Kuinka perustajat voivat voittaa lykkäämisen ja rakentaa vauhtia liiketoiminnassa

Lykkääminen ei ole vain henkilökohtainen tuottavuusongelma. Perustajille ja pienyritysten omistajille se voi hidastaa yrityksen perustamista, viivästyttää keskeisiä ilmoituksia, heikentää kassavirtaa ja muuttaa yksinkertaiset päätökset kalliiksi pullonkauloiksi. Tapa, joka vie tänään kymmenen minuuttia, voi myöhemmin muuttua vaatimustenmukaisuusongelmaksi, menetetyksi mahdollisuudeksi tai stressaavaksi kiireeksi.

Hyvä uutinen on, että lykkääminen on yleensä tapa, ei luonteenvirhe. Se tarkoittaa, että sitä voidaan muuttaa oikeilla järjestelmillä, oikealla ympäristöllä ja paremmalla ymmärryksellä siitä, mikä viivettä todella aiheuttaa.

Yrittäjille vauhti on tärkeää. Kun etenet nopeasti perustamisessa, suunnittelussa ja toimeenpanossa, rakennat liiketoiminnan, jota on helpompi hallita ja paljon vaikeampi horjuttaa. Tämä pätee erityisesti alkuvaiheessa, jolloin jokainen päätös vaikuttaa siihen, kuinka nopeasti voit käynnistää toiminnan, pysyä vaatimusten mukaisena ja rakentaa luottamusta asiakkaiden kanssa.

Miksi lykkääminen osuu perustajiin niin kovaa

Yrityksen perustaminen ja pyörittäminen sisältää monia tehtäviä, jotka ovat tärkeitä mutta eivät aina innostavia. Saatat joutua valitsemaan yritysmuodon, jättämään perustamisasiakirjat, hakemaan EIN-tunnusta, laatimaan yhtiösopimuksia, ylläpitämään tietoja, rekisteröitymään osavaltion vaatimuksiin ja huolehtimaan vuosittaisista ilmoituksista. Mikään näistä tehtävistä ei ole yksinään vaikea, mutta yhdessä ne voivat luoda ylikuormituksen tunteen.

Tuo ylikuormitus johtaa usein viivyttelyyn.

Perustajat lykkäävät tehtäviä muutamasta yleisestä syystä:

• Tehtävä tuntuu suurelta tai epäselvältä.
• Seuraukset eivät tunnu välittömiltä.
• Tehtävä on vieras, joten sen välttäminen tuntuu helpommalta.
• Työ ei osu perustajan vahvuuksiin.
• Käytössä ei ole järjestelmää, joka pitäisi tehtävän liikkeessä.

Kun näin tapahtuu, yrittäjät päätyvät usein siirtelyn kierteeseen. He sanovat hoitavansa asian seuraavan myynnin jälkeen, seuraavan palaverin jälkeen tai sitten kun asiat rauhoittuvat. Liiketoiminta ei kuitenkaan yleensä muutu itsestään vähemmän kiireiseksi. Jono vain kasvaa.

Viivyttelyn todellinen hinta

Henkilökohtaisessa elämässä lykkääminen voi tarkoittaa sotkuista huonetta tai väliin jäänyttä treeniä. Liiketoiminnassa se voi aiheuttaa oikeudellisia ja operatiivisia ongelmia.

Perustamisasiakirjojen viivästyttäminen voi hidastaa lanseerausta. Vaatimustenmukaisuuden määräaikojen missaaminen voi johtaa sanktioihin. Liian pitkä odottaminen henkilökohtaisten ja yritysvarojen eriyttämisessä voi vaikeuttaa kirjanpitoa ja lisätä riskiä. Päätösten dokumentoimatta jättäminen voi aiheuttaa myöhemmin epäselvyyksiä, kun mukaan tulee kumppaneita, sijoittajia tai työntekijöitä.

Mukana on myös psykologinen hinta. Kun yrittäjät välttelevät toistuvasti tärkeitä töitä, he alkavat menettää luottamusta omaan kykyynsä johtaa. Liiketoiminta alkaa tuntua raskaammalta kuin sen pitäisi.

Ratkaisu ei ole työskennellä kovemmin lyhyissä piikeissä. Ratkaisu on rakentaa prosessi, joka tekee toiminnasta helpompaa kuin välttelystä.

Aloita seuraavasta pienestä askeleesta

Suuret tehtävät tuntuvat ylivoimaisilta, koska aivot näkevät ne epämääräisinä ja energiaa vievinä. Nopein tapa murtaa tämä kaava on pienentää päätöstä.

Sen sijaan että kysyisit: “Miten saan kaiken valmiiksi?”, kysy: “Mikä on seuraava näkyvä askel?”

Esimerkkejä:

• Sen sijaan että ajattelisit “perusta yritys”, valitse yhtiömuoto ja toimivalta-alue.
• Sen sijaan että ajattelisit “hoida vaatimustenmukaisuus”, tee lista tarvittavista ilmoituksista.
• Sen sijaan että ajattelisit “järjestäytykää”, avaa kansio perustamisasiakirjoille ja nimeä tiedostot oikein.
• Sen sijaan että ajattelisit “markkinoi yritystä”, kirjoita ensimmäinen luonnos yhdestä laskeutumissivusta.

Pienet askeleet vähentävät vastustusta. Kun toiminta alkaa, vauhti yleensä seuraa perässä.

Rakenna järjestelmä, älä lupausta

Yksi suurimmista virheistä, joita yrittäjät tekevät, on turvautua motivaatioon. Motivaatio on hyödyllinen, mutta epäjohdonmukainen. Järjestelmät pitävät liiketoiminnan liikkeessä silloinkin, kun motivaatio laskee.

Hyvä järjestelmä tekee kolme asiaa:

• Se tekee seuraavasta toimesta ilmeisen.
• Se vähentää tarvittavien päätösten määrää.
• Se luo määräajan tai laukaisimen, joka vie työtä eteenpäin.

Esimerkiksi perustaja, joka toistuvasti lykkää vaatimustenmukaisuustehtäviä, voi käyttää kuukausittaista kalenterikatsausta. Perustaja, joka välttelee paperitöitä, voi varata toistuvan ajan hallinnolliselle työlle. Perustaja, joka siirtää ilmoituksia jatkuvasti eteenpäin, voi käyttää palvelua, joka keskittää muistutukset, asiakirjojen saatavuuden ja jatkuvan tuen.

Järjestelmät poistavat tarpeen muistaa kaikkea itse.

Käytä määräaikoja ennen kuin määräajat käyttävät sinua

Monissa liiketoiminnan tehtävissä seuraukset alkavat vasta, kun määräaika on ohitettu. Siksi ne ovat vaarallisia. Jos määräaika tuntuu abstraktilta, lykkääminen voittaa yleensä.

Ratkaisu on luoda omat sisäiset määräaikasi.

Jos ilmoitus erääntyy 30 päivän kuluttua, aseta tavoitteeksi 20 päivää. Jos yhtiösopimus tarvitsee tarkistusta, ajoita se ennen yrityksen käynnistyspäivää. Jos sinun täytyy avata yritystili, viimeistele ensin perustamisen vaiheet, jotta muu prosessi ei jumitu.

Työskentely etukäteen muuttaa kiireellisyyden hallituksi prosessiksi kriisin sijaan.

Delegoi se, mitä sinun ei pitäisi kantaa yksin

Perustajien ei tarvitse tehdä kaikkea itse. Itse asiassa yritys, jossa yrittää tehdä kaiken, synnyttää usein enemmän lykkäämistä, ei vähemmän.

Hyödyllinen kysymys on tämä: täytyykö juuri sinun tehdä tämä tehtävä?

Jos vastaus on ei, delegoi se.

Se voi tarkoittaa kirjanpidon antamista kirjanpitäjälle, oikeudellisen tarkastuksen asianajajalle, markkinoinnin toteutuksen urakoitsijalle tai vaatimustenmukaisuuden muistutukset perustamispalvelulle. Delegointi ei ole vastuun välttelyä. Se on työn ohjaamista oikealle henkilölle, jotta liiketoiminta voi edetä nopeammin ja vähemmillä virheillä.

Zenind auttaa yrityksen omistajia vähentämään hallinnollista kitkaa tukemalla perustamista ja jatkuvia vaatimustenmukaisuustarpeita. Näin perustajat voivat käyttää enemmän aikaa kasvuun ja vähemmän aikaa paperitöihin jumittumiseen.

Sovita tehtävä oikeaan ympäristöön

Jotkut tehtävät on helppo välttää, koska ympäristö tekee niiden lykkäämisestä liian helppoa.

Jos sinun täytyy viimeistellä ilmoitus, älä jätä sitä hautautumaan yleiseen postilaatikkoon. Jos sinun täytyy tarkistaa liiketoiminta-asiakirjoja, älä pidä niitä hajallaan eri laitteissa. Jos sinun täytyy tehdä päätös, älä ympäröi itseäsi häiriöillä, jotka tekevät nopeasta pakenemisesta liian houkuttelevaa.

Kokeile näitä ympäristömuutoksia:

• Säilytä kaikki yrityksen vaatimustenmukaisuusasiakirjat yhdessä paikassa.
• Aseta kalenterihälytykset toistuville velvoitteille.
• Erottele syvää työtä vaativat ajat viestintäajasta.
• Sammuta tarpeettomat ilmoitukset hallinnollisten tehtävien aikana.
• Käytä tarkistuslistaa, joka näyttää etenemisen selvästi.

Mitä helpompaa aloittaminen on, sitä epätodennäköisemmin välttelet tehtävää.

Selvitä, onko viivyttely merkki jostakin

Kaikki viivyttely ei ole laiskuutta. Joskus lykkääminen on tietoa.

Jos välttelet jatkuvasti jotakin liiketoiminnan tehtävää, kysy miksi.

Saatat lykätä asiaa, koska:

• Et ymmärrä vaatimusta.
• Tehtävä on ristiriidassa prioriteettiesi kanssa.
• Yritysrakenne ei ole oikea.
• Työhön tarvitaan ulkopuolista apua.
• Määräaika tai prosessi on epäselvä.

Tämä on tärkeää, koska jotkut viivästykset eivät ole motivaatio-ongelma vaan suunnitteluongelma. Kun rakenne on oikea, vastustus usein vähenee.

Esimerkiksi jos lykkäät vaatimustenmukaisuustyötä, koska et ole varma siitä, mitä tarvitaan, selkeämpi perustamis- ja vaatimustenmukaisuusprosessi voi poistaa epäselvyyden. Jos lykkäät, koska liiketoiminta ei ole asetettu oikein, taustalla olevan rakenteen korjaaminen voi olla todellinen ratkaisu.

Tee päätökset nopeammin

Päätösten lykkääminen on yleinen lykkäämisen muoto perustajien keskuudessa. Liiketoiminta jumittuu jatkuvaan epävarmuuteen: pitäisikö minun perustaa LLC vai yhtiö? Pitäisikö minun tehdä ilmoitus nyt vai myöhemmin? Pitäisikö ulkoistaa tämä vai jatkaa itse?

Päästäksesi eteenpäin käytä yksinkertaista päätössääntöä:

• Jos päätös on palautuva ja vähäriskinen, tee se nopeasti.
• Jos päätös on vaikutukseltaan suuri ja vaikea perua, kerää oikea tieto ja aseta määräaika.
• Jos päätös estää muun työn etenemistä, valitse vaihtoehto, joka vie liiketoimintaa eteenpäin.

Hyvät perustajat eivät odota täydellistä varmuutta. He tekevät oikea-aikaisia päätöksiä riittävällä tiedolla toimiakseen vastuullisesti.

Käytä vastuullisuutta pysyäksesi liikkeessä

Vastuullisuus on yksi yksinkertaisimmista tavoista taistella lykkäämistä vastaan, koska se lisää sosiaalista ja operatiivista painetta.

Voit luoda vastuullisuutta näin:

• Jaa määräajat kumppanin tai neuvonantajan kanssa.
• Aikatauluta tarkistuskäynnit.
• Työskentele ammattilaisen kanssa, joka seuraa tehtäviä.
• Tee edistymisestä näkyvää taululla tai tarkistuslistalla.
• Sitoudu julkisesti lanseeraus- tai ilmoituspäivään.

Kun muut näkevät sitoumuksesi, on vaikeampaa ajautua sivuun.

Palkitse edistys, ei vain valmistumista

Monet perustajat odottavat suurten projektien valmistumista ennen kuin he tunnustavat mitään edistystä. Se on virhe.

Edistyksen palkitseminen auttaa vahvistamaan toimintaa.

Et tarvitse suurta palkintoa. Pieni, johdonmukainen tunnustus riittää:

• Merkitse tehtävä valmiiksi.
• Pidä lyhyt tauko ilmoituksen hoitamisen jälkeen.
• Käy läpi, mikä eteni tällä viikolla.
• Juhli siistiä vaatimustenmukaisuushistoriaa.
• Tunnista, kun hoidit epämukavan tehtävän ajoissa.

Palkinto ei ole hemmottelua. Se on vahvistamista. Se opettaa aivoillesi, että toiminta on toistamisen arvoista.

Parempi standardi perustajille

Tavoitteena ei ole tulla ihmiseksi, joka ei koskaan viivyttele mitään. Se ei ole realistista. Todellinen tavoite on lopettaa sen salliminen, että viivyttely hallitsee liiketoimintaa.

Kun rakennat järjestelmiä, delegoit viisaasti, käytät määräaikoja ja yksinkertaistat päätöksiä, lykkääminen menettää voimansa. Liiketoimintaa on helpompi hallita, koska toiminta ei enää riipu pelkästä tahdonvoimasta.

Tämä on erityisen tärkeää yrityksen perustamisessa ja vaatimustenmukaisuudessa. Nämä ovat tehtäviä, jotka luovat perustan kaikelle muulle. Jos hoidat ne ajoissa ja johdonmukaisesti, vähennät riskiä ja luot tilaa kasvulle.

Lopuksi

Lykkäämisestä tulee vakava liiketoimintaongelma silloin, kun se hidastaa perustamista, vaatimustenmukaisuutta ja toteutusta. Vastaus ei ole lisää painetta. Vastaus on parempi prosessi.

Aloita pienemmästä. Aseta aikaisemmat määräajat. Delegoi se, minkä ei pitäisi olla sinun pöydälläsi. Käytä järjestelmiä, jotka pitävät sinut liikkeessä. Ja kun hallinnollinen työ alkaa estää kasvua, rakenna rakenne, joka tukee nopeutta ja selkeyttä alusta alkaen.

Perustajille vauhti on voimavara. Suojele sitä.