Как да получите EIN за вашия бизнес: стъпки на IRS, срокове и често срещани грешки

Employer Identification Number, или EIN, е един от първите данъчни идентификатори, от които много собственици на бизнес се нуждаят след учредяване на компания. IRS използва този деветцифрен номер, за да идентифицира бизнес субект за данъчни декларации и отчетни цели. На практика EIN помага на вашия бизнес да открива финансови сметки, да наема служители, да подава декларации и да поддържа организация, докато компанията расте.

Ако започвате нов бизнес, процесът обикновено е ясен, но подробностите са важни. Неправилната структура на субекта, непълно заявление или несъответствие между документите за учредяване и записите на IRS могат да забавят всичко. Това ръководство обяснява какво е EIN, кой се нуждае от него, как да кандидатствате, каква информация да подготвите и кога Zenind може да помогне да опростите процеса.

Какво е EIN и защо е важно

EIN често се нарича федерален данъчен идентификационен номер. IRS го използва, за да идентифицира предприятия и други субекти, които трябва да подават данъчни декларации или да извършват данъчни плащания. Самият номер не променя бизнес структурата ви, но помага на правителството и финансовите институции да разпознават правилно вашия субект.

Един бизнес може да се нуждае от EIN по няколко причини:

• Наемане на служители и отчитане на данъци върху заплатите
• Откриване на бизнес банкова сметка
• Кандидатстване за бизнес лицензи
• Подаване на данъчни декларации по пощата
• Работа с банки, доставчици и платежни оператори, които изискват данъчен идентификатор
• Установяване на отделна бизнес идентичност за данъчно администриране

За много нови собственици на бизнес получаването на EIN е практична стъпка, която идва скоро след държавната регистрация. Ако учредявате LLC, корпорация, партньорство или организация, освободена от данъци, обикновено е разумно да уредите EIN отрано, за да продължите напред без забавяне.

Кой се нуждае от EIN

IRS използва общи правила, за да определи кой има нужда от EIN. Обикновено имате нужда от такъв, ако вашият бизнес или организация трябва да отчита данъци върху заетостта или да издава данъчни справки на служители или пенсионери. IRS също така присвоява EIN на еднолични търговци, корпорации, партньорства, наследства, тръстове, определени лица и други субекти, които се нуждаят от данъчен номер за подаване.

Често срещани примери включват:

• Корпорации
• Партньорства
• LLC с служители или определени данъчни задължения
• Организации, освободени от данъци
• Наследства и тръстове
• Еднолични търговци, които се нуждаят от EIN за банкиране, наемане или данъчно администриране

Някои собственици на бизнес предполагат, че едноличният търговец никога няма нужда от EIN. Това не винаги е вярно. Дори и да не сте задължени да имате такъв, може все пак да изберете да получите EIN, за да избегнете използването на Social Security number върху бизнес документи или за да изпълните изисквания на банки или доставчици.

Кога може да не е нужен нов EIN

EIN е свързан със субекта и неговия данъчен профил, така че не всяка промяна изисква нов номер. Според IRS не е задължително да ви е нужен нов EIN, ако просто промените името на бизнеса, адреса или отговорното лице.

Може да се наложи нов EIN, ако вашият субект промени собствеността или структурата си по начин, който създава нова данъчна идентичност. Примери са преобразуване на един бизнес тип в друг, създаване на нов субект или определени промени в собствеността, които прекратяват стария субект за данъчни цели.

Ако не сте сигурни дали вашата промяна изисква нов EIN, по-добре е да проверите преди подаване. Кандидатстването за грешен номер или оставянето на грешния номер активен може да доведе до избегваеми проблеми с данъчното отчитане по-късно.

Какво да подготвите преди да кандидатствате

Преди да започнете заявлението, съберете информацията, която IRS ще поиска. Подготовката прави процеса много по-бърз и намалява риска от грешки.

Подгответе следните данни:

• Правно име на субекта или лицето, което кандидатства за EIN
• Търговско име или DBA, ако е приложимо
• Бизнес структура, например LLC, корпорация, партньорство, наследство или тръст
• Данни за отговорното лице
• Данъчен идентификационен номер на отговорното лице, например SSN, ITIN или EIN за определени субекти
• Бизнес адрес и пощенски адрес
• Дата, на която бизнесът е започнал или е бил придобит
• Основна бизнес дейност и индустрия
• Причина, поради която кандидатствате за EIN
• Брой служители, които очаквате да имате, ако има такива

Отговорното лице е лицето, което отговаря за субекта и неговите активи. IRS очаква това лице да бъде посочено в заявлението. Номинирани лица нямат право да кандидатстват за EIN от името на бизнеса.

Как да кандидатствате за EIN

Ако основното ви място на дейност е в Съединените щати, можете да кандидатствате за EIN онлайн, по факс или по пощата. Ако основното ви място на дейност е извън Съединените щати, IRS позволява и телефонни заявления в определени случаи.

Кандидатстване онлайн

Онлайн заявлението обикновено е най-бързият вариант. То е безплатно и се издава директно от IRS. В много случаи кандидатите получават EIN веднага след завършване на заявлението.

Няколко важни точки се отнасят за онлайн процеса:

• Заявлението трябва да бъде попълнено в една сесия
• Не можете да запазите частичен напредък и да се върнете по-късно
• Данните на отговорното лице трябва да са точни и пълни
• IRS ограничава кандидатите до един EIN на отговорно лице на ден

Ако учредявате нов правен субект, обикновено първо трябва да завършите държавната регистрация, след което да кандидатствате за EIN. Кандидатстването твърде рано може да доведе до забавяне, ако субектът още не е бил правилно създаден.

Кандидатстване по факс

Можете да изпратите Form SS-4 по факс до IRS, ако предпочитате хартиено заявление или не можете да използвате онлайн инструмента. IRS в момента посочва, че кандидатите по факс, които предоставят номер за обратен факс, обикновено получават обратно първата страница с EIN след около 4 работни дни.

Подаването по факс може да бъде добър вариант, когато имате нужда от номера скоро, но не можете да завършите онлайн заявлението.

Кандидатстване по пощата

Изпращането на Form SS-4 по пощата е най-бавният вариант за кандидати в САЩ. IRS посочва, че заявленията за EIN по пощата обикновено се обработват за около 4 седмици, въпреки че могат да възникнат забавяния, когато натоварването е високо.

Пощата е най-подходяща, когато скоростта не е критична и искате хартиена следа за подаването.

Кандидатстване по телефон за определени международни кандидати

Ако основното ви място на дейност е извън Съединените щати, IRS позволява на определени кандидати да кандидатстват по телефон. Международните кандидати могат също да използват факс или поща, в зависимост от ситуацията си.

Как да попълните правилно Form SS-4

Form SS-4 е заявлението на IRS, използвано за искане на EIN. Повечето забавяния възникват, защото формулярът е непълен или информацията не съвпада с данните на субекта.

Обърнете специално внимание на следните елементи:

• Използвайте точното юридическо име от документите за учредяване
• Въведете правилния тип субект
• Посочете точно отговорното лице
• Попълнете правилно датата на започване на бизнеса
• Изберете правилната причина за кандидатстване
• Опишете ясно бизнес дейността

Ако даден ред не се отнася за вас, инструкциите на IRS обикновено препоръчват да въведете N/A, вместо да оставите полето неясно. Тази малка стъпка може да помогне за намаляване на последващи запитвания.

Не използвайте Social Security number вместо EIN във формуляри, които изискват бизнес данъчен идентификатор. IRS очаква EIN да съвпада точно във всички декларации, записите за заплати и банковите документи.

Колко време е нужно, за да започнете да използвате вашия EIN

В много случаи можете да използвате EIN веднага за обичайни бизнес задачи като откриване на банкова сметка, кандидатстване за лицензи или подаване на хартиена данъчна декларация.

Въпреки това някои системи на IRS може да отнемат повече време, за да разпознаят номера. IRS посочва, че може да се наложи да изчакате до две седмици, преди да използвате EIN за определени електронни системи за подаване и плащане, включително e-file и електронни данъчни депозити.

Ако данъчна декларация е дължима преди да получите EIN, IRS позволява да напишете „Applied For“ и датата на заявлението на мястото, където би стоял номерът. Ако данъчен депозит е дължим преди да пристигне номерът, IRS предоставя инструкции за изпращане на плащането до правилния адрес на обслужващия център.

Кога ви трябва нов EIN

Нов EIN не винаги е необходим след всяка бизнес промяна. По принцип ви трябва нов EIN, когато собствеността или структурата се променят по начин, който създава нов данъчен субект.

Примери, които може да изискват нов EIN, включват:

• Преобразуване на партньорство в корпорация
• Прекратяване на едно партньорство и започване на ново
• Преобразуване на субект в нова корпорация или партньорство в определени случаи
• Създаване на нов тръст или наследство вместо съществуващ данъчен субект

Примери, които обикновено не изискват нов EIN, включват:

• Промяна на името на бизнеса
• Промяна на местоположението на бизнеса
• Промяна на отговорното лице
• Актуализиране на пощенския адрес

Ако вашата компания се развива, уверете се, че записът в IRS съвпада с действителната данъчна структура. Ако данните за субекта се променят, вашите записи трябва да се променят заедно с тях.

Често срещани грешки при EIN, които да избягвате

Процесът за EIN е лесен, когато информацията ви е организирана, но няколко често срещани грешки могат да създадат проблеми.

Избягвайте следните грешки:

• Кандидатстване преди държавният ви субект да е учреден
• Използване на грешно отговорно лице
• Въвеждане на търговско име там, където се изисква юридическото име
• Кандидатстване за няколко EIN, когато е нужен само един
• Предполагане, че ви трябва нов EIN при всяка промяна на име или адрес
• Отлагане на заявлението, докато сроковете за заплати или банкиране вече са близо

Малко подготовка може да ви спести много последваща работа.

Как Zenind може да помогне

Ако сте съсредоточени върху развитието на бизнеса си, самостоятелното подреждане на заявлението за EIN може да се усеща като още една административна задача в дълъг списък. Zenind може да ви помогне да преминете през процеса по-ефективно като част от по-широкия работен процес по учредяване на бизнеса.

Работата с Zenind може да бъде особено полезна, ако искате подкрепа за:

• Организиране на информацията, необходима за заявление за EIN
• Поддържане на съответствие между документите за учредяване и данъчните ви записи
• Намаляване на риска от грешки при подаване
• Преминаване от учредяване на субекта към банкиране и данъчна настройка с по-малко затруднения

За много основатели стойността не е само в подаването на формуляр. Тя е в ясния и подреден път от учредяване към работа.

Често задавани въпроси за EIN

EIN безплатен ли е?

Да. Кандидатстването за EIN директно през IRS е безплатно.

Колко бързо мога да получа EIN?

Ако кандидатствате онлайн, може да го получите веднага. Факсът и пощата отнемат повече време.

Нужен ли ми е EIN, ако нямам служители?

Не винаги. Някои еднолични търговци и еднолични LLC може да не са задължени да имат такъв, но все пак може да им е нужен за банкови или данъчни цели.

Мога ли да използвам един и същ EIN завинаги?

EIN обикновено остава със субекта, но може да ви трябва нов, ако собствеността или структурата се променят по начин, който създава нова данъчна идентичност.

Мога ли да използвам EIN веднага?

Обикновено да за много бизнес задачи, но някои системи на IRS може да изискват кратък период на изчакване, преди номерът да бъде напълно разпознат.

Финален извод

Получаването на EIN е една от най-важните ранни стъпки за правилното стартиране на бизнес. Той помага на IRS да идентифицира вашия субект, подпомага данъчното спазване и улеснява откриването на сметки, наемането на служители и управлението на бизнес операциите.

Процесът обикновено е прост, ако подготвите правилната информация и изберете начина на подаване, който отговаря на вашия график. Ако искате помощ да поддържате учредяването и данъчната си настройка организирани, Zenind може да направи процеса по-плавен от началото до края.