Kiến thức cơ bản về thuế cho doanh nghiệp nhỏ dành cho chủ doanh nghiệp mới tại Mỹ

Bắt đầu một doanh nghiệp tại Hoa Kỳ không chỉ là chọn tên và nộp hồ sơ thành lập. Khi công ty của bạn đi vào hoạt động, thuế sẽ trở thành một phần trong quy trình vận hành thường xuyên. Với nhiều chủ doanh nghiệp, đó là lúc sự bối rối bắt đầu.

Tin tốt là thuế cho doanh nghiệp nhỏ sẽ dễ quản lý hơn nhiều khi bạn nắm được những kiến thức cơ bản. Các loại thuế cụ thể mà doanh nghiệp của bạn phải nộp phụ thuộc vào loại hình pháp lý, địa điểm, ngành nghề, cách thiết lập bảng lương và mô hình doanh thu, nhưng các trách nhiệm cốt lõi thì tương tự nhau: đăng ký đúng, lưu trữ hồ sơ rõ ràng, theo dõi thu nhập và chi phí, và nộp đúng mẫu biểu đúng hạn.

Hướng dẫn này giải thích những khái niệm thuế nền tảng mà mọi chủ doanh nghiệp mới nên biết. Bài viết dành cho các doanh nhân tại Mỹ muốn có cái nhìn thực tế trước khi trao đổi với chuyên gia thuế hoặc thiết lập quy trình kế toán nội bộ.

Vì sao thuế cho doanh nghiệp nhỏ lại quan trọng

Thuế ảnh hưởng đến gần như mọi phần của một doanh nghiệp:

• Chúng ảnh hưởng đến cách bạn cấu trúc công ty.
• Chúng quyết định số tiền bạn cần dành ra từ doanh thu.
• Chúng định hình những hồ sơ bạn cần lưu giữ.
• Chúng tác động đến quyết định tuyển dụng và thiết lập bảng lương.
• Chúng có thể tạo ra tiền phạt nếu bạn bỏ lỡ việc nộp hồ sơ hoặc thanh toán.

Một doanh nghiệp bỏ qua thuế có thể nhanh chóng gặp vấn đề về dòng tiền, tuân thủ và gánh nặng hành chính. Một doanh nghiệp lập kế hoạch sớm có thể vận hành tự tin hơn nhiều.

Bắt đầu từ cấu trúc doanh nghiệp của bạn

Cấu trúc pháp lý của bạn đóng vai trò lớn trong cách doanh nghiệp bị đánh thuế.

Doanh nghiệp cá thể

Doanh nghiệp cá thể là cấu trúc đơn giản nhất. Thu nhập của doanh nghiệp thường được chuyển qua cho chủ sở hữu, người sẽ khai báo trên tờ khai thuế cá nhân. Sự đơn giản này có thể hấp dẫn, nhưng có thể mang lại ít lợi ích hơn về việc tách biệt tài chính cá nhân và tài chính doanh nghiệp.

Hợp danh

Hợp danh thường có từ hai chủ sở hữu trở lên. Doanh nghiệp thường nộp một tờ khai thông tin, trong khi các chủ sở hữu khai phần thu nhập của mình trên tờ khai cá nhân. Thỏa thuận sở hữu rõ ràng và sổ sách kế toán chính xác đặc biệt quan trọng trong trường hợp này.

LLC

Công ty trách nhiệm hữu hạn rất linh hoạt. Về thuế, một LLC có thể được xem như doanh nghiệp cá thể, hợp danh hoặc công ty cổ phần tùy theo cách cấu trúc và cách doanh nghiệp lựa chọn chế độ thuế. Chính sự linh hoạt này là một trong những lý do nhiều nhà sáng lập chọn LLC khi thành lập doanh nghiệp.

Công ty cổ phần

Công ty cổ phần thường bị đánh thuế tách biệt với chủ sở hữu, trừ khi đủ điều kiện cho một chế độ thuế cụ thể. Công ty cổ phần đòi hỏi nhiều thủ tục hơn, nhưng cũng có thể mang lại các lựa chọn hữu ích cho tăng trưởng, tuyển dụng và hoạch định thuế.

Nếu bạn vẫn đang cân nhắc cấu trúc phù hợp, Zenind có thể hỗ trợ phần thành lập để bạn xây dựng nền tảng pháp lý rõ ràng trước khi xử lý thiết lập thuế.

Các loại thuế liên bang mà doanh nghiệp nhỏ thường gặp

Phần lớn doanh nghiệp nhỏ tại Mỹ cần hiểu một vài nhóm thuế liên bang chính.

Thuế thu nhập

Doanh nghiệp nộp thuế thu nhập dựa trên cách IRS phân loại thực thể. Với các thực thể chuyển thuế qua chủ sở hữu, lợi nhuận thường đi vào tờ khai thuế cá nhân của chủ sở hữu. Với công ty cổ phần, doanh nghiệp có thể trực tiếp nợ thuế ở cấp thực thể.

Thuế tự doanh

Nhiều chủ sở hữu của doanh nghiệp cá thể và các doanh nghiệp chuyển thuế qua chủ sở hữu có thể phải nộp thuế tự doanh trên thu nhập kinh doanh. Khoản này tách biệt với thuế thu nhập và là một trong những lý do khiến chủ doanh nghiệp mới cần theo dõi lợi nhuận cẩn thận trong suốt năm.

Thuế ước tính

Nếu thuế không được khấu trừ từ thu nhập doanh nghiệp giống như một bảng lương truyền thống, bạn có thể cần thực hiện các khoản nộp thuế ước tính trong năm. Điều này giúp bạn tránh khoản phải nộp lớn về sau và hỗ trợ lập kế hoạch tiền mặt tốt hơn.

Thuế bảng lương

Nếu bạn thuê nhân viên, thuế bảng lương sẽ trở thành một phần trong trách nhiệm tuân thủ của bạn. Điều này có thể bao gồm khấu trừ, phần đóng góp của chủ sử dụng lao động và các nghĩa vụ nộp tiền liên quan đến tiền lương.

Thuế tiêu thụ đặc biệt hoặc thuế theo ngành

Một số doanh nghiệp phải nộp các loại thuế đặc thù dựa trên sản phẩm họ bán, dịch vụ họ cung cấp hoặc cách họ vận hành. Những loại thuế này không áp dụng cho tất cả, nhưng rất quan trọng cần nghiên cứu sớm nếu doanh nghiệp của bạn hoạt động trong lĩnh vực được quản lý chặt chẽ.

Nghĩa vụ thuế tiểu bang và địa phương

Thuế liên bang chỉ là một lớp trong hệ thống. Tùy nơi doanh nghiệp của bạn đặt trụ sở hoặc nơi bạn bán hàng hóa và dịch vụ, bạn cũng có thể cần xử lý:

• Thuế thu nhập tiểu bang
• Thuế nhượng quyền
• Thuế bán hàng
• Thuế doanh thu gộp
• Thuế kinh doanh địa phương
• Phí cấp phép của thành phố hoặc quận

Đây là nơi nhiều chủ doanh nghiệp dễ gặp sai sót. Hai doanh nghiệp có cùng hồ sơ thuế liên bang có thể có nghĩa vụ thuế tiểu bang và địa phương rất khác nhau. Yêu cầu cụ thể của bạn phụ thuộc vào nơi bạn thành lập công ty, nơi bạn hoạt động và việc bạn có phát sinh nexus ở các tiểu bang khác hay không.

Nếu doanh nghiệp của bạn bán hàng trực tuyến, hoạt động ở nhiều tiểu bang hoặc thuê nhân viên làm việc từ xa, việc đăng ký thuế có thể phức tạp hơn. Bạn nên xem xét các quy định của từng tiểu bang trước khi mở rộng.

Những hồ sơ bạn nên lưu giữ

Quản lý hồ sơ tốt là một trong những thói quen hữu ích nhất mà doanh nghiệp nhỏ có thể xây dựng.

Tối thiểu, hãy theo dõi:

• Tổng doanh thu
• Hóa đơn và biên lai
• Sao kê ngân hàng
• Hồ sơ bảng lương
• Thanh toán cho nhà cung cấp
• Nhật ký quãng đường hoặc đi lại
• Hồ sơ văn phòng tại nhà nếu áp dụng
• Hồ sơ mua tài sản và tài liệu liên quan đến khấu hao
• Hồ sơ thành lập và tuân thủ

Hồ sơ rõ ràng không chỉ hữu ích vào mùa thuế. Chúng còn cải thiện việc lập ngân sách, giúp hồ sơ vay vốn dễ dàng hơn và giảm căng thẳng khi kiểm toán hoặc nhận thông báo từ cơ quan thuế.

Một tài khoản ngân hàng doanh nghiệp riêng và một hệ thống kế toán chuyên dụng thường rất đáng để thiết lập ngay từ sớm trong vòng đời công ty.

Các khoản khấu trừ và nhóm chi phí phổ biến

Khấu trừ thuế có thể làm giảm thu nhập chịu thuế khi khoản chi là thông thường và cần thiết cho doanh nghiệp. Một số ví dụ phổ biến có thể gồm:

• Tiền thuê văn phòng hoặc không gian làm việc chung
• Phần mềm và dịch vụ đăng ký dùng cho doanh nghiệp
• Marketing và quảng cáo
• Dịch vụ pháp lý và chuyên môn
• Tiền lương nhân viên và thanh toán cho nhà thầu độc lập
• Phí bảo hiểm
• Chi phí internet và điện thoại phục vụ công việc
• Chi phí đi lại của doanh nghiệp
• Vật tư và thiết bị
• Giáo dục hoặc đào tạo liên quan đến doanh nghiệp

Mấu chốt là chứng từ. Một khoản khấu trừ sẽ mạnh hơn khi mục đích kinh doanh được thể hiện rõ và hồ sơ hỗ trợ được sắp xếp gọn gàng.

Chủ doanh nghiệp cũng nên cẩn thận với các chi phí cá nhân bị trộn vào tài khoản doanh nghiệp. Việc dùng chung có thể tạo ra nhầm lẫn và làm giảm độ chính xác của sổ sách.

Nhà thầu độc lập và nhân viên

Cách bạn phân loại người lao động sẽ ảnh hưởng đến cả nghĩa vụ bảng lương lẫn việc khai báo thuế.

Nhà thầu độc lập thường tự chịu trách nhiệm về thuế của họ, trong khi nhân viên thường yêu cầu khấu trừ qua bảng lương và các nghĩa vụ từ phía chủ sử dụng lao động. Phân loại sai có thể dẫn đến việc điều chỉnh tốn kém, tiền phạt và thuế truy thu.

Nếu bạn không chắc nên phân loại một người lao động như thế nào, hãy xem xét kỹ mối quan hệ thực tế thay vì chỉ dựa vào nhãn trong hợp đồng. Cách thức làm việc quan trọng hơn chức danh.

Khi nào doanh nghiệp nên nghĩ đến bảng lương

Thuê nhân viên đầu tiên là một cột mốc lớn, nhưng cũng làm tăng trách nhiệm tuân thủ.

Bạn có thể cần phải:

• Đăng ký các tài khoản bảng lương
• Khấu trừ và nộp thuế việc làm
• Nộp các tờ khai bảng lương
• Lưu giữ hồ sơ tiền lương
• Cấp phiếu lương cuối năm
• Theo dõi chế độ nghỉ phép có lương hoặc quyền lợi khác khi luật yêu cầu

Ngay cả một đội ngũ nhỏ cũng có thể tạo ra sự phức tạp hành chính đáng kể nếu bảng lương không được thiết lập đúng từ đầu.

Thuế ước tính và lập kế hoạch dòng tiền

Một thách thức phổ biến với chủ doanh nghiệp mới là dành đủ tiền cho thuế.

Vì thu nhập doanh nghiệp thường không ổn định, bạn nên xây dựng thói quen trích lập dự phòng thuế. Nhiều chủ doanh nghiệp giữ một tỷ lệ nhất định của doanh thu vào một tài khoản tiết kiệm thuế để không bị bất ngờ sau này.

Một thói quen dòng tiền đơn giản có thể tạo khác biệt lớn:

1. Gửi doanh thu vào tài khoản doanh nghiệp.
2. Chuyển một phần đã định trước vào quỹ dự phòng thuế.
3. Dùng phần vốn hoạt động còn lại để chi trả chi phí.
4. Đối soát thu nhập và chi phí hàng tháng.
5. Điều chỉnh tỷ lệ dự phòng khi lợi nhuận thay đổi.

Cách làm này không thay thế cho tư vấn thuế chuyên nghiệp, nhưng giúp giảm rủi ro nộp thiếu.

Những sai lầm thuế mà chủ doanh nghiệp mới nên tránh

Nhiều vấn đề thuế bắt nguồn từ một vài sai lầm có thể đoán trước:

• Chờ đến cuối năm mới sắp xếp hồ sơ
• Dùng chung một tài khoản cho chi tiêu cá nhân và doanh nghiệp
• Bỏ lỡ các khoản thanh toán ước tính
• Phân loại sai người lao động
• Quên nghĩa vụ nộp hồ sơ ở cấp tiểu bang hoặc địa phương
• Cho rằng LLC tự động giúp giảm thuế
• Xem kế toán là việc không bắt buộc
• Không lập kế hoạch bảng lương ngay khi có nhân viên đầu tiên

Tránh những vấn đề này từ sớm sẽ dễ hơn nhiều so với sửa chữa về sau.

Danh sách kiểm tra thuế thực tế cho doanh nghiệp mới

Hãy dùng danh sách này như một điểm khởi đầu:

• Chọn cấu trúc doanh nghiệp phù hợp với mục tiêu của bạn
• Đăng ký doanh nghiệp đúng cách tại tiểu bang của bạn
• Xin mọi mã số thuế hoặc tài khoản cần thiết
• Mở tài khoản ngân hàng doanh nghiệp riêng
• Thiết lập phần mềm kế toán hoặc thuê kế toán chuyên nghiệp
• Theo dõi mọi nguồn thu và chi phí
• Tách quy trình cho nhà thầu và nhân viên
• Xem lại các yêu cầu nộp hồ sơ của tiểu bang và địa phương
• Xây dựng quỹ dự phòng thuế từ mỗi khoản tiền nhận được
• Tham khảo CPA hoặc cố vấn thuế cho loại hình pháp lý của bạn

Zenind phù hợp như thế nào trong quy trình này

Zenind giúp các doanh nhân xử lý bước thành lập với một quy trình tinh gọn, tập trung vào thị trường Hoa Kỳ. Điều đó quan trọng vì những lựa chọn thành lập đúng ngay từ đầu có thể giúp công việc thuế và tuân thủ sau này dễ dàng hơn.

Khi doanh nghiệp của bạn được thành lập đúng cách, sẽ đơn giản hơn để:

• Mở các tài khoản tài chính
• Tạo hồ sơ giấy tờ rõ ràng
• Tách biệt hoạt động kinh doanh và cá nhân
• Chuẩn bị cho các đăng ký thuế
• Xây dựng thói quen tuân thủ ngay từ ngày đầu

Thành lập không giống với chuẩn bị thuế, nhưng đó là điểm khởi đầu cho một doanh nghiệp có tổ chức hơn. Zenind được thiết kế để giúp chủ doanh nghiệp đi qua giai đoạn đầu này một cách rõ ràng để họ có thể tập trung vào vận hành, kế toán và tăng trưởng.

Kết luận

Thuế cho doanh nghiệp nhỏ không nhất thiết phải gây áp lực. Khi bạn hiểu cách thực thể của mình bị đánh thuế, những hồ sơ nào quan trọng và các nghĩa vụ nộp hồ sơ nào áp dụng ở cấp liên bang, tiểu bang và địa phương, quy trình sẽ trở nên dễ quản lý hơn nhiều.

Chiến lược tốt nhất là bắt đầu sớm. Lưu giữ hồ sơ rõ ràng, tách biệt tài chính doanh nghiệp, lập kế hoạch dự phòng thuế và tìm hỗ trợ chuyên gia khi cần. Với nền tảng phù hợp, quy trình thuế của bạn sẽ trở thành một hệ thống kinh doanh thay vì một cuộc khủng hoảng mỗi năm.