Thỏa thuận điều hành LLC: Chúng là gì và vì sao mọi nhà sáng lập đều cần một bản

Thỏa thuận điều hành LLC là một trong những tài liệu quan trọng nhất mà chủ doanh nghiệp có thể tạo ra khi thành lập một công ty trách nhiệm hữu hạn. Tài liệu này giải thích cách công ty được sở hữu, quản lý và vận hành, đồng thời cung cấp cho các thành viên một khuôn khổ rõ ràng để ra quyết định, chia lợi nhuận, xử lý tranh chấp và chuẩn bị cho những thay đổi trong tương lai.

Đối với nhiều nhà sáng lập, thỏa thuận điều hành không chỉ là thủ tục hình thức. Đây là tài liệu biến một LLC vừa được thành lập thành một doanh nghiệp có quy tắc rõ ràng và cấu trúc nội bộ cụ thể. Dù bạn đang bắt đầu một LLC một thành viên hay ra mắt một công ty nhiều thành viên cùng đối tác hoặc nhà đầu tư, một thỏa thuận điều hành vững chắc có thể giúp ngăn ngừa nhầm lẫn về sau.

Zenind hỗ trợ doanh nhân xây dựng và duy trì pháp nhân doanh nghiệp với dịch vụ thành lập thực tiễn, và việc hiểu tài liệu này là một điểm khởi đầu thông minh.

Thỏa thuận điều hành LLC là gì?

Thỏa thuận điều hành LLC là một hợp đồng giữa các thành viên của LLC, xác định cách công ty sẽ hoạt động. Tài liệu này thường bao gồm tỷ lệ sở hữu, quyền biểu quyết, thẩm quyền quản lý, phân chia lợi nhuận, quy trình họp, quy tắc chuyển nhượng và điều gì xảy ra nếu doanh nghiệp thay đổi hoặc chấm dứt hoạt động.

Ở nhiều tiểu bang, thỏa thuận điều hành không được nộp công khai. Điều đó không làm nó kém quan trọng hơn. Trên thực tế, đây thường là bộ quy tắc nội bộ chính của LLC.

Ngay cả khi luật tiểu bang không bắt buộc, việc có một thỏa thuận bằng văn bản vẫn có thể giúp chứng minh rằng LLC là một pháp nhân độc lập với cấu trúc và quy trình ra quyết định riêng.

Vì sao mọi LLC nên có một bản

Một thỏa thuận điều hành tốt mang lại sự rõ ràng cho chủ doanh nghiệp trước khi xảy ra xung đột. Đó là giá trị lớn nhất của nó.

Nếu không có thỏa thuận bằng văn bản, nhiều LLC phải dựa vào các quy tắc mặc định của tiểu bang. Những quy tắc mặc định này có thể không phù hợp với cách các chủ sở hữu dự định điều hành doanh nghiệp. Điều đó có thể tạo ra tranh chấp không đáng có về quyền sở hữu, quyền kiểm soát, tiền bạc hoặc kế thừa.

Dưới đây là một số lợi ích chính:

• Làm rõ ai sở hữu công ty và với tỷ lệ bao nhiêu
• Xác định cách các quyết định được đưa ra
• Giảm nguy cơ tranh chấp giữa các thành viên
• Giải thích cách lợi nhuận và thua lỗ được phân bổ
• Hỗ trợ một cấu trúc doanh nghiệp chuyên nghiệp và có tổ chức hơn
• Giúp chứng minh rằng LLC đang được vận hành tách biệt với chủ sở hữu
• Cung cấp lộ trình để thêm hoặc loại bỏ thành viên
• Giúp xử lý chuyển tiếp, giải thể hoặc kế thừa dễ dàng hơn

Đối với các nhà sáng lập có kế hoạch tăng trưởng, hợp tác với đối tác hoặc tìm kiếm vốn sau này, thỏa thuận điều hành đặc biệt hữu ích vì nó thiết lập trật tự ngay từ ngày đầu.

Có bắt buộc phải có thỏa thuận điều hành không?

Yêu cầu khác nhau tùy theo tiểu bang. Một số tiểu bang khuyến khích mạnh mẽ LLC xây dựng thỏa thuận này, trong khi những nơi khác coi đó là tùy chọn. Ngay cả khi pháp luật không bắt buộc, nhiều luật sư vẫn khuyên nên lập một bản.

Với LLC một thành viên, tài liệu này vẫn có giá trị. Nó giúp xác định thẩm quyền của chủ sở hữu, tách biệt hồ sơ doanh nghiệp và hồ sơ cá nhân, đồng thời đặt ra quy trình nếu chủ sở hữu mất năng lực hoặc qua đời.

Với LLC nhiều thành viên, thỏa thuận bằng văn bản còn quan trọng hơn vì nó giảm sự mơ hồ giữa các đối tác và cung cấp quy trình quản trị rõ ràng.

Thỏa thuận điều hành LLC nên bao gồm những gì?

Mỗi LLC đều khác nhau, nhưng hầu hết thỏa thuận điều hành đều có một số phần cốt lõi.

1. Thông tin cơ bản của công ty

Phần này xác định tên LLC và thường bao gồm địa chỉ trụ sở chính, ngày thành lập, thông tin đại diện đăng ký và mục đích kinh doanh.

2. Cấu trúc sở hữu

Thỏa thuận nên nêu rõ ai là thành viên và mỗi thành viên sở hữu bao nhiêu phần trăm công ty. Với công ty do thành viên quản lý, phần này cũng có thể xác định thành viên nào có thẩm quyền quản lý.

3. Góp vốn

Phần này mô tả mỗi thành viên đã đóng góp gì cho doanh nghiệp khi thành lập. Tùy theo thỏa thuận, khoản góp vốn có thể là tiền mặt, tài sản, dịch vụ hoặc tài sản khác.

4. Phân bổ lợi nhuận và thua lỗ

Thỏa thuận nên giải thích cách lợi nhuận và thua lỗ được chia. Đôi khi chúng được chia theo tỷ lệ sở hữu. Trong các trường hợp khác, việc phân bổ có thể khác nếu các thành viên đồng ý với một thỏa thuận đặc biệt.

5. Quản lý và quyền biểu quyết

LLC nên xác định liệu công ty do thành viên quản lý hay do người quản lý quản lý. Tài liệu cũng nên giải thích cách tính phiếu, quyết định nào cần được phê duyệt và liệu một số hành động có cần sự đồng thuận tuyệt đối, đa số hay siêu đa số hay không.

6. Nhiệm vụ và thẩm quyền

Phần này làm rõ ai có thể ký hợp đồng, mở tài khoản ngân hàng, tuyển dụng nhân viên hoặc đưa ra các quyết định kinh doanh thường ngày. Nó cũng có thể xác định giới hạn thẩm quyền đối với các giao dịch lớn.

7. Phân phối lợi nhuận

Thỏa thuận điều hành thường giải thích cách tiền được phân phối cho các thành viên và liệu việc phân phối có gắn với lợi nhuận, tỷ lệ sở hữu hay công thức khác hay không.

8. Kết nạp thành viên mới

Nếu LLC có thể mở rộng, thỏa thuận nên bao gồm quy trình kết nạp thành viên mới và xác định quyền sở hữu cũng như quyền biểu quyết của họ.

9. Hạn chế chuyển nhượng

Phần này có thể giới hạn cách thành viên chuyển nhượng hoặc bán phần sở hữu. Nó có thể yêu cầu sự phê duyệt của các thành viên khác trước khi chuyển nhượng được phép.

10. Rút lui, qua đời, mất năng lực hoặc phá sản

Thỏa thuận nên quy định điều gì xảy ra nếu một thành viên rời công ty, qua đời, mất năng lực hoặc nộp đơn phá sản. Những điều khoản này giúp công ty tiếp tục hoạt động với ít gián đoạn nhất.

11. Giải thể và thanh lý

Tài liệu nên giải thích cách LLC sẽ được đóng lại nếu các thành viên quyết định giải thể hoặc nếu một sự kiện kích hoạt xảy ra. Tài liệu cần nêu rõ cách thanh toán nợ và phân chia tài sản còn lại.

12. Quy trình sửa đổi

Thỏa thuận nên mô tả cách thức thay đổi trong tương lai, bao gồm mức độ chấp thuận của thành viên cần có.

Thỏa thuận cho LLC một thành viên và nhiều thành viên

Cấu trúc phù hợp phụ thuộc vào số lượng chủ sở hữu.

LLC một thành viên

Thỏa thuận điều hành của LLC một thành viên thường ngắn hơn, nhưng vẫn hữu ích. Nó có thể xác lập rằng chủ sở hữu có toàn quyền hành động thay mặt công ty và giúp ghi nhận sự tồn tại độc lập của LLC.

Tài liệu này cũng có thể quan trọng cho việc lập kế hoạch kế thừa. Nếu chủ sở hữu không thể tiếp tục điều hành, thỏa thuận có thể đưa ra hướng dẫn về cách LLC nên tiếp tục hoặc chấm dứt.

LLC nhiều thành viên

Thỏa thuận điều hành của LLC nhiều thành viên nên chi tiết hơn. Nó thường đề cập đến quyền biểu quyết, thay đổi quyền sở hữu, giải quyết tranh chấp, yêu cầu góp thêm vốn, việc thành viên rời đi và quyền kiểm soát các quyết định lớn.

Càng có nhiều người tham gia, việc xác định kỳ vọng bằng văn bản trước khi hoạt động kinh doanh bắt đầu càng trở nên quan trọng.

LLC do người quản lý điều hành và LLC do thành viên điều hành

LLC có thể được tổ chức theo một trong hai cách chính.

Trong LLC do thành viên điều hành, các chủ sở hữu trực tiếp quản lý doanh nghiệp. Cấu trúc này phổ biến ở các công ty nhỏ nơi tất cả thành viên đều tham gia vào hoạt động hằng ngày.

Trong LLC do người quản lý điều hành, các thành viên chỉ định một hoặc nhiều người quản lý để xử lý hoạt động kinh doanh. Cách này có thể hữu ích khi một số thành viên là nhà đầu tư thụ động hoặc khi doanh nghiệp cần một ban lãnh đạo chuyên trách.

Thỏa thuận điều hành phải nêu rõ ràng cấu trúc được chọn.

Dùng mẫu hay soạn riêng?

Nhiều nhà sáng lập bắt đầu bằng một mẫu thỏa thuận điều hành LLC rồi điều chỉnh theo nhu cầu của công ty. Đây thường là một cách làm thực tế, đặc biệt với doanh nghiệp giai đoạn đầu.

Mẫu có thể giúp bạn xử lý nhanh các vấn đề pháp lý và vận hành quan trọng. Tuy nhiên, không nên sao chép máy móc. Thỏa thuận tốt nhất phản ánh đúng mối quan hệ kinh doanh thực tế giữa các chủ sở hữu.

Bản soạn riêng có thể phù hợp hơn nếu công ty có:

• Nhiều lớp thành viên
• Quyền sở hữu không đồng đều
• Cơ chế bảo vệ nhà đầu tư
• Quyền biểu quyết đặc biệt
• Thỏa thuận mua-bán
• Kế hoạch kế thừa
• Cấu trúc bất động sản hoặc nắm giữ tài sản
• Hạn chế chuyển nhượng hoặc quyền thoái vốn

Với các cấu trúc phức tạp hơn, nhiều nhà sáng lập sẽ tham khảo luật sư đủ chuyên môn để xem xét tài liệu cuối cùng.

Cách tạo thỏa thuận điều hành LLC

Một quy trình thực tế thường như sau:

1. Quyết định LLC sẽ do thành viên điều hành hay do người quản lý điều hành
2. Liệt kê tất cả thành viên và tỷ lệ sở hữu của họ
3. Xác định góp vốn và phân phối lợi nhuận
4. Đặt quy tắc biểu quyết cho các quyết định thông thường và quan trọng
5. Thêm quy tắc cho thành viên mới, việc rời đi và chuyển nhượng
6. Bao gồm quy trình giải thể và sửa đổi
7. Rà soát kỹ tài liệu để đảm bảo tính nhất quán
8. Tất cả thành viên ký và lưu thỏa thuận trong hồ sơ công ty

Mục tiêu không phải là tạo ra sự phức tạp không cần thiết. Mục tiêu là loại bỏ sự không chắc chắn.

Có nên công chứng thỏa thuận điều hành không?

Không phải lúc nào cũng cần. Nhiều tiểu bang không yêu cầu công chứng để thỏa thuận có hiệu lực. Tuy nhiên, một số nhà sáng lập vẫn chọn công chứng chữ ký để lưu hồ sơ và tăng tính trang trọng.

Ngay cả khi công chứng không bắt buộc, việc giữ một bản đã ký trong hồ sơ nội bộ của LLC vẫn là một thực hành tốt.

Thỏa thuận điều hành có thể thay đổi sau này không?

Có. Hầu hết các thỏa thuận điều hành LLC đều có điều khoản sửa đổi.

Điều khoản này nên giải thích ai có thể phê duyệt thay đổi và khi nào các thay đổi đó có hiệu lực. Nếu doanh nghiệp thay đổi đáng kể, chẳng hạn như thêm thành viên mới, thay đổi ban quản lý hoặc điều chỉnh tỷ lệ sở hữu, thỏa thuận nên được cập nhật kịp thời.

Tốt hơn là sửa đổi sớm còn hơn chờ đến khi có tranh chấp mới xử lý.

Những sai lầm phổ biến cần tránh

Nhiều nhà sáng lập LLC gặp rắc rối vì xem thỏa thuận điều hành như việc làm sau cùng. Một vài sai lầm phổ biến gồm:

• Dùng mẫu chung mà không rà soát điều khoản
• Không cập nhật thỏa thuận sau khi quyền sở hữu thay đổi
• Để trống quy định biểu quyết
• Bỏ qua quy trình mua lại phần vốn và thoái vốn
• Quên lập kế hoạch kế thừa
• Trộn lẫn quyết định cá nhân và quyết định của công ty
• Không lưu bản đã ký trong hồ sơ công ty

Thỏa thuận phản ánh hoạt động thực tế càng rõ, nó sẽ càng hữu ích về sau.

Vì sao Zenind quan trọng với chủ doanh nghiệp mới

Zenind hỗ trợ các nhà sáng lập muốn có một con đường đơn giản để thành lập và duy trì doanh nghiệp tại Hoa Kỳ. Khi bạn thiết lập một LLC mới, thỏa thuận điều hành là một trong những tài liệu đầu tiên giúp biến một hồ sơ đăng ký thành một doanh nghiệp có tổ chức.

Tài liệu này có thể hỗ trợ tính chuyên nghiệp, giúp làm rõ kỳ vọng của các thành viên và tạo nền tảng cho tăng trưởng trong tương lai. Với các doanh nhân đang xây dựng một doanh nghiệp có ý định tồn tại lâu dài, cấu trúc đó rất quan trọng.

Lời kết

Thỏa thuận điều hành LLC không chỉ là giấy tờ. Nó là khuôn khổ xác định cách công ty của bạn vận hành từ bên trong.

Nếu bạn đang thành lập một LLC mới, việc xây dựng một thỏa thuận điều hành vững chắc ngay từ đầu có thể giúp tiết kiệm thời gian, giảm nhầm lẫn và bảo vệ mối quan hệ kinh doanh giữa các chủ sở hữu. Dù bạn dùng mẫu có sẵn hay tùy chỉnh tài liệu cho một cấu trúc phức tạp hơn, điều quan trọng là làm cho các điều khoản trở nên rõ ràng, thực tế và nhất quán với cách doanh nghiệp sẽ thực sự hoạt động.

Đối với các nhà sáng lập muốn xây dựng công ty đúng cách ngay từ đầu, thỏa thuận điều hành là một trong những tài liệu giá trị nhất trong quá trình thành lập.