Cách chủ doanh nghiệp nước ngoài có thể hợp pháp giảm thiểu nghĩa vụ thuế tại Hoa Kỳ

Nhiều nhà sáng lập nước ngoài thường cho rằng việc thành lập một thực thể tại Hoa Kỳ đồng nghĩa với việc doanh nghiệp sẽ phải chịu thuế Hoa Kỳ trên mọi khoản doanh thu. Điều đó không đúng. Đối với nhiều doanh nhân không cư trú tại Hoa Kỳ, thuế liên bang của Hoa Kỳ có thể bị giới hạn hoặc thậm chí bằng 0 khi doanh nghiệp không có thu nhập có nguồn gốc từ Hoa Kỳ và không có thu nhập được xem là gắn liền với hoạt động kinh doanh tại Hoa Kỳ. Điều quan trọng là hiểu cách IRS phân loại thu nhập, cách các quy tắc về hoạt động kinh doanh tại Hoa Kỳ được áp dụng và cách duy trì tuân thủ ngay từ đầu.

Bài viết này giải thích các khái niệm thuế chính mà chủ doanh nghiệp nước ngoài cần biết, những sai lầm tạo ra rủi ro có thể tránh được và các bước thực tế giúp giữ cho công ty tại Hoa Kỳ tuân thủ mà không phải trả nhiều thuế hơn mức cần thiết.

Quy tắc cốt lõi: nguồn gốc thu nhập quan trọng hơn nơi đặt thực thể

Hoa Kỳ không đánh thuế chủ sở hữu nước ngoài chỉ vì họ thành lập một LLC hoặc corporation tại một tiểu bang của Hoa Kỳ. Nghĩa vụ thuế phụ thuộc vào một số câu hỏi riêng biệt:

• Chủ sở hữu là cư dân thuế của Hoa Kỳ hay là người không cư trú?
• Thu nhập có nguồn gốc từ Hoa Kỳ không?
• Thu nhập có liên quan đến hoạt động kinh doanh tại Hoa Kỳ không?
• Có hiệp định thuế nào áp dụng không?
• Có nghĩa vụ khấu trừ, khai báo hoặc nộp hồ sơ theo tiểu bang không?

Khung phân tích đó giải thích vì sao hai doanh nghiệp có giấy tờ thành lập giống hệt nhau nhưng lại có kết quả thuế khác nhau. Một nhà sáng lập nước ngoài làm việc hoàn toàn bên ngoài Hoa Kỳ có thể có kết quả rất khác so với người điều hành cùng mô hình kinh doanh nhưng có hoạt động tại Hoa Kỳ.

Ai là đối tượng bị IRS đánh thuế trên thu nhập toàn cầu

Công dân Hoa Kỳ và cư dân thuế của Hoa Kỳ thường bị đánh thuế trên thu nhập toàn cầu. Điều đó có nghĩa là thu nhập kiếm được ở bất kỳ đâu trên thế giới đều có thể thuộc phạm vi thuế liên bang Hoa Kỳ, ngay cả khi doanh nghiệp được thành lập ở nước ngoài.

Chủ doanh nghiệp nước ngoài không phải cư dân thuế Hoa Kỳ thường bị áp dụng một bộ quy tắc hẹp hơn. Trong nhiều trường hợp, IRS chỉ xem xét thu nhập có nguồn gốc từ Hoa Kỳ và một số khoản thu nhập được xem là có liên hệ thực tế với hoạt động kinh doanh tại Hoa Kỳ. Sự khác biệt này là điểm khởi đầu để hiểu cách một số nhà sáng lập nước ngoài có thể hợp pháp giảm hoặc tránh thuế thu nhập liên bang Hoa Kỳ trên lợi nhuận kinh doanh.

Khi nào nhà sáng lập nước ngoài có thể phải nộp thuế Hoa Kỳ

Chủ sở hữu nước ngoài vẫn có thể phải nộp thuế Hoa Kỳ nếu hoạt động kinh doanh tạo ra hiện diện chịu thuế tại Hoa Kỳ hoặc tạo ra một số loại thu nhập có nguồn gốc từ Hoa Kỳ. Những khái niệm quan trọng nhất là thu nhập gắn liền với hoạt động kinh doanh, thu nhập chịu khấu trừ và trạng thái hoạt động kinh doanh tại Hoa Kỳ.

Thu nhập gắn liền với hoạt động kinh doanh

Thu nhập gắn liền với hoạt động kinh doanh, thường gọi là ECI, là thu nhập có liên hệ với hoạt động kinh doanh tại Hoa Kỳ. Nếu thu nhập là ECI, nó có thể phải chịu thuế liên bang Hoa Kỳ ngay cả khi chủ sở hữu sống ở nước ngoài.

Trên thực tế, việc xác định thu nhập có phải là ECI hay không phụ thuộc vào các yếu tố như:

• Công việc được thực hiện ở đâu
• Quyết định kinh doanh được đưa ra ở đâu
• Doanh nghiệp có nhân viên hoặc nhà thầu tại Hoa Kỳ hay không
• Có văn phòng cố định tại Hoa Kỳ hay không
• Hoạt động tiếp xúc khách hàng có thực sự được thực hiện từ Hoa Kỳ hay không

Phân tích ECI phụ thuộc rất nhiều vào từng tình huống cụ thể. Một nhà sáng lập có thể có khách hàng tại Hoa Kỳ mà không nhất thiết tạo ra ECI, nhưng hoạt động vận hành, nhân sự hoặc chức năng kinh doanh chủ động tại Hoa Kỳ có thể nhanh chóng làm thay đổi kết quả.

Thu nhập FDAP và khấu trừ tại nguồn

Một số loại thu nhập thụ động có nguồn gốc từ Hoa Kỳ, như cổ tức, lãi vay, tiền bản quyền và một số khoản thanh toán tương tự, có thể chịu các quy tắc khấu trừ tại nguồn ngay cả khi người nhận là người nước ngoài. Các quy tắc này tách biệt với ECI và phụ thuộc vào bản chất của khoản thanh toán, bên thanh toán và bất kỳ lợi ích hiệp định nào có thể áp dụng.

Đối với nhà sáng lập nước ngoài, điều này rất quan trọng vì nghĩa vụ thuế tại Hoa Kỳ không chỉ giới hạn ở lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh. Dòng thanh toán, thu nhập đầu tư, doanh thu cấp phép và khoản chi trả từ nền tảng đều có thể tạo ra các kết quả thuế và nghĩa vụ báo cáo khác nhau.

Hoạt động kinh doanh tại Hoa Kỳ

Một doanh nghiệp nước ngoài có thể tạo ra nghĩa vụ thuế tại Hoa Kỳ nếu bị xem là đang tham gia hoạt động kinh doanh tại Hoa Kỳ. Điều này có thể xảy ra khi công ty có hoạt động kinh doanh đáng kể tại Hoa Kỳ thay vì chỉ có địa chỉ nhận thư, đại lý đăng ký hoặc hồ sơ tại tiểu bang.

Các ví dụ có thể làm tăng rủi ro gồm:

• Nhân viên làm việc tại Hoa Kỳ
• Văn phòng hoặc kho hàng đặt tại Hoa Kỳ
• Hoạt động bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ được quản lý từ trong Hoa Kỳ
• Các quyết định vận hành quan trọng được thực hiện trên lãnh thổ Hoa Kỳ
• Cách bố trí tồn kho hoặc hoàn tất đơn hàng tạo ra sự hiện diện kinh doanh tại Hoa Kỳ

Cấu trúc kinh doanh càng giống một hoạt động thực sự tại Hoa Kỳ thì bức tranh thuế càng có khả năng thay đổi.

Vì sao một LLC tại Hoa Kỳ không tự động tạo ra thuế Hoa Kỳ

Một trong những hiểu lầm lớn nhất là LLC tại Hoa Kỳ tự động khiến mọi khoản thu nhập bị đánh thuế. Việc thành lập không quyết định nghĩa vụ thuế. Điều quan trọng là công ty được sở hữu như thế nào, chủ sở hữu là cư dân thuế ở đâu, công việc được thực hiện ở đâu và hoạt động có tạo ra ECI hoặc các khoản thu nhập có nguồn gốc từ Hoa Kỳ hay không.

LLC tại Hoa Kỳ có thể hữu ích cho ngân hàng, ký hợp đồng, xử lý thanh toán và tăng độ tin cậy. Nhưng bản thân nó không phải là chiến lược thuế. Trong một số trường hợp, thiết lập sai có thể tạo ra thêm nghĩa vụ khai báo hoặc thậm chí phát sinh nghĩa vụ thuế ngoài dự kiến.

Vì vậy, nhà sáng lập nước ngoài nên tách biệt ba câu hỏi khác nhau:

• Thành lập: Thực thể được thành lập ở đâu?
• Phân loại thuế: Thực thể được xem như thế nào cho mục đích thuế?
• Vận hành: Doanh nghiệp thực sự được điều hành ở đâu?

Ba yếu tố này không giống nhau.

Các cấu trúc phổ biến và ý nghĩa của chúng

Cấu trúc phù hợp phụ thuộc vào mô hình kinh doanh, quyền sở hữu và địa điểm vận hành. Một số thiết lập phổ biến cho thấy kết quả thuế có thể khác nhau như thế nào.

LLC một thành viên

LLC một thành viên thường được chọn vì tính đơn giản. Tuy nhiên, cho mục đích thuế, thực thể này có thể bị xem như không tách biệt hoặc được xử lý khác tùy theo lựa chọn thuế, tình trạng cư trú của chủ sở hữu và hoạt động kinh doanh.

Chủ sở hữu nước ngoài không nên cho rằng cấu trúc này tự động không chịu thuế hoặc tự động chịu thuế.

Điều quan trọng không phải là tên gọi của thực thể, mà là hoạt động cơ bản và hồ sơ báo cáo của nó.

Corporation hoặc C-Corp

Corporation có thể tạo ra hồ sơ thuế khác với LLC. Đối với một số nhà sáng lập nước ngoài, corporation có thể phù hợp cho quản lý trách nhiệm pháp lý, sẵn sàng gọi vốn hoặc hoạch định vận hành. Nhưng nó cũng có thể tạo ra các vấn đề ở cấp công ty và cấp cổ đông cần được phân tích cẩn thận.

LLC nhiều thành viên hoặc partnership

Khi có nhiều chủ sở hữu, quy tắc sẽ phức tạp hơn. Cách đánh thuế partnership có thể tạo ra nghĩa vụ khai báo cho thực thể và cho các chủ sở hữu, ngay cả khi doanh nghiệp do người nước ngoài sở hữu. Tỷ lệ sở hữu, phân bổ lợi nhuận và quy tắc nguồn gốc thu nhập tại Hoa Kỳ đều rất quan trọng.

Các bước thực tế để tuân thủ và giảm thiểu rủi ro

Nhà sáng lập nước ngoài muốn giảm thiểu nghĩa vụ thuế tại Hoa Kỳ nên tập trung vào kỷ luật tuân thủ ngay từ ngày đầu. Mục tiêu không phải là che giấu hoạt động. Mục tiêu là cấu trúc vận hành đúng cách và ghi nhận đầy đủ các фактов hỗ trợ kết quả thuế mong muốn.

1. Chọn đúng loại thực thể cho mô hình kinh doanh

Việc chọn thực thể nên phù hợp với kế hoạch vận hành thực tế của nhà sáng lập. Doanh nghiệp dịch vụ, thương hiệu thương mại điện tử, công ty phần mềm hoặc công ty nắm giữ tài sản có thể cần cấu trúc khác nhau.

2. Ghi chép rõ ràng hoạt động kinh doanh

Nếu công ty hoạt động bên ngoài Hoa Kỳ, hãy lưu giữ hồ sơ cho thấy các quyết định được đưa ra ở đâu, dịch vụ được thực hiện ở đâu và doanh nghiệp được quản lý ở đâu. Hồ sơ tốt rất quan trọng nếu cách xử lý thuế bị xem xét lại.

3. Tách biệt thực thể tại Hoa Kỳ với hoạt động cá nhân của nhà sáng lập

Trộn lẫn hoạt động cá nhân và hoạt động kinh doanh sẽ khiến việc tuân thủ khó khăn hơn. Hãy dùng tài khoản ngân hàng riêng cho doanh nghiệp, ghi chép sổ sách rõ ràng và tổ chức hợp đồng, hóa đơn cùng các khoản thanh toán một cách nhất quán.

4. Hiểu các biểu mẫu khấu trừ và giấy tờ thuế

Chủ sở hữu nước ngoài có thể cần cung cấp giấy tờ cho ngân hàng, bộ xử lý thanh toán, nền tảng hoặc khách hàng. Tùy theo tình huống, các biểu mẫu như W-8BEN hoặc W-8BEN-E có thể liên quan. Thực thể cũng có thể có nghĩa vụ báo cáo dễ bị bỏ sót nếu doanh nghiệp chỉ có một phần hoạt động tại Hoa Kỳ.

5. Xem xét lợi ích từ hiệp định nếu áp dụng

Hiệp định thuế đôi khi có thể giảm khấu trừ tại nguồn hoặc thay đổi cách thu nhập bị đánh thuế. Việc phân tích hiệp định không diễn ra tự động, và lợi ích phụ thuộc vào điều kiện đủ tư cách cũng như loại thu nhập liên quan. Tuy vậy, đây vẫn là một trong những nơi đầu tiên mà nhà sáng lập nước ngoài nên xem xét.

6. Lưu ý các nghĩa vụ ở cấp tiểu bang

Doanh nghiệp có thể gần như không phải nộp thuế thu nhập liên bang nhưng vẫn phải đăng ký hoặc nộp hồ sơ tại cấp tiểu bang. Các quy tắc về nexus, franchise tax, thuế bán hàng và báo cáo thường niên của tiểu bang có thể tạo ra công việc tuân thủ ngay cả khi thuế thu nhập liên bang thấp.

7. Nộp các tờ khai bắt buộc đúng hạn

Nhiều vấn đề thuế xuất phát từ việc quên nộp hồ sơ hơn là từ mô hình kinh doanh ban đầu. Ngay cả khi nhà sáng lập tin rằng số thuế cuối cùng phải bằng 0, nghĩa vụ nộp tờ khai vẫn có thể tồn tại.

Những sai lầm tạo ra vấn đề thuế có thể tránh được

Nhà sáng lập nước ngoài thường tự tạo ra vấn đề vì cho rằng một thực thể tại Hoa Kỳ là đủ. Các sai lầm phổ biến gồm:

• Xem việc thành lập là thay thế cho kế hoạch thuế
• Bỏ qua việc hoạt động có thực sự được thực hiện tại Hoa Kỳ hay không
• Không theo dõi nơi dịch vụ được cung cấp
• Trộn lẫn hoạt động nước ngoài và Hoa Kỳ trong cùng một cấu trúc mà không phân tích
• Bỏ sót giấy tờ khấu trừ từ nền tảng thanh toán hoặc đối tác
• Bỏ qua đăng ký cấp tiểu bang và báo cáo thường niên
• Chờ đến mùa thuế mới bắt đầu nghĩ về phân loại và báo cáo

Mỗi sai lầm này đều có thể tốn kém nếu phải xử lý sau này. Phòng ngừa luôn rẻ hơn khắc phục.

Khi nào thuế thu nhập liên bang Hoa Kỳ ở mức 0% có thể xảy ra

Đối với một số nhà sáng lập nước ngoài, kết quả thuế thu nhập liên bang Hoa Kỳ bằng 0% trên lợi nhuận kinh doanh là hoàn toàn có thể và hợp pháp. Thông thường, điều đó phụ thuộc vào sự kết hợp của nhiều yếu tố, bao gồm:

• Chủ sở hữu không phải là cư dân thuế Hoa Kỳ
• Thu nhập không phải là thu nhập chịu thuế có nguồn gốc từ Hoa Kỳ
• Doanh nghiệp không tạo ra ECI
• Không có quy tắc khấu trừ đặc biệt nào áp dụng
• Các tờ khai và giấy tờ bắt buộc vẫn được hoàn thành đúng cách

Kết quả đó không tự động xảy ra và cũng không được đảm bảo chỉ bằng việc thành lập thực thể. Nó là kết quả của việc phân tích kỹ lưỡng dựa trên toàn bộ фактов và hoàn cảnh.

Zenind hỗ trợ nhà sáng lập nước ngoài như thế nào

Zenind giúp doanh nhân nước ngoài thành lập doanh nghiệp tại Hoa Kỳ đúng cách và duy trì thiết lập của công ty phù hợp với hoạt động thực tế. Đối với các nhà sáng lập đang mở rộng sang Hoa Kỳ, điều đó có thể bao gồm hỗ trợ với:

• Thành lập công ty tại Hoa Kỳ
• Hỗ trợ lấy EIN
• Dịch vụ đại lý đăng ký
• Theo dõi tuân thủ thường xuyên
• Nhắc nhở và hỗ trợ nộp báo cáo thường niên

Đối với chủ sở hữu nước ngoài, giá trị không chỉ là thành lập công ty. Đó là xây dựng một cấu trúc được tổ chức tốt, tuân thủ và sẵn sàng cho việc xem xét về thuế và vận hành trước khi vấn đề phát sinh.

Kết luận

Chủ doanh nghiệp nước ngoài thường có thể giảm hoặc tránh thuế thu nhập liên bang Hoa Kỳ một cách hợp pháp, nhưng chỉ khi các фактов ủng hộ kết quả đó. Những vấn đề then chốt là tình trạng cư trú thuế, nguồn gốc thu nhập, ECI, khấu trừ tại nguồn và tuân thủ cấp tiểu bang. Một LLC hoặc corporation tại Hoa Kỳ chỉ là một phần của bức tranh.

Nếu bạn là nhà sáng lập không cư trú tại Hoa Kỳ, con đường an toàn nhất là xây dựng doanh nghiệp với các quy tắc thuế được cân nhắc ngay từ đầu. Zenind có thể giúp bạn thành lập và duy trì một doanh nghiệp tại Hoa Kỳ với cấu trúc hỗ trợ tuân thủ, rõ ràng và tăng trưởng dài hạn.