Πώς οι νέες επιχειρήσεις μπορούν να δημιουργήσουν έναν χώρο εργασίας με έμφαση στην ευεξία, τη βιωσιμότητα και την απομακρυσμένη εργασία

Για μια νέα επιχείρηση, η κουλτούρα δεν είναι κάτι που εμφανίζεται αργότερα. Χτίζεται από τις πρώτες αποφάσεις που παίρνετε: πώς ιδρύετε την εταιρεία, πώς προσλαμβάνετε, πώς επικοινωνείτε και πώς υποστηρίζετε τους ανθρώπους που κρατούν τη λειτουργία της επιχείρησης σε κίνηση.

Γι’ αυτό η ευεξία, η βιωσιμότητα και η απομακρυσμένη εργασία δεν πρέπει να αντιμετωπίζονται ως ξεχωριστές τάσεις. Είναι αλληλένδετες αρχές λειτουργίας που μπορούν να βοηθήσουν μια startup να προσελκύσει ταλέντο, να μειώσει τη σπατάλη, να βελτιώσει την ανθεκτικότητα και να δημιουργήσει μια ισχυρότερη βάση για ανάπτυξη.

Όταν αυτές οι προτεραιότητες σχεδιάζονται νωρίς, είναι ευκολότερο να κλιμακωθούν. Όταν αγνοούνται μέχρι η επιχείρηση να κινείται ήδη γρήγορα, κοστίζει ακριβά η διόρθωσή τους.

Γιατί αυτές οι προτεραιότητες ανήκουν στο πλάνο ίδρυσής σας

Πολλοί ιδρυτές πιστεύουν ότι η ίδρυση εταιρείας αφορά μόνο την κατάθεση εγγράφων και το άνοιγμα τραπεζικού λογαριασμού. Στην πραγματικότητα, ο τρόπος με τον οποίο δομείτε μια επιχείρηση διαμορφώνει την εμπειρία στον χώρο εργασίας από την πρώτη κιόλας μέρα.

Μια σαφής εταιρική δομή, εσωτερικές πολιτικές και ρουτίνες συμμόρφωσης βοηθούν μια εταιρεία να παίρνει καλύτερες αποφάσεις σχετικά με:

• κανόνες για απομακρυσμένη ή υβριδική εργασία
• υποστήριξη της ευεξίας των εργαζομένων
• στόχους βιωσιμότητας
• προσλήψεις και ένταξη νέων εργαζομένων
• φορολογικές και νομικές υποχρεώσεις
• τήρηση αρχείων και εταιρική διακυβέρνηση

Αν ιδρύετε μια νέα επιχείρηση στις Ηνωμένες Πολιτείες, αυτό είναι το κατάλληλο στάδιο για να ευθυγραμμίσετε τη νομική σας δομή με το μακροπρόθεσμο λειτουργικό σας μοντέλο. Η Zenind βοηθά τους ιδρυτές να χτίσουν αυτή τη βάση με υπηρεσίες ίδρυσης, registered agent και συμμόρφωσης, σχεδιασμένες να κρατούν την επιχείρηση οργανωμένη καθώς μεγαλώνει.

1. Χτίστε την απομακρυσμένη εργασία σκόπιμα

Η απομακρυσμένη εργασία δεν είναι πια απλώς ένα σχέδιο έκτακτης ανάγκης. Για πολλές νέες εταιρείες, είναι το βασικό λειτουργικό μοντέλο που επεκτείνει την πρόσβαση σε ταλέντο και μειώνει τα αρχικά γενικά έξοδα.

Αλλά η απομακρυσμένη εργασία λειτουργεί καλά μόνο όταν σχεδιάζεται με πρόθεση.

Καθορίστε το μοντέλο εργασίας

Ξεκινήστε αποφασίζοντας αν η εταιρεία σας θα είναι πλήρως απομακρυσμένη, υβριδική ή βασισμένη σε γραφείο με περιστασιακή ευελιξία. Το καλύτερο μοντέλο εξαρτάται από την ίδια την εργασία, την ομάδα που χτίζετε και την εμπειρία πελάτη που θέλετε να προσφέρετε.

Να είστε συγκεκριμένοι σχετικά με:

• τις βασικές ώρες εργασίας
• τις προσδοκίες για συναντήσεις
• τα πρότυπα χρόνου απόκρισης
• την υποστήριξη εξοπλισμού
• τον συντονισμό ζωνών ώρας
• τις δια ζώσης απαιτήσεις, αν υπάρχουν

Η ασάφεια δημιουργεί σύγχυση. Η σαφήνεια δημιουργεί εμπιστοσύνη.

Τυποποιήστε την επικοινωνία

Οι κατανεμημένες ομάδες χρειάζονται γραπτές διαδικασίες. Χωρίς αυτές, οι άνθρωποι καταλήγουν να βασίζονται στη μνήμη, σε παράλληλες συζητήσεις ή σε υπερφόρτωση μηνυμάτων.

Καθορίστε προσδοκίες για:

• πού τεκμηριώνονται οι αποφάσεις
• ποια εργαλεία χρησιμοποιούνται για chat, βιντεοκλήσεις και παρακολούθηση έργων
• πόσο συχνά γίνονται τα check-in της ομάδας
• τι θεωρείται επείγουσα επικοινωνία
• πώς πρέπει να καταγράφονται οι παραδόσεις εργασίας

Μια επιχείρηση έτοιμη για απομακρυσμένη λειτουργία δεν χρησιμοποιεί απλώς λογισμικό. Χτίζει ένα σύστημα που κάνει την εργασία ορατή.

Κάντε την ένταξη νέων εργαζομένων δομημένη

Οι πρώτες 30 ημέρες έχουν σημασία. Οι νέοι εργαζόμενοι δεν πρέπει να μαντεύουν πώς λειτουργεί η εταιρεία.

Μια ισχυρή διαδικασία απομακρυσμένης ένταξης θα πρέπει να περιλαμβάνει:

• τις προσδοκίες του ρόλου και τα κριτήρια επιτυχίας
• οργανωτικά διαγράμματα και γραμμές αναφοράς
• τεκμηρίωση ροής εργασίας
• πρόσβαση σε συστήματα και στοιχεία σύνδεσης
• ανασκόπηση πολιτικών και εκπαίδευση συμμόρφωσης
• γνωριμία με βασικούς συνεργάτες

Όσο πιο δομημένη είναι η ένταξη, τόσο πιο γρήγορα μπορεί ένας νέος εργαζόμενος να συνεισφέρει χωρίς περιττές τριβές.

2. Κάντε την ευεξία λειτουργική, όχι συμβολική

Η ευεξία συχνά συζητείται ως παροχή, αλλά θα πρέπει επίσης να αντιμετωπίζεται ως πρακτική διοίκησης.

Αν η εταιρεία σας λέει ότι εκτιμά την υγεία των εργαζομένων αλλά ανταμείβει τη συνεχή διαθεσιμότητα, το μήνυμα δεν θα είναι πειστικό. Η ευεξία πρέπει να φαίνεται στον τρόπο με τον οποίο η εργασία ανατίθεται, αξιολογείται και υποστηρίζεται.

Σχεδιάστε ρεαλιστικά τους φόρτους εργασίας

Η εξουθένωση συνήθως ξεκινά από κακό σχεδιασμό. Οι νέες επιχειρήσεις είναι ιδιαίτερα ευάλωτες επειδή συχνά λειτουργούν με μικρά περιθώρια και ζητούν από μια μικρή ομάδα να κάνει πάρα πολλά.

Για να μειώσετε την πίεση:

• καθορίστε με σαφήνεια προτεραιότητες
• αποφύγετε τις περιττές συναντήσεις
• σεβαστείτε τον χρόνο άδειας
• κρατήστε ρεαλιστικές τις προθεσμίες
• επανεξετάζετε τακτικά τους φόρτους εργασίας

Οι υγιείς ομάδες είναι πιο σταθερές και πιο παραγωγικές μακροπρόθεσμα από ομάδες που λειτουργούν διαρκώς στα όρια.

Υποστηρίξτε τη ψυχική και σωματική υγεία

Μια εταιρεία με έμφαση στην ευεξία μπορεί να υποστηρίξει τους εργαζομένους με πρακτικούς τρόπους, όπως:

• ευέλικτα ωράρια όπου είναι δυνατόν
• ασφαλιστική κάλυψη και παροχές που ταιριάζουν στην ομάδα
• αποζημίωση για εργονομικό εξοπλισμό
• πρόσβαση σε πόρους υποστήριξης εργαζομένων
• ενθάρρυνση για διαλείμματα και άδειες

Ακόμη και απλές πολιτικές μπορούν να κάνουν μεγάλη διαφορά όταν εφαρμόζονται με συνέπεια.

Εκπαιδεύστε τους μάνατζερ να ηγούνται σωστά

Οι μάνατζερ διαμορφώνουν την εμπειρία των εργαζομένων περισσότερο από τα συνθήματα. Ένας καλός μάνατζερ μπορεί να μειώσει το άγχος, να βελτιώσει τη διατήρηση προσωπικού και να κρατήσει την επικοινωνία ειλικρινή.

Εκπαιδεύστε τους μάνατζερ να:

• δίνουν σαφή ανατροφοδότηση
• εντοπίζουν έγκαιρα την πίεση από τον φόρτο εργασίας
• αντιμετωπίζουν άμεσα τα θέματα απόδοσης
• υποστηρίζουν τα όρια γύρω από την εργασία εκτός ωραρίου
• αναγνωρίζουν τις επιτυχίες χωρίς να δημιουργούν εξάρτηση από την υπερβολική εργασία

Η ευεξία είναι πιο εύκολο να διατηρηθεί όταν οι ηγέτες τη δίνουν πρώτοι ως παράδειγμα.

3. Αντιμετωπίστε τη βιωσιμότητα ως επιχειρηματικό σύστημα

Η βιωσιμότητα δεν είναι μόνο περιβαλλοντικό θέμα. Για τις νέες επιχειρήσεις, μπορεί επίσης να είναι ένας τρόπος να λειτουργούν πιο αποδοτικά και πιο συνειδητά.

Οι βιώσιμες πρακτικές συχνά εξοικονομούν χρήματα, μειώνουν τα απόβλητα και δημιουργούν μια πιο καθαρή εσωτερική διαδικασία.

Ξεκινήστε με ψηφιακές λειτουργίες

Μια paperless προσέγγιση μπορεί να κάνει μια επιχείρηση ευκολότερη στην οργάνωση από την αρχή.

Σκεφτείτε:

• ψηφιακά συμβόλαια και ηλεκτρονικές υπογραφές
• αποθήκευση εγγράφων στο cloud
• ηλεκτρονική τιμολόγηση και πληρωμές
• ηλεκτρονικά συστήματα μισθοδοσίας και HR
• συναντήσεις πρώτα από απόσταση, όταν η δια ζώσης παρουσία δεν είναι απαραίτητη

Τα ψηφιακά συστήματα μειώνουν τη φασαρία και απλοποιούν την πρόσβαση, ειδικά σε απομακρυσμένες ή υβριδικές ομάδες.

Μειώστε τη μη αναγκαία χρήση πόρων

Αν η εταιρεία σας χρησιμοποιεί γραφειακό χώρο, σκεφτείτε προσεκτικά τι είναι πραγματικά απαραίτητο.

Μπορείτε να μειώσετε τη σπατάλη με:

• εξοπλισμό ενεργειακής αποδοτικότητας
• αγορά μόνο των απαραίτητων προμηθειών
• περιορισμό του έντυπου υλικού
• μείωση προγραμμάτων με έντονες μετακινήσεις, όπου είναι δυνατόν
• αξιολόγηση προμηθευτών ως προς τις πρακτικές βιωσιμότητάς τους

Για πολλές εταιρείες στα αρχικά στάδια, ένα πιο λιτό λειτουργικό αποτύπωμα δεν είναι μόνο πιο πράσινο. Είναι και πιο οικονομικά πειθαρχημένο.

Ευθυγραμμίστε τη βιωσιμότητα με την ταυτότητα του brand

Οι πελάτες δίνουν ολοένα και περισσότερη προσοχή στο πώς λειτουργούν οι επιχειρήσεις. Μια εταιρεία που αντιμετωπίζει σοβαρά τη βιωσιμότητα μπορεί να χτίσει εμπιστοσύνη πιο γρήγορα, ειδικά όταν οι ισχυρισμοί της είναι συγκεκριμένοι και αξιόπιστοι.

Αποφύγετε τη γενική γλώσσα μάρκετινγκ. Αντί γι’ αυτό, επικοινωνήστε συγκεκριμένες ενέργειες όπως:

• paperless ροές εργασίας
• λειτουργίες με προτεραιότητα στην απομακρυσμένη εργασία
• υπεύθυνες επιλογές αποστολής
• αποδοτική χρήση εξοπλισμού
• προσεκτικές πολιτικές προμηθειών

Οι συγκεκριμένες ενέργειες είναι πιο πειστικές από τις γενικές υποσχέσεις.

4. Προσλάβετε για συνέπεια, όχι μόνο για ταχύτητα

Οι startups συχνά προσλαμβάνουν γρήγορα επειδή χρειάζονται βοήθεια άμεσα. Αυτή η πίεση είναι κατανοητή, αλλά οι βιαστικές προσλήψεις μπορούν να δημιουργήσουν μακροπρόθεσμα προβλήματα.

Οι σωστοί άνθρωποι θα στηρίξουν την κουλτούρα σας. Οι λάθος άνθρωποι θα τη διαστρεβλώσουν.

Γράψτε καλύτερες περιγραφές ρόλων

Μια σαφής περιγραφή θέσης βοηθά να προσελκύσετε υποψηφίους που κατανοούν το περιβάλλον στο οποίο εισέρχονται.

Περιλάβετε:

• βασικές αρμοδιότητες
• προσδοκίες επικοινωνίας
• απαιτήσεις για απομακρυσμένη ή επιτόπια εργασία
• κριτήρια επιτυχίας
• τρόπο συνεργασίας
• απαραίτητα προσόντα

Όταν οι υποψήφιοι γνωρίζουν τι πραγματικά απαιτεί η θέση, μειώνετε τον κίνδυνο αποχώρησης αργότερα.

Αξιολογήστε την ευθυγράμμιση

Οι τεχνικές ικανότητες έχουν σημασία, αλλά έχει σημασία και το αν ταιριάζουν με τον τρόπο λειτουργίας της επιχείρησης.

Αναζητήστε υποψηφίους που μπορούν να ευδοκιμήσουν στο περιβάλλον που έχετε επιλέξει, είτε αυτό σημαίνει απομακρυσμένη συνεργασία, γρήγορη εκτέλεση ή ευελιξία μεταξύ λειτουργιών.

Ρωτήστε για:

• πώς διαχειρίζονται τις προτεραιότητες
• πώς τεκμηριώνουν την εργασία τους
• πώς επικοινωνούν μεταξύ ομάδων
• πώς αντιμετωπίζουν την ασάφεια
• πώς υποστηρίζουν υγιή συνεργασία

Αυτές οι ερωτήσεις αποκαλύπτουν αν ένας υποψήφιος μπορεί να πετύχει στο λειτουργικό σας μοντέλο.

5. Τοποθετήστε τη συμμόρφωση στο κέντρο της επιχείρησης

Η ευεξία, η βιωσιμότητα και η ευελιξία της απομακρυσμένης εργασίας εξαρτώνται από μια καλή επιχειρηματική δομή. Χωρίς πειθαρχία στη συμμόρφωση, ακόμη και μια ισχυρή κουλτούρα μπορεί να γίνει δύσκολο να διατηρηθεί.

Στο στάδιο της ίδρυσης, οι ιδρυτές πρέπει να δίνουν προσοχή σε:

• την επιλογή της σωστής νομικής μορφής
• τη σωστή κατάθεση των εγγράφων ίδρυσης
• τη διατήρηση registered agent
• τον διαχωρισμό εταιρικών και προσωπικών οικονομικών
• την παρακολούθηση προθεσμιών ετήσιων αναφορών και καταθέσεων
• την ενημέρωση σχετικά με τις απαιτήσεις της πολιτείας

Αυτό είναι ιδιαίτερα σημαντικό αν προσλαμβάνετε σε διαφορετικές πολιτείες ή λειτουργείτε απομακρυσμένα. Οι κανόνες απασχόλησης, οι φορολογικές υποχρεώσεις και οι απαιτήσεις εγγραφής μπορεί να διαφέρουν ανάλογα με την τοποθεσία.

Μια επιχείρηση που παραμένει οργανωμένη από την αρχή είναι καλύτερα προετοιμασμένη να κλιμακωθεί χωρίς περιττό ρίσκο.

Η Zenind βοηθά τους ιδρυτές να παραμένουν σε έλεγχο αυτών των βασικών, ώστε να μπορούν να αφιερώνουν περισσότερη ενέργεια στο να χτίζουν την ίδια την επιχείρηση.

6. Μια πρακτική λίστα εκκίνησης 90 ημερών

Αν ξεκινάτε μια νέα εταιρεία, χρησιμοποιήστε τις πρώτες 90 ημέρες για να δώσετε τον τόνο.

Ημέρες 1 έως 30

• οριστικοποιήστε την επιχειρηματική οντότητα
• αποκτήστε τις απαιτούμενες εγγραφές και φορολογικούς αριθμούς
• ανοίξτε τραπεζικούς λογαριασμούς επιχείρησης
• συντάξτε βασικές πολιτικές
• επιλέξτε εργαλεία συνεργασίας και τήρησης αρχείων

Ημέρες 31 έως 60

• δημιουργήστε τη διαδικασία ένταξης
• καθορίστε τις προσδοκίες για remote ή hybrid εργασία
• ορίστε τις αρμοδιότητες των μάνατζερ
• επιλέξτε επιλογές υποστήριξης ευεξίας
• εξετάστε προμηθευτές και συστήματα λειτουργίας

Ημέρες 61 έως 90

• συλλέξτε ανατροφοδότηση από την ομάδα
• βελτιώστε τις πολιτικές με βάση την πραγματική χρήση
• τεκμηριώστε επαναλαμβανόμενες διαδικασίες
• ελέγξτε τις προθεσμίες συμμόρφωσης
• μετρήστε τι λειτουργεί και τι όχι

Η πρώιμη δομή αποτρέπει το μελλοντικό χάος.

Συμπέρασμα

Μια σύγχρονη επιχείρηση δεν χρειάζεται να διαλέξει ανάμεσα στην ανάπτυξη και στον καλό σχεδιασμό του χώρου εργασίας. Μπορεί να χτίσει και τα δύο ταυτόχρονα.

Σχεδιάζοντας από την αρχή για απομακρυσμένη εργασία, ευεξία των εργαζομένων και βιωσιμότητα, οι ιδρυτές δημιουργούν μια ισχυρότερη εταιρική κουλτούρα και ένα πιο ανθεκτικό λειτουργικό μοντέλο. Και συνδυάζοντας αυτούς τους στόχους με ισχυρές πρακτικές ίδρυσης και συμμόρφωσης, δίνουν στην επιχείρηση καλύτερες πιθανότητες να κλιμακωθεί υπεύθυνα.

Για νέες επιχειρήσεις στις ΗΠΑ, αυτός ο συνδυασμός έχει σημασία. Η σωστή βάση υποστηρίζει κάθε απόφαση που ακολουθεί.