Cách doanh nghiệp mới xây dựng nơi làm việc chú trọng sức khỏe, bền vững và sẵn sàng cho làm việc từ xa

Đối với một doanh nghiệp mới, văn hóa không phải là điều xuất hiện sau này. Nó được hình thành từ những quyết định đầu tiên bạn đưa ra: cách thành lập công ty, cách tuyển dụng, cách giao tiếp và cách hỗ trợ những người đang vận hành doanh nghiệp.

Vì vậy, sức khỏe nhân viên, tính bền vững và làm việc từ xa không nên được xem là những xu hướng riêng lẻ. Chúng là các nguyên tắc vận hành có liên kết với nhau, có thể giúp startup thu hút nhân tài, giảm lãng phí, tăng khả năng thích ứng và tạo nền tảng vững chắc hơn cho tăng trưởng.

Khi những ưu tiên này được lên kế hoạch sớm, chúng sẽ dễ mở rộng hơn. Khi bị bỏ qua cho đến lúc doanh nghiệp đã tăng tốc, chúng sẽ trở nên tốn kém để khắc phục.

Vì sao những ưu tiên này nên có trong kế hoạch thành lập doanh nghiệp

Nhiều nhà sáng lập nghĩ rằng việc thành lập công ty chỉ là nộp hồ sơ và mở tài khoản ngân hàng. Trên thực tế, cách bạn cấu trúc một doanh nghiệp sẽ định hình trải nghiệm nơi làm việc ngay từ ngày đầu.

Một cấu trúc pháp nhân rõ ràng, các chính sách nội bộ và quy trình tuân thủ giúp công ty đưa ra quyết định tốt hơn về:

• quy tắc làm việc từ xa hoặc kết hợp
• hỗ trợ sức khỏe và phúc lợi cho nhân viên
• mục tiêu bền vững
• tuyển dụng và onboarding
• nghĩa vụ thuế và pháp lý
• lưu trữ hồ sơ và quản trị

Nếu bạn đang thành lập một doanh nghiệp mới tại Hoa Kỳ, đây là giai đoạn phù hợp để đồng bộ hóa thiết lập pháp lý với mô hình vận hành dài hạn của mình. Zenind giúp các nhà sáng lập xây dựng nền tảng đó bằng các dịch vụ thành lập, đại diện đăng ký và tuân thủ được thiết kế để giữ cho doanh nghiệp được tổ chức tốt khi phát triển.

1. Xây dựng làm việc từ xa một cách có chủ đích

Làm việc từ xa không còn chỉ là phương án dự phòng trong tình huống khẩn cấp. Với nhiều công ty mới, đó là mô hình vận hành mặc định giúp mở rộng nguồn nhân lực và giảm chi phí ban đầu.

Nhưng làm việc từ xa chỉ hiệu quả khi được thiết kế có chủ đích.

Xác định mô hình làm việc

Hãy bắt đầu bằng việc quyết định công ty của bạn là làm việc hoàn toàn từ xa, kết hợp hay chủ yếu tại văn phòng với một mức độ linh hoạt nhất định. Mô hình tốt nhất phụ thuộc vào tính chất công việc, đội ngũ bạn đang xây dựng và trải nghiệm khách hàng mà bạn muốn mang lại.

Hãy cụ thể về:

• giờ làm việc cốt lõi
• kỳ vọng về các cuộc họp
• tiêu chuẩn phản hồi
• hỗ trợ trang thiết bị
• phối hợp theo múi giờ
• yêu cầu hiện diện trực tiếp, nếu có

Sự mơ hồ tạo ra nhầm lẫn. Sự rõ ràng tạo ra niềm tin.

Chuẩn hóa giao tiếp

Các đội ngũ làm việc phân tán cần quy trình bằng văn bản. Nếu không, mọi người sẽ dựa vào trí nhớ, các cuộc trao đổi riêng lẻ hoặc tình trạng quá tải tin nhắn.

Hãy thiết lập kỳ vọng cho:

• nơi ghi lại quyết định
• công cụ được dùng cho chat, họp video và theo dõi dự án
• tần suất họp nhóm
• điều gì được xem là giao tiếp khẩn cấp
• cách ghi lại bàn giao công việc

Một doanh nghiệp sẵn sàng cho làm việc từ xa không chỉ đơn thuần dùng phần mềm. Nó đang xây dựng một hệ thống giúp công việc trở nên minh bạch.

Tạo quy trình onboarding có cấu trúc

30 ngày đầu tiên rất quan trọng. Nhân viên mới không nên phải tự đoán cách công ty vận hành.

Một quy trình onboarding từ xa hiệu quả nên bao gồm:

• kỳ vọng vai trò và chỉ số thành công
• sơ đồ tổ chức và tuyến báo cáo
• tài liệu quy trình làm việc
• quyền truy cập hệ thống và thông tin đăng nhập
• rà soát chính sách và đào tạo tuân thủ
• giới thiệu với các đồng nghiệp chủ chốt

Quy trình onboarding càng có cấu trúc, nhân viên mới càng nhanh chóng đóng góp mà không gặp trở ngại không cần thiết.

2. Biến sức khỏe thành một phần vận hành, không phải biểu tượng

Sức khỏe thường được nhắc đến như một phúc lợi, nhưng nó cũng nên được xem là một thực hành quản lý.

Nếu công ty nói rằng mình coi trọng sức khỏe nhân viên nhưng lại khuyến khích tình trạng luôn phải sẵn sàng, thông điệp đó sẽ không đáng tin. Sức khỏe phải thể hiện trong cách công việc được phân công, đánh giá và hỗ trợ.

Thiết kế khối lượng công việc thực tế

Kiệt sức thường bắt đầu từ việc lập kế hoạch kém. Doanh nghiệp mới đặc biệt dễ gặp tình trạng này vì họ thường vận hành tinh gọn và yêu cầu một đội ngũ nhỏ làm quá nhiều việc.

Để giảm áp lực:

• xác định rõ thứ tự ưu tiên
• tránh các cuộc họp không cần thiết
• tôn trọng thời gian nghỉ phép
• đặt thời hạn hợp lý
• rà soát khối lượng công việc thường xuyên

Các đội ngũ khỏe mạnh và bền vững thường tạo ra hiệu suất ổn định hơn theo thời gian so với những đội ngũ luôn hoạt động trong trạng thái quá tải.

Hỗ trợ sức khỏe tinh thần và thể chất

Một công ty chú trọng sức khỏe có thể hỗ trợ nhân viên bằng những cách thực tế như:

• lịch làm việc linh hoạt khi có thể
• bảo hiểm y tế và phúc lợi phù hợp với đội ngũ
• hỗ trợ chi phí thiết bị công thái học
• tiếp cận các nguồn hỗ trợ dành cho nhân viên
• khuyến khích nghỉ giải lao và nghỉ phép

Ngay cả những chính sách đơn giản cũng có thể tạo ra khác biệt lớn nếu được áp dụng nhất quán.

Đào tạo quản lý để lãnh đạo hiệu quả

Quản lý tác động đến trải nghiệm của nhân viên nhiều hơn khẩu hiệu. Một người quản lý giỏi có thể giảm căng thẳng, cải thiện khả năng giữ chân nhân sự và duy trì giao tiếp trung thực.

Hãy đào tạo quản lý để:

• đưa ra phản hồi rõ ràng
• nhận biết sớm áp lực khối lượng công việc
• xử lý các vấn đề hiệu suất một cách trực tiếp
• hỗ trợ ranh giới đối với công việc ngoài giờ
• ghi nhận thành tích mà không tạo ra sự phụ thuộc vào làm việc quá sức

Sức khỏe dễ duy trì hơn khi lãnh đạo làm gương.

3. Xem tính bền vững như một hệ thống kinh doanh

Tính bền vững không chỉ là một chủ đề môi trường. Đối với doanh nghiệp mới, đó cũng có thể là cách vận hành hiệu quả và có chủ đích hơn.

Các thực hành bền vững thường giúp tiết kiệm chi phí, giảm lãng phí và tạo ra quy trình nội bộ gọn gàng hơn.

Bắt đầu với vận hành ưu tiên số hóa

Cách tiếp cận không giấy tờ có thể giúp doanh nghiệp dễ tổ chức ngay từ đầu.

Hãy cân nhắc:

• hợp đồng số và chữ ký điện tử
• lưu trữ tài liệu trên đám mây
• hóa đơn và thanh toán trực tuyến
• hệ thống bảng lương và nhân sự điện tử
• họp ưu tiên trực tuyến khi không cần gặp trực tiếp

Các hệ thống số giúp giảm sự lộn xộn và đơn giản hóa việc truy cập, đặc biệt trong các đội ngũ làm việc từ xa hoặc kết hợp.

Giảm việc sử dụng tài nguyên không cần thiết

Nếu công ty của bạn có sử dụng không gian văn phòng, hãy cân nhắc kỹ điều gì thực sự cần thiết.

Bạn có thể giảm lãng phí bằng cách:

• chọn thiết bị tiết kiệm năng lượng
• chỉ mua những vật dụng cần thiết
• hạn chế tài liệu in ấn
• giảm lịch trình phụ thuộc nhiều vào việc di chuyển khi có thể
• đánh giá nhà cung cấp dựa trên thực hành bền vững

Đối với nhiều công ty ở giai đoạn đầu, dấu chân vận hành tinh gọn hơn không chỉ xanh hơn mà còn kỷ luật tài chính hơn.

Gắn tính bền vững với bản sắc thương hiệu

Khách hàng ngày càng chú ý đến cách doanh nghiệp vận hành. Một công ty coi trọng tính bền vững có thể tạo dựng niềm tin nhanh hơn, đặc biệt khi các cam kết của họ cụ thể và đáng tin cậy.

Hãy tránh ngôn ngữ marketing mơ hồ. Thay vào đó, hãy truyền đạt những hành động cụ thể như:

• quy trình làm việc không giấy tờ
• vận hành ưu tiên làm việc từ xa
• lựa chọn vận chuyển có trách nhiệm
• sử dụng thiết bị hiệu quả
• chính sách mua sắm có cân nhắc

Hành động cụ thể thuyết phục hơn những lời hứa chung chung.

4. Tuyển dụng để đảm bảo sự nhất quán, không chỉ để chạy nhanh

Các startup thường tuyển dụng nhanh vì họ cần hỗ trợ ngay lập tức. Sự cấp bách đó là dễ hiểu, nhưng tuyển dụng vội vàng có thể tạo ra vấn đề dài hạn.

Đúng người sẽ hỗ trợ văn hóa của bạn. Sai người sẽ làm lệch nó.

Viết mô tả vai trò tốt hơn

Một bản mô tả công việc rõ ràng giúp thu hút ứng viên hiểu môi trường mà họ sắp bước vào.

Hãy bao gồm:

• trách nhiệm cốt lõi
• kỳ vọng về giao tiếp
• yêu cầu làm việc từ xa hoặc tại chỗ
• chỉ số thành công
• phong cách cộng tác
• trình độ cần thiết

Khi ứng viên hiểu rõ công việc thực sự đòi hỏi gì, bạn sẽ giảm rủi ro nghỉ việc sau này.

Đánh giá mức độ phù hợp

Năng lực kỹ thuật quan trọng, nhưng sự phù hợp với cách doanh nghiệp vận hành cũng quan trọng không kém.

Hãy tìm những ứng viên có thể phát huy trong môi trường mà bạn đã chọn, dù đó là cộng tác từ xa, thực thi nhanh hay linh hoạt giữa nhiều chức năng.

Hỏi về:

• cách họ quản lý thứ tự ưu tiên
• cách họ ghi chép công việc
• cách họ giao tiếp giữa các nhóm
• cách họ xử lý sự mơ hồ
• cách họ hỗ trợ cộng tác lành mạnh

Những câu hỏi này cho thấy liệu một ứng viên có thể thành công trong mô hình vận hành của bạn hay không.

5. Đặt tuân thủ ở trung tâm doanh nghiệp

Sức khỏe, tính bền vững và sự linh hoạt trong làm việc từ xa đều phụ thuộc vào cấu trúc doanh nghiệp tốt. Nếu thiếu kỷ luật tuân thủ, ngay cả một văn hóa mạnh cũng có thể trở nên khó duy trì.

Ở giai đoạn thành lập, các nhà sáng lập nên chú ý đến:

• lựa chọn đúng loại pháp nhân
• nộp hồ sơ thành lập chính xác
• duy trì đại diện đăng ký
• tách biệt tài chính doanh nghiệp và cá nhân
• theo dõi hạn nộp báo cáo thường niên và các mốc hồ sơ
• cập nhật các yêu cầu của tiểu bang

Điều này đặc biệt quan trọng nếu bạn tuyển dụng ở nhiều tiểu bang hoặc vận hành từ xa. Quy định lao động, nghĩa vụ thuế và yêu cầu đăng ký có thể khác nhau theo từng địa phương.

Một doanh nghiệp được tổ chức tốt ngay từ đầu sẽ có khả năng mở rộng mà không gặp rủi ro không cần thiết.

Zenind giúp các nhà sáng lập theo dõi những nền tảng cơ bản này để họ có thể dành nhiều năng lượng hơn cho việc xây dựng doanh nghiệp.

6. Danh sách kiểm tra ra mắt thực tế trong 90 ngày

Nếu bạn đang bắt đầu một công ty mới, hãy dùng 90 ngày đầu tiên để thiết lập đúng tông.

Ngày 1 đến 30

• hoàn tất pháp nhân doanh nghiệp
• lấy các đăng ký cần thiết và mã số thuế
• mở tài khoản ngân hàng doanh nghiệp
• soạn thảo các chính sách cốt lõi
• chọn công cụ cộng tác và lưu trữ hồ sơ

Ngày 31 đến 60

• xây dựng quy trình onboarding
• xác định kỳ vọng làm việc từ xa hoặc kết hợp
• phân định trách nhiệm của quản lý
• chọn các phương án hỗ trợ sức khỏe
• rà soát nhà cung cấp và hệ thống vận hành

Ngày 61 đến 90

• thu thập phản hồi từ đội ngũ
• điều chỉnh chính sách dựa trên cách sử dụng thực tế
• ghi lại các quy trình lặp lại
• rà soát các hạn tuân thủ
• đo lường điều gì đang hiệu quả và điều gì chưa

Cấu trúc sớm sẽ ngăn chặn sự hỗn loạn về sau.

Kết luận

Một doanh nghiệp hiện đại không cần phải chọn giữa tăng trưởng và thiết kế nơi làm việc tốt. Doanh nghiệp có thể xây dựng cả hai cùng lúc.

Bằng cách lên kế hoạch cho làm việc từ xa, sức khỏe nhân viên và tính bền vững ngay từ đầu, các nhà sáng lập sẽ tạo ra một văn hóa doanh nghiệp vững chắc hơn và một mô hình vận hành có khả năng chống chịu tốt hơn. Và khi kết hợp những mục tiêu đó với các thực hành thành lập và tuân thủ vững chắc, họ sẽ mang lại cho doanh nghiệp cơ hội tốt hơn để mở rộng một cách có trách nhiệm.

Đối với các doanh nghiệp mới tại Hoa Kỳ, sự kết hợp này rất quan trọng. Nền tảng đúng đắn sẽ hỗ trợ mọi quyết định tiếp theo.