CPA және бухгалтерлік фирмаларға арналған комплаенс қызметтері: практикалық нұсқаулық

CPA мамандары мен бухгалтерлік фирмалар клиенттер ұйымшыл болу, талаптарға сай жұмыс істеу және штаттық әрі федералдық талаптар бойынша жақсы мәртебені сақтау үшін жүгінетін алғашқы мамандардың қатарында болады. Бизнестер жаңа штаттарға кеңейген сайын, меншік құрылымын өзгерткен сайын, қызметкерлер жалдаған сайын немесе жаңа лицензиялар қосқан сайын комплаенс міндеттері де тез көбейеді.

Сондықтан көптеген бухгалтерлік фирмалар комплаенс қолдауын кейде орындалатын әкімшілік міндет емес, негізгі кеңес беру қызметі ретінде қарастыра бастады. Дұрыс ұйымдастырылған жағдайда комплаенс қызметтері фирмаларға тәуекелді азайтуға, клиентпен байланысты тереңдетуге және тұрақты кірістің жаңа мүмкіндіктерін қалыптастыруға көмектеседі.

Бұл нұсқаулық комплаенс қызметтеріне әдетте не кіретінін, олардың бухгалтерлік фирмалар үшін неге маңызды екенін және әртүрлі салалар мен штаттардағы клиенттерге қызмет көрсете алатын ауқымды комплаенс жұмыс ағынын қалай құруға болатынын түсіндіреді.

Комплаенс қызметтері бухгалтерлік фирмалар үшін нені білдіреді

Комплаенс қызметтері бизнесті дұрыс тіркелген және жұмыс істеп тұрған күйде ұстау үшін қажет тұрақты өтінімдерді, тіркеулерді, есептерді және құжаттарды қамтиды. Бухгалтерлік фирмалар үшін бұл көбіне компанияны құруға қатысты міндеттерді де, құрылудан кейінгі міндеттемелерді де қолдауды білдіреді.

Жиі кездесетін комплаенс міндеттеріне мыналар жатады:

• Жылдық есептерді тапсыру
• Тіркелген агент қызметі
• Жаңа штаттарда foreign qualification рәсімдеу
• Бизнес лицензияларын басқару
• Салық тіркеулері
• Заңды тұлға жазбаларын жүргізу
• Beneficial ownership туралы есеп беру
• Меншік немесе операциялық өзгерістерден кейін түзетулер енгізу
• Компания жабылғанда немесе штаттан шыққанда тарату немесе withdrawal рәсімі

Бұл тармақтарды оңай ескерусіз қалдыруға болады, себебі олар күнделікті операцияларға әрдайым тікелей әсер етпейді. Бірақ мерзімін өткізіп алу немесе қате юрисдикцияда құжат тапсыру айыппұлдарға, жақсы мәртебені жоғалтуға немесе бизнес жұмысының үзілуіне әкелуі мүмкін.

CPA мамандары неге комплаенс қолдауын ұсынуы керек

Бухгалтерлік фирмалар заңды тұлға құрылымдарын, салық салдары мен өсіп келе жатқан бизнестің операциялық шынайылығын жақсы түсінеді. Бұл оларды комплаенс жұмысы үшін табиғи серіктес етеді.

1. Комплаенс тұрақты клиенттік байланыс нүктелерін қалыптастырады

Көптеген бухгалтерлік келісімдер маусымдық немесе жобаға негізделген болады. Комплаенс қызметтері жыл бойы үздіксіз өзара әрекеттесуді қалыптастырады, бұл клиентті ұстап қалуды жақсартып, салық циклдары арасындағы кезеңде фирманы клиенттің есінде сақтайды.

2. Кеңес беру құндылығын арттырады

Клиенттерге жиі штаттық тіркеулердің, меншік өзгерістерінің және лицензиялық міндеттемелердің олардың салықтық және операциялық құрылымына қалай әсер ететінін түсіндіру қажет болады. Осындай шешімдерді бағыттай алатын фирма тек тарихи есеп берумен айналысатын фирмаға қарағанда әлдеқайда құнды болады.

3. Клиент тәуекелін азайтады

Өткізіліп алған жылдық есеп немесе тіркелмеген штаттық өтінім айыппұлға, хабарламаларға немесе әкімшілік таратылуға әкелуі мүмкін. Клиенттер мұндай тәуекелдерді қымбат мәселеге айналмай тұрып анықтау үшін бухгалтерлік мамандарға сенеді.

4. Бизнестің өсуін қолдайды

Клиент жаңа штатқа кеңейгенде, қашықтағы қызметкерлерді жалдағанда немесе жаңа бизнес бағытын іске қосқанда, комплаенс қажеттіліктері бірден өзгереді. Осындай өзгерістерді басқара алатын фирмалар клиенттердің аз кедергімен өсуіне көмектеседі.

Бухгалтерлік фирмаларға жиі қажет негізгі комплаенс қызметтері

Толық комплаенс ұсынысы әдетте бірнеше санатты қамтиды. Нақты құрам клиенттің саласына, заңды тұлға түріне және географиялық ауқымына байланысты болады.

Secretary of State құжаттары

Secretary of state деңгейіндегі жұмыс бухгалтерлік фирмалар үшін ең кең тараған комплаенс міндеттерінің бірі. Ол заңды тұлғаны белсенді және дұрыс тіркелген күйде ұстауға қажет штаттық қызмет көрсетуді қамтиды.

Жиі кездесетін құжаттар:

• Бизнесті құру
• Foreign qualification
• Жылдық есептер
• Тіркелген агентті жаңарту
• Атауы, мекенжайы, басқаруы немесе меншік деректері бойынша түзетулер
• Әкімшілік таратудан кейін қайта қалпына келтіру
• Тарату немесе штаттан шығу
• Бірігу, конверсия немесе domestication құжаттары
• DBA тіркеулері
• Расталған көшірмелер мен анықтамалар

Көп штатта жұмыс істейтін клиенттермен айналысатын фирмалар үшін бұл құжаттар өте маңызды. Әр штаттың өз мерзімдері, құжат талаптары және төлемдері бар, сондықтан стандартталған процесс қажет.

Салық тіркеулері мен жеңілдіктері

Клиенттер жаңа штатқа кіргенде, қызметкер жалдағанда немесе тауарлар мен қызметтер үшін салық жинауды бастағанда, салық шоттарына тіркелуге мұқтаж болуы мүмкін.

Жиі кездесетін салыққа қатысты комплаенс міндеттері:

• Sales and use tax тіркеуі
• Payroll tax тіркеуі
• Income және franchise tax тіркеуі
• Қайырымдылық ұйымдары үшін жеңілдік өтінімдері
• Меншік немесе құрылым өзгергеннен кейінгі штаттық салық жаңартулары

Бухгалтерлік фирмалар клиенттің қашан тіркелуі керек екенін және оның қызметіне қарай қандай тіркеулер қолданылатынын анықтауға ең қолайлы мамандардың қатарында.

Бизнес лицензиялары

Көптеген бизнестер тиісті штаттық, округтік немесе жергілікті лицензиясыз заңды түрде жұмыс істей алмайды. Лицензия талаптары сала мен географияға қарай қатты өзгереді.

Мысалдар:

• Жалпы бизнес лицензиялары
• Кәсіби және кәсібилік лицензиялары
• Қайырымдылық тіркеулері
• Қаражат жинау тіркеулері
• Cause marketing тіркеулері
• Салаға тән операциялық рұқсаттар

Лицензиялау әсіресе сервистік бизнестер, денсаулық сақтау провайдерлері, коммерциялық емес ұйымдар, мердігерлер және реттелетін салалар үшін маңызды. Жоқ лицензия іске қосуды кешіктіріп немесе бақылау шараларына әкелуі мүмкін.

Beneficial ownership және заңды тұлға жазбалары

Ашықтық пен меншік туралы есеп беру талаптары кеңейген сайын, заңды тұлға жазбаларының маңызы артып келеді.

Бухгалтерлік фирмалар клиенттерге мына мәселелерде көмектесе алады:

• Beneficial ownership туралы есеп беру
• Меншік өзгерістерін қадағалау
• Корпоративтік жазбаларды жаңарту
• Minute book жүргізу
• Заңды құжаттарды сақтау және қайта алу

Дәл жазбалар бизнестерге несие берушілердің сұрауларына, due diligence тексерулеріне, салық сұрақтарына және реттеуші сауалдарға жауап беруге көмектеседі.

Орталықтандырылған комплаенс жұмыс ағынының құндылығы

Әр штат, мерзім және клиент сұрауы бөлек кестелерде немесе электрондық хаттар тізбегінде басқарылғанда комплаенс жұмысы қиынға соғады. Орталықтандырылған жұмыс ағыны фирмаға тәртіпті және жедел болуға көмектеседі.

Мықты жүйе фирмаға мыналарды істеуге мүмкіндік беруі керек:

• Алдағы мерзімдерді бір жерде көру
• Әр клиент заңды тұлғасын штат бойынша қадағалау
• Өтінім тарихы мен қолдау құжаттарын сақтау
• Міндеттерді тиісті топ мүшесіне бөлу
• Қызмет мәртебесі мен орындалу барысын бақылау
• Клиенттерге жаңартуларды анық жеткізу
• Қайталанатын және бір реттік жобалар бойынша көрінімділікті сақтау

Көптеген заңды тұлғамен жұмыс істейтін фирмалар үшін жұмыс ағынының өзі бәсекелестік артықшылыққа айналады. Ол мерзімдердің өткізіп алуын азайтады, клиентке жақсы қызмет көрсетуге көмектеседі және ауқымдануды жеңілдетеді.

Zenind бухгалтерлік фирмаларды қалай қолдайды

Zenind бухгалтерлік фирмаларға және олардың клиенттеріне құрылу мен комплаенс талаптарын тұрақты заңды тұлға қолдауына бағытталған қызмет үлгісі арқылы басқаруға көмектеседі.

Бухгалтерлік фирмалар Zenind-ті мына бағыттарда пайдалана алады:

• Бизнесті құру және foreign qualification
• Тіркелген агент қызметі
• Жылдық есептерді тапсыру
• Түзетулер мен штаттық maintenance
• Салық тіркеулеріне қолдау
• Лицензияға қатысты өтінімдер
• Beneficial ownership туралы есеп беруге қолдау
• Заңды тұлға құжаттарын басқару

Zenind фирмаларға комплаенс әкімшілігін жеңілдетуге көмектесу үшін жасалған және сонымен бірге заңды тұлғаның мәртебесі мен мерзімдері туралы айқын көрінімділікті сақтайды. Бұл әсіресе бухгалтерлік фирма бірнеше штаттағы жұмыстарды үйлестіргенде немесе меншік құрылымы күрделі клиенттерге қызмет көрсеткенде маңызды.

Комплаенс жұмысын аутсорсингке берудің артықшылықтары

Әрбір комплаенс міндетін толықтай фирманың ішінде орындау қажет емес. Көптеген фирмалар үшін әкімшілік жүктеменің бір бөлігін сыртқа беру клиент тәжірибесін жақсартып, қызмет үлгісін тиімдірек етеді.

Қызметкерлер уақытын тиімді пайдалану

Қызметкер бухгалтерлер мен менеджерлер жоғары құнды талдау, салық жоспарлау және кеңес беру жұмыстарына назар аударуы керек. Қайталап орындалатын құжат тапсыру жұмысын аутсорсингке беру ішкі қуатты қорғауға көмектеседі.

Нәтиженің болжамдылығын арттыру

Сыртқы қолдау фирмаларға өңдеу мерзімдерін сақтауға және қарбалас кезеңдердегі кідірістерді азайтуға көмектесуі мүмкін.

Кеңірек қызмет қамтуы

Орталықтандырылған комплаенс серіктесі фирмаға жергілікті filing тәжірибесі жоқ штаттардағы клиенттерге қызмет көрсетуге көмектесе алады.

Ауқымдануды жеңілдету

Клиент базасы өскен сайын, аутсорсингтік қолдау фирмаға комплаенс операцияларының жеке тобын нөлден құрусыз-ақ қосымша жүктемені сіңіруге мүмкіндік береді.

Комплаенс серіктесін таңдағанда нені ескеру керек

Егер бухгалтерлік фирма комплаенс қызметтерін кеңейткісі келсе, таңдаған провайдері маңызды.

Мынадай мүмкіндіктері бар серіктесті іздеңіз:

• Көп штаттық қамту
• Ашық баға
• Сенімді мерзім бақылауы
• Қауіпсіз құжат өңдеу
• Жедел қолдау
• Әртүрлі заңды тұлға түрлеріне арналған filing тәжірибесі
• Құрылу мен үздіксіз maintenance үшін қолдау
• Клиенттерді басқаруды жеңілдететін құралдар

Мақсат тек құжат айналымын сыртқа беру емес. Мақсат клиенттерді қорғайтын және фирманың тиімділігін арттыратын қайталанатын қызмет үлгісін құру.

Фирма ішінде комплаенс қызметін құру

Бухгалтерлік фирмалар құнды қызмет ұсынуды бастау үшін бірден үлкен комплаенс бөлімін ашудың қажеті жоқ. Практикалық іске қосу бірнеше негізгі қызметтен басталуы мүмкін.

1-қадам: Клиенттердің жиі кездесетін қажеттіліктерін анықтау

Қазіргі клиент базаңызды қарап, қайталанатын сұрауларды белгілеңіз. Жиі кездесетін үлгілерге жылдық есептер, foreign registration және штаттық салық шоттары жатады.

2-қадам: Қызмет аясын анықтау

Фирма тек кеңес беру жұмысын, тек filing үйлестіруді немесе толық басқарылатын комплаенс қызметін орындай ма, соны шешіңіз.

3-қадам: Intake процесін стандарттау

Заңды тұлға атауын, құрылу штаттарын, тіркелген штаттарды, меншік өзгерістерін және filing мерзімдерін жинауға арналған қайталанатын чек-парақты қолданыңыз.

4-қадам: Серіктестік қолдауды орнату

Кейбір өтінімдер сырттан орындалса, провайдеріңіздің нақты өңдеу мерзімдері мен белгіленген байланыс процесі бар екеніне көз жеткізіңіз.

5-қадам: Клиентке түсінікті түсіндірмелер дайындау

Клиенттер комплаенс қызметтерін құнды деп санауы үшін, пайдасы анық болуы керек. Өткізіліп алған өтінімдердің тәуекелін, орталықтандырылған басқарудың ыңғайын және кейін айыппұл төлемеудің құнын түсіндіріңіз.

Бухгалтерлік фирмаларға арналған комплаенс қолдану сценарийлері

Міне, бұл қызметтердің нақты клиент жұмысында қалай көрінетініне бірнеше практикалық мысал.

Клиент жаңа штатқа кеңейеді

Бизнес жаңа юрисдикцияда сата бастайды немесе жұмыс істей бастайды. Фирма nexus бар-жоғын анықтауы, заңды тұлғаны тіркеуі, foreign qualification құжаттарын тапсыруы және салық шоттарын қосуы қажет болуы мүмкін.

Клиент меншік құрылымын өзгертеді

Меншік өзгерістері заңды тұлға жазбаларына, beneficial ownership есебіне және салық режиміне әсер етуі мүмкін. Фирма өтінімдерді жаңартып, штат жазбаларының дәлдігін қамтамасыз етуі керек болуы мүмкін.

Коммерциялық емес ұйым fundraising науқанын бастайды

Коммерциялық емес ұйымға бірнеше юрисдикцияда жұмыс бастамас бұрын штаттық charitable registration немесе соған қатысты fundraising өтінімдерінде көмек қажет болуы мүмкін.

Клиент жақсы мәртебеден шығып қалады

Егер бизнес жылдық есептерді немесе тіркелген агент жаңартуларын өткізіп алса, фирмаға қайта қалпына келтіру өтінімдері мен жаңартылған жазбалар арқылы комплаенсті қалпына келтіруге көмектесу қажет болуы мүмкін.

Неліктен комплаенс қызметтері Zenind үшін жақсы үйлеседі

Zenind АҚШ-та компания құру және комплаенс қызметтерін іздейтін бухгалтерлік фирмаларды қолдауға бағытталған. Сондықтан ол тек бастапқы орнатуды емес, заңды тұлғаның толық өмірлік циклін қолдай алады.

Бұл өмірлік цикл көзқарасы маңызды. Клиенттер құрылудан кейін қолдауды тоқтатпайды. Оларға мәртебені сақтауға, жаңа штаттарға тіркелуге, жазбаларды жаңартуға және уақыт өте келе өзгерістерге жауап беруге көмек керек болады.

Бухгалтерлік фирмалар үшін бұл бір реттік filing ресурсы емес, ұзақ мерзімді комплаенс кеңесшісі болуға мүмкіндік береді.

Қорытынды

Комплаенс қызметтері көптеген бухгалтерлік фирмалар үшін енді қосымша опция емес. Олар клиент тәуекелін азайтуға, клиентті ұстап қалуды жақсартуға және кеңес беру құндылығын арттыруға көмектесетін маңызды бағытқа айналды.

Құрылымды комплаенс ұсынысын қалыптастыру арқылы CPA мамандары мен бухгалтерлік фирмалар құрылуды, салық тіркеулерін, лицензиялауды және штаттық maintenance-ті көбірек сеніммен қолдай алады. Дұрыс процестер мен дұрыс серіктес болғанда, комплаенс фирма мен оның клиенттерінің өсуіне көмектесетін қызмет бағытына айналады.