Cách lấy EIN cho doanh nghiệp của bạn: Các bước của IRS, thời gian xử lý và những lỗi thường gặp

Mã số nhận dạng nhà tuyển dụng, hay EIN, là một trong những mã số thuế đầu tiên mà nhiều chủ doanh nghiệp cần sau khi thành lập công ty. IRS dùng mã số 9 chữ số này để nhận diện một thực thể kinh doanh cho mục đích kê khai và báo cáo thuế. Trên thực tế, EIN giúp doanh nghiệp mở tài khoản tài chính, tuyển dụng nhân viên, nộp tờ khai và giữ hoạt động gọn gàng khi công ty phát triển.

Nếu bạn đang bắt đầu một doanh nghiệp mới, quy trình thường khá đơn giản, nhưng các chi tiết vẫn rất quan trọng. Thiết lập sai loại thực thể, hồ sơ không đầy đủ, hoặc thông tin giữa hồ sơ thành lập và hồ sơ IRS không khớp có thể làm mọi việc chậm lại. Hướng dẫn này giải thích EIN là gì, ai cần EIN, cách nộp đơn, cần chuẩn bị thông tin gì và khi nào Zenind có thể giúp đơn giản hóa quy trình.

EIN là gì và vì sao nó quan trọng

EIN thường được gọi là mã số thuế liên bang. IRS dùng mã này để nhận diện các doanh nghiệp và tổ chức khác phải nộp tờ khai thuế hoặc thực hiện các khoản thanh toán liên quan đến thuế. Bản thân mã số này không làm thay đổi cấu trúc doanh nghiệp của bạn, nhưng nó giúp cơ quan nhà nước và các tổ chức tài chính nhận diện đúng thực thể của bạn.

Một doanh nghiệp có thể cần EIN vì nhiều lý do:

• Tuyển dụng nhân viên và khai báo thuế tiền lương
• Mở tài khoản ngân hàng doanh nghiệp
• Xin giấy phép kinh doanh
• Nộp tờ khai thuế qua đường bưu điện
• Làm việc với ngân hàng, nhà cung cấp và cổng thanh toán yêu cầu mã số thuế
• Thiết lập nhận diện doanh nghiệp riêng cho mục đích quản lý thuế

Với nhiều chủ doanh nghiệp mới, việc lấy EIN là một bước thực tế thường diễn ra ngay sau khi hoàn tất thành lập ở cấp tiểu bang. Nếu bạn đang thành lập LLC, corporation, partnership hoặc tổ chức được miễn thuế, thường nên xử lý EIN sớm để có thể tiếp tục mà không bị chậm trễ.

Ai cần EIN

IRS áp dụng các quy tắc rộng để xác định ai cần EIN. Thông thường bạn cần EIN nếu doanh nghiệp hoặc tổ chức của bạn phải báo cáo thuế lao động hoặc phát hành các chứng từ thuế cho nhân viên hay người nhận niên kim. IRS cũng cấp EIN cho sole proprietor, corporation, partnership, estate, trust, một số cá nhân và các thực thể khác cần mã số để kê khai thuế.

Các ví dụ phổ biến gồm:

• Corporation
• Partnership
• LLC có nhân viên hoặc có một số nghĩa vụ thuế nhất định
• Tổ chức được miễn thuế
• Estate và trust
• Sole proprietor cần EIN cho ngân hàng, tuyển dụng hoặc quản lý thuế

Một số chủ doanh nghiệp cho rằng sole proprietorship thì không bao giờ cần EIN. Điều đó không phải lúc nào cũng đúng. Ngay cả khi bạn không bắt buộc phải có, bạn vẫn có thể muốn lấy EIN để tránh dùng số An sinh Xã hội trên giấy tờ kinh doanh hoặc để đáp ứng yêu cầu của ngân hàng và nhà cung cấp.

Khi nào bạn có thể không cần EIN mới

EIN gắn với thực thể và hồ sơ thuế của thực thể đó, vì vậy không phải thay đổi nào cũng cần số mới. Theo IRS, bạn không nhất thiết phải lấy EIN mới nếu chỉ đổi tên doanh nghiệp, địa chỉ hoặc người chịu trách nhiệm.

Bạn có thể cần EIN mới nếu thực thể thay đổi quyền sở hữu hoặc cơ cấu theo cách tạo ra một danh tính thuế mới. Ví dụ gồm chuyển đổi từ loại hình kinh doanh này sang loại hình khác, thành lập một thực thể mới, hoặc một số thay đổi sở hữu khiến thực thể cũ chấm dứt về mặt thuế.

Nếu không chắc thay đổi của bạn có cần EIN mới hay không, tốt hơn nên kiểm tra trước khi nộp. Xin sai số, hoặc giữ sai số hoạt động, có thể gây ra các vấn đề khai thuế không đáng có sau này.

Cần chuẩn bị gì trước khi nộp đơn

Trước khi bắt đầu nộp, hãy chuẩn bị sẵn các thông tin IRS sẽ hỏi. Chuẩn bị kỹ giúp quá trình nhanh hơn và giảm nguy cơ sai sót.

Hãy có sẵn các thông tin sau:

• Tên pháp lý của thực thể hoặc cá nhân đang xin EIN
• Tên thương mại hoặc DBA, nếu có
• Loại hình kinh doanh, như LLC, corporation, partnership, estate hoặc trust
• Thông tin của người chịu trách nhiệm
• Mã số thuế của người chịu trách nhiệm, chẳng hạn SSN, ITIN hoặc EIN đối với một số thực thể
• Địa chỉ kinh doanh và địa chỉ nhận thư
• Ngày doanh nghiệp bắt đầu hoạt động hoặc được mua lại
• Hoạt động kinh doanh chính và ngành nghề
• Lý do bạn xin EIN
• Số lượng nhân viên dự kiến, nếu có

Người chịu trách nhiệm là người quản lý thực thể và tài sản của thực thể đó. IRS yêu cầu người này được ghi rõ trong hồ sơ đăng ký. Người đứng tên thay mặt không được phép xin EIN thay cho doanh nghiệp.

Cách nộp đơn xin EIN

Nếu địa điểm kinh doanh chính của bạn ở Hoa Kỳ, bạn có thể nộp xin EIN trực tuyến, qua fax hoặc qua thư. Nếu địa điểm kinh doanh chính của bạn ở ngoài Hoa Kỳ, IRS cũng cho phép nộp qua điện thoại trong một số trường hợp nhất định.

Nộp trực tuyến

Hồ sơ trực tuyến thường là lựa chọn nhanh nhất. Cách này miễn phí và được cấp trực tiếp bởi IRS. Trong nhiều trường hợp, người nộp đơn nhận được EIN ngay sau khi hoàn thành hồ sơ.

Một số điểm quan trọng khi nộp trực tuyến:

• Hồ sơ phải hoàn thành trong một phiên làm việc
• Bạn không thể lưu tiến độ dở dang để quay lại sau
• Thông tin của người chịu trách nhiệm phải chính xác và đầy đủ
• IRS giới hạn mỗi người chịu trách nhiệm chỉ được xin một EIN mỗi ngày

Nếu bạn đang thành lập pháp nhân mới, thông thường nên hoàn tất việc thành lập ở cấp tiểu bang trước, rồi mới xin EIN. Nộp quá sớm có thể gây chậm trễ nếu thực thể của bạn chưa được hình thành đầy đủ.

Nộp qua fax

Bạn có thể fax Mẫu SS-4 cho IRS nếu muốn nộp hồ sơ giấy hoặc không thể dùng công cụ trực tuyến. IRS hiện cho biết rằng người nộp bằng fax và cung cấp số fax thường sẽ nhận được giấy xác nhận kèm EIN trong khoảng 4 ngày làm việc.

Nộp qua fax có thể là lựa chọn phù hợp khi bạn cần số này sớm nhưng không thể hoàn tất hồ sơ trực tuyến.

Nộp qua thư

Gửi Mẫu SS-4 qua thư là lựa chọn chậm nhất đối với người nộp ở Hoa Kỳ. IRS cho biết các hồ sơ EIN gửi qua thư thường được xử lý trong khoảng 4 tuần, dù có thể chậm hơn khi lượng hồ sơ tồn đọng cao.

Nộp qua thư phù hợp khi tốc độ không quá quan trọng và bạn muốn có dấu vết nộp hồ sơ bằng giấy.

Nộp qua điện thoại cho một số người nộp quốc tế

Nếu địa điểm kinh doanh chính của bạn ở ngoài Hoa Kỳ, IRS cho phép một số người nộp đủ điều kiện nộp qua điện thoại. Người nộp quốc tế cũng có thể dùng fax hoặc thư, tùy trường hợp.

Cách điền đúng Mẫu SS-4

Mẫu SS-4 là biểu mẫu của IRS dùng để xin EIN. Phần lớn trường hợp bị chậm là do biểu mẫu chưa đầy đủ hoặc thông tin không khớp với hồ sơ của thực thể.

Hãy chú ý kỹ các mục sau:

• Dùng đúng tên pháp lý như trong hồ sơ thành lập
• Ghi đúng loại thực thể
• Liệt kê chính xác người chịu trách nhiệm
• Điền đúng ngày bắt đầu kinh doanh
• Chọn đúng lý do xin EIN
• Mô tả rõ hoạt động kinh doanh

Nếu một dòng không áp dụng, hướng dẫn của IRS thường yêu cầu ghi N/A thay vì để trống hoặc ghi mập mờ. Một bước nhỏ như vậy có thể giúp giảm yêu cầu bổ sung thông tin.

Không dùng số An sinh Xã hội thay cho EIN trên các biểu mẫu yêu cầu mã số thuế doanh nghiệp. IRS kỳ vọng EIN phải khớp chính xác giữa các hồ sơ nộp thuế, hồ sơ trả lương và giấy tờ ngân hàng.

Mất bao lâu để dùng được EIN

Trong nhiều trường hợp, bạn có thể dùng EIN ngay cho các việc kinh doanh phổ biến như mở tài khoản ngân hàng, xin giấy phép hoặc nộp tờ khai thuế giấy.

Tuy nhiên, một số hệ thống của IRS có thể cần thêm thời gian để nhận diện số này. IRS cho biết bạn có thể phải đợi đến 2 tuần trước khi sử dụng EIN cho một số hệ thống nộp và thanh toán điện tử, bao gồm e-file và nộp tiền thuế điện tử.

Nếu tờ khai thuế đến hạn trước khi bạn nhận được EIN, IRS cho phép bạn ghi “Applied For” và ngày nộp đơn vào vị trí cần điền số đó. Nếu đến hạn nộp tiền thuế trước khi số này được cấp, IRS cung cấp hướng dẫn gửi thanh toán đến đúng địa chỉ trung tâm dịch vụ.

Khi nào cần EIN mới

Không phải thay đổi nào của doanh nghiệp cũng cần EIN mới. Nói chung, bạn cần EIN mới khi quyền sở hữu hoặc cơ cấu thay đổi theo cách tạo ra một thực thể thuế mới.

Các ví dụ có thể cần EIN mới gồm:

• Chuyển đổi partnership thành corporation
• Kết thúc một partnership và bắt đầu một partnership mới
• Chuyển đổi thực thể thành corporation hoặc partnership mới trong một số trường hợp nhất định
• Tạo trust hoặc estate mới thay cho một thực thể thuế hiện có

Các ví dụ thường không cần EIN mới gồm:

• Đổi tên doanh nghiệp
• Đổi địa điểm kinh doanh
• Đổi người chịu trách nhiệm
• Cập nhật địa chỉ nhận thư

Nếu công ty của bạn đang thay đổi, hãy bảo đảm hồ sơ IRS khớp với cấu trúc thuế thực tế. Khi thông tin thực thể thay đổi, hồ sơ của bạn cũng nên thay đổi theo.

Những lỗi EIN thường gặp cần tránh

Quy trình xin EIN rất đơn giản khi thông tin của bạn được chuẩn bị tốt, nhưng một vài lỗi phổ biến có thể gây ra vấn đề.

Hãy tránh các lỗi sau:

• Nộp đơn trước khi thực thể ở cấp tiểu bang được thành lập
• Dùng sai người chịu trách nhiệm
• Nhập tên thương mại vào chỗ cần tên pháp lý
• Xin nhiều EIN khi chỉ cần một số
• Cho rằng mỗi lần đổi tên hoặc địa chỉ đều cần EIN mới
• Trì hoãn việc nộp cho đến khi gần đến hạn payroll hoặc ngân hàng

Chuẩn bị một chút có thể giúp bạn tránh rất nhiều việc phải sửa sau này.

Zenind có thể giúp gì

Nếu bạn đang tập trung xây dựng doanh nghiệp, tự xử lý hồ sơ EIN có thể chỉ là thêm một việc hành chính nữa trong danh sách dài. Zenind có thể giúp bạn đi qua quy trình này hiệu quả hơn như một phần của luồng công việc thành lập doanh nghiệp rộng hơn.

Làm việc với Zenind đặc biệt hữu ích nếu bạn muốn hỗ trợ với:

• Sắp xếp thông tin cần cho hồ sơ EIN
• Giữ hồ sơ thành lập khớp với hồ sơ thuế
• Giảm rủi ro sai sót khi nộp
• Chuyển từ thành lập thực thể sang thiết lập ngân hàng và thuế với ít trở ngại hơn

Với nhiều nhà sáng lập, giá trị không chỉ nằm ở việc nộp một biểu mẫu. Quan trọng hơn là có một lộ trình rõ ràng, gọn gàng từ thành lập đến vận hành.

Câu hỏi thường gặp về EIN

EIN có miễn phí không?

Có. Nộp xin EIN trực tiếp qua IRS là miễn phí.

Tôi có thể nhận EIN nhanh đến mức nào?

Nếu nộp trực tuyến, bạn có thể nhận ngay. Nộp qua fax và thư sẽ lâu hơn.

Tôi có cần EIN nếu không có nhân viên không?

Không phải lúc nào cũng cần. Một số sole proprietor và single-member LLC có thể không bắt buộc phải có, nhưng vẫn có thể muốn có EIN cho mục đích ngân hàng hoặc thuế.

Tôi có thể dùng cùng một EIN mãi mãi không?

EIN thường gắn với thực thể, nhưng bạn có thể cần số mới nếu quyền sở hữu hoặc cơ cấu thay đổi theo cách tạo ra một danh tính thuế mới.

Tôi có thể dùng EIN ngay không?

Thường là có cho nhiều tác vụ kinh doanh, nhưng một số hệ thống của IRS có thể yêu cầu thời gian chờ ngắn trước khi số này được nhận diện đầy đủ.

Kết luận

Lấy EIN là một trong những bước quan trọng đầu tiên để thiết lập doanh nghiệp đúng cách. EIN giúp IRS nhận diện thực thể của bạn, hỗ trợ tuân thủ thuế và giúp bạn dễ dàng mở tài khoản, tuyển dụng nhân viên và quản lý hoạt động kinh doanh.

Quy trình thường khá đơn giản nếu bạn chuẩn bị đúng thông tin và chọn phương thức nộp phù hợp với thời gian của mình. Nếu bạn muốn được hỗ trợ để giữ cho hồ sơ thành lập và thiết lập thuế được tổ chức tốt, Zenind có thể giúp quy trình trở nên suôn sẻ hơn từ đầu đến cuối.