Жеке кәсіпкерлерге арналған ең жақсы бухгалтерлік құралдар: жаңа бизнес иелеріне арналған практикалық нұсқаулық

Бухгалтерлік есеп - көптеген жеке кәсіпкерлер кейінге шегере беретін міндеттердің бірі. Ол салық маусымы келгенде, ақша ағыны тарылғанда немесе клиент таза шоттар тарихын сұрағанда ғана алдыңғы орынға шығады. Сол сәтте мәселе бухгалтерліктің өзінде емес. Негізгі түйткіл - жүйенің жоқтығы.

Егер сіз бір адамдық бизнесті жүргізіп отырсаңыз, реттеліп отыру үшін корпоративтік бухгалтерия қажет емес. Сізге қарапайым, тұрақты қолдануға ыңғайлы және бизнесіңізбен бірге өсе алатын бухгалтерлік жүйе керек.

Бұл әсіресе LLC немесе корпорация сияқты жаңа бизнес құрылымын бастағанда маңызды. Компанияңыз құрылғаннан кейін және бизнес шотыңыз ашылған соң, дұрыс бухгалтерлік есеп салыққа дайындықты жақсартады, шешім қабылдауды ақылды етеді және сәйкестік әдеттерін нығайтады. Zenind құрылтайшыларға АҚШ-та бизнес құруға және басқаруға көмектеседі, ал бухгалтерлік есеп осы ерте кезеңдегі тәртіптің табиғи бөлігі болып табылады: бизнес қаржысын жеке қаржыдан бөлу, бәрін бақылауда ұстау және алғашқы күннен бастап жазбалар қалыптастыру.

Бұл нұсқаулық жеке кәсіпкерлерге арналған ең жақсы бухгалтерлік құралдарды, біреуін таңдар алдында нені ескеру керек екенін және артық жұмыс қоспай, уақыт үнемдейтін практикалық жұмыс тәртібін қалай құруға болатынын түсіндіреді.

Неліктен бухгалтерлік есеп жеке кәсіпкерлер үшін соншалықты маңызды

Жеке кәсіпкерлер көбіне бизнестегі барлық рөлді өздері атқарады. Сіз - құрылтайшы, сатушы, клиенттерге қолдау көрсетуші, операциялық менеджер және кейде тұтас қаржы бөлімі. Дәл сондықтан бухгалтерлік есеп маңызды.

Жақсы бухгалтерлік есеп сізге көмектеседі:

• Табыс пен шығындарды дәл қадағалауға
• Бизнестің табыстылығын көруге
• Тоқсан сайынғы немесе жылдық салыққа дайындалуға
• Түбіртектер жоғалмай тұрып шегерімдерді тіркеуге
• Ақша ағынын жорамалдамай, түсінуге
• Бизнес пен жеке операцияларды бөлек ұстауға
• Кейін несие алу, қызметкер жалдау немесе қаржы тартуды жеңілдетуге
• Бухгалтерге немесе салық маманына таза жазбалар жасауға

Бухгалтерлік есеп ескерусіз қалса, оның құны кейінірек жоғалған шегерімдер, кеш тапсырылған есептер, қайталанған транзакциялар және жыл соңындағы ауыр реттеу жұмысы түрінде көрінеді. Бастапқыда аз ғана құрылым енгізу осы мәселелердің көбін алдын алады.

Бухгалтерлік құралды таңдағанда нені ескеру керек

Әр құрал бірдей бизнес түріне арналмайды. Жеке кеңесшіге, e-commerce сатушысына және қызмет көрсететін LLC-ге бірдей баптау қажет емес.

Бағдарламаны таңдар алдында мына мүмкіндіктерге назар аударыңыз:

1. Қолданудың қарапайымдылығы

Егер интерфейс түсініксіз болса, сіз оны пайдаланудан қашасыз. Ең жақсы бухгалтерлік құрал - апта сайын шын мәнінде қолданатын құрал.

2. Банк пен карта синхрондауы

Транзакциялардың автоматты импортталуы қолмен енгізуді азайтады және сәйкестендіруді жылдамдатады. Бұл бәрін жалғыз басқарып жүргенде өте маңызды.

3. Шығындарды бақылау

Түбіртек түсіру, жүріс қашықтығын тіркеу және шығындарды санаттау жазбаларды толық әрі салыққа дайын күйде ұстауға көмектеседі.

4. Шот-фактуралау

Егер сіз клиенттерге тікелей шот ұсынсаңыз, бухгалтерлік құрал шот-фактура жасауға, еске салғыш жіберуге және төлем алынғанын белгілеуге ыңғайлы болуы керек.

5. Есептер

Ең аз дегенде, пайда мен зиян есебін, ақша ағынын, шығындар қорытындысын және салыққа қатысты есептерді қарай алуыңыз керек.

6. Салыққа арналған тәртіп

Бағдарлама тоқсан сайынғы болжамды салықтарды және жыл соңындағы есеп беруді реттеуге көмектесуі керек.

7. Интеграциялар

Мықты бухгалтерлік платформа төлем жүйелерімен, e-commerce платформаларымен, жалақы қызметтерімен және құжат сақтау құралдарымен байланысуы керек.

8. Өсу мүмкіндігі

Бизнесіңіз бір адамдық операциядан басталуы мүмкін, бірақ кейін мердігер, бухгалтер немесе кітап жүргізуші қоссanız да, құрал жарамды болып қалуы тиіс.

Жеке кәсіпкерлерге арналған ең жақсы бухгалтерлік құралдар

Төменде жеке құрылтайшылар үшін пайдалы ең танымал бухгалтерлік құралдар берілген. Дұрыс таңдау бизнес үлгісіне, бюджетке және қаншалықты белсенді жұмыс істеуді қалайтыныңызға байланысты.

1. QuickBooks Online

QuickBooks Online - шағын бизнеске арналған ең танымал бухгалтерлік платформалардың бірі. Оны көптеген бухгалтерлер қолданады, сондықтан сыртқы көмек қажет болғанда бірлесіп жұмыс істеу жеңілдейді.

Жеке кәсіпкерлер не үшін таңдайды:

• Көптеген бухгалтерлер мен кітап жүргізушілерге таныс интерфейс
• Мықты есеп беру және сәйкестендіру құралдары
• Шот-фактура, банк ағындары және шығындарды бақылауға жақсы қолдау
• Интеграциялар экожүйесі кең

Қай кезде жақсы:

• Өсуді күтетін бизнеске
• Кеңінен танылған бухгалтерлік платформаны қалайтын құрылтайшыларға
• Кейін CPA немесе бухгалтермен жұмыс істеуі мүмкін жеке кәсіпкерлерге

Ықтимал кемшілік:

• Өте қарапайым бизнес үшін қажеттен күрделірек көрінуі мүмкін

2. Xero

Xero таза интерфейсімен және күшті автоматтандыру мүмкіндіктерімен танымал. Көп пайдаланушы оны заманауи әрі дәстүрлі бухгалтерлік бағдарламаларға қарағанда оңайырақ деп санайды.

Жеке кәсіпкерлер не үшін таңдайды:

• Түсінікті бақылау тақтасы мен жұмыс ағыны
• Мықты банк бойынша сәйкестендіру құралдары
• Пайдалы шот-фактура және шығындарды бақылау мүмкіндіктері
• Кеңесшілермен бірлесіп жұмыс істеуге ыңғайлы

Қай кезде жақсы:

• Қызмет көрсетуге негізделген бизнеске
• Ыңғайлы интерфейсті қалайтын иелерге
• Интуитивті бұлтты жүйені жөн көретін кәсіпкерлерге

Ықтимал кемшілік:

• Кейбір пайдаланушыларға ескі бухгалтерлік платформаларға үйренген болса, кей функциялар бейтаныс көрінуі мүмкін

3. FreshBooks

FreshBooks клиенттерге жиі шот ұсынатын жеке кәсіпкерлер үшін мықты таңдау. Ол қызмет көрсету бизнесіне арналғандықтан, оның шот-фактуралау және уақытты бақылау мүмкіндіктері өте пайдалы.

Жеке кәсіпкерлер не үшін таңдайды:

• Қарапайым шот-фактуралау үдерісі
• Клиенттік жұмыс үшін уақытты бақылау
• Шығындарды тіркеу және негізгі бухгалтерлік мүмкіндіктер
• Бухгалтер емес адамдарға да тез үйренуге болады

Қай кезде жақсы:

• Консультанттарға
• Фрилансерлерге
• Бір иесі және шағын клиенттік базасы бар агенттіктерге

Ықтимал кемшілік:

• Күрделірек есеп беру қажеттілігі бар бизнестер үшін толық бухгалтерлік платформалардай мықты болмауы мүмкін

4. Wave

Wave ерте кезеңдегі жеке кәсіпкерлерге қарапайым бухгалтерлік шешім іздегенде жиі тартымды болады. Ол қарапайымдық пен қолдануға ыңғайлылыққа басымдық береді.

Жеке кәсіпкерлер не үшін таңдайды:

• Оңай бастап кетуге болады
• Негізгі бухгалтерлік және шот-фактуралау қажеттіліктеріне сай
• Таза, жаңадан бастаушыларға ыңғайлы жұмыс тәртібі

Қай кезде жақсы:

• Қаржылық қажеттілігі қарапайым жаңа бизнеске
• Жеңіл бухгалтерлік процесті қалайтын құрылтайшыларға
• Өте шағын қызмет көрсету бизнесіне

Ықтимал кемшілік:

• Тез өсетін бизнеске жеңіл жүйе тар болып, күрделірек бухгалтерлік мүмкіндіктер қажет болуы мүмкін

5. Zoho Books

Zoho Books Zoho экожүйесін қолданып жүрген кәсіпкерлер үшін мықты нұсқа. Егер сіздің бизнесіңіз CRM, жобалар немесе операциялар үшін Zoho-ға сүйенсе, бухгалтерлік есеп сол ортаға жақсы кірігеді.

Жеке кәсіпкерлер не үшін таңдайды:

• Автоматтандыру мен жұмыс ағымы құралдары мықты
• Басқа Zoho өнімдерімен жақсы интеграцияланады
• Пайдалы шот-фактура және шығындарды бақылау мүмкіндіктері бар
• Біртұтас жүйе іздейтін бизнеске қолайлы

Қай кезде жақсы:

• Zoho бағдарламаларын бұрыннан қолданып жүрген кәсіпкерлерге
• Автоматтандыруды бағалайтын өнімді жеке операторларға
• Бір байланысқан жүйені қалайтын бизнеске

Ықтимал кемшілік:

• Кең таралған бухгалтерлік бағдарламаларға қарағанда, ол сіздің бухгалтеріңізге немесе кеңесшіңізге азырақ таныс болуы мүмкін

6. Expensify

Expensify толық бухгалтерлік платформа емес, бірақ шығындарды басқару үшін өте пайдалы. Іссапар жасайтын, құрал-жабдық сатып алатын немесе өтеуге жататын шығындары көп жеке кәсіпкерлер арнайы шығын түсіру құралынан ұтады.

Жеке кәсіпкерлер не үшін таңдайды:

• Түбіртекті сканерлеу және шығын есебі
• Бизнес шығындарын оңай санаттау
• Сапар мен өтеулер үшін пайдалы

Қай кезде жақсы:

• Жиі шығын шығаратын бизнес иелеріне
• Түбіртектерді жылдам жинағысы келетін құрылтайшыларға
• Негізгі бухгалтерлік үшін басқа платформаны, ал шығындарды бақылау үшін осыны қолданатын кәсіпкерлерге

Ықтимал кемшілік:

• Ол ең жақсы нәтижені кеңірек бухгалтерлік жұмыс ағынының бөлігі ретінде береді

7. Dext

Dext құжат жинау мен транзакцияларды түсіруді жеңілдетуге арналған. Қолмен енгізуді азайтып, бастапқы құжаттарды реттеуді қалайтын кезде әсіресе пайдалы.

Жеке кәсіпкерлер не үшін таңдайды:

• Түбіртек пен құжаттарды түсіру
• Бухгалтерлік енгізулерге арналған күшті автоматтандыру
• Есеп жүйесіне жетпей тұрып жазбаларды реттеуге ыңғайлы

Қай кезде жақсы:

• Түбіртегі көп иелерге
• Бухгалтермен немесе кітап жүргізушімен жұмыс істейтін бизнеске
• Құжаттарын жақсырақ реттегісі келетін құрылтайшыларға

Ықтимал кемшілік:

• Көбіне жалғыз шешімнен гөрі қосымша құрал ретінде пайдалы

8. Melio

Melio шоттарды төлеу мен жеткізушілерді басқаруға бағытталған. Жеке кәсіпкерлер мердігерлерге, жабдықтаушыларға немесе тұрақты бизнес шоттарына төлем жасаса, ол шығыс төлемдерін және жазбаларды жеңілдетеді.

Жеке кәсіпкерлер не үшін таңдайды:

• Қарапайымдалған шот төлеу үдерісі
• Жеткізушілерді басқаруды жеңілдетеді
• Бухгалтерлік үшін пайдалы төлем жазбалары

Қай кезде жақсы:

• Бірнеше жеткізушіге төлем жасайтын бизнеске
• Төлемдерді ретке келтіргісі келетін жеке құрылтайшыларға
• Төлем процесін таза ұстауды қалайтын кәсіпкерлерге

Ықтимал кемшілік:

• Бұл толық есеп жүйесі емес, сондықтан оны бухгалтерлік бағдарламамен бірге қолданған дұрыс

Қай құрал қай жеке кәсіпкерге лайық?

Барлығына бір ғана ең жақсы нұсқа жоқ. Дұрыс құрал сіздің бизнесіңіз ақшаны қалай табатынына және қаншалықты егжей-тегжейлі есеп қажет екеніне байланысты.

Егер сіз фрилансер немесе консультант болсаңыз

FreshBooks немесе Xero жақсы үйлесуі мүмкін, себебі шот-фактуралау, уақытты бақылау және қарапайымдылық маңызды.

Егер сізге әмбебап бухгалтерлік жүйе керек болса

QuickBooks Online жиі таңдалады, өйткені ол жақсы масштабталады және көптеген мамандарға таныс.

Егер сізге жеңіл жүйе керек болса

Wave өте қарапайым бизнес үшін, тым көп күрделіліксіз негізгі бухгалтерлік есеп жүргізгісі келетіндерге жарайды.

Егер сізде қазірдің өзінде байланысқан бизнес бағдарламалар жиыны болса

Егер CRM, жобалар және операциялар Zoho ішінде болса, Zoho Books ең жақсы таңдау болуы мүмкін.

Егер сізде түбіртек пен өтеу көп болса

Expensify немесе Dext шығындарды көбеймей тұрып түсіруге көмектеседі.

Егер сіз жеткізушілер мен мердігерлерге жиі төлем жасасаңыз

Melio шығыс төлемдерін реттеуге және құжат ізін таза сақтауға көмектеседі.

Zenind жақсырақ бухгалтерлік жұмыс ағынына қалай сай келеді

Бизнес басынан дұрыс құрылғанда, бухгалтерлік есеп әлдеқайда жеңілдейді. Сондықтан көптеген құрылтайшылар бухгалтерлікке компания құру, сәйкестік және банк ашумен бір уақытта назар аударады.

Zenind кәсіпкерлерге АҚШ-та бизнес құруға және компания құрылымын реттеуге көмектеседі. Құрылым дайын болған соң, сіз оның айналасында қарапайым бухгалтерлік процесті құра аласыз:

• Арнайы бизнес банк шотын пайдалану
• Бизнес кірісі мен шығынын жеке қаржыдан бөлек ұстау
• Құрылтай және сәйкестік құжаттарын бір жерде сақтау
• Бизнесіңіз қалай жұмыс істейтініне сай бухгалтерлік санаттарды баптау
• Салық маусымын күтпей, жазбаларды тұрақты тексеру

Осы ерте тәртіптің маңызы зор. Таза компания құру процесі мен таза бухгалтерлік процесс жеке кәсіпкерлерге өсуге әлдеқайда мықты негіз береді.

Сіз шынымен ұстап кете алатын қарапайым бухгалтерлік жүйе

Ең жақсы бағдарлама да, егер процесіңіз тым күрделі болса, көмектеспейді. Жеке кәсіпкерлер қайталанатын тәртіптен көбірек пайда көреді.

Апталық тәртіп

• Транзакцияларды импорттау
• Түбіртектерді жүктеу
• Шығындарды санаттау
• Шот жіберу және төлемдерді тексеру
• Ерекше жазбаларды қарау

Айлық тәртіп

• Банк және карта шоттарын сәйкестендіру
• Пайда мен зиян есебін қарау
• Ақша ағынын тексеру
• Салыққа ақша бөліп қою
• Жеткізуші төлемдері мен ашық шоттарды растау

Тоқсандық тәртіп

• Болжамды салық міндеттемелерін қарау
• Қажет болса, бюджет немесе бағаны жаңарту
• Жазылымдар мен құралдардың әлі де құнды екенін тексеру
• Қажет болса, бухгалтермен немесе салық маманымен кездесу

Жыл соңындағы тәртіп

• Барлық жазбаларды реттеу
• Шегерімдер мен кіріс қорытындыларын қарау
• Салық құжаттарын дайындау
• Ескі есептер мен түбіртектерді мұрағаттау

Осындай ырғақ стрессті азайтады және қаржылық жазбаларыңызды пайдалануға жарамды күйде ұстайды.

Жеке кәсіпкерлер жиі жіберетін бухгалтерлік қателер

Қарапайым бизнес те әлсіз бухгалтерлік әдеттерден қиындыққа тап болады.

Жеке және бизнес ақшасын араластыру

Бұл ең жиі кездесетін қателіктердің бірі. Шоттарды басынан бастап бөлек ұстаңыз.

Салық маусымын күту

Бухгалтерлік есепке жылына бір рет қана қарасаңыз, ол әлдеқайда қиын болады. Апталық шағын тексерулер әлдеқайда жеңіл.

Түбіртектерді елемеу

Егер шығынның бизнес мақсатын дәлелдей алмасаңыз, кейін оны дұрыс пайдалана алмауыңыз мүмкін.

Тым күрделі бағдарламаны таңдау

Күрделі құралдар кедергі тудырады. Үдеріс ауыр сезілсе, оны қолдануды тоқтатасыз.

Есептерді тексермеу

Бухгалтерлік есеп тек дерек енгізу емес. Оның құны сандардың нені білдіретінін түсінуден шығады.

Салықты алдын ала жоспарламау

Жеке кәсіпкерлер салықты кейінге қалдыруға болмайды. Жақсы бухгалтерлік есеп салық жоспарлауды жеңілдетеді.

Қорытынды

Жеке кәсіпкерге арналған ең жақсы бухгалтерлік құрал - бизнес үлгісіне, жұмыс тәртібіне және күрделілікке төзімділігіңізге сәйкес келетін құрал. Кейбір құрылтайшылар үшін бұл толыққанды бухгалтерлік платформа болады. Басқалары үшін бұл шығындарды түсіру және төлем құралдарымен толықтырылған қарапайым жүйе болуы мүмкін.

Маңыздысы - ең сәнді бағдарламаны таңдау емес. Маңыздысы - компанияңызды ретке келтіретін, жазбаларыңызды дәл ұстайтын және салық маусымын жеңілдететін бухгалтерлік әдет қалыптастыру.

Егер сіз бизнесті енді бастап жатсаңыз, бухгалтерлік баптауды компания құру және сәйкестік үшін мықты негізбен бірге жасаңыз. Zenind кәсіпкерлерге осындай құрылым құруға көмектеседі, сонда олар алға сенімдірек және шашыраңқысыз жүре алады.

Қарапайым бастаңыз, тұрақты болыңыз және бизнесіңізді шын мәнінде бизнес сияқты жүргізуді жеңілдететін құралдарды таңдаңыз.