Đặt trước tên thực thể ở Florida: Cách bảo vệ tên doanh nghiệp của bạn trước khi nộp hồ sơ

Việc chọn tên doanh nghiệp là một trong những bước đầu tiên thực sự khi thành lập công ty, và tại Florida, thời điểm rất quan trọng. Nếu bạn đang chuẩn bị thành lập công ty trách nhiệm hữu hạn, công ty cổ phần hoặc công ty hợp danh hữu hạn, việc đặt trước tên có thể giúp giữ lại tên bạn muốn trong khi bạn hoàn thiện giấy tờ thành lập, chốt thông tin về chủ sở hữu hoặc chuẩn bị nộp hồ sơ cho tiểu bang.

Florida xem xét nghiêm túc tính khả dụng của tên. Tên phải có khả năng phân biệt trên hồ sơ của Florida Department of State, và quy trình đặt trước tên được thiết kế để cho người nộp hồ sơ tiềm năng có quyền tạm thời đối với một tên còn khả dụng. Quy trình này không tạo lập doanh nghiệp, nhưng có thể giúp bạn có thêm thời gian khi chưa sẵn sàng nộp ngay các tài liệu thành lập.

Đặt trước tên thực thể ở Florida có tác dụng gì

Đặt trước tên bảo vệ một tên doanh nghiệp còn khả dụng trong một khoảng thời gian giới hạn để bên khác không thể nộp hồ sơ dưới cùng tên đó trong khi bạn chuẩn bị tài liệu của thực thể. Tại Florida, thời gian đặt trước là 120 ngày nếu tên còn khả dụng và yêu cầu được chấp nhận.

Điều này khiến việc đặt trước tên hữu ích khi:

• Bạn đã chọn được tên thương hiệu nhưng chưa sẵn sàng nộp hồ sơ thành lập.
• Bạn cần thời gian phối hợp với đối tác, nhà đầu tư hoặc cố vấn trước khi nộp hồ sơ.
• Bạn đang chờ EIN, thỏa thuận với registered agent hoặc phê duyệt nội bộ.
• Bạn muốn giảm rủi ro mất tên trong lúc hoàn thiện kế hoạch ra mắt.

Đặt trước tên không giống với việc thành lập thực thể. Việc này không tạo ra LLC hay corporation, không cấp quyền nhãn hiệu và không thay thế bất kỳ hồ sơ cấp bang nào khác mà bạn có thể cần.

Ai nên cân nhắc đặt trước tên

Đặt trước tên hữu ích nhất cho những người sáng lập đã biết mình muốn đặt tên doanh nghiệp là gì nhưng chưa nộp hồ sơ ngay.

Các ví dụ thường gặp gồm:

• Doanh nhân đang chuẩn bị ra mắt trong một tháng sắp tới.
• Người sáng lập ở bang khác cần thời gian thu thập giấy tờ trước khi nộp hồ sơ tại Florida.
• Người sáng lập đang hoàn thiện các chi tiết về quyền sở hữu hoặc quản trị.
• Chủ doanh nghiệp muốn bảo vệ tên trước khi công bố hoặc ra mắt website.

Nếu bạn nộp hồ sơ ngay, việc đặt trước tên có thể không cần thiết. Trong nhiều trường hợp, nộp hồ sơ thành lập trực tiếp sẽ nhanh hơn và giúp bạn có được tên thông qua quá trình đăng ký thực thể.

Những quy tắc đặt tên ở Florida bạn cần biết

Florida yêu cầu tên doanh nghiệp phải có khả năng phân biệt trên hồ sơ của tiểu bang. Điều đó có nghĩa là những thay đổi nhỏ về hình thức thường không làm cho tên trở nên thực sự khác biệt. Dấu câu, khoảng trắng hoặc các biến thể nhỏ thường không đủ nếu các tên nhìn chung vẫn giống nhau.

Ví dụ, một tên chưa chắc đã khả dụng chỉ vì bạn thêm hoặc bỏ dấu nháy đơn, dấu gạch nối hoặc dấu chấm than. Trước khi đặt trước hoặc nộp hồ sơ, hãy tra cứu kỹ hồ sơ doanh nghiệp của Florida và so sánh toàn bộ tên, không chỉ ý tưởng thương hiệu.

Loại thực thể cũng rất quan trọng. Hồ sơ thành lập ở Florida thường yêu cầu hậu tố hoặc chỉ định phù hợp, chẳng hạn như:

• LLC hoặc L.L.C. cho công ty trách nhiệm hữu hạn
• Inc., Corporation hoặc một chỉ định công ty được chấp nhận khác cho corporation
• Chỉ định phù hợp cho công ty hợp danh hữu hạn hoặc loại thực thể khác

Nếu tên không phù hợp với loại thực thể bạn đang thành lập, hồ sơ có thể bị từ chối ngay cả khi phần tên cơ bản trông có vẻ còn khả dụng.

Lệ phí hiện tại cho việc đặt trước tên ở Florida

Biểu phí hiện tại của Florida Department of State liệt kê các lệ phí đặt trước sau đây:

• Công ty trách nhiệm hữu hạn: $25
• Corporation: $35
• Công ty hợp danh hữu hạn: $52.50

Lệ phí có thể thay đổi, vì vậy hãy luôn xác nhận biểu phí hiện tại của tiểu bang trước khi nộp hồ sơ.

Cách đặt trước tên doanh nghiệp ở Florida

Quy trình đặt trước tên của Florida khá đơn giản, nhưng chi tiết rất quan trọng.

1. Tra cứu hồ sơ Florida để tìm tên bạn muốn.
2. Xác nhận rằng tên có thể phân biệt và phù hợp với loại thực thể của bạn.
3. Chuẩn bị một thư yêu cầu đặt trước tên cụ thể.
4. Bao gồm tên và địa chỉ của người nộp đơn trong yêu cầu.
5. Gửi yêu cầu cùng lệ phí bắt buộc tới Florida Department of State.
6. Theo dõi thời hạn đặt trước 120 ngày để không làm mất hiệu lực bảo vệ.

Vì việc đặt trước chỉ là tạm thời, bạn nên lập kế hoạch thời gian nộp hồ sơ trước khi gửi yêu cầu. Nếu việc thành lập bị trì hoãn, đặt trước tên có thể không đủ để bảo vệ lịch ra mắt của bạn.

Đặt trước tên so với đăng ký tên nước ngoài

Quy tắc đặt trước tên của Florida không giống với đăng ký tên nước ngoài.

Đăng ký tên nước ngoài là một hồ sơ riêng, được dùng trong những trường hợp nhất định, bao gồm một số corporation nước ngoài cần đăng ký dưới tên thay thế để hoạt động tại Florida. Biểu phí hiện tại liệt kê mức $87.50 cho đăng ký tên nước ngoài và $87.50 cho gia hạn tên nước ngoài đối với corporation.

Đối với foreign limited liability company, hướng dẫn của Florida cho biết việc tra cứu tên sơ bộ và đặt trước tên không còn được Division of Corporations cung cấp nữa. Điều đó có nghĩa là một foreign LLC nên kiểm tra tính khả dụng thật sớm và sẵn sàng dùng tên thay thế nếu tên ban đầu không có khả năng phân biệt tại Florida.

Nếu bạn đang mở rộng vào Florida từ một bang khác, đừng cho rằng quy trình giống với việc đặt trước tên cho một thực thể nội địa mới.

Đặt trước tên so với đăng ký tên giả định

Đặt trước tên thực thể ở Florida cũng khác với đăng ký tên giả định.

Đăng ký tên giả định dùng cho doanh nghiệp muốn hoạt động dưới một tên khác với tên pháp lý của thực thể hoặc tên pháp lý cá nhân. Đây là một hồ sơ riêng và không tạo ra corporation hay LLC.

Hãy dùng quy trình đặt trước tên khi bạn muốn bảo vệ tên của một thực thể trong tương lai. Hãy dùng đăng ký tên giả định khi bạn đăng ký tên kinh doanh cho một doanh nghiệp hoặc cá nhân đã tồn tại.

Những sai lầm thường gặp cần tránh

Một số lỗi có thể phòng tránh thường gây trì hoãn:

• Tra cứu quá sơ sài và bỏ sót một tên tương tự đã tồn tại.
• Cho rằng dấu câu hoặc khoảng trắng làm cho tên trở nên khả dụng.
• Nộp đặt trước tên mà chưa kiểm tra yêu cầu theo loại thực thể.
• Nhầm lẫn việc đặt trước tên với hồ sơ thành lập thực sự.
• Chờ quá lâu và để thời hạn đặt trước 120 ngày hết hạn.
• Cho rằng foreign LLC có thể dùng cùng quy trình đặt trước tên như thực thể nội địa Florida.

Rà soát cẩn thận ngay từ đầu thường nhanh hơn và rẻ hơn so với việc sửa một hồ sơ bị từ chối sau này.

Cách Zenind có thể hỗ trợ

Nếu bạn đang thành lập doanh nghiệp tại Florida, Zenind có thể giúp bạn đi từ khâu chọn tên đến nộp hồ sơ một cách ít trở ngại hơn. Là một dịch vụ thành lập công ty tại Mỹ, Zenind hỗ trợ những người sáng lập muốn có lộ trình tinh gọn qua các bước đầu của việc thiết lập thực thể và tuân thủ.

Zenind có thể giúp bạn tổ chức công việc tốt hơn với:

• Hướng dẫn tập trung vào thành lập khi bạn chọn cấu trúc doanh nghiệp
• Hỗ trợ chuẩn bị tài liệu cho hồ sơ thực thể
• Dịch vụ registered agent khi cần thiết
• Nhắc nhở tuân thủ giúp bạn theo dõi các hồ sơ đúng tiến độ
• Một quy trình giúp công việc ra mắt của bạn tiếp tục tiến về phía trước thay vì bị phân tán qua nhiều hạn chót

Đối với những người sáng lập muốn bảo vệ tên và đi nhanh, sự kết hợp này có thể giảm các trì hoãn không cần thiết.

Kết luận

Đặt trước tên thực thể ở Florida là một công cụ thực tế khi bạn cần thêm thời gian trước khi nộp hồ sơ. Nó có thể giúp bảo vệ một tên doanh nghiệp còn khả dụng trong 120 ngày, nhưng chỉ là một phần của toàn bộ quy trình thành lập.

Trước khi đặt trước tên, hãy xác nhận rằng tên đó có khả năng phân biệt, chọn đúng loại thực thể và hiểu rõ liệu bạn thực sự cần đặt trước tên, nộp hồ sơ thành lập, đăng ký tên nước ngoài hay đăng ký tên giả định. Nếu bạn muốn một lộ trình suôn sẻ hơn từ ý tưởng đến hồ sơ, Zenind có thể giúp bạn tập trung vào những bước quan trọng nhất.