Khấu trừ thuế cho doanh nghiệp thể hình: Chủ phòng gym có thể khấu trừ những gì và cách tối đa hóa khoản tiết kiệm

Vận hành một doanh nghiệp thể hình đòi hỏi tính kỷ luật, kế hoạch và sự chú ý liên tục đến từng chi tiết. Những phẩm chất đó cũng rất quan trọng vào thời điểm làm thuế. Bạn theo dõi chi phí kinh doanh càng tốt, bạn càng có nhiều cơ hội giảm thu nhập chịu thuế và giữ lại tiền mặt trong doanh nghiệp.

Dù bạn điều hành một phòng gym, studio huấn luyện cá nhân, thương hiệu Pilates, studio yoga, trường võ thuật hay doanh nghiệp huấn luyện trực tuyến, nhiều khoản chi thường lệ và cần thiết của bạn có thể được khấu trừ nếu chúng gắn trực tiếp với hoạt động kinh doanh và được ghi chép đầy đủ. Điều cốt lõi là hiểu khoản chi nào thường đủ điều kiện, cách tách chi tiêu kinh doanh khỏi chi tiêu cá nhân, và khi nào một khoản chi nên được khấu trừ ngay hoặc vốn hóa theo thời gian.

Dưới đây là hướng dẫn thực tế về các khoản khấu trừ thuế phổ biến cho doanh nghiệp thể hình, cùng với các mẹo lưu trữ hồ sơ có thể giúp bạn duy trì sự ngăn nắp quanh năm.

Khoản chi nào được xem là khấu trừ kinh doanh?

Nhìn chung, một khoản chi kinh doanh được khấu trừ nếu nó là khoản chi thông thường và cần thiết cho việc vận hành doanh nghiệp. Nói đơn giản, điều đó có nghĩa là khoản chi đó phổ biến đối với loại hình doanh nghiệp của bạn và hữu ích cho quá trình vận hành.

Đối với doanh nghiệp thể hình, điều đó có thể bao gồm tiền thuê cơ sở tập luyện, quảng cáo thu hút hội viên mới, phần mềm quản lý đặt lịch, hoặc thiết bị được khách hàng và huấn luyện viên sử dụng. Chi phí cá nhân không đủ điều kiện, và các khoản chi dùng chung phải được phân bổ cẩn thận.

Một nguyên tắc hữu ích: nếu bạn vẫn cần khoản chi đó để duy trì hoạt động kinh doanh, và khoản chi đó không mang tính cá nhân, thì nó có thể là ứng viên để khấu trừ.

Các khoản khấu trừ thuế phổ biến cho doanh nghiệp thể hình

1. Tiền thuê và phí thuê mặt bằng

Nếu bạn thuê một phòng gym, studio hoặc không gian văn phòng, tiền thuê thường là một trong những khoản khấu trừ lớn nhất. Các khoản thanh toán thuê cho tòa nhà, không gian studio, khu lưu trữ và các cơ sở kinh doanh khác thường có thể được khấu trừ.

Trong một số trường hợp, hợp đồng thuê cũng có thể bao gồm các khoản phí khấu trừ cho bảo trì khu vực chung, dọn dẹp hoặc các chi phí vận hành khác. Hãy đọc kỹ hợp đồng thuê để biết khoản nào là tiền thuê, khoản nào là tiện ích, và khoản nào là phí dịch vụ.

Nếu bạn sở hữu bất động sản, cách xử lý thuế sẽ khác. Lúc đó có thể liên quan đến tiền lãi thế chấp, thuế bất động sản, khấu hao và sửa chữa thay vì tiền thuê.

2. Thiết bị và máy móc thể hình

Máy chạy bộ, giá squat, máy chèo, dây kháng lực, tạ tay, xe đạp tập, máy reformer, gương, thảm và các thiết bị tương tự là tài sản cốt lõi của nhiều doanh nghiệp thể hình.

Các khoản mua nhỏ hơn có thể được khấu trừ như vật tư hoặc chi phí kinh doanh hiện tại nếu đáp ứng các quy tắc thuế áp dụng cho tình huống của bạn. Các khoản mua lớn hơn thường được xem là tài sản vốn và khấu hao theo thời gian. Điều đó có nghĩa là bạn thu hồi chi phí dần dần thay vì ngay một lần.

Nguyên tắc tương tự cũng áp dụng cho các hạng mục cải tạo lớn. Thay một tấm gương bị vỡ thường khác với việc cải tạo toàn bộ studio hoặc lắp đặt hệ thống sàn mới. Khi không chắc chắn, hãy tách các khoản thay thế định kỳ khỏi các nâng cấp dài hạn.

3. Sửa chữa và bảo trì

Chi phí sửa chữa thường được khấu trừ khi chúng giúp duy trì không gian hoặc thiết bị ở trạng thái hoạt động mà không làm tăng đáng kể giá trị hoặc kéo dài tuổi thọ tài sản.

Ví dụ có thể bao gồm:

• Sửa máy cáp bị hỏng
• Thay các phần sàn đã mòn
• Khắc phục sự cố HVAC
• Bảo dưỡng hệ thống âm thanh hoặc ánh sáng
• Sơn dặm và bảo trì định kỳ

Việc cải tạo được xử lý khác với sửa chữa. Nếu một dự án làm tăng giá trị, điều chỉnh không gian cho mục đích sử dụng mới, hoặc kéo dài đáng kể tuổi thọ hữu ích, thì có thể phải vốn hóa.

4. Tiện ích, internet và điện thoại

Doanh nghiệp thể hình phụ thuộc vào điện, nước, sưởi ấm, làm mát, internet và thường là đường dây điện thoại doanh nghiệp. Những chi phí vận hành liên tục này thường được khấu trừ khi chúng phục vụ cho hoạt động kinh doanh.

Đối với các studio vận hành với lịch đặt chỗ kỹ thuật số, lớp học phát trực tuyến, đặt chỗ trực tuyến hoặc giao tiếp từ xa với khách hàng, hóa đơn internet và điện thoại có thể trở nên đáng kể. Nếu bạn dùng chung một đường điện thoại hoặc internet cho cả kinh doanh và cá nhân, hãy lưu hồ sơ cho thấy cách bạn phân bổ phần sử dụng cho kinh doanh.

5. Quảng cáo và tiếp thị

Tiếp thị là một trong những khoản khấu trừ giá trị nhất đối với một doanh nghiệp thể hình đang phát triển. Nếu khoản chi đó nhằm thu hút khách hàng, nó có thể được khấu trừ.

Ví dụ phổ biến bao gồm:

• Quảng cáo trên mạng xã hội
• Quảng cáo trên công cụ tìm kiếm
• Thiết kế và bảo trì website
• Công cụ email marketing
• Tờ rơi và banner in ấn
• Quà tặng quảng bá
• Chương trình giới thiệu khách hàng
• Chụp ảnh và sản xuất video cho quảng cáo

Thương hiệu của bạn càng mạnh, việc theo dõi chi phí marketing riêng biệt càng quan trọng để bạn biết điều gì đang hiệu quả và điều gì không.

6. Tiền lương, thanh toán cho nhà thầu và thuế tiền lương

Nếu bạn thuê huấn luyện viên, nhân viên lễ tân, quản lý hoặc nhân viên vệ sinh, tiền lương có thể là chi phí kinh doanh được khấu trừ. Thuế tiền lương và một số quyền lợi dành cho nhân viên cũng có thể được khấu trừ.

Nhiều doanh nghiệp thể hình nhỏ cũng làm việc với các nhà thầu độc lập như giáo viên yoga, chuyên gia dinh dưỡng, chuyên viên massage hoặc huấn luyện viên chuyên môn. Các khoản thanh toán cho nhà thầu cũng có thể được khấu trừ, nhưng việc phân loại người lao động rất quan trọng. Phân loại nhầm nhân viên thành nhà thầu có thể tạo ra vấn đề về thuế và tuân thủ.

Nếu làm việc với nhà thầu, hãy sử dụng hợp đồng bằng văn bản và phát hành các biểu mẫu thuế phù hợp khi cần thiết.

7. Bảo hiểm

Bảo hiểm cũng là một nhóm chi phí lớn đối với phòng gym và studio thể hình. Tùy theo mô hình kinh doanh, các loại bảo hiểm có thể được khấu trừ bao gồm:

• Bảo hiểm trách nhiệm chung
• Bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp
• Bảo hiểm tài sản
• Bảo hiểm bồi thường cho người lao động
• Bảo hiểm an ninh mạng
• Bảo hiểm xe thương mại
• Bảo hiểm gián đoạn kinh doanh

Bảo hiểm bảo vệ cả doanh nghiệp lẫn dòng tiền, vì vậy đáng để xem xét lại phạm vi bảo hiểm hằng năm để chắc chắn nó vẫn phù hợp với hoạt động của bạn.

8. Dịch vụ chuyên môn

Hầu hết chủ doanh nghiệp thể hình đều cần sự hỗ trợ bên ngoài vào một thời điểm nào đó. Phí trả cho các chuyên gia thường có thể được khấu trừ khi chúng liên quan trực tiếp đến doanh nghiệp.

Điều đó có thể bao gồm:

• Kế toán viên
• Người ghi sổ
• Người khai thuế
• Luật sư
• Nhà cung cấp dịch vụ tính lương
• Tư vấn kinh doanh
• Cố vấn nhân sự

Sự hỗ trợ chuyên môn đặc biệt có giá trị nếu bạn đang lựa chọn cấu trúc pháp lý, thuê nhân viên đầu tiên hoặc mở rộng từ một studio lên nhiều địa điểm.

9. Phần mềm và phí giao dịch

Doanh nghiệp thể hình hiện đại thường phụ thuộc vào các công cụ số. Các nền tảng đặt lịch, hệ thống quản lý khách hàng, phần mềm kế toán, phần mềm email và nền tảng khóa học trực tuyến đều có thể là chi phí kinh doanh được khấu trừ.

Phí xử lý thanh toán từ nhà cung cấp thẻ tín dụng và hệ thống điểm bán hàng cũng cộng dồn rất nhanh. Những khoản phí này dễ bị bỏ sót vì chúng thường bị trừ tự động khỏi khoản tiền bạn nhận được. Hãy xem lại bảng kê của đơn vị thanh toán thường xuyên để sổ sách khớp với thực tế.

10. Chi phí đi lại và phương tiện

Nếu bạn đi lại để tham dự hội nghị, chương trình chứng chỉ, sự kiện ngành hoặc gặp nhà cung cấp và chủ nhà cho thuê, một số chi phí đi lại có thể được khấu trừ. Chuyến đi phải có mục đích kinh doanh rõ ràng, và bạn nên lưu giữ hồ sơ chứng minh mục đích đó.

Nếu bạn sử dụng xe cho việc chạy việc kinh doanh, giao hàng, đến địa điểm của khách hàng hoặc đi mua vật tư, số dặm công tác hoặc chi phí xe thực tế có thể được khấu trừ tùy theo phương pháp bạn dùng và hoàn cảnh cụ thể. Nhật ký số dặm là rất quan trọng.

Việc đi từ nhà đến địa điểm kinh doanh thường xuyên của bạn nhìn chung không được khấu trừ, vì vậy hãy chắc chắn hồ sơ của bạn phân biệt giữa việc đi làm thông thường và chuyến đi kinh doanh thực sự.

11. Đào tạo, chứng chỉ và học tập nâng cao

Các chuyên gia thể hình thường phải tiếp tục học hỏi. Chi phí học tập nâng cao có thể được khấu trừ khi chúng duy trì hoặc cải thiện kỹ năng cần thiết cho doanh nghiệp hiện tại của bạn.

Ví dụ có thể bao gồm:

• Chứng chỉ huấn luyện cá nhân
• Đào tạo yoga hoặc Pilates
• Cập nhật về lớp tập nhóm
• Khóa học CPR và an toàn
• Hội thảo giải phẫu và khoa học vận động
• Các khóa học kinh doanh hoặc marketing liên quan đến hoạt động thể hình

Việc học nhằm giúp bạn đủ điều kiện cho một ngành nghề hoặc lĩnh vực kinh doanh mới sẽ được xử lý khác, vì vậy hãy ghi chép cẩn thận mục đích của từng khóa học.

12. Chi phí văn phòng tại nhà

Một số chủ doanh nghiệp thể hình điều hành một phần công việc từ nhà, ngay cả khi việc huấn luyện diễn ra ở nơi khác. Nếu bạn sử dụng một phần ngôi nhà thường xuyên và chỉ dành riêng cho công việc kinh doanh, bạn có thể đủ điều kiện để yêu cầu khấu trừ văn phòng tại nhà.

Điều này có thể áp dụng cho công việc hành chính, sắp xếp lịch khách hàng, ghi sổ, tạo nội dung và lập kế hoạch chương trình. Khấu trừ văn phòng tại nhà không áp dụng chỉ vì bạn thỉnh thoảng làm việc ở nhà. Không gian đó phải đáp ứng các quy tắc IRS áp dụng.

13. Bảo hiểm y tế và đóng góp hưu trí cho người tự kinh doanh

Nếu bạn tự kinh doanh, phí bảo hiểm y tế của bạn có thể đủ điều kiện để được khấu trừ theo các quy tắc áp dụng. Điều đó có thể rất có giá trị đối với chủ sở hữu cá thể và nhiều doanh nghiệp do chủ sở hữu vận hành.

Ngoài ra, các khoản đóng góp vào kế hoạch hưu trí như SEP IRA hoặc Solo 401(k) có thể mang lại lợi thế thuế trong khi giúp bạn xây dựng an toàn tài chính dài hạn. Những khoản khấu trừ và hoãn thuế này đặc biệt hữu ích đối với các doanh nghiệp đang tăng trưởng nhưng dòng tiền không ổn định.

14. Chi phí khởi nghiệp và tổ chức

Nếu doanh nghiệp thể hình của bạn mới thành lập, một số chi phí khởi nghiệp có thể được khấu trừ hoặc phân bổ khấu hao tùy theo loại chi phí và thời điểm phát sinh. Điều đó có thể bao gồm nghiên cứu thị trường, quảng cáo ban đầu, thiết lập pháp lý và một số chi phí thành lập nhất định.

Việc thành lập và tuân thủ pháp lý không tự tạo ra khoản khấu trừ, nhưng cách bạn cấu trúc công ty có thể giúp việc ghi sổ, tính lương và báo cáo thuế rõ ràng hơn. Với nhiều nhà sáng lập, việc thành lập LLC hoặc công ty sớm giúp tạo ra một hệ thống có tổ chức hơn để tách tài chính cá nhân và tài chính kinh doanh.

Những khoản chi mà chủ doanh nghiệp thể hình thường bỏ sót

Nhiều chủ doanh nghiệp tập trung vào các chi phí rõ ràng và quên những khoản phí nhỏ định kỳ nhưng cộng dồn đáng kể trong cả năm. Hãy rà soát sổ sách để tìm các khoản khấu trừ bị bỏ sót như:

• Dịch vụ dọn dẹp
• Khăn tắm và giặt là
• Máy lọc nước và nước đóng chai cho khách hàng
• Vật tư phòng thay đồ
• Đồng phục có thương hiệu hoặc trang phục nhân viên bắt buộc khi làm việc
• Công cụ lưu trữ hồ sơ và quản lý tài liệu
• Giấy phép, giấy phép con và phí gia hạn
• Phí tạm ứng tiền mặt từ đơn vị thanh toán hoặc phí ngân hàng gắn với tài khoản kinh doanh
• Dụng cụ nhỏ và vật tư tiêu hao do nhân viên hoặc khách hàng sử dụng

Bỏ sót những khoản này không chỉ ảnh hưởng đến hóa đơn thuế của bạn. Nó còn làm sai lệch lợi nhuận thực tế của doanh nghiệp.

Thói quen lưu trữ hồ sơ giúp bảo vệ các khoản khấu trừ của bạn

Một khoản khấu trừ chỉ có giá trị khi bạn có thể chứng minh nó. Hồ sơ tốt quan trọng không kém chính khoản chi.

Hãy xây dựng những thói quen này vào quy trình hằng ngày:

• Dùng tài khoản ngân hàng và thẻ tín dụng doanh nghiệp riêng
• Giữ hóa đơn cho các khoản mua sắm, sửa chữa, đi lại và đào tạo
• Lưu hóa đơn và hợp đồng của nhà thầu và nhà cung cấp
• Ghi nhật ký số dặm ngay khi phát sinh thay vì dựng lại sau này
• Tách các khoản mua tài sản vốn khỏi chi phí thường xuyên trong sổ sách
• Đối chiếu tài khoản hằng tháng
• Lưu bản sao kỹ thuật số của các tài liệu quan trọng ở một nơi tập trung

Nếu bạn đợi đến mùa khai thuế mới sắp xếp mọi thứ, bạn sẽ bỏ lỡ các khoản khấu trừ và tăng nguy cơ sai sót.

Những sai lầm phổ biến cần tránh

Chủ doanh nghiệp thể hình thường mắc đi mắc lại những lỗi thuế giống nhau:

• Dùng chung thẻ cho chi tiêu cá nhân và kinh doanh
• Khấu trừ cải tạo như thể đó là sửa chữa
• Quên ghi chép các khoản thanh toán cho nhà thầu
• Bỏ qua các khoản phí nhỏ định kỳ như phí đăng ký phần mềm
• Yêu cầu khấu trừ chi phí đi lại mà không có mục đích kinh doanh rõ ràng
• Bỏ bê kế toán cho đến cuối năm
• Không lập kế hoạch cho thuế ước tính theo quý

Một lần rà soát đơn giản mỗi tháng có thể ngăn chặn hầu hết các vấn đề này.

Lời kết

Khấu trừ thuế không thay thế cho việc định giá tốt, giữ chân khách hàng mạnh hay vận hành hiệu quả, nhưng chúng có thể cải thiện lợi nhuận và giải phóng tiền mặt cho tăng trưởng. Đối với doanh nghiệp thể hình, những lợi ích lớn nhất thường đến từ việc theo dõi nhất quán các chi phí kinh doanh thông thường: tiền thuê, thiết bị, marketing, lương, bảo hiểm, phần mềm và đào tạo.

Nếu bạn đang khởi sự một công ty thể hình mới, thiết lập đúng cấu trúc pháp lý và tuân thủ ngay từ đầu có thể giúp việc quản lý thuế sau này dễ dàng hơn. Zenind giúp doanh nhân thành lập thực thể kinh doanh tại Mỹ và duy trì sự ngăn nắp để bộ phận hậu cần không trở thành chuyện bị xem nhẹ.

Bạn càng kỷ luật trong việc ghi chép, bạn càng dễ yêu cầu những khoản khấu trừ mà mình được hưởng và giữ lại nhiều hơn phần doanh nghiệp kiếm được.