Как новите бизнеси могат да изградят работно място, фокусирано върху благосъстоянието, устойчивостта и дистанционната работа

За един нов бизнес културата не е нещо, което се появява по-късно. Тя се изгражда от първите решения, които вземате: как учредявате компанията, как наемате хора, как комуникирате и как подкрепяте хората, които поддържат бизнеса в движение.

Затова благосъстоянието, устойчивостта и дистанционната работа не трябва да се разглеждат като отделни тенденции. Те са свързани оперативни принципи, които могат да помогнат на един стартъп да привлича таланти, да намалява отпадъците, да повишава устойчивостта си и да създава по-здрава основа за растеж.

Когато тези приоритети са планирани отрано, те се мащабират по-лесно. Когато бъдат пренебрегнати, докато бизнесът вече се развива бързо, поправката им става скъпа.

Защо тези приоритети трябва да присъстват в плана ви за учредяване

Много основатели смятат, че учредяването на компания се свежда само до подаване на документи и откриване на банкова сметка. В действителност начинът, по който структурирате бизнеса, оформя работната среда още от първия ден.

Ясната корпоративна структура, вътрешните политики и процедурите за съответствие помагат на компанията да взема по-добри решения относно:

• правила за дистанционна или хибридна работа
• подкрепа за благосъстоянието на служителите
• цели за устойчивост
• наемане и въвеждане в работата
• данъчни и правни задължения
• водене на записи и управление

Ако учредявате нов бизнес в Съединените щати, това е правилният етап да съгласувате правната си структура с дългосрочния оперативен модел. Zenind помага на основателите да изградят тази основа с услуги за учредяване, регистриран представител и съответствие, предназначени да поддържат бизнеса организиран, докато расте.

1. Изградете дистанционната работа целенасочено

Дистанционната работа вече не е просто резервен план за извънредни ситуации. За много нови компании тя е основен оперативен модел, който разширява достъпа до таланти и намалява началните разходи.

Но дистанционната работа работи добре само когато е проектирана умишлено.

Определете модела на работа

Започнете, като решите дали компанията ви ще бъде изцяло дистанционна, хибридна или офисна с периодична гъвкавост. Най-добрият модел зависи от самата работа, от екипа, който изграждате, и от клиентското изживяване, което искате да предоставите.

Бъдете конкретни относно:

• основните работни часове
• очакванията за срещи
• стандартите за време за реакция
• поддръжката на оборудване
• координацията между часови зони
• изискванията за присъствие на място, ако има такива

Неяснотата създава объркване. Яснотата създава доверие.

Стандартизирайте комуникацията

Разпределените екипи се нуждаят от писмени процеси. Без тях хората започват да разчитат на паметта, на странични разговори или на информационно претоварване.

Определете очаквания за:

• къде се документират решенията
• кои инструменти се използват за чат, видео и проследяване на проекти
• колко често се провеждат екипните проверки
• какво се счита за спешна комуникация
• как трябва да се документират предаванията между хората

Бизнесът, готов за дистанционна работа, не просто използва софтуер. Той изгражда система, която прави работата видима.

Направете въвеждането в работата структурирано

Първите 30 дни са важни. Новите служители не бива да гадаят как работи компанията.

Силният процес на дистанционно въвеждане трябва да включва:

• очаквания за ролята и показатели за успех
• организационни схеми и линии на отчитане
• документация на работните процеси
• достъп до системи и входни данни
• преглед на политики и обучение по съответствие
• запознаване с ключови членове на екипа

Колкото по-структурирано е въвеждането, толкова по-бързо новият служител може да допринася без излишно триене.

2. Направете благосъстоянието оперативен приоритет, а не символичен

Благосъстоянието често се обсъжда като придобивка, но то трябва да се разглежда и като управленска практика.

Ако компанията ви казва, че цени здравето на служителите, но възнаграждава постоянната достъпност, посланието няма да е убедително. Благосъстоянието трябва да личи в начина, по който се разпределя, преглежда и подкрепя работата.

Планирайте натоварването реалистично

Прегарянето обикновено започва с лошо планиране. Новите бизнеси са особено уязвими, защото често работят с малък екип и искат от него да върши твърде много.

За да намалите натоварването:

• определяйте ясно приоритетите
• избягвайте ненужни срещи
• уважавайте отпуските
• поддържайте реалистични срокове
• преглеждайте редовно натоварването

Здравите екипи са по-последователни и по-продуктивни в дългосрочен план от екипите, които постоянно работят на празни обороти.

Подкрепяйте психичното и физическото здраве

Компания, фокусирана върху благосъстоянието, може да подкрепя служителите по практичен начин, например чрез:

• гъвкави графици, когато е възможно
• здравно осигуряване и придобивки, подходящи за екипа
• възстановяване на разходи за ергономично оборудване
• достъп до ресурси за подкрепа на служители
• насърчаване на почивки и отпуски

Дори прости политики могат да имат голям ефект, когато се прилагат последователно.

Обучете мениджърите да ръководят добре

Мениджърите оформят преживяването на служителите повече от лозунгите. Един добър мениджър може да намали стреса, да подобри задържането на хората и да поддържа честна комуникация.

Обучете мениджърите да:

• дават ясна обратна връзка
• забелязват рано натоварването
• решават директно проблеми с представянето
• подкрепят границите около работата след работно време
• признават постиженията, без да създават зависимост от преработване

Благосъстоянието се поддържа по-лесно, когато лидерите го демонстрират.

3. Третирайте устойчивостта като бизнес система

Устойчивостта не е само екологична тема. За новите бизнеси тя може да бъде и начин за по-ефективна и по-целенасочена работа.

Устойчивите практики често спестяват пари, намаляват отпадъците и създават по-чист вътрешен процес.

Започнете с дигитални операции

Безхартиеният подход може да направи бизнеса по-лесен за организиране от самото начало.

Обмислете:

• дигитални договори и електронни подписи
• съхранение на документи в облака
• онлайн фактуриране и плащания
• електронни системи за заплати и управление на човешки ресурси
• виртуални срещи, когато присъствието на място не е необходимо

Дигиталните системи намаляват хаоса и улесняват достъпа, особено при дистанционни или хибридни екипи.

Намалете ненужното потребление на ресурси

Ако компанията ви използва офис пространство, помислете внимателно какво действително е необходимо.

Можете да намалите отпадъците, като:

• избирате енергийно ефективно оборудване
• купувате само необходимите консумативи
• ограничавате печатните материали
• намалявате графиците, зависими от пътуване до офиса, когато е възможно
• оценявате доставчиците според практиките им за устойчивост

За много компании в ранен етап по-икономичният оперативен отпечатък не е просто по-зелен. Той е и по-дисциплиниран финансово.

Съгласувайте устойчивостта с идентичността на марката

Клиентите все по-често обръщат внимание на това как работят бизнесите. Компания, която приема устойчивостта сериозно, може да изгради доверие по-бързо, особено когато твърденията ѝ са конкретни и достоверни.

Избягвайте неясен маркетингов език. Вместо това съобщавайте конкретни действия като:

• безхартиени процеси
• дистанционно ориентирани операции
• отговорни решения за доставка
• ефективно използване на оборудване
• обмислени политики за покупка

Конкретните действия са по-убедителни от широките обещания.

4. Наемайте за последователност, не само за скорост

Стартъпите често наемат бързо, защото им трябва помощ веднага. Това е разбираемо, но прибързаното наемане може да създаде дългосрочни проблеми.

Правилните хора ще подкрепят културата ви. Неподходящите ще я изкривят.

Напишете по-добри длъжностни описания

Ясното описание на длъжността помага да привлечете кандидати, които разбират средата, в която влизат.

Включете:

• основни отговорности
• очаквания за комуникация
• изисквания за дистанционна работа или работа на място
• показатели за успех
• стил на сътрудничество
• необходимите квалификации

Когато кандидатите знаят какво наистина изисква работата, намалявате риска от текучество по-късно.

Оценявайте по съвместимост

Техническите умения са важни, но също толкова важна е и съвместимостта с начина, по който работи бизнесът.

Търсете кандидати, които могат да се развиват във вашата среда, независимо дали това означава дистанционно сътрудничество, бързо изпълнение или гъвкавост между различни функции.

Питайте за:

• как управляват приоритетите си
• как документират работата си
• как комуникират между екипите
• как се справят с неяснотата
• как подкрепят здравословното сътрудничество

Тези въпроси показват дали даден кандидат може да успее във вашия оперативен модел.

5. Поставете съответствието в центъра на бизнеса

Благосъстоянието, устойчивостта и гъвкавата дистанционна работа зависят от добра бизнес структура. Без дисциплина по съответствие дори силната култура може да стане трудна за поддържане.

На етапа на учредяване основателите трябва да обърнат внимание на:

• избора на правилното правно лице
• коректното подаване на учредителни документи
• поддържането на регистриран представител
• отделянето на бизнес и лични финанси
• следенето на срокове за годишни отчети и декларации
• поддържането на актуални изискванията на щата

Това е особено важно, ако наемате хора в различни щати или работите дистанционно. Правилата за заетост, данъчните задължения и изискванията за регистрация могат да се различават според местоположението.

Бизнес, който е организиран от самото начало, е по-добре подготвен да се мащабира без ненужен риск.

Zenind помага на основателите да следят тези основи, за да могат да насочат повече енергия към изграждането на самия бизнес.

6. Практически 90-дневен стартов списък

Ако започвате нова компания, използвайте първите 90 дни, за да зададете тона.

Дни 1 до 30

• финализирайте бизнес структурата
• получете необходимите регистрации и данъчни идентификатори
• открийте бизнес банкови сметки
• изготвяне на основни политики
• изберете инструменти за сътрудничество и водене на записи

Дни 31 до 60

• изградете процеса за въвеждане в работата
• определете очакванията за дистанционна или хибридна работа
• задайте отговорности на мениджърите
• изберете опции за подкрепа на благосъстоянието
• прегледайте оперативните доставчици и системи

Дни 61 до 90

• съберете обратна връзка от екипа
• прецизирайте политиките според реалното използване
• документирайте повтарящите се процеси
• прегледайте сроковете за съответствие
• измерете какво работи и какво не

Ранната структура предотвратява по-късния хаос.

Заключение

Един модерен бизнес не трябва да избира между растеж и добра организация на работното място. Той може да изгради и двете едновременно.

Като планират дистанционната работа, благосъстоянието на служителите и устойчивостта от самото начало, основателите създават по-силна фирмена култура и по-устойчив оперативен модел. А когато съчетаят тези цели със стабилни практики за учредяване и съответствие, дават на бизнеса по-добър шанс да се мащабира отговорно.

За новите бизнеси в САЩ тази комбинация е важна. Правилната основа подкрепя всяко следващо решение.