân sách linh hoạt với các nhóm như:

• Chi phí vận hành
• Thuế
• Lương chủ sở hữu
• Tiết kiệm
• Đóng góp hưu trí
• Quỹ dự phòng khẩn cấp

Hãy bắt đầu bằng việc xem lại thu nhập của vài tháng gần nhất và xác định mức trung bình thận trọng. Sau đó, xây dựng ngân sách nền tảng dựa trên con số đó. Khi bạn kiếm được nhiều hơn dự kiến, hãy phân bổ phần dư vào tiết kiệm, thuế hoặc nhu cầu kinh doanh trong tương lai thay vì coi đó là tiền chi tiêu tự do.

Cách làm này giúp bạn tránh thiếu hụt tài chính trong những giai đoạn chậm hơn.

3. Trích tiền thuế mỗi khi bạn được thanh toán

Khác với nhân viên truyền thống, chủ doanh nghiệp tự kinh doanh thường không bị khấu trừ thuế tự động từ thu nhập. Vì vậy, việc lập kế hoạch thuế cần diễn ra xuyên suốt cả năm, không chỉ vào mùa khai thuế.

Một cách bắt đầu phổ biến là dành ra một tỷ lệ phần trăm từ mỗi khoản thanh toán bạn nhận được. Mức cụ thể phụ thuộc vào thu nhập, nơi bạn sinh sống và cấu trúc doanh nghiệp, nhưng nhiều chủ doanh nghiệp bắt đầu với quỹ dự phòng thuế khoảng 25% đến 30% lợi nhuận ròng.

Hãy cân nhắc để khoản tiết kiệm thuế vào một tài khoản riêng, tránh việc vô tình sử dụng nhầm. Nếu bạn dự kiến phải nộp thuế tạm tính hàng quý, một quỹ riêng sẽ giúp các khoản thanh toán này dễ xử lý hơn nhiều.

Làm việc với chuyên gia thuế có thể giúp bạn xác định mức trích lập phù hợp với tình hình của mình.

4. Trả cho bản thân theo lịch cố định

Nhiều chủ doanh nghiệp tự kinh doanh tập trung quá nhiều vào chi phí vận hành mà quên thiết lập một hệ thống thanh toán ổn định cho chính mình. Điều đó có thể khiến việc lập ngân sách cá nhân trở nên khó khăn và làm mờ ranh giới giữa tăng trưởng doanh nghiệp và thu nhập cá nhân.

Một lịch thanh toán đều đặn cho chủ sở hữu giúp bạn:

• Lập kế hoạch chi tiêu cá nhân tự tin hơn
• Tránh rút quá mức từ tài khoản doanh nghiệp
• Hiểu rõ doanh nghiệp có thể phân phối bao nhiêu
• Xem doanh nghiệp như một hoạt động thực sự, không chỉ là một dự án phụ

Bạn không cần trả lương cho bản thân theo cách giống như một công ty lớn, nhưng bạn nên thiết lập một phương thức nhất quán để chuyển tiền từ doanh nghiệp sang sử dụng cá nhân. Với một số chủ doanh nghiệp, đó là khoản rút vốn hàng tháng. Với người khác, đó là chuyển khoản hàng tuần hoặc hai tuần một lần gắn với dòng tiền.

Điều quan trọng là tính nhất quán.

5. Dùng tỷ lệ phần trăm để định hướng quyết định tài chính

Khi doanh thu thay đổi thường xuyên, tỷ lệ phần trăm có thể hữu ích hơn các con số cố định. Chúng tạo ra một hệ thống lặp lại, phù hợp dù tháng đó mạnh hay yếu.

Ví dụ, bạn có thể phân bổ doanh thu đầu vào như sau:

• 30% cho thuế
• 25% cho chi phí vận hành
• 20% cho lương chủ sở hữu
• 15% cho tiết kiệm
• 10% cho tái đầu tư hoặc quỹ khẩn cấp

Cách phân bổ cụ thể sẽ phụ thuộc vào ngành nghề và biên lợi nhuận của bạn, nhưng nguyên tắc thì giống nhau. Lập kế hoạch theo tỷ lệ giúp bạn đưa ra quyết định nhanh mà không phải đoán.

Nếu doanh nghiệp của bạn có mùa cao điểm và thấp điểm theo chu kỳ, phương pháp tỷ lệ phần trăm cũng giúp bạn tránh chi tiêu quá tay trong những tháng mạnh và tránh thiếu hụt trong những tháng chậm.

6. Xây dựng quỹ khẩn cấp cho cả nhu cầu cá nhân và doanh nghiệp

Một quỹ khẩn cấp vững chắc giúp bạn có khoảng đệm trước những sự cố bất ngờ. Điều này đặc biệt quan trọng khi bạn làm việc cho chính mình, vì một khoản thanh toán khách hàng bị chậm, tháng doanh thu yếu, thiết bị hỏng hoặc chi phí pháp lý phát sinh bất ngờ đều có thể ảnh hưởng nhanh đến tài chính của bạn.

Khoản tiết kiệm khẩn cấp có thể hỗ trợ:

• Sụt giảm doanh thu tạm thời
• Sửa chữa ngoài dự kiến hoặc chi phí phần mềm
• Khách hàng thanh toán chậm
• Chi phí cá nhân trong thời gian doanh nghiệp chững lại
• Hóa đơn thuế hoặc vấn đề tuân thủ phát sinh bất ngờ

Nhiều chủ doanh nghiệp tự kinh doanh đặt mục tiêu xây dựng ít nhất ba đến sáu tháng chi phí thiết yếu. Một số người muốn nhiều hơn nếu thu nhập của họ biến động mạnh.

Hãy giữ quỹ này ở trạng thái dễ tiếp cận, nhưng tách khỏi tiền vận hành thường ngày để bạn có thể sử dụng khi thực sự cần.

7. Lên kế hoạch hưu trí từ sớm

Rất dễ trì hoãn việc chuẩn bị hưu trí khi bạn đang tập trung vào dòng tiền hiện tại. Nhưng chủ doanh nghiệp tự kinh doanh thường không có sẵn một kế hoạch hưu trí từ nhà tuyển dụng ở phía sau, nên trách nhiệm này hoàn toàn nằm ở họ.

Các lựa chọn như Roth IRA, SEP IRA hoặc Solo 401(k) có thể đáng để tìm hiểu tùy theo mức thu nhập và cấu trúc doanh nghiệp của bạn. Mỗi loại tài khoản có quy tắc đóng góp, cách xử lý thuế và mức linh hoạt khác nhau.

Một kế hoạch hưu trí không chỉ hỗ trợ tương lai của bạn. Nó còn có thể giúp giảm thu nhập chịu thuế và làm cho chiến lược tài chính tổng thể của bạn vững hơn.

Ngay cả những khoản đóng góp nhỏ cũng có thể tạo ra khác biệt theo thời gian. Điều quan trọng là bắt đầu sớm và đóng góp đều đặn.

8. Giữ hồ sơ của bạn được tổ chức trong suốt cả năm

Quản lý tài chính tốt không chỉ là tiết kiệm và lập ngân sách. Nó còn phụ thuộc vào việc có hồ sơ chính xác.

Hệ thống lưu trữ hồ sơ gọn gàng giúp bạn:

• Theo dõi các khoản chi được khấu trừ
• Giám sát khả năng sinh lời
• Chuẩn bị cho việc khai thuế
• Hiểu xu hướng dòng tiền
• Hỗ trợ hồ sơ vay vốn hoặc xin tài trợ nếu cần

Hãy lưu biên lai, hóa đơn, sao kê ngân hàng, xác nhận thanh toán và nhật ký số dặm trong một hệ thống dễ duy trì. Nhiều chủ doanh nghiệp dùng phần mềm kế toán, thư mục đám mây hoặc ứng dụng sổ sách để giữ mọi thứ ngăn nắp.

Hồ sơ của bạn càng cập nhật, mùa thuế càng ít căng thẳng.

Những thói quen bổ sung giúp tăng cường tài chính cho người tự kinh doanh

Ngoài tám mẹo cốt lõi ở trên, một số thói quen khác cũng có thể tạo ra khác biệt đáng kể.

Theo dõi lợi nhuận, không chỉ doanh thu

Doanh thu cho biết tiền đi vào bao nhiêu, nhưng lợi nhuận cho biết còn lại bao nhiêu sau khi trừ chi phí. Một doanh nghiệp trông có vẻ bận rộn trên giấy tờ vẫn có thể gặp khó khăn nếu chi phí quá cao. Theo dõi xu hướng lợi nhuận giúp bạn đưa ra quyết định thông minh hơn về giá bán, dịch vụ và chi tiêu.

Xem lại báo cáo tài chính thường xuyên

Hãy đặt nhắc nhở hàng tháng để xem lại báo cáo thu nhập, bảng cân đối kế toán, dòng tiền và hoạt động tài khoản. Việc rà soát thường xuyên giúp bạn phát hiện xu hướng sớm, trước khi chúng trở thành vấn đề nghiêm trọng.

Điều chỉnh giá khi doanh nghiệp phát triển

Nếu mức giá của bạn đã không thay đổi trong nhiều năm, tài chính của bạn có thể đang tụt lại so với lạm phát hoặc chi phí kinh doanh tăng lên. Đánh giá lại giá bán định kỳ có thể cải thiện biên lợi nhuận và hỗ trợ dòng tiền lành mạnh hơn.

Tránh trộn lẫn mục tiêu cá nhân với tiền doanh nghiệp

Rất dễ muốn rút tiền từ doanh nghiệp bất cứ khi nào bạn muốn mua một khoản lớn. Điều đó có thể tạo ra sự bất ổn. Các quy tắc rõ ràng cho việc phân phối, tiết kiệm và tái đầu tư sẽ giúp doanh nghiệp của bạn bền vững hơn.

Vì sao kỷ luật tài chính quan trọng với chủ doanh nghiệp tự kinh doanh

Thói quen tài chính tốt không chỉ là chuyện sắp xếp gọn gàng. Chúng tạo ra sự ổn định, giảm lo lắng và cho bạn sự tự do để đưa ra quyết định tốt hơn.

Khi bạn biết rõ có bao nhiêu tiền đang sẵn sàng, bao nhiêu nên dành cho thuế và bao nhiêu có thể dùng cho tăng trưởng, bạn sẽ ở vị thế tốt hơn nhiều để điều hành một doanh nghiệp bền vững. Những hệ thống tốt cũng giúp bạn xử lý giai đoạn chậm lại mà không hoảng loạn.

Với nhiều chủ doanh nghiệp nhỏ, việc quản lý tài chính trở nên dễ hơn khi cấu trúc phù hợp đã được thiết lập. Tài khoản riêng, rà soát định kỳ, quỹ dự phòng thuế và kế hoạch hưu trí đều phối hợp với nhau để tạo nên nền tảng vững chắc hơn.

Kết luận

Tự kinh doanh đi kèm với trách nhiệm, nhưng cũng mang lại cho bạn cơ hội xây dựng những thói quen tài chính phục vụ cả doanh nghiệp lẫn tương lai của bạn. Bằng cách tách riêng tài khoản, lên kế hoạch cho thuế, tiết kiệm cho tình huống khẩn cấp và giữ hồ sơ ngăn nắp, bạn có thể giảm bớt sự bất định và đưa ra quyết định dài hạn tốt hơn.

Một hệ thống tài chính chu đáo không cần phải phức tạp. Nó chỉ cần nhất quán.

Nếu bạn đang xây dựng doanh nghiệp và muốn có một cấu trúc vững chắc ngay từ đầu, Zenind có thể giúp bạn thực hiện bước tiếp theo với dịch vụ thành lập và hỗ trợ tuân thủ cần thiết để doanh nghiệp của bạn tiếp tục tiến lên.