Dịch vụ tuân thủ cho CPA và công ty kế toán: Hướng dẫn thực tiễn

Các CPA và công ty kế toán thường là những chuyên gia đầu tiên mà khách hàng tìm đến khi cần hỗ trợ để làm việc có tổ chức, tuân thủ quy định và duy trì tình trạng tốt theo các yêu cầu của tiểu bang và liên bang. Khi doanh nghiệp mở rộng sang các tiểu bang mới, thay đổi quyền sở hữu, tuyển dụng nhân sự hoặc bổ sung giấy phép mới, các nghĩa vụ tuân thủ sẽ tăng lên rất nhanh.

Vì vậy, nhiều công ty kế toán hiện xem hỗ trợ tuân thủ là một dịch vụ tư vấn cốt lõi thay vì một công việc hành chính thỉnh thoảng mới phát sinh. Khi được xây dựng đúng cách, dịch vụ tuân thủ giúp công ty giảm rủi ro, củng cố quan hệ khách hàng và tạo ra nguồn doanh thu định kỳ mới.

Hướng dẫn này giải thích các dịch vụ tuân thủ thường bao gồm những gì, vì sao chúng quan trọng đối với công ty kế toán, và cách một công ty có thể xây dựng quy trình tuân thủ có khả năng mở rộng để phục vụ khách hàng ở nhiều ngành và nhiều tiểu bang.

Dịch vụ tuân thủ có ý nghĩa gì đối với công ty kế toán

Dịch vụ tuân thủ bao gồm các hồ sơ, đăng ký, lưu trữ và thủ tục định kỳ cần thiết để một doanh nghiệp được đăng ký đúng cách và hoạt động hợp lệ. Đối với công ty kế toán, điều này thường có nghĩa là hỗ trợ khách hàng cả với các việc liên quan đến thành lập doanh nghiệp lẫn các nghĩa vụ sau khi thành lập.

Các trách nhiệm tuân thủ phổ biến gồm:

• Nộp báo cáo thường niên
• Dịch vụ đại lý đăng ký
• Đăng ký hoạt động tại tiểu bang mới
• Quản lý giấy phép kinh doanh
• Đăng ký thuế
• Duy trì hồ sơ pháp nhân
• Báo cáo quyền sở hữu hưởng lợi
• Sửa đổi sau khi có thay đổi về quyền sở hữu hoặc hoạt động
• Giải thể hoặc rút khỏi hoạt động khi doanh nghiệp đóng cửa hoặc rời khỏi một tiểu bang

Những việc này rất dễ bị bỏ sót vì chúng không phải lúc nào cũng ảnh hưởng đến hoạt động hằng ngày. Nhưng chỉ cần trễ hạn hoặc nộp sai thẩm quyền là có thể dẫn đến tiền phạt, mất tình trạng tốt hoặc gián đoạn hoạt động kinh doanh.

Vì sao CPA nên cung cấp hỗ trợ tuân thủ

Các công ty kế toán đã hiểu về cấu trúc pháp nhân, tác động thuế và thực tế vận hành của doanh nghiệp đang tăng trưởng. Điều đó khiến họ trở thành đối tác tự nhiên cho công việc tuân thủ.

1. Tuân thủ tạo ra các điểm chạm khách hàng định kỳ

Nhiều dịch vụ kế toán mang tính mùa vụ hoặc theo dự án. Dịch vụ tuân thủ tạo ra các tương tác liên tục trong suốt năm, giúp tăng khả năng giữ chân khách hàng và duy trì sự hiện diện của công ty giữa các kỳ thuế.

2. Nó nâng cao giá trị tư vấn

Khách hàng thường cần được hướng dẫn về cách đăng ký tại tiểu bang, thay đổi quyền sở hữu và nghĩa vụ cấp phép ảnh hưởng đến cấu trúc thuế và vận hành của họ như thế nào. Một công ty có thể hỗ trợ các quyết định này sẽ trở nên có giá trị hơn một công ty chỉ xử lý báo cáo lịch sử.

3. Nó giảm rủi ro cho khách hàng

Một báo cáo thường niên bị bỏ lỡ hoặc một hồ sơ đăng ký tiểu bang chưa thực hiện có thể dẫn đến tiền phạt, thông báo yêu cầu khắc phục hoặc bị chấm dứt hành chính. Khách hàng tin tưởng chuyên gia kế toán trong việc nhận diện các rủi ro này trước khi chúng trở thành vấn đề tốn kém.

4. Nó hỗ trợ tăng trưởng kinh doanh

Khi khách hàng mở rộng sang tiểu bang mới, tuyển nhân viên làm việc từ xa hoặc ra mắt một dòng sản phẩm hay dịch vụ mới, nhu cầu tuân thủ sẽ thay đổi ngay lập tức. Các công ty có thể quản lý những thay đổi đó sẽ giúp khách hàng mở rộng dễ dàng hơn.

Các dịch vụ tuân thủ cốt lõi mà công ty kế toán thường cần

Một gói dịch vụ tuân thủ đầy đủ thường bao gồm nhiều nhóm hạng mục. Thành phần cụ thể sẽ phụ thuộc vào ngành, loại pháp nhân và phạm vi hoạt động của khách hàng.

Hồ sơ nộp tại Secretary of State

Công việc với Secretary of State là một trong những trách nhiệm tuân thủ phổ biến nhất đối với công ty kế toán. Nó bao gồm các thủ tục cấp tiểu bang cần thiết để giữ cho pháp nhân hoạt động và được đăng ký đúng cách.

Các hồ sơ thường gặp gồm:

• Thành lập doanh nghiệp
• Đăng ký hoạt động tại tiểu bang khác
• Nộp báo cáo thường niên
• Cập nhật đại lý đăng ký
• Sửa đổi tên, địa chỉ, quản lý hoặc thông tin quyền sở hữu
• Khôi phục sau khi bị chấm dứt hành chính
• Giải thể hoặc rút khỏi tiểu bang
• Hồ sơ sáp nhập, chuyển đổi hoặc nhập tiểu bang khác
• Đăng ký DBA
• Bản sao chứng thực và giấy chứng nhận

Đối với các công ty phục vụ khách hàng hoạt động ở nhiều tiểu bang, những hồ sơ này là thiết yếu. Mỗi tiểu bang có thời hạn, yêu cầu tài liệu và lệ phí riêng, vì vậy cần một quy trình tiêu chuẩn.

Đăng ký thuế và miễn trừ

Khách hàng thường cần hỗ trợ đăng ký tài khoản thuế khi họ bước vào tiểu bang mới, tuyển nhân viên hoặc bắt đầu thu thuế đối với hàng hóa và dịch vụ.

Các công việc tuân thủ liên quan đến thuế thường gồm:

• Đăng ký thuế bán hàng và sử dụng
• Đăng ký thuế tiền lương
• Đăng ký thuế thu nhập và thuế nhượng quyền
• Hồ sơ miễn trừ cho các tổ chức phi lợi nhuận đủ điều kiện
• Cập nhật nghĩa vụ thuế cấp tiểu bang sau khi có thay đổi về quyền sở hữu hoặc cơ cấu

Công ty kế toán thường ở vị trí tốt nhất để xác định khi nào khách hàng nên đăng ký và những loại đăng ký nào áp dụng dựa trên hoạt động của họ.

Giấy phép kinh doanh

Nhiều doanh nghiệp không thể hoạt động hợp pháp nếu thiếu giấy phép phù hợp ở cấp tiểu bang, quận hoặc địa phương. Yêu cầu cấp phép thay đổi rất nhiều theo ngành và khu vực.

Ví dụ bao gồm:

• Giấy phép kinh doanh chung
• Giấy phép hành nghề và giấy phép chuyên môn
• Đăng ký hoạt động từ thiện
• Đăng ký gây quỹ
• Đăng ký marketing vì mục đích cộng đồng
• Giấy phép hoạt động chuyên ngành

Giấy phép đặc biệt quan trọng đối với doanh nghiệp dịch vụ, nhà cung cấp dịch vụ y tế, tổ chức phi lợi nhuận, nhà thầu và các ngành được quản lý chặt chẽ. Thiếu giấy phép có thể làm chậm quá trình ra mắt hoặc dẫn đến hành động cưỡng chế.

Báo cáo quyền sở hữu hưởng lợi và hồ sơ pháp nhân

Hồ sơ pháp nhân ngày càng quan trọng khi các yêu cầu minh bạch và báo cáo quyền sở hữu được mở rộng.

Công ty kế toán có thể hỗ trợ khách hàng với:

• Báo cáo quyền sở hữu hưởng lợi
• Theo dõi thay đổi quyền sở hữu
• Cập nhật hồ sơ doanh nghiệp
• Duy trì minute book
• Lưu trữ và truy xuất tài liệu pháp nhân

Hồ sơ chính xác giúp doanh nghiệp đáp ứng yêu cầu từ bên cho vay, rà soát thẩm định, câu hỏi về thuế và yêu cầu từ cơ quan quản lý.

Giá trị của quy trình tuân thủ tập trung

Công việc tuân thủ trở nên khó quản lý khi mỗi tiểu bang, thời hạn và yêu cầu của khách hàng đều được xử lý trong các bảng tính hoặc chuỗi email riêng biệt. Một quy trình tập trung giúp công ty làm việc có tổ chức và phản hồi nhanh hơn.

Một hệ thống tốt nên cho phép công ty:

• Xem các thời hạn sắp đến ở một nơi
• Theo dõi từng pháp nhân của khách hàng theo tiểu bang
• Lưu lịch sử nộp hồ sơ và tài liệu hỗ trợ
• Phân công công việc cho đúng thành viên trong nhóm
• Theo dõi trạng thái và tiến độ dịch vụ
• Cập nhật cho khách hàng một cách rõ ràng
• Duy trì khả năng quan sát trên cả dự án định kỳ và dự án một lần

Đối với các công ty quản lý nhiều pháp nhân, chính quy trình làm việc này trở thành một lợi thế cạnh tranh. Nó giảm nguy cơ trễ hạn, hỗ trợ dịch vụ khách hàng tốt hơn và giúp mở rộng quy mô dễ dàng hơn.

Zenind hỗ trợ công ty kế toán như thế nào

Zenind giúp công ty kế toán và khách hàng của họ quản lý các yêu cầu thành lập và tuân thủ với mô hình dịch vụ được thiết kế cho việc hỗ trợ pháp nhân liên tục.

Công ty kế toán có thể dùng Zenind để hỗ trợ:

• Thành lập doanh nghiệp và đăng ký hoạt động tại tiểu bang khác
• Dịch vụ đại lý đăng ký
• Nộp báo cáo thường niên
• Sửa đổi và duy trì hồ sơ cấp tiểu bang
• Hỗ trợ đăng ký thuế
• Hồ sơ liên quan đến cấp phép
• Hỗ trợ báo cáo quyền sở hữu hưởng lợi
• Quản lý tài liệu pháp nhân

Zenind được xây dựng để giúp công ty đơn giản hóa việc quản trị tuân thủ nhưng vẫn duy trì khả năng theo dõi rõ ràng về tình trạng pháp nhân và thời hạn. Điều đó đặc biệt quan trọng khi một công ty kế toán điều phối công việc trên nhiều tiểu bang hoặc phục vụ khách hàng có cấu trúc sở hữu phức tạp.

Lợi ích của việc thuê ngoài công việc tuân thủ

Không phải mọi nhiệm vụ tuân thủ đều cần được xử lý hoàn toàn nội bộ. Đối với nhiều công ty, thuê ngoài một phần gánh nặng hành chính sẽ tạo ra trải nghiệm khách hàng tốt hơn và mô hình dịch vụ sinh lợi hơn.

Sử dụng thời gian nhân sự hiệu quả hơn

Nhân viên kế toán và quản lý nên tập trung vào phân tích giá trị cao, lập kế hoạch thuế và công việc tư vấn. Thuê ngoài các công việc nộp hồ sơ lặp lại giúp bảo vệ năng lực nội bộ.

Phân phối dịch vụ ổn định hơn

Hỗ trợ bên ngoài có thể giúp công ty duy trì thời gian xử lý và tránh tồn đọng trong các giai đoạn bận rộn.

Phạm vi dịch vụ rộng hơn

Một đối tác tuân thủ tập trung có thể giúp công ty hỗ trợ khách hàng ở những tiểu bang mà công ty không có chuyên môn nộp hồ sơ tại chỗ.

Dễ mở rộng hơn

Khi tệp khách hàng tăng lên, hỗ trợ thuê ngoài có thể hấp thụ khối lượng công việc tăng thêm mà không cần công ty phải xây dựng một đội vận hành tuân thủ riêng từ đầu.

Nên tìm gì ở một đối tác tuân thủ

Nếu một công ty kế toán muốn mở rộng sang dịch vụ tuân thủ, nhà cung cấp mà họ chọn là rất quan trọng.

Hãy tìm một đối tác có:

• Phạm vi phủ sóng nhiều tiểu bang
• Mức giá minh bạch
• Theo dõi thời hạn đáng tin cậy
• Xử lý tài liệu an toàn
• Hỗ trợ phản hồi nhanh
• Kinh nghiệm nộp hồ sơ theo nhiều loại pháp nhân
• Hỗ trợ cả thành lập lẫn duy trì định kỳ
• Công cụ giúp quản lý khách hàng dễ dàng hơn

Mục tiêu không chỉ là thuê ngoài giấy tờ. Mục tiêu là tạo ra một mô hình dịch vụ lặp lại được, bảo vệ khách hàng và nâng cao hiệu quả của công ty.

Xây dựng dịch vụ tuân thủ trong công ty của bạn

Các công ty kế toán không cần thành lập một bộ phận tuân thủ lớn để bắt đầu cung cấp giá trị. Một lộ trình thực tế có thể bắt đầu với vài dịch vụ cốt lõi.

Bước 1: Xác định nhu cầu phổ biến của khách hàng

Rà soát tệp khách hàng hiện tại và ghi nhận các yêu cầu lặp lại. Các mẫu phổ biến thường bao gồm báo cáo thường niên, đăng ký hoạt động tại tiểu bang khác và tài khoản thuế tiểu bang.

Bước 2: Xác định phạm vi dịch vụ

Quyết định xem công ty sẽ chỉ làm tư vấn, chỉ điều phối nộp hồ sơ, hay cung cấp dịch vụ tuân thủ trọn gói được quản lý toàn diện.

Bước 3: Chuẩn hóa quy trình tiếp nhận

Sử dụng một danh sách kiểm tra lặp lại để thu thập tên pháp nhân, tiểu bang thành lập, các tiểu bang đã đăng ký, thay đổi quyền sở hữu và thời hạn nộp hồ sơ.

Bước 4: Thiết lập hỗ trợ đối tác

Nếu một số hồ sơ được xử lý bên ngoài, hãy đảm bảo nhà cung cấp của bạn có cam kết rõ ràng về thời gian xử lý và quy trình trao đổi cụ thể.

Bước 5: Tạo cách giải thích hướng tới khách hàng

Khách hàng sẽ dễ mua dịch vụ tuân thủ hơn khi giá trị được giải thích rõ. Hãy nêu rủi ro của việc bỏ lỡ hồ sơ, sự tiện lợi của quản lý tập trung và chi phí tránh bị phạt về sau.

Các tình huống sử dụng dịch vụ tuân thủ cho công ty kế toán

Dưới đây là một vài ví dụ thực tế về cách các dịch vụ này thường xuất hiện trong công việc khách hàng.

Một khách hàng mở rộng sang tiểu bang mới

Một doanh nghiệp bắt đầu bán hàng hoặc hoạt động tại một khu vực pháp lý mới. Công ty có thể cần xác định liệu khách hàng có phát sinh nexus hay không, đăng ký pháp nhân, nộp hồ sơ đăng ký hoạt động tại tiểu bang khác và mở các tài khoản thuế.

Một khách hàng thay đổi quyền sở hữu

Thay đổi quyền sở hữu có thể ảnh hưởng đến hồ sơ pháp nhân, báo cáo quyền sở hữu hưởng lợi và cách xử lý thuế. Công ty có thể cần cập nhật hồ sơ và bảo đảm thông tin cấp tiểu bang vẫn chính xác.

Một tổ chức phi lợi nhuận triển khai chiến dịch gây quỹ

Một tổ chức phi lợi nhuận có thể cần hỗ trợ đăng ký từ thiện tại tiểu bang hoặc các hồ sơ gây quỹ liên quan trước khi hoạt động ở nhiều khu vực pháp lý.

Một khách hàng mất tình trạng tốt

Nếu một doanh nghiệp bỏ lỡ báo cáo thường niên hoặc cập nhật đại lý đăng ký, công ty có thể cần hỗ trợ khôi phục tuân thủ bằng hồ sơ reinstatement và cập nhật hồ sơ.

Vì sao dịch vụ tuân thủ phù hợp với Zenind

Zenind được định vị để hỗ trợ các công ty kế toán muốn có một cách thực tế và có tổ chức để quản lý tuân thủ doanh nghiệp cho khách hàng. Vì Zenind tập trung vào thành lập công ty tại Mỹ và dịch vụ tuân thủ, nền tảng này có thể hỗ trợ toàn bộ vòng đời của một pháp nhân, không chỉ giai đoạn thiết lập ban đầu.

Góc nhìn theo vòng đời đó rất quan trọng. Khách hàng không dừng việc cần hỗ trợ sau khi thành lập. Họ cần giúp duy trì trạng thái, đăng ký ở tiểu bang mới, cập nhật hồ sơ và phản ứng với thay đổi kinh doanh theo thời gian.

Đối với công ty kế toán, điều đó tạo ra cơ hội trở thành cố vấn tuân thủ dài hạn thay vì chỉ là nguồn lực nộp hồ sơ một lần.

Kết luận

Dịch vụ tuân thủ không còn là phần bổ sung tùy chọn đối với nhiều công ty kế toán. Đây là một cách hiệu quả để giảm rủi ro cho khách hàng, cải thiện khả năng giữ chân và mở rộng giá trị tư vấn.

Bằng cách xây dựng một gói dịch vụ tuân thủ có cấu trúc, các CPA và công ty kế toán có thể hỗ trợ thành lập doanh nghiệp, đăng ký thuế, cấp phép và duy trì trạng thái cấp tiểu bang một cách tự tin hơn. Với quy trình phù hợp và đối tác phù hợp, tuân thủ trở thành một dòng dịch vụ giúp cả công ty lẫn khách hàng cùng phát triển.