Phí xử lý thẻ ghi nợ được đơn giản hóa cho doanh nghiệp nhỏ

Chấp nhận thẻ ghi nợ không còn là lựa chọn tùy ý đối với hầu hết các doanh nghiệp. Khách hàng mong muốn thanh toán nhanh chóng, an toàn và bằng chính chiếc thẻ họ đang mang theo. Với một công ty mới, sự tiện lợi đó có thể thúc đẩy doanh số, nhưng đồng thời cũng kéo theo một nhóm chi phí ban đầu có thể khó hiểu.

Phí xử lý thẻ ghi nợ thường được mô tả bằng các thuật ngữ chung như interchange, assessment, PIN debit hoặc flat rate pricing. Những nhãn này rất quan trọng vì chúng quyết định bao nhiêu phần của mỗi giao dịch sẽ được chuyển cho ngân hàng phát hành, mạng thẻ, mạng ghi nợ và đơn vị xử lý thanh toán. Nếu bạn hiểu cách các phần này kết nối với nhau, bạn có thể đưa ra quyết định tốt hơn về việc chọn nhà cung cấp xử lý nào và cách giảm chi phí thanh toán theo thời gian.

Hướng dẫn này phân tích phí xử lý thẻ ghi nợ bằng ngôn ngữ dễ hiểu và cho thấy các doanh nghiệp nhỏ có thể đánh giá lựa chọn của mình tự tin hơn như thế nào.

Phí xử lý thẻ ghi nợ là gì

Bất cứ khi nào khách hàng thanh toán bằng thẻ ghi nợ, giao dịch phải đi qua một hệ thống thanh toán trước khi tiền được quyết toán vào tài khoản doanh nghiệp của bạn. Hệ thống đó bao gồm nhiều bên:

• Ngân hàng của khách hàng, nơi đã phát hành thẻ
• Mạng thẻ hoặc mạng ghi nợ định tuyến giao dịch
• Đơn vị xử lý thanh toán hoặc nhà cung cấp dịch vụ thương mại của bạn
• Ngân hàng nhận tiền vào tài khoản doanh nghiệp của bạn

Mỗi bên tham gia có thể lấy một phần của giao dịch dưới dạng phí. Một số khoản chi phí đó do mạng thẻ quy định hoặc do pháp luật kiểm soát. Những khoản khác là phí cộng thêm do đơn vị xử lý áp dụng.

Nhìn chung, chi phí xử lý thẻ ghi nợ có thể bao gồm:

• Phí interchange do ngân hàng phát hành thu
• Phí assessment do mạng thẻ thu
• Phí mạng PIN debit đối với giao dịch được định tuyến qua mạng ghi nợ
• Phí markup của đơn vị xử lý, phí thuê bao hoặc phí dịch vụ hàng tháng
• Phí phần cứng hoặc cổng thanh toán nếu bạn cần máy POS hoặc hệ thống thanh toán trực tuyến

Tổ hợp chính xác phụ thuộc vào cách giao dịch được định tuyến và cách nhà cung cấp xử lý định giá dịch vụ của họ.

Vì sao thanh toán bằng thẻ ghi nợ thường rẻ hơn thẻ tín dụng

Giao dịch thẻ ghi nợ thường có chi phí thấp hơn giao dịch thẻ tín dụng vì thẻ ghi nợ rút tiền trực tiếp từ tài khoản ngân hàng của khách hàng thay vì cấp tín dụng. Rủi ro thấp hơn đó có thể dẫn đến chi phí thanh toán bán buôn thấp hơn.

Tuy vậy, thẻ ghi nợ không phải lúc nào cũng rẻ hơn trong mọi trường hợp. Một giao dịch ghi nợ có thể được định tuyến theo nhiều cách khác nhau, và các lựa chọn định tuyến đó ảnh hưởng đến cấu trúc phí. Giao dịch signature debit có thể được tính giá khác với giao dịch PIN debit. Một doanh nghiệp nhỏ có nhiều giao dịch giá trị thấp có thể thấy tỷ lệ hiệu dụng khác với doanh nghiệp có ít giao dịch hơn nhưng giá trị lớn hơn.

Điểm mấu chốt rất đơn giản: thẻ ghi nợ thường rẻ hơn thẻ tín dụng, nhưng chi tiết mới là điều quan trọng.

Signature Debit và PIN Debit

Một trong những khác biệt lớn nhất trong xử lý thẻ ghi nợ nằm ở cách chủ thẻ xác thực giao dịch.

Signature Debit

Các giao dịch signature debit thường được xử lý qua mạng thẻ như Visa hoặc Mastercard. Khách hàng ký tên hoặc xác nhận giao dịch mà không nhập mã PIN.

Những giao dịch này nhìn chung tuân theo các quy tắc định giá gắn với mạng thẻ, bao gồm phí interchange và phí assessment.

Signature debit thường gặp trong các giao dịch card-not-present, chẳng hạn như mua hàng trực tuyến, và trong các giao dịch trực tiếp tại cửa hàng khi thiết bị đầu cuối mặc định theo đường xác thực dựa trên chữ ký.

PIN Debit

Các giao dịch PIN debit được định tuyến qua một mạng ghi nợ và yêu cầu khách hàng nhập mã số nhận dạng cá nhân.

Vì giao dịch được định tuyến khác đi, cấu trúc phí trong nhiều trường hợp có thể thấp hơn signature debit. PIN debit đặc biệt phù hợp với các giao dịch card-present tại địa điểm bán hàng vật lý.

Đối với doanh nghiệp nhỏ có quầy thanh toán tại cửa hàng, khả năng định tuyến thanh toán thành PIN debit có thể giúp giảm chi phí xử lý. Tuy nhiên, mức tiết kiệm phụ thuộc vào nhà cung cấp xử lý, thiết bị của bạn và các mạng có sẵn cho thẻ của khách hàng.

Tu chính án Durbin ảnh hưởng đến phí thẻ ghi nợ như thế nào

Tại Hoa Kỳ, phí interchange thẻ ghi nợ đối với một số ngân hàng bị giới hạn bởi Tu chính án Durbin, một điều khoản của Đạo luật Dodd-Frank. Nói đơn giản, quy định này đặt trần cho phí interchange của thẻ ghi nợ do các tổ chức tài chính lớn phát hành.

Quy định này không xóa bỏ phí xử lý thẻ ghi nợ. Nó thu hẹp một phần cấu trúc chi phí cho các giao dịch đủ điều kiện.

Một vài điểm thực tế cần lưu ý với chủ doanh nghiệp:

• Trần này chỉ áp dụng cho thẻ ghi nợ do các ngân hàng lớn phát hành và nằm trong phạm vi của quy định
• Các ngân hàng phát hành nhỏ hơn có thể không chịu cùng mức trần
• Tổng phí bạn phải trả vẫn có thể thay đổi theo định tuyến, phí mạng và markup của nhà cung cấp xử lý

Nếu doanh nghiệp của bạn phục vụ nhiều khách hàng thanh toán bằng thẻ ghi nợ, Tu chính án Durbin có thể giúp giảm chi phí trên một số giao dịch. Nhưng đó không phải là một khoản giảm giá chung cho mọi giao dịch ghi nợ.

Các mô hình định giá phổ biến cho xử lý thẻ ghi nợ

Các nhà cung cấp xử lý gộp chi phí thẻ ghi nợ vào những mô hình định giá khác nhau. Mô hình định giá quyết định mức độ minh bạch của phí và mức độ dễ dàng khi so sánh các nhà cung cấp.

Flat Rate Pricing

Flat rate pricing tính cùng một tỷ lệ phần trăm hoặc một khoản phí cố định cho hầu hết hoặc toàn bộ giao dịch thẻ.

Mô hình này dễ hiểu và dễ lập ngân sách, nên hấp dẫn với các startup và doanh nghiệp rất nhỏ. Nhược điểm là nó có thể đắt hơn đối với giao dịch thẻ ghi nợ, đặc biệt khi mức interchange nền thấp hơn mức bạn bị tính.

Flat rate pricing có thể tiện lợi, nhưng sự tiện lợi có thể đi kèm với chi phí hiệu quả cao hơn.

Tiered Pricing

Tiered pricing phân nhóm giao dịch vào các bậc như qualified, mid-qualified và non-qualified.

Cấu trúc này có thể khó so sánh vì nhà cung cấp xử lý kiểm soát cách giao dịch được phân loại. Một giao dịch trông có vẻ rẻ trên bề mặt có thể rơi vào bậc chi phí cao hơn dựa trên loại thẻ, cách nhập thẻ hoặc các biến số khác.

Tiered pricing thường bị chỉ trích vì thiếu minh bạch. Với chủ doanh nghiệp, thách thức lớn nhất không chỉ là mức phí mà còn là hiểu khi nào và vì sao một giao dịch chuyển từ bậc này sang bậc khác.

Interchange-Plus Pricing

Interchange-plus pricing tách chi phí bán buôn khỏi phần markup của nhà cung cấp xử lý.

Đây thường là mô hình minh bạch nhất vì bạn có thể thấy rõ phí interchange và phí mạng thực tế, sau đó so sánh phần biên lợi nhuận của nhà cung cấp xử lý cộng thêm. Với các doanh nghiệp có đủ khối lượng giao dịch để quan tâm đến tối ưu hóa, interchange-plus pricing có thể dễ kiểm toán hơn và dự đoán tốt hơn theo thời gian.

Nếu phí thẻ ghi nợ ảnh hưởng đến biên lợi nhuận của bạn, interchange-plus pricing thường đáng để đánh giá kỹ.

Subscription hoặc Membership Pricing

Một số nhà cung cấp xử lý tính phí thuê bao hàng tháng và đổi lại đưa ra mức markup giao dịch thấp hơn.

Mô hình này có thể phù hợp với doanh nghiệp có khối lượng giao dịch ổn định. Nếu doanh số thẻ của bạn đều đặn, mô hình thuê bao có thể tạo tổng chi phí thấp hơn so với gói flat-rate. Nếu khối lượng giao dịch của bạn thấp hoặc không đều, phí hàng tháng có thể lớn hơn lợi ích mang lại.

Những yếu tố làm phí thẻ ghi nợ tăng hoặc giảm

Không phải mọi giao dịch ghi nợ đều có chi phí như nhau. Một số yếu tố ảnh hưởng đến mức phí cuối cùng bạn phải trả.

1. Phương thức giao dịch

Giao dịch card-present có thể rẻ hơn card-not-present vì nhìn chung ít rủi ro hơn. Thanh toán trực tuyến, nhập tay số thẻ và thanh toán định kỳ có thể đi kèm chi phí xử lý cao hơn.

2. Loại thẻ

Một số thẻ ghi nợ do ngân hàng chịu trần interchange phát hành, trong khi số khác thì không. Sự khác biệt đó có thể ảnh hưởng đến chi phí bán buôn phía sau.

3. Lựa chọn định tuyến

PIN debit và signature debit không thể hoán đổi về mặt phí. Nếu thiết lập thanh toán của bạn cho phép định tuyến giao dịch qua một mạng chi phí thấp hơn, bạn có thể giảm chi phí.

4. Markup của nhà cung cấp xử lý

Ngay cả khi chi phí bán buôn thấp, một nhà cung cấp xử lý vẫn có thể cộng markup khiến tổng phí cao hơn nhiều. Hai nhà cung cấp có thể có cùng mức interchange nền nhưng tổng chi phí cuối cùng lại rất khác nhau.

5. Hồ sơ rủi ro của doanh nghiệp

Các ngành có rủi ro chargeback cao hơn, giá trị đơn hàng trung bình lớn hơn hoặc mức phơi nhiễm gian lận cao hơn có thể bị nhà cung cấp kiểm tra kỹ hơn. Điều đó có thể ảnh hưởng đến quá trình thiết lập tài khoản, yêu cầu giữ quỹ dự phòng và định giá tổng thể.

6. Phần cứng và phần mềm thanh toán

Chi phí của bạn cũng có thể bao gồm thiết bị đầu cuối, cổng thanh toán, quyền truy cập virtual terminal hoặc các gói phần mềm đăng ký định kỳ. Những khoản này không phải lúc nào cũng nằm trong phí giao dịch, nhưng chúng ảnh hưởng đến tổng chi phí chấp nhận thẻ ghi nợ.

Cách doanh nghiệp nhỏ giảm chi phí xử lý thẻ ghi nợ

Bạn không thể kiểm soát mọi thành phần của phí thẻ ghi nợ, nhưng bạn có thể kiểm soát cách thiết lập hệ thống thanh toán.

Chọn đúng mô hình định giá

Nếu bạn xử lý đủ nhiều giao dịch để hưởng lợi, hãy so sánh flat rate pricing với interchange-plus pricing. Một gói đơn giản có thể dễ quản lý hơn, nhưng một gói minh bạch thường có thể tiết kiệm tiền hơn.

Khuyến khích phương thức giao dịch chi phí thấp hơn

Nếu hệ thống của bạn hỗ trợ, hãy ưu tiên thanh toán card-present tại chỗ và dùng tùy chọn PIN debit khi phù hợp. Trong một số trường hợp, điều đó có thể làm giảm tổng phí cho mỗi giao dịch.

Xem kỹ sao kê hàng tháng

Các nhà cung cấp xử lý đôi khi trình bày giá theo cách che mờ chi phí thực của từng giao dịch. Hãy kiểm tra sao kê của bạn để tìm:

• Tỷ lệ hiệu dụng
• Phí hàng tháng
• Phí tuân thủ PCI
• Phí batch
• Phí gateway
• Phí chargeback
• Điều khoản hủy hoặc phạt chấm dứt sớm

Bạn càng hiểu rõ sao kê, càng dễ phát hiện các khoản phí không cần thiết.

Tránh trả tiền cho các tính năng bạn không dùng

Một số thương nhân trả tiền cho các dịch vụ đi kèm không phù hợp với mô hình kinh doanh của họ. Một startup có thể chưa cần báo cáo nâng cao, xử lý quốc tế, công cụ thanh toán định kỳ hoặc gói hỗ trợ cao cấp ngay từ đầu.

Hãy bắt đầu với những tính năng bạn cần hiện tại và mở rộng khi doanh nghiệp phát triển.

Thương lượng dựa trên khối lượng và rủi ro

Nếu doanh nghiệp của bạn xử lý một lượng giao dịch đáng kể, bạn có thể thương lượng mức markup tốt hơn hoặc giảm phí hàng tháng. Các nhà cung cấp xử lý thường có dư địa tùy chỉnh giá theo khối lượng dự kiến, giá trị đơn hàng trung bình và mức độ rủi ro của ngành.

Giữ thông tin doanh nghiệp được tổ chức tốt

Khi bạn thành lập công ty mới và mở tài khoản merchant, nhà cung cấp xử lý có thể yêu cầu tài liệu doanh nghiệp, thông tin mã số thuế, thông tin tài khoản ngân hàng và xác minh chủ sở hữu. Hồ sơ được sắp xếp gọn gàng có thể giúp quá trình thẩm định nhanh hơn và giảm ma sát.

Đối với các nhà sáng lập vẫn đang hoàn thiện cấu trúc doanh nghiệp, việc xử lý thành lập, tuân thủ và ngân hàng theo một trình tự rõ ràng có thể khiến việc thiết lập thanh toán dễ dàng hơn sau này.

Những điều doanh nghiệp mới nên biết trước khi chấp nhận thẻ ghi nợ

Nếu bạn đang ra mắt một công ty mới, việc chấp nhận thẻ ghi nợ nên được xem là một phần của hạ tầng vận hành, chứ không chỉ là một tính năng thanh toán.

Trước khi đăng ký với nhà cung cấp xử lý, hãy xác nhận những điểm sau:

• Mô hình định giá là flat rate, tiered, interchange-plus hay subscription-based
• Những khoản phí nào là định kỳ và khoản nào là theo giao dịch
• Có hỗ trợ định tuyến PIN debit hay không
• Thanh toán trực tuyến, tại cửa hàng và thanh toán định kỳ có được định giá khác nhau hay không
• Chargeback và hoàn tiền được xử lý như thế nào
• Có yêu cầu mức tối thiểu, quỹ dự phòng hay phí phạt hủy hợp đồng hay không

Hiểu rõ ngay từ đầu có thể giúp bạn tránh bất ngờ sau khi bắt đầu xử lý doanh số.

Phí xử lý thẻ ghi nợ và dòng tiền

Ngay cả các khoản phí xử lý vừa phải cũng có thể ảnh hưởng đến dòng tiền của một doanh nghiệp non trẻ. Nếu biên lợi nhuận của bạn mỏng, thì từng phần nhỏ của phần trăm đều có ý nghĩa.

Ví dụ, một doanh nghiệp có nhiều giao dịch thẻ ghi nợ giá trị nhỏ có thể quan tâm đến phí cố định theo từng giao dịch hơn là một doanh nghiệp lớn với giá trị đơn hàng trung bình cao hơn. Một công ty theo mô hình subscription có thể ưu tiên công cụ thanh toán định kỳ và kiểm soát chargeback hơn là mức phí thẻ ghi nợ thấp nhất có thể.

Đó là lý do vì sao nhà cung cấp trông có vẻ rẻ nhất không phải lúc nào cũng là lựa chọn tốt nhất. Câu hỏi thực sự là cấu trúc phí phù hợp với mẫu doanh số của bạn đến mức nào.

Những câu hỏi nên hỏi trước khi đăng ký

Hãy dùng các câu hỏi sau khi đánh giá nhà cung cấp thanh toán:

• Tổng tỷ lệ hiệu dụng sau khi tính tất cả phí là bao nhiêu?
• Giao dịch thẻ ghi nợ và thẻ tín dụng có được định giá khác nhau không?
• PIN debit có thể giúp giảm chi phí tại điểm bán không?
• Có mức tối thiểu hàng tháng hoặc phí dịch vụ ẩn không?
• Nhà cung cấp xử lý hoàn tiền và chargeback như thế nào?
• Hợp đồng theo tháng hay dài hạn?
• Cần thiết bị hoặc phần mềm nào?

Đặt những câu hỏi này trước khi mở tài khoản sẽ cho bạn bức tranh rõ hơn về chi phí dự kiến.

Kết luận

Phí xử lý thẻ ghi nợ không đơn giản chỉ là một tỷ lệ phần trăm. Chúng được định hình bởi định tuyến, quy mô ngân hàng, mô hình định giá, loại giao dịch và mức markup do nhà cung cấp xử lý thêm vào. Với một doanh nghiệp nhỏ, hiểu rõ các yếu tố này là điều thiết yếu.

Nếu bạn mới bắt đầu, cách tiếp cận tốt nhất là ưu tiên tính minh bạch trước, giá cả sau. Một nhà cung cấp giải thích rõ phí của mình, hỗ trợ các phương thức thanh toán mà doanh nghiệp bạn cần và cho bạn không gian để phát triển thường sẽ có giá trị hơn một nhà cung cấp chỉ quảng cáo mức phí niêm yết thấp nhất.

Khi bạn hiểu cách phí xử lý thẻ ghi nợ hoạt động, bạn có thể chọn công cụ thanh toán phù hợp với mô hình kinh doanh của mình thay vì phải chống lại nó.