Cách xử lý xung đột trong startup: Hướng dẫn dành cho nhà sáng lập

Xung đột là một phần của cuộc sống startup. Các nhà sáng lập phải đưa ra quyết định dưới áp lực, nhân viên làm việc nhanh, vai trò chồng lấn và ưu tiên thay đổi khi doanh nghiệp phát triển. Khi được xử lý tốt, xung đột có thể giúp làm rõ chiến lược, bộc lộ những giả định yếu và cải thiện thực thi. Khi bị xử lý kém, xung đột có thể làm tổn hại niềm tin, làm chậm tăng trưởng và tạo ra tình trạng nghỉ việc tốn kém.

Đối với các công ty giai đoạn đầu, mục tiêu không phải là loại bỏ xung đột. Mục tiêu là quản lý nó trước khi nó trở nên mang tính cá nhân, gây gián đoạn hoặc tiềm ẩn rủi ro pháp lý. Điều đó có nghĩa là xây dựng một văn hóa trong đó các bất đồng được xử lý sớm, các quyết định được ghi lại và công ty có những nguyên tắc vận hành rõ ràng ngay từ đầu.

Vì sao xung đột xảy ra trong startup

Xung đột trong startup thường bắt nguồn từ sự không chắc chắn. Một doanh nghiệp vẫn đang tìm kiếm sự phù hợp giữa sản phẩm và thị trường thường chưa có quy trình ổn định, trách nhiệm được phân định rõ ràng hay lịch sử làm việc lâu dài cùng nhau. Trong môi trường đó, ma sát là điều phổ biến.

Các nguyên nhân thường gặp nhất gồm:

• Trách nhiệm chưa được xác định rõ
• Quan điểm khác nhau về hướng đi sản phẩm hoặc chiến lược công ty
• Phân bổ khối lượng công việc không đồng đều
• Khoảng trống giao tiếp giữa các nhà sáng lập hoặc thành viên đội ngũ
• Kỳ vọng không đồng nhất về lương thưởng, cổ phần hoặc tăng trưởng
• Áp lực do gọi vốn, thời hạn hoặc yêu cầu từ khách hàng

Một phần xung đột lành mạnh. Bất đồng có thể làm lộ ra ý tưởng tốt hơn và ngăn các quyết định vội vàng. Vấn đề bắt đầu khi đội ngũ không có cách thức có cấu trúc để giải quyết nó.

Nhận diện xung đột từ sớm

Xung đột hiếm khi xuất hiện đột ngột. Nó thường bắt đầu bằng những dấu hiệu cảnh báo nhỏ, dễ bị bỏ qua.

Hãy chú ý các biểu hiện sau:

• Cuộc họp trở nên căng thẳng, phòng thủ hoặc né tránh
• Mọi người ngừng trao đổi thẳng thắn hoặc bắt đầu nói chuyện bên lề
• Tiến độ bị chậm vì không ai muốn nhận trách nhiệm
• Phản hồi trở nên mang tính cá nhân thay vì mang tính xây dựng
• Các đồng sáng lập hoặc quản lý tự đưa ra quyết định mà không đồng thuận
• Nhân viên bắt đầu chọn phe thay vì tập trung giải quyết vấn đề

Can thiệp sớm là rất quan trọng. Khi xung đột đã biến thành oán giận, cuộc trao đổi sẽ chuyển từ vấn đề kinh doanh sang mối quan hệ giữa con người với nhau. Điều đó khó khắc phục hơn nhiều và gây gián đoạn lớn hơn.

Thiết lập quy tắc trước khi xung đột xảy ra

Cách tốt nhất để xử lý xung đột là giảm sự mơ hồ trước khi nó phát sinh. Cấu trúc kinh doanh rõ ràng và các quy tắc nội bộ giúp giải quyết tranh chấp mà không phải đoán mò.

Nhà sáng lập nên xác định:

• Ai chịu trách nhiệm cho từng quyết định
• Cách các bất đồng được nâng cấp lên cấp cao hơn
• Những việc nào cần đồng thuận tuyệt đối và những việc nào chỉ cần đa số
• Cách xử lý cổ phần, lịch vesting và lương thưởng
• Nhân sự mới được tích hợp vào cơ cấu báo cáo như thế nào
• Điều gì xảy ra nếu một nhà sáng lập rời đi

Những quy tắc này không loại bỏ bất đồng, nhưng chúng giảm sự nhầm lẫn. Một startup có quy trình ra quyết định được ghi chép có thể di chuyển nhanh hơn vì ít tranh cãi bị kéo dài thành các cuộc tranh luận dai dẳng.

Zenind giúp nhà sáng lập xây dựng nền tảng pháp lý hỗ trợ những quy tắc đó, bao gồm thành lập doanh nghiệp, tài liệu quản trị và hỗ trợ tuân thủ. Nền tảng này đặc biệt hữu ích khi một startup tăng trưởng nhanh và cần cấu trúc tương xứng với tham vọng của mình.

Nhà sáng lập nên phản ứng thế nào khi có xung đột

Khi xung đột xuất hiện, phản ứng nên bình tĩnh, cụ thể và tập trung vào kinh doanh. Mục tiêu là giải quyết vấn đề, không phải giành phần thắng trong tranh luận.

1. Xử lý vấn đề sớm

Trì hoãn một cuộc trao đổi khó thường chỉ làm mọi thứ tệ hơn. Nếu một bất đồng đang bắt đầu ảnh hưởng đến tinh thần hoặc hiệu suất, hãy đưa nó ra bàn bạc sớm.

2. Tách факт khỏi giả định

Hãy hỏi điều gì thực sự đã xảy ra, ai đã nói gì và mỗi bên mong muốn kết quả nào. Nhiều xung đột leo thang vì mọi người diễn giải hành vi sai lệch.

3. Tập trung vào mục tiêu chung

Startup làm việc tốt nhất khi mọi người nhớ đến sứ mệnh lớn hơn. Việc đưa cuộc trao đổi trở lại mục tiêu của công ty có thể giảm phòng thủ và giữ cho cuộc thảo luận mang tính xây dựng.

4. Giữ cuộc trao đổi riêng tư và chuyên nghiệp

Tranh cãi công khai tạo ra sự ngượng ngùng và khiến người khác chọn phe. Những vấn đề nhạy cảm nên được xử lý trong không gian riêng tư với chỉ những người thực sự cần tham gia.

5. Ghi lại kết quả giải quyết

Sau khi vấn đề được xử lý, hãy viết lại quyết định, các bước tiếp theo và mọi kỳ vọng theo dõi sau đó. Việc ghi chép giúp tránh việc cùng một bất đồng tái diễn về sau.

Xung đột giữa các đồng sáng lập cần được chú ý đặc biệt

Tranh chấp giữa các nhà sáng lập là một trong những dạng xung đột nguy hiểm nhất trong startup. Các đồng sáng lập thường có ảnh hưởng lớn nhất, đưa ra những quyết định quan trọng nhất và định hình văn hóa công ty. Nếu họ không đồng bộ, cả doanh nghiệp sẽ cảm nhận được điều đó.

Các lĩnh vực xung đột phổ biến giữa đồng sáng lập bao gồm:

• Tầm nhìn và chiến lược
• Mức độ cam kết thời gian và tinh thần làm việc
• Phân chia cổ phần
• Ranh giới vai trò
• Cách tiếp cận gọi vốn
• Kỳ vọng khi thoái lui hoặc rời công ty

Sự bảo vệ tốt nhất là sự rõ ràng trước khi xung đột bắt đầu. Các nhà sáng lập nên sử dụng thỏa thuận bằng văn bản, xác định quyền sở hữu và trách nhiệm, đồng thời thảo luận cách xử lý các tranh chấp trong tương lai. Một operating agreement hoặc founder agreement vững chắc có thể ngăn một cuộc chia tách đau đớn trở thành sự kiện chấm dứt doanh nghiệp.

Quản lý xung đột trong đội ngũ

Xung đột giữa nhân viên khác với xung đột giữa nhà sáng lập, nhưng nó vẫn có thể gây ra những vấn đề lớn. Quản lý nên chú ý đến cách bất đồng ảnh hưởng đến quy trình làm việc, tuyến báo cáo và tinh thần của đội ngũ.

Quản lý xung đột trong đội ngũ hiệu quả bao gồm:

• Đặt kỳ vọng về giao tiếp tôn trọng
• Trao cho quản lý quyền hòa giải các vấn đề
• Đào tạo lãnh đạo lắng nghe mà không quá nhanh đứng về một phía
• Chỉnh sửa hành vi lặp lại thay vì xem mọi sự cố là riêng lẻ
• Bảo đảm các vấn đề hiệu suất được xử lý nhất quán

Trong các startup vận hành nhanh, mọi người thường kiêm nhiều vai trò. Sự linh hoạt đó rất hữu ích, nhưng cũng tạo ra sự chồng chéo. Khi trách nhiệm mơ hồ, các thành viên dễ giẫm lên công việc của nhau hoặc cảm thấy không được ghi nhận.

Dùng cấu trúc để giảm leo thang cảm xúc

Doanh nghiệp càng có cấu trúc, xung đột càng ít có cơ hội trở nên hỗn loạn. Cấu trúc tạo ra tính dự đoán được, và tính dự đoán được làm giảm ma sát.

Các công cụ cấu trúc hữu ích gồm:

• Mô tả công việc
• Chính sách bằng văn bản
• Các buổi họp rà soát định kỳ
• Sổ ghi quyết định
• Sự giám sát của hội đồng quản trị hoặc cố vấn
• Ngưỡng phê duyệt rõ ràng cho chi tiêu và tuyển dụng

Một startup không cần hành xử như một công ty lớn ngay từ ngày đầu, nhưng vẫn cần đủ cấu trúc để xung đột không trở thành vấn đề vận hành lặp đi lặp lại.

Cách thành lập pháp lý hỗ trợ ngăn ngừa xung đột

Nhiều nhà sáng lập nghĩ về việc thành lập pháp nhân như một vấn đề thuế hoặc giấy tờ. Trên thực tế, đó còn là một công cụ phòng ngừa xung đột.

Cấu trúc pháp lý phù hợp giúp nhà sáng lập:

• Xác định quyền sở hữu rõ ràng
• Tách biệt trách nhiệm pháp lý cá nhân và doanh nghiệp
• Thiết lập quy trình quản trị
• Tạo các thỏa thuận chính thức giữa các nhà sáng lập
• Xác lập kỳ vọng về quyền biểu quyết, cổ phần và quyền kiểm soát

Khi những nền tảng này không có sẵn, tranh chấp sẽ khó giải quyết hơn vì không ai biết quy tắc nào được áp dụng. Một doanh nghiệp được thành lập đúng cách sẽ có cơ hội tốt hơn để xử lý xung đột mà không làm tổn hại chính công ty.

Đối với các startup thành lập tại Hoa Kỳ, việc thiết lập đúng những nền tảng này từ sớm có thể tiết kiệm đáng kể thời gian và chi phí về sau. Nó cũng giúp công ty trở nên đáng tin cậy hơn với nhà đầu tư, đối tác và ứng viên tiềm năng.

Các kỹ thuật giải quyết xung đột hiệu quả

Không phải bất đồng nào cũng cần quy trình chính thức, nhưng mọi startup nên có một phương pháp lặp lại để giải quyết các vấn đề quan trọng.

Một cách tiếp cận thực tế gồm:

1. Xác định rõ vấn đề
2. Thu thập các факт liên quan
3. Xác định tác động đến kinh doanh
4. Lắng nghe từng góc nhìn mà không ngắt lời
5. Đồng thuận bước đi tiếp theo tốt nhất
6. Phân công người chịu trách nhiệm theo dõi
7. Rà soát kết quả sau khi thực hiện

Quy trình này giúp cuộc trao đổi tập trung vào quyết định và kết quả thay vì sự bực bội.

Khi nào cần hỗ trợ từ bên ngoài

Một số xung đột không thể giải quyết nội bộ. Nếu tranh chấp mang tính cá nhân sâu sắc, liên quan đến cổ phần hoặc quyền kiểm soát, hoặc đe dọa sự ổn định của công ty, có thể cần hỗ trợ từ bên ngoài.

Hãy cân nhắc hỗ trợ bên ngoài khi:

• Cùng một vấn đề liên tục tái diễn
• Giao tiếp đã đổ vỡ hoàn toàn
• Một nhà sáng lập hoặc nhân viên hành xử không thiện chí
• Tài liệu pháp lý không rõ ràng hoặc bị thiếu
• Xung đột ảnh hưởng đến hợp đồng, quyền sở hữu hoặc tuân thủ

Tùy vào vấn đề, hỗ trợ bên ngoài có thể đến từ luật sư, kế toán, hòa giải viên, cố vấn hoặc thành viên hội đồng. Điều quan trọng là mời một người có đủ khoảng cách để làm cho cuộc thảo luận khách quan hơn.

Ngăn ngừa xung đột khi công ty phát triển

Xung đột trong startup thay đổi khi doanh nghiệp trưởng thành. Giai đoạn đầu thường có căng thẳng do mơ hồ. Giai đoạn sau thường có căng thẳng do quy mô.

Khi công ty phát triển, nhà sáng lập nên rà soát lại:

• Điều khoản sở hữu và vesting
• Quan hệ báo cáo
• Tiêu chuẩn tuyển dụng và thăng chức
• Triết lý lương thưởng
• Phân quyền ra quyết định
• Giao tiếp với hội đồng quản trị và nhà đầu tư

Một quy trình phù hợp cho ba người có thể không còn hiệu quả ở quy mô ba mươi người. Các hệ thống nội bộ vững chắc giúp công ty tăng trưởng mà không biến mọi thách thức mới thành một cuộc xung đột.

Kết luận

Xung đột trong startup là điều bình thường, nhưng xung đột không được quản lý sẽ rất tốn kém. Những công ty xử lý tốt không phải là công ty tránh tranh luận hoàn toàn. Đó là những công ty chuẩn bị sẵn cho nó.

Sự chuẩn bị đó bao gồm thỏa thuận nhà sáng lập rõ ràng, giao tiếp có kỷ luật, ra quyết định được ghi chép và một cấu trúc pháp lý hỗ trợ doanh nghiệp ngay từ đầu. Khi nhà sáng lập xây dựng những hệ thống đó sớm, xung đột trở thành thứ có thể xử lý một cách xây dựng thay vì điều làm chệch hướng đà phát triển.

Đối với các doanh nhân thành lập doanh nghiệp tại Hoa Kỳ, Zenind cung cấp hỗ trợ thành lập và tuân thủ để giúp tạo ra nền tảng đó. Với cấu trúc phù hợp, các đội ngũ startup có thể tập trung ít hơn vào ma sát nội bộ và nhiều hơn vào việc xây dựng công ty.