Khi nào LLC nên kết thúc năm tài chính? Cách chọn năm thuế phù hợp

Việc chọn thời điểm kết thúc năm tài chính của LLC không chỉ là một quyết định kế toán. Nó có thể ảnh hưởng đến thời điểm doanh nghiệp nộp tờ khai, cách ghi nhận thu nhập và việc bạn có cần sự chấp thuận của IRS nếu muốn thay đổi sau này hay không. Đối với nhiều chủ sở hữu LLC, câu trả lời tốt nhất rất đơn giản: hãy dùng năm thuế phù hợp với tình trạng khai thuế liên bang và hoạt động kinh doanh của bạn. Với những người khác, một năm tài chính có thể giúp việc báo cáo trở nên thực tế hơn.

Hướng dẫn này giải thích sự khác nhau giữa năm theo lịch và năm tài chính, cách phân loại LLC ảnh hưởng đến câu trả lời, và những yếu tố cần cân nhắc trước khi thiết lập hoặc thay đổi ngày kết thúc năm tài chính của LLC.

Ngày kết thúc năm tài chính của LLC là gì?

Ngày kết thúc năm tài chính của LLC là ngày cuối cùng của chu kỳ kế toán 12 tháng mà doanh nghiệp sử dụng cho mục đích thuế và báo cáo. Ví dụ, nếu năm tài chính của bạn kết thúc vào ngày 30 tháng 6, thì năm thuế của bạn chạy từ ngày 1 tháng 7 đến ngày 30 tháng 6 năm sau.

IRS gọi chu kỳ kế toán hằng năm này là tax year. Bạn có thể xem thêm trong các tài liệu của IRS về tax years và Publication 538, Accounting Periods and Methods.

Năm theo lịch so với năm tài chính

Phần lớn doanh nghiệp nhỏ sử dụng năm theo lịch, kéo dài từ ngày 1 tháng 1 đến ngày 31 tháng 12. Năm tài chính là bất kỳ chu kỳ 12 tháng nào kết thúc vào ngày cuối cùng của một tháng không phải tháng 12.

Năm theo lịch

Năm theo lịch là năm thuế phổ biến nhất đối với các doanh nghiệp nhỏ vì dễ theo dõi và phù hợp với việc khai thuế thu nhập cá nhân.

Năm tài chính

Năm tài chính có thể hữu ích khi doanh nghiệp của bạn có tính mùa vụ rõ rệt, chu kỳ vận hành khác biệt, hoặc hệ thống báo cáo nội bộ phù hợp hơn với một mốc khác ngoài giai đoạn từ tháng 1 đến tháng 12.

Ví dụ, một doanh nghiệp bán lẻ có thể chốt sổ sau khi doanh thu mùa lễ đã được thu đầy đủ. Một công ty cảnh quan có thể muốn chọn ngày kết thúc năm rơi vào sau giai đoạn bận rộn nhất vào mùa xuân và mùa hè. Ngày kết thúc năm tài chính phù hợp của LLC nên phản ánh cách doanh nghiệp thực sự vận hành, chứ không chỉ dựa trên điều gì có vẻ là tiêu chuẩn.

Việc phân loại thuế của LLC ảnh hưởng thế nào đến câu trả lời

Bản thân LLC không tự quyết định năm thuế một cách độc lập. IRS sẽ xem LLC được phân loại như thế nào cho mục đích thuế liên bang.

LLC một thành viên

LLC một thành viên thường được xem là một thực thể bị bỏ qua cho mục đích thuế thu nhập liên bang, trừ khi nó chọn bị đánh thuế như một công ty. Hoạt động của LLC sẽ được báo cáo trên tờ khai của chủ sở hữu, nên trên thực tế doanh nghiệp thường theo năm thuế của chủ sở hữu. IRS giải thích cách phân loại này trong phần về single-member limited liability companies.

LLC nhiều thành viên bị đánh thuế như partnership

Phần lớn LLC nhiều thành viên được đánh thuế như partnership, trừ khi họ chọn cách xử lý theo mô hình công ty. Năm thuế của partnership có các quy tắc riêng, và nhiều doanh nghiệp trong nhóm này sử dụng năm theo lịch, trừ khi đủ điều kiện cho một ngoại lệ hoặc được IRS chấp thuận. IRS lưu ý rằng nếu bạn bắt đầu kinh doanh với tư cách là partner, thông thường bạn tiếp tục sử dụng năm theo lịch trừ khi có ngoại lệ áp dụng hoặc IRS chấp thuận thay đổi.

LLC bị đánh thuế như S corporation

Một LLC chọn cách đánh thuế theo S corporation phải tuân theo quy tắc về năm thuế của S corporation. IRS cho biết S corporation phải sử dụng một trong các năm thuế được phép, bao gồm năm theo lịch hoặc một số năm khác được cho phép. Trong nhiều trường hợp, năm theo lịch là lựa chọn dễ nhất và an toàn nhất, trừ khi một phương án thay thế cụ thể được phép phù hợp với doanh nghiệp.

LLC bị đánh thuế như C corporation

Một LLC chọn bị đánh thuế như C corporation thường có nhiều linh hoạt hơn partnership hoặc S corporation, nhưng vẫn phải tuân theo quy định của IRS về việc chọn và thay đổi năm thuế. Thông thường, một corporation sẽ chọn năm thuế bằng cách nộp tờ khai đầu tiên sử dụng năm đó, và việc thay đổi sau này thường cần IRS chấp thuận.

Khi nào một năm tài chính có thể phù hợp

Một năm tài chính có thể hữu ích khi nó cải thiện cách bạn quản lý doanh nghiệp. Các lý do phổ biến bao gồm:

• Doanh thu của bạn có tính mùa vụ cao.
• Giai đoạn bận rộn nhất kết thúc ngay trước khi cần chốt sổ.
• Bạn muốn báo cáo tài chính phản ánh một chu kỳ kinh doanh tự nhiên.
• Bạn cần báo cáo nội bộ phù hợp với chu kỳ tồn kho, nhân sự hoặc hoàn thành dự án.

Lợi ích thực tế là sự rõ ràng. Khi kỳ kế toán khớp với nhịp vận hành của doanh nghiệp, việc so sánh từng năm, dự báo dòng tiền và chuẩn bị hồ sơ thuế có thể trở nên dễ dàng hơn.

Tuy vậy, năm tài chính không phải lúc nào cũng là lựa chọn tốt hơn. Sự đơn giản rất quan trọng. Năm theo lịch thường dễ quản lý hơn cho chủ sở hữu, kế toán viên, bên cho vay và người khai thuế, đặc biệt với các LLC mới thành lập.

Cách chọn ngày kết thúc năm tài chính phù hợp cho LLC

Trước khi chọn năm thuế, hãy xem xét các câu hỏi sau.

1. LLC đang áp dụng phân loại thuế nào?

Đây là câu hỏi đầu tiên và quan trọng nhất. Câu trả lời sẽ quyết định bạn có quyền lựa chọn tương đối tự do hay bị giới hạn bởi các quy tắc của IRS.

2. Doanh nghiệp có chu kỳ vận hành tự nhiên không?

Nếu công ty có biến động theo mùa rõ ràng, năm tài chính có thể giúp báo cáo có ý nghĩa hơn. Nếu doanh nghiệp ổn định quanh năm, năm theo lịch có thể gọn gàng hơn.

3. Ngày kết thúc năm sẽ ảnh hưởng thế nào đến việc khai thuế?

Năm thuế bạn chọn sẽ quyết định thời hạn nộp tờ khai và thời điểm áp dụng quy tắc năm ngắn nếu bạn đang thành lập, chuyển đổi hoặc thay đổi doanh nghiệp.

4. Bạn có muốn tuân thủ đơn giản hơn không?

Năm theo lịch thường làm giảm độ phức tạp vì nó phù hợp với hồ sơ thuế cá nhân của đa số chủ sở hữu và các quy trình kế toán phổ biến.

5. Bạn đã trao đổi với chuyên gia thuế chưa?

Các quyết định về năm thuế có thể liên quan đến phân loại thực thể, các lựa chọn thuế và thời hạn nộp hồ sơ. Vì vậy, tốt nhất bạn nên xác nhận lựa chọn này với kế toán viên hoặc luật sư thuế trước khi quyết định cuối cùng.

Cách thay đổi ngày kết thúc năm tài chính của LLC

Nếu LLC của bạn đã có một năm thuế và bạn muốn thay đổi sau này, bạn có thể cần sự chấp thuận của IRS.

IRS cho biết thông thường bạn phải nộp Form 1128, Application To Adopt, Change, or Retain a Tax Year để yêu cầu thay đổi năm thuế. Một số doanh nghiệp có thể đủ điều kiện được chấp thuận tự động, trong khi những doanh nghiệp khác phải xin phán quyết.

Đừng cho rằng việc đổi ngày kết thúc năm là tự động. Tình trạng nộp hồ sơ, lý do thay đổi và loại hình thực thể đều có vai trò quan trọng. Nếu bạn đang lên kế hoạch thay đổi, hãy dành thêm thời gian để tránh bỏ lỡ thời hạn nộp hồ sơ.

Những sai lầm thường gặp cần tránh

Chọn ngày kết thúc năm trước khi kiểm tra tình trạng thực thể

Ngày kết thúc năm tài chính phù hợp của LLC phụ thuộc vào việc LLC được đánh thuế như thực thể bị bỏ qua, partnership, S corporation hay C corporation.

Cho rằng mọi LLC đều có thể chọn bất kỳ ngày kết thúc năm nào

Điều đó không đúng. Một số thực thể bị IRS giới hạn, và một số thay đổi cần được chấp thuận.

Bỏ qua thời hạn nộp hồ sơ

Năm thuế ảnh hưởng nhiều hơn đến kế toán. Nó còn quyết định hạn nộp tờ khai và việc gia hạn.

Thay đổi năm mà không ghi lại lý do

Nếu bạn cần yêu cầu thay đổi, hãy lưu hồ sơ cho thấy vì sao năm mới lại phù hợp với doanh nghiệp.

Quy tắc nhanh

Nếu bạn muốn một câu trả lời ngắn gọn nhất, hãy bắt đầu từ đây:

• LLC một thành viên: thường theo cấu trúc khai thuế của chủ sở hữu.
• LLC nhiều thành viên bị đánh thuế như partnership: thường dùng năm theo lịch, trừ khi có ngoại lệ.
• LLC bị đánh thuế như S corporation: phải dùng một trong các năm thuế được IRS cho phép.
• LLC bị đánh thuế như C corporation: có thể linh hoạt hơn, nhưng vẫn phải tuân thủ quy tắc và thủ tục của IRS.

Khi còn phân vân, hãy chọn phương án đơn giản và tuân thủ nhất, trừ khi doanh nghiệp của bạn có lý do vận hành rõ ràng để làm khác.

Zenind có thể giúp bạn sắp xếp mọi thứ gọn gàng hơn

Đối với các nhà sáng lập đang xây dựng LLC từ đầu, việc quyết định năm thuế sẽ dễ dàng hơn khi các phần về thành lập và tuân thủ đã được tổ chức hợp lý. Zenind giúp các chủ doanh nghiệp tại Hoa Kỳ thành lập và quản lý LLC với hỗ trợ thực tế cho việc tuân thủ thường xuyên, để bạn có thể tập trung vận hành doanh nghiệp và giữ hồ sơ của mình ngăn nắp.

Câu hỏi thường gặp

Tôi có thể chọn bất kỳ ngày kết thúc năm tài chính nào cho LLC không?

Không phải lúc nào cũng vậy. Quyền lựa chọn của bạn phụ thuộc vào cách LLC được đánh thuế và việc quy tắc của IRS có cho phép năm bạn muốn hay không.

Năm theo lịch có luôn là lựa chọn tốt nhất không?

Không. Nó thường là phương án đơn giản nhất, nhưng những doanh nghiệp có tính mùa vụ mạnh hoặc chu kỳ báo cáo khác có thể hưởng lợi từ năm tài chính.

Tôi có cần IRS chấp thuận để thay đổi năm thuế không?

Thường là có. IRS thường yêu cầu nộp Form 1128 để xin thay đổi, dù một số yêu cầu có thể đủ điều kiện chấp thuận tự động.

Tôi có nên hỏi kế toán trước khi chọn ngày kết thúc năm không?

Có. Một chuyên gia thuế có thể giúp bạn xác nhận các quy tắc áp dụng cho LLC của bạn và tránh phát sinh vấn đề khi nộp hồ sơ sau này.

Kết luận

Ngày kết thúc năm tài chính tốt nhất cho LLC là ngày phù hợp với cả phân loại thuế liên bang và hoạt động kinh doanh của bạn. Với nhiều LLC, năm theo lịch là câu trả lời đơn giản nhất. Với những doanh nghiệp khác, năm tài chính có thể phù hợp hơn với tính mùa vụ và nhu cầu báo cáo. Trước khi quyết định, hãy xác minh các quy tắc của IRS cho loại hình thực thể của bạn, cân nhắc cách ngày kết thúc năm ảnh hưởng đến thời hạn nộp hồ sơ, và ghi lại lựa chọn một cách cẩn thận.

Disclaimer: Bài viết này chỉ nhằm mục đích cung cấp thông tin chung và không phải là tư vấn pháp lý, thuế hoặc kế toán. Hãy tham khảo chuyên gia được cấp phép cho tình huống cụ thể của bạn.