Cách các nhà sáng lập có thể vượt qua sự trì hoãn và xây dựng đà phát triển trong kinh doanh

Sự trì hoãn không chỉ là vấn đề năng suất cá nhân. Đối với các nhà sáng lập và chủ doanh nghiệp nhỏ, nó có thể làm chậm quá trình thành lập công ty, trì hoãn các hồ sơ quan trọng, làm suy yếu dòng tiền và biến những quyết định đơn giản thành các nút thắt tốn kém. Một việc chỉ mất mười phút hôm nay có thể trở thành vấn đề tuân thủ, một cơ hội bị bỏ lỡ hoặc một sự vội vã đầy căng thẳng về sau.

Tin tốt là sự trì hoãn thường là một thói quen, không phải một khuyết điểm tính cách. Điều đó có nghĩa là nó có thể được thay đổi bằng hệ thống phù hợp, môi trường phù hợp và sự hiểu biết tốt hơn về nguyên nhân thực sự khiến bạn chậm lại.

Với các doanh nhân, đà phát triển rất quan trọng. Khi bạn hành động nhanh trong việc thành lập, lập kế hoạch và thực thi đến cùng, bạn sẽ tạo ra một doanh nghiệp dễ quản lý hơn và khó bị chệch hướng hơn nhiều. Điều này đặc biệt đúng trong giai đoạn đầu, khi mỗi quyết định đều ảnh hưởng đến tốc độ bạn có thể ra mắt, duy trì tuân thủ và xây dựng niềm tin với khách hàng.

Vì sao sự trì hoãn tác động mạnh đến các nhà sáng lập

Khởi nghiệp và điều hành doanh nghiệp bao gồm nhiều công việc quan trọng nhưng không phải lúc nào cũng hấp dẫn. Bạn có thể cần chọn loại hình doanh nghiệp, nộp hồ sơ thành lập, xin EIN, lập thỏa thuận điều hành, lưu trữ hồ sơ, đăng ký các yêu cầu của tiểu bang và theo kịp các hồ sơ hàng năm. Không việc nào trong số đó quá khó khi đứng riêng lẻ, nhưng cộng lại chúng có thể tạo ra cảm giác quá tải.

Cảm giác quá tải đó thường dẫn đến chậm trễ.

Các nhà sáng lập trì hoãn vì một vài lý do phổ biến:

• Công việc có vẻ quá lớn hoặc không rõ ràng.
• Hậu quả chưa mang tính tức thời.
• Công việc không quen thuộc, nên dễ né tránh hơn.
• Công việc không phù hợp với thế mạnh của nhà sáng lập.
• Không có hệ thống nào để giữ cho công việc tiếp tục tiến lên.

Khi điều đó xảy ra, chủ doanh nghiệp thường rơi vào vòng lặp trì hoãn. Họ tự nhủ sẽ xử lý sau đơn hàng tiếp theo, sau cuộc họp tiếp theo, hoặc khi mọi thứ bớt bận. Nhưng doanh nghiệp hiếm khi tự nhiên trở nên ít bận hơn. Khối công việc tồn đọng chỉ ngày càng tăng.

Cái giá thực sự của việc chậm trễ

Trong đời sống cá nhân, trì hoãn có thể chỉ là một căn phòng bừa bộn hoặc bỏ lỡ một buổi tập. Trong kinh doanh, nó có thể tạo ra các vấn đề pháp lý và vận hành.

Trì hoãn giấy tờ thành lập có thể làm chậm thời điểm ra mắt. Bỏ lỡ hạn tuân thủ có thể dẫn đến phạt. Chờ quá lâu mới tách biệt tài chính cá nhân và tài chính doanh nghiệp có thể làm kế toán khó hơn và tăng rủi ro. Không ghi chép các quyết định có thể gây nhầm lẫn về sau khi bạn đưa đối tác, nhà đầu tư hoặc nhân viên vào.

Cũng có một cái giá về tâm lý. Khi doanh nhân liên tục né tránh công việc quan trọng, họ bắt đầu mất niềm tin vào khả năng lãnh đạo của chính mình. Doanh nghiệp dần trở nên nặng nề hơn mức cần thiết.

Cách khắc phục không phải là làm việc chăm chỉ hơn theo từng đợt. Cách khắc phục là xây dựng một quy trình khiến hành động trở nên dễ hơn việc né tránh.

Bắt đầu từ bước nhỏ tiếp theo

Những việc lớn khiến ta choáng ngợp vì bộ não nhìn chúng như thứ gì đó mơ hồ và tốn nhiều công sức. Cách nhanh nhất để phá vỡ mô thức đó là thu nhỏ quyết định.

Thay vì hỏi: “Làm sao để hoàn thành tất cả?”, hãy hỏi: “Bước tiếp theo có thể nhìn thấy là gì?”

Ví dụ:

• Thay vì “thành lập công ty”, hãy chọn loại hình pháp nhân và khu vực pháp lý.
• Thay vì “xử lý tuân thủ”, hãy tạo một danh sách các hồ sơ cần nộp.
• Thay vì “làm cho có tổ chức”, hãy mở một thư mục cho tài liệu thành lập và đặt tên tệp đúng cách.
• Thay vì “tiếp thị doanh nghiệp”, hãy viết bản nháp đầu tiên của một trang đích.

Những bước nhỏ làm giảm lực cản. Khi hành động bắt đầu, đà phát triển thường sẽ theo sau.

Xây dựng hệ thống, không phải lời hứa

Một trong những sai lầm lớn nhất của doanh nhân là dựa vào động lực. Động lực hữu ích, nhưng không ổn định. Hệ thống mới là thứ giữ cho doanh nghiệp tiếp tục vận hành khi động lực giảm sút.

Một hệ thống tốt có ba chức năng:

• Làm cho hành động tiếp theo trở nên rõ ràng.
• Giảm số lượng quyết định cần đưa ra.
• Tạo ra một hạn chót hoặc tín hiệu thúc đẩy công việc tiến lên.

Ví dụ, một nhà sáng lập thường trì hoãn các việc tuân thủ có thể dùng một buổi rà soát hàng tháng trên lịch. Một nhà sáng lập tránh giấy tờ có thể dành một khung giờ cố định lặp lại cho công việc hành chính. Một nhà sáng lập thường xuyên trì hoãn nộp hồ sơ có thể dùng dịch vụ tập trung nhắc việc, truy cập tài liệu và hỗ trợ liên tục.

Hệ thống giúp bạn không phải tự mình ghi nhớ mọi thứ.

Đặt hạn chót trước khi hạn chót kiểm soát bạn

Nhiều việc kinh doanh chỉ phát sinh hậu quả sau khi bạn bỏ lỡ chúng. Đó là điều khiến chúng nguy hiểm. Nếu hạn chót có vẻ trừu tượng, trì hoãn thường sẽ thắng.

Giải pháp là tạo ra hạn chót nội bộ của riêng bạn.

Nếu một hồ sơ phải nộp trong 30 ngày, hãy đặt mục tiêu của bạn là 20 ngày. Nếu một thỏa thuận điều hành cần xem xét, hãy lên lịch trước ngày ra mắt công ty. Nếu bạn cần mở tài khoản ngân hàng doanh nghiệp, hãy hoàn thành các bước thành lập trước để những phần còn lại không bị đình trệ.

Làm sớm hơn biến tính khẩn cấp thành một quy trình được quản lý thay vì một cuộc khủng hoảng.

Ủy quyền những việc bạn không nên tự gánh

Nhà sáng lập không cần tự làm mọi việc. Trên thực tế, cố làm tất cả thường tạo ra nhiều trì hoãn hơn, chứ không ít hơn.

Một câu hỏi thực tế sẽ hữu ích ở đây: việc này có nhất thiết phải do chính bạn làm không?

Nếu câu trả lời là không, hãy ủy quyền.

Điều đó có thể là giao sổ sách cho kế toán, giao rà soát pháp lý cho luật sư, giao thực thi marketing cho cộng tác viên, hoặc giao nhắc việc tuân thủ cho dịch vụ thành lập doanh nghiệp. Ủy quyền không phải là né tránh trách nhiệm. Đó là phân công công việc cho đúng người để doanh nghiệp có thể tiến nhanh hơn và ít sai sót hơn.

Zenind giúp chủ doanh nghiệp giảm gánh nặng hành chính bằng cách hỗ trợ nhu cầu thành lập và tuân thủ liên tục. Nhờ đó, các nhà sáng lập có thể dành nhiều thời gian hơn cho tăng trưởng và ít thời gian hơn để mắc kẹt trong giấy tờ.

Đặt công việc vào đúng môi trường

Một số nhiệm vụ dễ bị né tránh vì môi trường khiến chúng quá dễ bị trì hoãn.

Nếu bạn cần hoàn tất một hồ sơ, đừng để nó bị chôn trong hộp thư chung. Nếu bạn cần xem xét tài liệu doanh nghiệp, đừng để chúng rải rác trên nhiều thiết bị. Nếu bạn cần đưa ra quyết định, đừng bao quanh mình bằng những yếu tố gây xao nhãng khiến bạn muốn thoát ra thật nhanh.

Hãy thử các thay đổi môi trường sau:

• Giữ toàn bộ tài liệu tuân thủ doanh nghiệp ở một nơi.
• Đặt cảnh báo lịch cho các nghĩa vụ định kỳ.
• Tách thời gian làm việc sâu khỏi thời gian giao tiếp.
• Tắt các thông báo không cần thiết khi xử lý công việc hành chính.
• Sử dụng danh sách kiểm tra để thấy tiến độ một cách rõ ràng.

Việc bắt đầu càng dễ, bạn càng ít có khả năng né tránh công việc.

Xác định xem sự chậm trễ có phải là tín hiệu hay không

Không phải mọi sự chậm trễ đều là lười biếng. Đôi khi trì hoãn là một dạng thông tin.

Nếu bạn liên tục tránh một nhiệm vụ kinh doanh cụ thể, hãy hỏi tại sao.

Bạn có thể đang trì hoãn vì:

• Bạn không hiểu yêu cầu.
• Công việc đó xung đột với ưu tiên của bạn.
• Cấu trúc doanh nghiệp không phù hợp.
• Công việc cần hỗ trợ từ bên ngoài.
• Hạn chót hoặc quy trình chưa rõ ràng.

Điều này quan trọng vì một số sự chậm trễ không phải là vấn đề động lực. Chúng là vấn đề lập kế hoạch. Khi bạn đặt đúng cấu trúc, sự kháng cự thường giảm xuống.

Ví dụ, nếu bạn trì hoãn việc tuân thủ vì không rõ cần gì, một quy trình thành lập và tuân thủ rõ ràng hơn có thể loại bỏ sự nhầm lẫn. Nếu bạn trì hoãn vì doanh nghiệp chưa được thiết lập đúng, sửa cấu trúc nền tảng có thể là giải pháp thực sự.

Ra quyết định nhanh hơn

Chậm quyết định là một dạng trì hoãn lớn đối với các nhà sáng lập. Doanh nghiệp bị mắc kẹt trong vòng lặp tự nghi ngờ: Nên thành lập LLC hay công ty cổ phần? Nên nộp hồ sơ ngay hay sau? Nên thuê ngoài hay tiếp tục tự làm?

Để tiến lên, hãy dùng một quy tắc quyết định đơn giản:

• Nếu quyết định có thể đảo ngược và ít rủi ro, hãy quyết nhanh.
• Nếu quyết định có tác động lớn và khó đảo ngược, hãy thu thập đủ thông tin phù hợp và đặt hạn chót.
• Nếu quyết định đang chặn các công việc khác, hãy chọn phương án giúp doanh nghiệp tiếp tục vận hành.

Nhà sáng lập giỏi không chờ sự chắc chắn hoàn hảo. Họ đưa ra quyết định kịp thời với đủ thông tin để hành động một cách có trách nhiệm.

Dùng trách nhiệm giải trình để luôn tiến về phía trước

Trách nhiệm giải trình là một trong những cách đơn giản nhất để chống trì hoãn vì nó tạo thêm áp lực xã hội và vận hành.

Bạn có thể tạo trách nhiệm giải trình bằng cách:

• Chia sẻ hạn chót với đối tác hoặc cố vấn.
• Lên lịch các buổi kiểm tra tiến độ.
• Làm việc với một dịch vụ chuyên nghiệp theo dõi nhiệm vụ.
• Làm tiến độ hiển thị trên bảng hoặc danh sách kiểm tra.
• Cam kết công khai về ngày ra mắt hoặc ngày nộp hồ sơ.

Khi người khác có thể nhìn thấy cam kết của bạn, việc chệch nhịp sẽ khó hơn.

Thưởng cho tiến bộ, không chỉ cho việc hoàn thành

Nhiều nhà sáng lập chỉ công nhận tiến bộ của mình khi một dự án lớn đã hoàn thành. Đó là một sai lầm.

Thưởng cho tiến bộ giúp củng cố hành động.

Bạn không cần một phần thưởng lớn. Chỉ cần một sự ghi nhận nhỏ nhưng nhất quán là đủ:

• Đánh dấu một nhiệm vụ đã hoàn tất.
• Nghỉ ngắn sau khi nộp xong một hồ sơ.
• Rà soát những gì đã tiến triển trong tuần này.
• Ăn mừng một hồ sơ tuân thủ sạch sẽ.
• Ghi nhận khi bạn xử lý sớm một việc khiến mình khó chịu.

Phần thưởng không phải là nuông chiều. Đó là sự củng cố. Nó dạy cho bộ não của bạn rằng hành động là điều đáng lặp lại.

Một tiêu chuẩn tốt hơn cho các nhà sáng lập

Mục tiêu không phải là trở thành người không bao giờ trì hoãn bất cứ điều gì. Điều đó là phi thực tế. Mục tiêu thực sự là ngừng để sự trì hoãn kiểm soát doanh nghiệp.

Khi bạn xây dựng hệ thống, ủy quyền khôn ngoan, dùng hạn chót và đơn giản hóa quyết định, sự trì hoãn sẽ mất đi sức mạnh. Doanh nghiệp trở nên dễ quản lý hơn vì hành động không còn phụ thuộc hoàn toàn vào ý chí.

Điều đó đặc biệt quan trọng đối với việc thành lập công ty và tuân thủ. Đây là những nhiệm vụ tạo ra nền tảng cho mọi thứ khác. Nếu bạn xử lý chúng sớm và nhất quán, bạn sẽ giảm rủi ro và tạo không gian cho tăng trưởng.

Kết luận

Sự trì hoãn trở thành một vấn đề kinh doanh nghiêm trọng khi nó làm chậm quá trình thành lập, tuân thủ và thực thi. Câu trả lời không phải là tạo thêm áp lực. Câu trả lời là một quy trình tốt hơn.

Hãy bắt đầu nhỏ hơn. Đặt hạn chót sớm hơn. Ủy quyền những việc không nên nằm trên bàn làm việc của bạn. Sử dụng các hệ thống giúp bạn tiếp tục tiến lên. Và khi công việc hành chính đang cản trở tăng trưởng, hãy xây dựng một cấu trúc hỗ trợ tốc độ và sự rõ ràng ngay từ đầu.

Đối với các nhà sáng lập, đà phát triển là một tài sản. Hãy bảo vệ nó.