Các công cụ kế toán tốt nhất cho doanh nhân solo: Hướng dẫn thực tế cho chủ doanh nghiệp mới

Kế toán là một trong những việc mà nhiều doanh nhân solo thường đẩy xuống cuối danh sách cho đến khi mùa thuế đến gần, dòng tiền trở nên eo hẹp, hoặc một khách hàng yêu cầu lịch sử hóa đơn rõ ràng. Đến lúc đó, vấn đề không còn nằm ở bản thân công việc kế toán nữa. Vấn đề thực sự là thiếu một hệ thống.

Nếu bạn đang vận hành một doanh nghiệp một người, bạn không cần một bộ phận kế toán kiểu doanh nghiệp lớn để giữ mọi thứ ngăn nắp. Bạn cần một thiết lập kế toán đủ đơn giản để duy trì, đủ chính xác để tin cậy và đủ linh hoạt để phát triển cùng bạn.

Điều đó đặc biệt đúng khi bạn đang thành lập một pháp nhân kinh doanh mới, chẳng hạn như LLC hoặc công ty cổ phần. Khi doanh nghiệp đã được thành lập và tài khoản ngân hàng doanh nghiệp đã mở, kế toán gọn gàng trở thành nền tảng cho việc chuẩn bị thuế tốt hơn, ra quyết định thông minh hơn và hình thành thói quen tuân thủ vững hơn. Zenind giúp các nhà sáng lập thành lập và quản lý doanh nghiệp tại Hoa Kỳ, và kế toán tự nhiên phù hợp với kỷ luật giai đoạn đầu đó: tách biệt tài chính doanh nghiệp, theo dõi mọi thứ và xây dựng hồ sơ ngay từ ngày đầu.

Hướng dẫn này sẽ phân tích các công cụ kế toán tốt nhất cho doanh nhân solo, những gì cần xem xét trước khi chọn một công cụ và cách tạo ra một quy trình thực tế giúp tiết kiệm thời gian thay vì tạo thêm việc.

Vì sao kế toán lại quan trọng với doanh nhân solo

Doanh nhân solo thường phải kiêm mọi vai trò trong doanh nghiệp. Bạn vừa là nhà sáng lập, vừa là người bán hàng, chăm sóc khách hàng, quản lý vận hành và đôi khi là cả đội tài chính. Chính vì vậy, kế toán càng quan trọng.

Kế toán tốt giúp bạn:

• Theo dõi chính xác doanh thu và chi phí
• Biết doanh nghiệp có đang có lãi hay không
• Chuẩn bị cho thuế hàng quý hoặc hàng năm
• Ghi nhận các khoản khấu trừ trước khi hóa đơn biến mất
• Hiểu dòng tiền thay vì chỉ đoán
• Giữ giao dịch doanh nghiệp và cá nhân tách biệt
• Dễ dàng hơn cho việc vay vốn, tuyển dụng hoặc gọi vốn về sau
• Tạo hồ sơ gọn gàng hơn cho kế toán viên hoặc chuyên gia thuế

Khi kế toán bị bỏ qua, cái giá thường xuất hiện sau đó dưới dạng mất khoản khấu trừ, nộp hồ sơ trễ, giao dịch trùng lặp và một khối lượng dọn dẹp rất mệt mỏi vào cuối năm. Một chút cấu trúc ngay từ đầu sẽ ngăn ngừa phần lớn các vấn đề đó.

Những gì cần tìm trong một công cụ kế toán

Không phải công cụ nào cũng được xây dựng cho cùng một loại doanh nghiệp. Một nhà tư vấn solo, người bán hàng thương mại điện tử và một LLC cung cấp dịch vụ không cần cùng một cấu hình.

Trước khi chọn phần mềm, hãy xem các tính năng sau:

1. Dễ sử dụng

Nếu giao diện khó hiểu, bạn sẽ tránh dùng nó. Công cụ kế toán tốt nhất là công cụ mà bạn thực sự sẽ dùng mỗi tuần.

2. Đồng bộ ngân hàng và thẻ

Tự động nhập giao dịch giúp giảm nhập liệu thủ công và tăng tốc đối soát. Điều này rất quan trọng khi bạn phải tự quản lý mọi thứ.

3. Theo dõi chi phí

Chụp hóa đơn, theo dõi số kilômét và phân loại chi phí giúp hồ sơ của bạn đầy đủ và sẵn sàng cho mùa thuế.

4. Lập hóa đơn

Nếu bạn trực tiếp xuất hóa đơn cho khách hàng, công cụ kế toán của bạn nên giúp tạo hóa đơn, gửi nhắc thanh toán và đánh dấu các khoản đã nhận.

5. Báo cáo

Ít nhất, bạn nên có thể xem lợi nhuận và lỗ, dòng tiền, tổng hợp chi phí và các báo cáo liên quan đến thuế.

6. Tổ chức thuế

Phần mềm nên giúp bạn sắp xếp cho thuế tạm tính hàng quý và khai thuế cuối năm.

7. Tích hợp

Một nền tảng kế toán mạnh nên kết nối với cổng thanh toán, nền tảng thương mại điện tử, nhà cung cấp bảng lương và công cụ lưu trữ tài liệu.

8. Tiềm năng phát triển

Doanh nghiệp của bạn có thể bắt đầu như một hoạt động một người, nhưng công cụ vẫn nên hoạt động tốt nếu sau này bạn thuê nhà thầu, kế toán viên hoặc bookkeeper.

Các công cụ kế toán tốt nhất cho doanh nhân solo

Dưới đây là một số công cụ kế toán hữu ích nhất cho các nhà sáng lập solo. Lựa chọn phù hợp phụ thuộc vào mô hình kinh doanh, ngân sách và mức độ bạn muốn tự tay xử lý.

1. QuickBooks Online

QuickBooks Online là một trong những nền tảng kế toán lâu đời và phổ biến nhất cho doanh nghiệp nhỏ. Công cụ này được nhiều kế toán viên sử dụng, nên việc cộng tác sẽ dễ hơn khi bạn cần hỗ trợ bên ngoài.

Vì sao doanh nhân solo chọn nó:

• Giao diện quen thuộc với nhiều kế toán viên và bookkeeper
• Báo cáo và công cụ đối soát mạnh
• Hỗ trợ tốt cho hóa đơn, kết nối ngân hàng và theo dõi chi phí
• Hệ sinh thái tích hợp rộng

Phù hợp nhất cho:

• Doanh nghiệp dự kiến sẽ mở rộng
• Nhà sáng lập muốn một nền tảng kế toán được công nhận rộng rãi
• Doanh nhân solo có thể sẽ làm việc với CPA hoặc bookkeeper sau này

Điểm hạn chế có thể gặp:

• Có thể phức tạp hơn mức cần thiết đối với các doanh nghiệp rất đơn giản

2. Xero

Xero được biết đến với giao diện gọn gàng và khả năng tự động hóa mạnh. Nhiều người thích vì nó có cảm giác hiện đại và dễ điều hướng hơn so với phần mềm kế toán truyền thống.

Vì sao doanh nhân solo chọn nó:

• Bảng điều khiển và quy trình rõ ràng
• Công cụ đối soát ngân hàng mạnh
• Tính năng lập hóa đơn và theo dõi chi phí hữu ích
• Tốt cho việc cộng tác với cố vấn

Phù hợp nhất cho:

• Doanh nghiệp dựa trên dịch vụ
• Chủ doanh nghiệp thích giao diện chỉn chu
• Doanh nhân thích hệ thống đám mây trực quan

Điểm hạn chế có thể gặp:

• Một số người dùng có thể thấy vài tính năng ít quen thuộc hơn nếu họ đã dùng các nền tảng kế toán cũ

3. FreshBooks

FreshBooks là lựa chọn mạnh cho doanh nhân solo thường xuyên xuất hóa đơn cho khách hàng. Công cụ này được xây dựng với doanh nghiệp dịch vụ trong đầu, nên tính năng lập hóa đơn và theo dõi thời gian của nó rất hữu ích.

Vì sao doanh nhân solo chọn nó:

• Quy trình lập hóa đơn đơn giản
• Theo dõi thời gian cho công việc khách hàng
• Ghi chi phí và các tính năng kế toán cơ bản
• Dễ học đối với người không phải kế toán

Phù hợp nhất cho:

• Chuyên gia tư vấn
• Freelancer
• Agency chỉ có một chủ sở hữu và tệp khách hàng nhỏ

Điểm hạn chế có thể gặp:

• Có thể kém mạnh hơn các nền tảng kế toán đầy đủ đối với doanh nghiệp có nhu cầu báo cáo phức tạp hơn

4. Wave

Wave thường hấp dẫn các doanh nhân solo ở giai đoạn đầu muốn có một thiết lập kế toán đơn giản. Công cụ này tập trung vào tính đơn giản và dễ sử dụng.

Vì sao doanh nhân solo chọn nó:

• Dễ bắt đầu
• Phù hợp cho nhu cầu kế toán và lập hóa đơn cơ bản
• Quy trình sạch sẽ, thân thiện với người mới

Phù hợp nhất cho:

• Doanh nghiệp mới với nhu cầu tài chính đơn giản
• Nhà sáng lập muốn quy trình kế toán nhẹ nhàng hơn
• Doanh nghiệp dịch vụ rất nhỏ

Điểm hạn chế có thể gặp:

• Doanh nghiệp tăng trưởng nhanh có thể vượt quá khả năng của một hệ thống nhẹ và cần các tính năng kế toán nâng cao hơn

5. Zoho Books

Zoho Books là lựa chọn tốt cho doanh nhân đã sử dụng hệ sinh thái Zoho rộng hơn. Nếu doanh nghiệp của bạn đang dùng Zoho cho CRM, dự án hoặc vận hành, kế toán có thể tích hợp gọn trong cùng một môi trường.

Vì sao doanh nhân solo chọn nó:

• Công cụ tự động hóa và quy trình làm việc tốt
• Tích hợp mạnh với các sản phẩm Zoho khác
• Tính năng lập hóa đơn và theo dõi chi phí hữu ích
• Phù hợp cho doanh nghiệp muốn một hệ thống liên kết chặt chẽ

Phù hợp nhất cho:

• Doanh nhân đã dùng phần mềm Zoho
• Người vận hành solo coi trọng tự động hóa
• Doanh nghiệp muốn một hệ thống kết nối thống nhất

Điểm hạn chế có thể gặp:

• Có thể ít quen thuộc hơn so với phần mềm kế toán phổ biến, tùy vào kế toán viên hoặc cố vấn của bạn

6. Expensify

Expensify không phải là một nền tảng kế toán hoàn chỉnh, nhưng lại rất hữu ích cho quản lý chi phí. Doanh nhân solo thường xuyên đi công tác, mua vật tư hoặc chi nhiều cho các khoản được hoàn trả sẽ được lợi từ việc chụp và quản lý chi phí chuyên dụng.

Vì sao doanh nhân solo chọn nó:

• Quét hóa đơn và lập báo cáo chi phí
• Phân loại chi tiêu doanh nghiệp dễ dàng
• Hữu ích cho đi lại và hoàn trả chi phí

Phù hợp nhất cho:

• Chủ doanh nghiệp có nhiều khoản chi
• Nhà sáng lập muốn rút ngắn việc thu thập hóa đơn
• Doanh nhân dùng một nền tảng khác cho kế toán lõi nhưng cần theo dõi chi phí tốt hơn

Điểm hạn chế có thể gặp:

• Hoạt động tốt nhất như một phần của quy trình kế toán rộng hơn thay vì là hệ thống duy nhất

7. Dext

Dext được thiết kế để đơn giản hóa việc thu thập tài liệu và ghi nhận giao dịch. Công cụ này đặc biệt hữu ích khi bạn muốn giảm nhập liệu thủ công và giữ tài liệu nguồn được tổ chức gọn gàng.

Vì sao doanh nhân solo chọn nó:

• Chụp hóa đơn và tài liệu
• Tự động hóa tốt cho dữ liệu đầu vào kế toán
• Hữu ích để sắp xếp hồ sơ trước khi chuyển vào hệ thống kế toán

Phù hợp nhất cho:

• Chủ doanh nghiệp có nhiều hóa đơn giấy
• Doanh nghiệp làm việc với kế toán viên hoặc bookkeeper
• Nhà sáng lập muốn quản lý tài liệu tốt hơn

Điểm hạn chế có thể gặp:

• Thường hữu ích hơn như công cụ hỗ trợ thay vì là giải pháp kế toán duy nhất

8. Melio

Melio tập trung vào thanh toán hóa đơn và quản lý nhà cung cấp. Với doanh nhân solo thường xuyên thanh toán cho nhà thầu, nhà cung cấp hoặc các hóa đơn kinh doanh định kỳ, công cụ này có thể đơn giản hóa quy trình chi trả và lưu giữ hồ sơ.

Vì sao doanh nhân solo chọn nó:

• Quy trình thanh toán hóa đơn gọn nhẹ
• Quản lý nhà cung cấp dễ hơn
• Hồ sơ thanh toán hữu ích cho kế toán

Phù hợp nhất cho:

• Doanh nghiệp thanh toán cho nhiều nhà cung cấp
• Nhà sáng lập solo muốn tổ chức khoản phải trả
• Doanh nhân coi trọng quy trình thanh toán sạch sẽ hơn

Điểm hạn chế có thể gặp:

• Không phải là hệ thống kế toán hoàn chỉnh, nên nên dùng cùng với phần mềm kế toán

Công cụ nào phù hợp với từng kiểu doanh nhân solo?

Không có một lựa chọn tốt nhất cho tất cả mọi người. Công cụ phù hợp phụ thuộc vào cách doanh nghiệp kiếm tiền và mức độ chi tiết bạn cần.

Nếu bạn là freelancer hoặc tư vấn viên

FreshBooks hoặc Xero có thể phù hợp vì hóa đơn, theo dõi thời gian và sự đơn giản là quan trọng nhất.

Nếu bạn muốn một hệ thống kế toán toàn diện

QuickBooks Online là lựa chọn phổ biến vì nó phát triển tốt theo quy mô và quen thuộc với nhiều chuyên gia.

Nếu bạn muốn một thiết lập gọn nhẹ

Wave có thể phù hợp với các doanh nghiệp rất đơn giản muốn kế toán cơ bản mà không quá phức tạp.

Nếu bạn đã dùng một bộ công cụ kinh doanh kết nối với nhau

Zoho Books có thể là lựa chọn tốt nhất nếu CRM, dự án và vận hành của bạn đã nằm trong Zoho.

Nếu doanh nghiệp của bạn có nhiều hóa đơn hoặc khoản hoàn trả

Expensify hoặc Dext có thể giúp bạn ghi nhận chi phí trước khi chúng tích tụ lại.

Nếu bạn thường xuyên thanh toán cho nhà cung cấp và nhà thầu

Melio có thể giúp bạn tổ chức các khoản thanh toán ra và giữ cho dấu vết hồ sơ sạch hơn.

Zenind phù hợp thế nào trong một quy trình kế toán tốt hơn

Kế toán trở nên dễ hơn rất nhiều khi doanh nghiệp của bạn được thiết lập đúng ngay từ đầu. Đó là lý do nhiều nhà sáng lập nghĩ về kế toán cùng lúc với việc thành lập, tuân thủ và ngân hàng.

Zenind giúp doanh nhân thành lập doanh nghiệp tại Hoa Kỳ và duy trì cấu trúc công ty gọn gàng hơn. Khi pháp nhân của bạn đã được thiết lập, bạn có thể xây dựng một quy trình kế toán đơn giản xoay quanh nó:

• Dùng một tài khoản ngân hàng doanh nghiệp riêng
• Giữ toàn bộ doanh thu và chi phí doanh nghiệp tách biệt với tài chính cá nhân
• Lưu trữ tài liệu thành lập và tuân thủ ở một nơi
• Thiết lập các danh mục kế toán phù hợp với cách doanh nghiệp vận hành
• Rà soát hồ sơ theo lịch thay vì chờ đến mùa thuế

Kỷ luật ban đầu đó rất quan trọng. Một quy trình thành lập gọn gàng cộng với một quy trình kế toán gọn gàng sẽ mang lại cho doanh nhân solo một nền tảng tốt hơn nhiều để phát triển.

Một hệ thống kế toán đơn giản mà bạn thực sự có thể duy trì

Phần mềm tốt nhất thế giới cũng không giúp ích nếu quy trình quá phức tạp. Doanh nhân solo làm tốt nhất với một thói quen có thể lặp lại.

Quy trình hàng tuần

• Nhập giao dịch
• Tải hóa đơn
• Phân loại chi phí
• Gửi hóa đơn và kiểm tra thanh toán
• Xem lại các mục bất thường

Quy trình hàng tháng

• Đối soát tài khoản ngân hàng và thẻ
• Xem báo cáo lợi nhuận và lỗ
• Kiểm tra dòng tiền
• Dành tiền cho thuế
• Xác nhận các khoản thanh toán cho nhà cung cấp và hóa đơn chưa thu

Quy trình hàng quý

• Xem lại nghĩa vụ thuế tạm tính
• Cập nhật ngân sách hoặc giá bán nếu cần
• Kiểm tra xem các gói đăng ký hoặc công cụ còn đáng tiền hay không
• Làm việc với kế toán viên hoặc chuyên gia thuế nếu cần

Quy trình cuối năm

• Sắp xếp toàn bộ hồ sơ
• Rà soát các khoản khấu trừ và tổng doanh thu
• Chuẩn bị tài liệu thuế
• Lưu trữ báo cáo và hóa đơn cũ

Nhịp làm việc như vậy giúp giảm căng thẳng và giữ cho hồ sơ tài chính của bạn luôn hữu dụng.

Những lỗi kế toán phổ biến mà doanh nhân solo nên tránh

Ngay cả doanh nghiệp đơn giản cũng gặp rắc rối khi thói quen kế toán yếu.

Trộn lẫn tiền cá nhân và tiền doanh nghiệp

Đây là một trong những sai lầm phổ biến nhất. Hãy giữ tài khoản tách biệt ngay từ đầu.

Chờ đến mùa thuế

Kế toán khó hơn rất nhiều khi bạn chỉ nhìn vào nó một lần mỗi năm. Rà soát hàng tuần nhỏ hơn sẽ dễ hơn nhiều.

Bỏ qua hóa đơn

Nếu bạn không thể chứng minh mục đích kinh doanh của một khoản chi, sau này có thể bạn sẽ không thể sử dụng nó đúng cách.

Chọn phần mềm quá phức tạp

Công cụ phức tạp có thể tạo ra ma sát. Nếu quy trình cảm thấy nặng nề, bạn sẽ ngừng dùng nó.

Không xem báo cáo

Kế toán không chỉ là nhập dữ liệu. Giá trị thực sự đến từ việc hiểu các con số có ý nghĩa gì.

Không lập kế hoạch cho thuế

Doanh nhân solo không nên xem thuế là việc để sau. Kế toán tốt giúp việc lập kế hoạch thuế dễ hơn.

Lời kết

Công cụ kế toán tốt nhất cho doanh nhân solo là công cụ phù hợp với mô hình kinh doanh, quy trình làm việc và mức độ chấp nhận phức tạp của bạn. Với một số nhà sáng lập, điều đó có nghĩa là một nền tảng kế toán đầy đủ tính năng. Với người khác, đó là một hệ thống đơn giản được hỗ trợ bởi công cụ ghi nhận chi phí và thanh toán.

Điều quan trọng không phải là chọn phần mềm hào nhoáng nhất. Điều quan trọng là xây dựng một thói quen kế toán giúp doanh nghiệp của bạn có tổ chức, hồ sơ chính xác và mùa thuế ít áp lực hơn.

Nếu bạn vẫn đang ở giai đoạn đầu của việc khởi động doanh nghiệp, hãy kết hợp thiết lập kế toán với một nền tảng thành lập và tuân thủ công ty vững chắc. Zenind giúp doanh nhân xây dựng cấu trúc đó để họ có thể tiến lên với sự rõ ràng hơn và ít hỗn loạn hơn.

Hãy bắt đầu đơn giản, duy trì đều đặn và chọn những công cụ giúp bạn điều hành doanh nghiệp như một doanh nghiệp thực thụ.