Cách đạt hiệu suất vượt trội từ đội ngũ của bạn: 4 bước lãnh đạo dành cho nhà sáng lập

Một đội ngũ mạnh không tự nhiên mà có. Họ được xây dựng từ khả năng lãnh đạo rõ ràng, kỳ vọng nhất quán và một môi trường nơi mọi người hiểu rằng công việc của họ có ý nghĩa. Với các nhà sáng lập và chủ doanh nghiệp nhỏ, điều đó còn quan trọng hơn nữa. Khi bạn đang khởi nghiệp, quản lý tăng trưởng và cố gắng giữ cho vận hành đi vào nề nếp, hiệu suất của đội ngũ sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến doanh thu, sự hài lòng của khách hàng và sự ổn định lâu dài.

Nếu bạn đang xây dựng doanh nghiệp tại Hoa Kỳ, Zenind có thể giúp bạn xử lý phần thành lập và tuân thủ pháp lý để bạn có thể dành nhiều năng lượng hơn cho lãnh đạo, triển khai và tăng trưởng. Nhưng sau khi công ty được thành lập, thách thức tiếp theo thường còn khó hơn: làm sao để mọi người làm việc ở mức tốt nhất.

Tin tốt là hiệu suất cao không hề bí ẩn. Trong hầu hết tổ chức, những cải thiện lớn nhất đến từ vài thói quen lãnh đạo nhất quán. Nếu bạn muốn đội ngũ của mình gắn kết hơn, có trách nhiệm hơn và làm việc hiệu quả hơn, hãy tập trung vào bốn bước sau.

Vì sao hiệu suất đội ngũ quan trọng đến vậy

Một đội ngũ chỉ gắn bó ở mức nửa vời sẽ tạo ra chi phí lớn hơn nhiều so với những gì hầu hết chủ doanh nghiệp nhận ra. Trễ hạn, chất lượng không đồng đều, giao tiếp yếu và thiếu tinh thần chủ động đều tạo ra lực cản. Ngay cả khi doanh nghiệp vẫn có lãi, hiệu suất kém của đội ngũ vẫn có thể làm chậm mở rộng và khiến nhà sáng lập bị quá tải.

Ngược lại, một đội ngũ hiệu suất cao có thể nhân lên hiệu quả của từng đồng bạn chi ra. Nhân viên hiểu kỳ vọng, cảm thấy được tôn trọng và nhìn thấy con đường thành công sẽ có xu hướng giải quyết vấn đề trước khi chúng trở nên nghiêm trọng. Họ giao tiếp rõ ràng hơn. Họ chủ động đưa ra ý tưởng. Họ không chờ được cứu.

Điều đó đặc biệt quan trọng với các công ty khởi nghiệp và doanh nghiệp ở giai đoạn đầu. Ở giai đoạn này, hầu như không có chỗ cho nỗ lực lãng phí. Mỗi vai trò đều phải đóng góp, và mỗi người đều cần hiểu công việc của mình gắn với mục tiêu của công ty như thế nào.

1. Kết nối với con người của bạn

Hiệu suất bắt đầu từ mối quan hệ. Mọi người có xu hướng làm việc tốt nhất khi họ tin tưởng người dẫn dắt mình và cảm thấy mình được đối xử như những đối tác thực sự, chứ không phải nguồn lực có thể thay thế.

Kết nối không có nghĩa là hạ thấp tiêu chuẩn. Nó có nghĩa là thể hiện đủ quan tâm đến đội ngũ để hiểu điều gì đang cản trở thành công của họ. Những nhà lãnh đạo kết nối tốt sẽ đặt câu hỏi hay hơn, lắng nghe cẩn thận hơn và chú ý đến những gì người khác đang nói ngay cả khi chưa nói thành lời.

Một cách thực tế để cải thiện sự kết nối là đi xa hơn những lần cập nhật công việc thường lệ. Thay vì chỉ hỏi liệu một nhiệm vụ đã hoàn thành hay chưa, hãy hỏi những câu cho thấy bối cảnh:

• Điều gì đang làm bạn chậm lại lúc này?
• Chỗ nào bạn thấy mục tiêu chưa rõ?
• Điều gì sẽ giúp dự án này triển khai dễ hơn?
• Bạn cần tôi hỗ trợ gì?

Những câu hỏi này giúp phát hiện điểm nghẽn trước khi chúng trở thành vấn đề. Chúng cũng cho thấy người lãnh đạo quan tâm đến kết quả, không chỉ các bản cập nhật trạng thái.

Kết nối cũng cần sự nhất quán. Nhân viên nhanh chóng nhận ra liệu một quản lý chỉ xuất hiện khi có khủng hoảng hay việc giao tiếp có diễn ra đều đặn hay không. Đội ngũ thường gắn kết hơn khi lãnh đạo có thể dự đoán được, tôn trọng và hiện diện.

Với nhà sáng lập, điều này thường có nghĩa là dành thời gian mỗi tuần cho các cuộc trao đổi trực tiếp. Ngay cả một doanh nghiệp nhỏ cũng có thể tạo ra văn hóa mạnh nếu lãnh đạo sẵn sàng lắng nghe và phản hồi.

2. Thử thách đội ngũ theo cách đúng

Nhiều nhân viên không trở nên mất gắn kết vì lười biếng. Họ mất gắn kết vì công việc không còn tạo ra thử thách. Các nhiệm vụ lặp đi lặp lại mà thiếu cơ hội phát triển, quyền chủ động hoặc tiến bộ rõ ràng có thể khiến cả những người có năng lực cũng cảm thấy bị mắc kẹt.

Thử thách lành mạnh giúp đội ngũ luôn tỉnh táo và có động lực. Nó tạo ra đà tiến. Nó cũng giúp bạn nhận ra ai đã sẵn sàng nhận thêm trách nhiệm.

Điều quan trọng không phải là giao quá tải cho mọi người. Mà là trao cho họ công việc có ý nghĩa, đòi hỏi phát triển năng lực. Điều đó có thể là giao một dự án mang tính mở rộng, mở rộng vai trò, giới thiệu một công cụ mới hoặc yêu cầu ai đó dẫn dắt một nỗ lực cải tiến quy trình.

Thử thách hiệu quả nhất khi đi kèm hỗ trợ. Nếu bạn muốn ai đó nhận thêm trách nhiệm, hãy cho họ đào tạo, bối cảnh và nguồn lực để thành công. Nếu không, thử thách sẽ biến thành thất vọng.

Một thói quen lãnh đạo hữu ích là gắn mỗi trách nhiệm mới với ba yếu tố:

• một kết quả rõ ràng cần đạt được
• quyền hạn cần thiết để hành động
• một mốc kiểm tra để nhận phản hồi và điều chỉnh

Cấu trúc đó cho mọi người không gian để phát triển mà không phải tự đoán thành công trông như thế nào.

Các nhà sáng lập thường mắc sai lầm khi cho rằng những người có động lực sẽ tự biết cách xoay xở. Một số người làm được. Nhưng nhiều người thì không. Nếu bạn muốn hiệu suất tốt hơn, hãy thiết kế thử thách một cách có chủ đích.

3. Giao tiếp chính xác và lặp lại

Sự mơ hồ là một trong những cách nhanh nhất làm suy yếu hiệu suất. Khi mọi người không hiểu mục tiêu, thứ tự ưu tiên hoặc tiêu chuẩn, họ sẽ tự điền vào khoảng trống bằng suy đoán của riêng mình. Điều đó gần như luôn dẫn đến lãng phí thời gian.

Giao tiếp mạnh mẽ phải cụ thể. Nó giải thích điều gì quan trọng, vì sao nó quan trọng và thế nào là thành công. Nó cũng lặp lại thông điệp đủ nhiều để trở thành một phần trong cách đội ngũ làm việc.

Nhà sáng lập nên giao tiếp theo ba hướng:

• tầm nhìn của công ty
• các ưu tiên của dự án
• vai trò của từng người

Nếu nhân viên không thể diễn đạt sứ mệnh bằng ngôn ngữ đơn giản, thì thông điệp vẫn chưa đủ rõ.

Giao tiếp tốt không chỉ diễn ra trong các cuộc họp lớn. Nó diễn ra trong các buổi một-kèm-một hàng tuần, cập nhật dự án, đánh giá hiệu suất và những điều chỉnh nhanh ngay trong lúc làm việc. Mục tiêu là giảm sự không chắc chắn.

Một vài thực hành giúp giao tiếp hiệu quả hơn:

• Đặt mục tiêu bằng văn bản cho các dự án quan trọng.
• Xác định rõ thế nào là “hoàn thành” trước khi bắt đầu.
• Rà soát tiến độ thường xuyên, không chỉ vào cuối cùng.
• Xử lý vấn đề sớm, khi chúng vẫn còn dễ khắc phục.

Nhiều đội ngũ làm việc dưới mức kỳ vọng vì không ai muốn là người đầu tiên nói rằng mọi thứ đang lệch hướng. Lãnh đạo phải tạo ra một môi trường nơi phản hồi trung thực là điều được kỳ vọng, không phải bị trừng phạt.

Giao tiếp còn có nghĩa là khép kín vòng phản hồi. Nếu ai đó nêu ra một lo ngại, hãy theo dõi lại. Nếu quyết định thay đổi, hãy giải thích lý do. Nếu một dự án thành công, hãy cho cả đội biết điều gì đã hiệu quả. Những thói quen này xây dựng niềm tin và giảm bớt sự nhầm lẫn do tin đồn.

4. Ghi nhận những điều đang hoạt động tốt

Con người có xu hướng lặp lại những gì được ghi nhận. Nếu chỉ sai sót mới thu hút sự chú ý, nhân viên sẽ trở nên dè dặt và phòng thủ. Nếu tiến bộ, nỗ lực và kết quả được ghi nhận, mọi người sẽ có xu hướng lặp lại những hành vi tạo ra thành công.

Việc ghi nhận không nhất thiết phải tốn kém hay trang trọng. Trong nhiều doanh nghiệp nhỏ, cách công nhận hiệu quả nhất là đơn giản và kịp thời. Một lời cảm ơn trực tiếp, một lời nhắc công khai trong cuộc họp nhóm, hoặc một ghi chú liên hệ công việc của ai đó với kết quả kinh doanh đều có thể tạo ra tác động lớn.

Sự ghi nhận tốt nhất là cụ thể. Thay vì nói “làm tốt lắm”, hãy nói rõ người đó đã làm gì và vì sao điều đó quan trọng. Như vậy, lời ghi nhận trở nên đáng tin và củng cố hành vi bạn muốn thấy lặp lại.

Hãy cố gắng ghi nhận:

• một dự án hoàn thành đúng hạn
• một cải tiến quy trình giúp tiết kiệm thời gian
• một vấn đề của khách hàng được giải quyết tốt
• một đồng đội đã đứng ra hỗ trợ trong giai đoạn bận rộn

Ghi nhận cũng giúp giữ chân nhân sự. Nhân viên giỏi muốn biết rằng đóng góp của họ được nhìn thấy. Khi họ không cảm thấy được trân trọng, họ sẽ bắt đầu tìm cơ hội khác, ngay cả khi mức lương vẫn cạnh tranh.

Với nhà sáng lập, điều này rất quan trọng vì thay thế một nhân viên giỏi vừa tốn thời gian vừa tốn tiền. Một văn hóa biết trân trọng không phải là cách quản lý mềm yếu. Đó là một hình thức giảm rủi ro.

Bốn bước này phối hợp với nhau như thế nào

Bốn bước lãnh đạo này hiệu quả nhất khi được dùng cùng nhau. Kết nối xây dựng niềm tin. Thử thách tạo ra sự phát triển. Giao tiếp mang lại định hướng. Ghi nhận củng cố hành vi đúng.

Nếu thiếu một trong bốn yếu tố này, hiệu suất thường suy giảm theo những cách dễ đoán:

• Thiếu kết nối, mọi người mất gắn kết.
• Thiếu thử thách, mọi người chững lại.
• Thiếu giao tiếp, mọi người đi chệch hướng.
• Thiếu ghi nhận, mọi người cảm thấy mình vô hình.

Mục tiêu không phải là hoàn hảo. Mục tiêu là sự nhất quán. Đội ngũ không cần một nhà lãnh đạo phi thường mỗi quý. Họ cần một người vững vàng mỗi tuần.

Một kế hoạch triển khai đơn giản cho nhà sáng lập

Nếu bạn muốn cải thiện hiệu suất đội ngũ nhanh chóng, hãy bắt đầu bằng một quy trình thực tế:

1. Lên lịch các buổi một-kèm-một định kỳ với từng thành viên.
2. Xác định một cơ hội thử thách cho mỗi người.
3. Viết ra các ưu tiên hàng đầu của tháng hiện tại.
4. Rà soát tiến độ theo một nhịp cố định.
5. Ghi nhận ít nhất một thành tựu có ý nghĩa mỗi tuần.

Điều này không phức tạp, nhưng đòi hỏi kỷ luật. Những nhà lãnh đạo duy trì được sự nhất quán thường thấy trách nhiệm tốt hơn, tinh thần tốt hơn và khả năng triển khai tốt hơn.

Những sai lầm phổ biến cần tránh

Ngay cả những nhà sáng lập có thiện ý cũng có thể làm suy yếu hiệu suất bằng những sai lầm có thể tránh được:

• thay đổi kỳ vọng quá thường xuyên
• chỉ phản hồi khi có sự cố
• nhầm lẫn giữa hoạt động và tiến bộ
• cho rằng im lặng đồng nghĩa với đồng ý
• chỉ ghi nhận kết quả đầu ra mà bỏ qua nỗ lực

Mỗi sai lầm này đều tạo ra ma sát. Cách khắc phục rất rõ ràng: hãy rõ ràng hơn, nhất quán hơn và có chủ đích hơn trong cách lãnh đạo.

Lời kết

Hiệu suất vượt trội không chỉ là kết quả của áp lực. Nó là kết quả của cách lãnh đạo giúp mọi người làm việc tốt nhất. Khi bạn kết nối với đội ngũ, thử thách họ đúng cách, giao tiếp rõ ràng và ghi nhận tiến bộ thực sự, bạn tạo ra điều kiện để có kết quả tốt hơn.

Với các nhà sáng lập đang xây dựng doanh nghiệp từ con số không, kiểu lãnh đạo đó có ý nghĩa từ ngày đầu tiên. Zenind có thể giúp bạn thành lập và duy trì nền tảng pháp lý của công ty để bạn tập trung vào con người và quy trình tạo ra tăng trưởng. Khi doanh nghiệp đã vận hành, những thói quen lãnh đạo đúng đắn có thể biến một đội ngũ trung bình thành một đội ngũ hiệu suất cao.

Những công ty tăng trưởng mạnh nhất thường không phải là những công ty có nhà lãnh đạo ồn ào nhất. Đó là những công ty có nhà lãnh đạo biết cách phát huy tối đa năng lực của con người mình.