Chi phí khởi nghiệp được khấu trừ thuế: Những điều chủ doanh nghiệp mới cần biết

Bắt đầu một doanh nghiệp thường đòi hỏi phải chi tiền trước khi có bất kỳ doanh thu đầu tiên nào. Bạn có thể phải trả cho nghiên cứu thị trường, đi lại, tư vấn chuyên môn, xây dựng thương hiệu, giấy phép và các khoản chi ban đầu khác từ rất lâu trước khi công ty của bạn chính thức đi vào hoạt động. Tin tốt là nhiều khoản chi trước khi ra mắt này có thể được hưởng cách xử lý thuế thuận lợi.

Điều quan trọng là phải biết khoản nào đủ điều kiện là chi phí khởi nghiệp, khoản nào được xem là chi phí tổ chức, và khoản nào phải được vốn hóa hoặc khấu hao thay vì khấu trừ ngay. Xác định đúng sự khác biệt này có thể giúp bạn giảm nghĩa vụ thuế, giữ hồ sơ rõ ràng hơn và tránh sai sót khi khai thuế.

Hướng dẫn này giải thích cách hoạt động của khoản khấu trừ chi phí khởi nghiệp theo quy định hiện hành của IRS, những khoản nào thường đủ điều kiện, những khoản nào thường không đủ điều kiện, và cách chủ doanh nghiệp mới có thể lên kế hoạch trước.

Chi phí khởi nghiệp là gì?

Chi phí khởi nghiệp là các khoản chi bạn phát sinh trước khi doanh nghiệp bắt đầu hoạt động thực tế. Nói cách khác, đây là những chi phí để chuẩn bị cho doanh nghiệp mở cửa, chứ không phải chi phí vận hành một công ty đã hoạt động.

Ví dụ phổ biến bao gồm:

• Nghiên cứu thị trường và nghiên cứu khả thi
• Quảng cáo trước ngày khai trương
• Chi phí đi lại liên quan đến việc tìm nhà cung cấp, khách hàng hoặc địa điểm
• Đào tạo nhân viên trước khi hoạt động bắt đầu
• Phí chuyên môn cho việc lập kế hoạch khởi nghiệp
• Chi phí liên quan đến việc thử nghiệm một ý tưởng kinh doanh

IRS thường xem các khoản chi này là có tính chất vốn hóa, nghĩa là chúng không phải lúc nào cũng được khấu trừ toàn bộ trong năm bạn thanh toán. Thay vào đó, các quy tắc đặc biệt về chi phí khởi nghiệp có thể cho phép khấu trừ một phần hiện tại và khấu hao phần còn lại.

Chi phí khởi nghiệp và chi phí kinh doanh thông thường

Sự phân biệt này rất quan trọng.

Chi phí khởi nghiệp là khoản thanh toán trước khi doanh nghiệp thực sự đi vào hoạt động. Chi phí kinh doanh thông thường là khoản thanh toán sau khi doanh nghiệp đã bắt đầu và là một phần của hoạt động hằng ngày.

Ví dụ:

• Trả tiền cho website, logo và quảng cáo ra mắt trước ngày khai trương có thể là chi phí khởi nghiệp.
• Trả tiền cho hosting website hằng tháng, phần mềm tiền lương hoặc quảng cáo liên tục sau khi ra mắt thường là chi phí kinh doanh thông thường.

Sự khác biệt này ảnh hưởng đến cách và thời điểm bạn có thể khấu trừ khoản chi.

Những chi phí khởi nghiệp nào thường được khấu trừ?

Theo hướng dẫn hiện hành của IRS, doanh nghiệp đang bắt đầu hoạt động thường có thể chọn khấu trừ một phần chi phí khởi nghiệp trong năm doanh nghiệp bắt đầu.

Các khoản này thường bao gồm:

• Quảng cáo và xúc tiến trước khi mở cửa
• Đào tạo nhân viên trước khi khai trương
• Đi lại để tìm nhà cung cấp, nhà phân phối hoặc khách hàng
• Khảo sát, nghiên cứu và lập kế hoạch liên quan đến quyết định ra mắt
• Dịch vụ chuyên môn gắn với việc bắt đầu doanh nghiệp
• Chi phí tìm hiểu xem có nên mua lại hay thành lập một doanh nghiệp hay không

Khoản chi phải gắn với việc khởi động một hoạt động kinh doanh thực tế. Chi tiêu cá nhân, chi phí sinh hoạt của chủ sở hữu và các khoản chi không liên quan đến doanh nghiệp mới sẽ không đủ điều kiện.

Chi phí tổ chức có liên quan nhưng là một nhóm riêng

Chi phí tổ chức không giống chi phí khởi nghiệp.

Chi phí tổ chức là các chi phí pháp lý và hành chính để thành lập một công ty cổ phần hoặc công ty hợp danh. Chúng có thể bao gồm những khoản như:

• Phí nộp hồ sơ của tiểu bang
• Phí luật sư soạn thảo giấy tờ thành lập
• Phí kế toán để thiết lập pháp nhân
• Chi phí chuẩn bị các thỏa thuận tổ chức

Nếu bạn thành lập LLC, việc xử lý thuế sẽ phụ thuộc vào cách LLC đó được phân loại cho mục đích thuế liên bang. Một số chi phí thành lập có thể thuộc nhóm chi phí tổ chức hoặc chi phí khởi nghiệp, trong khi những khoản khác có thể được xem là chi phí thiết lập doanh nghiệp hoặc chi phí vốn. Việc phân loại là quan trọng vì các quy tắc áp dụng có thể khác nhau.

Những khoản chi nào thường không thể khấu trừ ngay?

Không phải mọi chi phí ban đầu đều đủ điều kiện để khấu trừ hiện tại. Một số khoản phải được vốn hóa, khấu hao hoặc xử lý theo các quy tắc thuế khác.

Ví dụ thường gồm:

• Thiết bị, đồ nội thất và máy móc
• Mua bất động sản
• Hàng tồn kho và hàng hóa để bán lại
• Cải tạo tài sản
• Một số giấy phép, giấy phép con hoặc quyền nhượng quyền
• Các chi phí tạo ra tài sản dài hạn thay vì chi phí ra mắt

Nếu bạn mua laptop, bàn làm việc hoặc máy in trước khi mở cửa, món hàng đó thường không được xem là chi phí khởi nghiệp. Nó thường là tài sản kinh doanh có thể khấu hao.

Cách khấu trừ chi phí khởi nghiệp theo quy định hiện hành của IRS

IRS cho phép khấu trừ ngay một phần giới hạn đối với chi phí khởi nghiệp đủ điều kiện trong năm doanh nghiệp bắt đầu.

Theo quy định hiện hành:

• Bạn có thể chọn khấu trừ tối đa 5.000 USD chi phí khởi nghiệp đủ điều kiện.
• Khoản khấu trừ này bị giảm nếu tổng chi phí khởi nghiệp vượt quá 50.000 USD.
• Bất kỳ chi phí khởi nghiệp còn lại nào sẽ được khấu hao trong 180 tháng, bắt đầu từ tháng doanh nghiệp đi vào hoạt động.

Điều đó có nghĩa là một doanh nghiệp có chi phí khởi động ở mức vừa phải có thể khấu trừ ngay một phần các khoản chi này, trong khi doanh nghiệp có chi phí khởi nghiệp lớn hơn có thể phân bổ lợi ích thuế theo thời gian.

Việc chọn áp dụng thường được thực hiện trên tờ khai thuế của năm doanh nghiệp bắt đầu hoạt động, và số dư còn lại sẽ được khấu hao theo các biểu mẫu IRS phù hợp.

Ví dụ: khoản khấu trừ có thể hoạt động như thế nào

Giả sử tổng chi phí khởi nghiệp đủ điều kiện của bạn là 18.000 USD.

Bạn có thể:

• Khấu trừ 5.000 USD đầu tiên trong năm doanh nghiệp bắt đầu
• Khấu hao 13.000 USD còn lại trong 180 tháng

Bây giờ giả sử chi phí khởi nghiệp đủ điều kiện của bạn là 55.000 USD.

Vì tổng chi phí vượt quá 50.000 USD, khoản khấu trừ ngay sẽ bị giảm. Trong trường hợp đó, bạn sẽ nhận được khoản khấu trừ hiện tại ít hơn 5.000 USD, và phần còn lại sẽ được khấu hao theo thời gian.

Số tiền chính xác phụ thuộc vào tổng chi phí đủ điều kiện và cách lựa chọn áp dụng được thực hiện.

Khi nào một doanh nghiệp thực sự bắt đầu?

Đây là một trong những câu hỏi quan trọng nhất trong việc lập kế hoạch thuế khởi nghiệp.

Một doanh nghiệp thường bắt đầu khi nó bắt đầu cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ cho khách hàng một cách chủ động và liên tục. Chỉ nghiên cứu doanh nghiệp, phát triển ý tưởng hoặc chuẩn bị mở cửa thường là chưa đủ.

Sự khác biệt này quan trọng vì nó ảnh hưởng đến:

• Những khoản nào được tính là chi phí khởi nghiệp
• Những khoản nào là khấu trừ hoạt động thông thường
• Năm bắt đầu tính khoản khấu trừ

Nếu bạn không chắc doanh nghiệp của mình chính thức bắt đầu vào thời điểm nào, hãy xem xét kỹ các факts cùng một chuyên gia thuế. Câu trả lời có thể làm thay đổi thời điểm khấu trừ của bạn.

Mẹo lưu trữ hồ sơ cho chi phí khởi nghiệp

Hồ sơ tốt sẽ giúp việc khai thuế dễ dàng hơn nhiều.

Hãy lưu giữ:

• Biên lai và hóa đơn
• Sao kê ngân hàng và thẻ tín dụng
• Hợp đồng và thư giao việc
• Nhật ký số dặm và hồ sơ đi lại
• Ghi chú giải thích mục đích kinh doanh của từng khoản chi
• Tài liệu thành lập và xác nhận nộp hồ sơ

Sắp xếp chi phí theo từng nhóm để bạn có thể tách chi phí khởi nghiệp, chi phí tổ chức, tài sản cố định và chi phí kinh doanh thông thường. Việc phân tách này giúp bạn áp dụng đúng cách xử lý thuế sau này.

Những sai lầm cần tránh

Một vài sai lầm phổ biến có thể gây rắc rối vào mùa thuế:

• Trộn lẫn chi phí cá nhân với chi phí kinh doanh
• Xem các khoản mua thiết bị là chi phí khởi nghiệp
• Khấu trừ chi phí trước khi doanh nghiệp thực sự bắt đầu
• Không theo dõi riêng chi phí trước khai trương và chi phí vận hành
• Quên khấu hao các khoản không được khấu trừ trong năm đầu

Một vấn đề thường gặp khác là cho rằng mọi khoản chi trước khi ra mắt đều tự động được khấu trừ. Điều đó không đúng. Các факts rất quan trọng, và cách xử lý thuế phụ thuộc vào khoản chi đó là gì và khi nào doanh nghiệp trở nên hoạt động.

Chi phí khởi nghiệp cho LLC, công ty cổ phần và công ty hợp danh

Quy tắc chi phí khởi nghiệp có thể áp dụng cho nhiều loại hình doanh nghiệp, nhưng chi tiết sẽ khác nhau.

• Chủ sở hữu duy nhất thường khai các khoản khấu trừ chi phí khởi nghiệp đủ điều kiện trên các biểu mẫu kinh doanh thuộc tờ khai thuế cá nhân.
• Công ty cổ phần có thể có quy tắc chi phí tổ chức bên cạnh quy tắc chi phí khởi nghiệp.
• Công ty hợp danh có cách xử lý chi phí tổ chức riêng.
• LLC có thể bị đánh thuế như chủ sở hữu duy nhất, công ty hợp danh hoặc công ty cổ phần tùy theo lựa chọn được thực hiện.

Vì việc lựa chọn loại hình pháp nhân ảnh hưởng đến khai thuế, bạn nên lập kế hoạch thành lập và kế toán cùng nhau thay vì xem chúng là các quyết định tách biệt.

Cách Zenind giúp chủ doanh nghiệp mới tổ chức tốt hơn

Hồ sơ thuế vững chắc bắt đầu từ quy trình thành lập rõ ràng. Zenind giúp các nhà sáng lập xây dựng nền tảng pháp lý vững chắc bằng cách làm cho việc thành lập doanh nghiệp dễ quản lý hơn ngay từ đầu.

Điều đó quan trọng vì hồ sơ thành lập được tổ chức tốt, hồ sơ nộp đơn và hỗ trợ tuân thủ sẽ giúp bạn dễ dàng hơn trong việc:

• Theo dõi phí thành lập pháp nhân
• Tách chi phí ra mắt khỏi chi phí vận hành
• Duy trì hồ sơ thuế rõ ràng hơn
• Giữ cấu trúc doanh nghiệp phù hợp với mục tiêu dài hạn

Nếu bạn đang khởi sự một công ty tại Hoa Kỳ, việc thiết lập thành lập và tuân thủ đúng ngay từ đầu có thể tiết kiệm thời gian sau này khi mùa thuế đến.

Mẹo lập kế hoạch thực tế trước khi ra mắt

Trước ngày khai trương, hãy cân nhắc các bước sau:

1. Lập ngân sách khởi nghiệp, tách riêng chi phí ra mắt và chi phí vận hành.
2. Lưu lại mọi hóa đơn và biên lai từ giai đoạn lập kế hoạch.
3. Ghi lại ngày doanh nghiệp của bạn bắt đầu hoạt động.
4. Giữ riêng chi phí thành lập pháp nhân với chi phí mua thiết bị.
5. Hỏi chuyên gia thuế cách khoản khấu trừ áp dụng cho loại hình pháp nhân cụ thể của bạn.

Một chút tổ chức ngay từ đầu có thể giúp tờ khai thuế đầu tiên dễ chuẩn bị hơn nhiều.

Kết luận

Nhiều chi phí khởi nghiệp có thể được khấu trừ thuế, nhưng các quy tắc khấu trừ rất cụ thể. Một số khoản đủ điều kiện để khấu trừ ngay, một số phải được khấu hao, và một số phải được vốn hóa như tài sản.

Nếu bạn đang khởi động một doanh nghiệp, cách an toàn nhất là:

• Xác định những khoản chi nào phát sinh trước khi hoạt động bắt đầu
• Tách chi phí khởi nghiệp khỏi thiết bị và chi phí vận hành thường xuyên
• Giữ hồ sơ chi tiết
• Áp dụng đúng các giới hạn hiện hành của IRS

Với cấu trúc và tài liệu phù hợp, chi tiêu khởi nghiệp có thể trở thành một phần quản lý được của việc xây dựng doanh nghiệp, thay vì là một bất ngờ vào mùa thuế.

Bài viết này chỉ nhằm mục đích cung cấp thông tin chung và không phải là tư vấn thuế. Luôn xác nhận các khoản khấu trừ với chuyên gia thuế đủ điều kiện cho tình huống cụ thể của bạn.