Cách mở tài khoản ngân hàng doanh nghiệp sau khi thành lập LLC hoặc công ty cổ phần

Mở tài khoản ngân hàng doanh nghiệp là một trong những bước thực tế đầu tiên sau khi thành lập công ty. Việc này giúp tách biệt tài chính cá nhân và tài chính doanh nghiệp, hỗ trợ ghi chép sổ sách rõ ràng hơn và tạo nền tảng chuyên nghiệp hơn cho LLC hoặc công ty cổ phần của bạn trong các hoạt động hằng ngày.

Nếu bạn đã thành lập doanh nghiệp thông qua Zenind hoặc đang trong quá trình ra mắt một công ty Mỹ mới, việc chuẩn bị trước cho buổi hẹn với ngân hàng có thể giúp quy trình diễn ra thuận lợi hơn nhiều. Mỗi ngân hàng có yêu cầu khác nhau, nhưng nhìn chung họ thường muốn hiểu bạn là ai, doanh nghiệp của bạn làm gì và vì sao cần mở tài khoản.

Hướng dẫn này giải thích những gì bạn có thể mong đợi, các giấy tờ cần mang theo và cách trình bày doanh nghiệp sao cho ngân hàng cảm thấy tin tưởng.

Vì sao tài khoản ngân hàng doanh nghiệp lại quan trọng

Một tài khoản doanh nghiệp riêng không chỉ giúp sắp xếp giao dịch gọn gàng hơn. Nó còn giúp xây dựng uy tín tài chính và hỗ trợ nhiều chức năng quan trọng của doanh nghiệp:

• Giữ riêng tiền cá nhân và tiền của công ty
• Đơn giản hóa kế toán và chuẩn bị thuế
• Giúp duy trì sự tách biệt trách nhiệm pháp lý vốn có của LLC hoặc công ty cổ phần
• Dễ dàng hơn trong việc nhận thanh toán từ khách hàng và đối tác
• Hỗ trợ trả lương, thanh toán cho nhà cung cấp và theo dõi chi phí kinh doanh
• Tạo hồ sơ rõ ràng hơn nếu doanh nghiệp phát triển, tìm kiếm vốn hoặc bổ sung đối tác

Nhiều chủ doanh nghiệp mới chờ quá lâu mới mở tài khoản. Trên thực tế, tốt nhất là nên làm việc này sớm sau khi hồ sơ thành lập và thông tin thuế đã sẵn sàng.

Trước khi bạn đến ngân hàng

Ngân hàng phải tuân thủ các quy trình xác minh khách hàng và tuân thủ quy định, vì vậy việc chuẩn bị là rất quan trọng. Bạn có thể giải thích doanh nghiệp của mình càng rõ ràng thì quy trình thường càng suôn sẻ.

Trước buổi hẹn, hãy chắc chắn rằng bạn có thể trả lời những câu hỏi cơ bản sau:

• Doanh nghiệp của bạn làm gì?
• Doanh nghiệp sẽ hoạt động ở đâu?
• Ai là chủ sở hữu công ty?
• Vì sao bạn cần tài khoản ngay lúc này?
• Công ty sẽ dùng tài khoản cho bán hàng, trả lương hay thanh toán cho nhà cung cấp?

Một lời giải thích ngắn gọn, trực tiếp thường là tốt nhất. Ví dụ:

Tôi vừa thành lập một LLC tại Mỹ và cần một tài khoản doanh nghiệp để quản lý thanh toán từ khách hàng, chi phí vận hành và hồ sơ thuế.

Câu trả lời như vậy giúp nhân viên ngân hàng hiểu rõ mục đích kinh doanh mà không cần quá nhiều chi tiết không cần thiết.

Các giấy tờ ngân hàng thường yêu cầu

Mỗi ngân hàng có danh sách kiểm tra riêng, nhưng các giấy tờ sau thường được yêu cầu khi mở tài khoản doanh nghiệp cho một công ty mới thành lập.

Giấy tờ thành lập

Mang theo hồ sơ thành lập chính thức cho thấy công ty của bạn đã tồn tại hợp pháp. Tùy theo loại hình doanh nghiệp và bang, giấy tờ này có thể bao gồm:

• Articles of Organization đối với LLC
• Articles of Incorporation đối với công ty cổ phần
• Certificate of Formation hoặc xác nhận nộp hồ sơ tương tự của bang
• Bất kỳ thư chấp thuận của bang hoặc bản sao hồ sơ có đóng dấu nếu có

Mã số thuế

Hầu hết ngân hàng muốn có EIN của công ty, còn gọi là Federal Tax ID Number. Nếu ngân hàng yêu cầu bằng chứng, hãy mang theo thư xác nhận của IRS cho thấy EIN đã được cấp cho doanh nghiệp.

Operating Agreement hoặc tài liệu công ty

Đối với LLC, ngân hàng có thể yêu cầu Operating Agreement. Đối với công ty cổ phần, ngân hàng có thể yêu cầu bylaws, nghị quyết hoặc ủy quyền của hội đồng quản trị cho thấy ai được phép mở và quản lý tài khoản.

Các tài liệu này giúp ngân hàng xác nhận:

• Ai sở hữu doanh nghiệp
• Ai có thẩm quyền hành động thay mặt công ty
• Có hay không nhiều thành viên, quản lý, giám đốc hoặc cán bộ điều hành tham gia

Thông tin về quyền sở hữu và kiểm soát

Ngân hàng thường cần xác định những người sở hữu hoặc kiểm soát công ty. Hãy chuẩn bị cung cấp:

• Họ và tên pháp lý đầy đủ
• Địa chỉ nhà riêng
• Ngày sinh
• Giấy tờ tùy thân do chính phủ cấp
• Tỷ lệ sở hữu, nếu có

Giấy tờ tùy thân do chính phủ cấp

Mang theo bằng lái xe hợp lệ hoặc hộ chiếu của người mở tài khoản. Một số ngân hàng cũng có thể yêu cầu thêm một loại giấy tờ tùy thân khác hoặc Số An sinh Xã hội hay ITIN để xác minh.

Địa chỉ và thông tin liên hệ doanh nghiệp

Hãy chuẩn bị sẵn địa chỉ doanh nghiệp, số điện thoại, email và website của công ty nếu có. Một website chuyên nghiệp hoặc brochure có thể hữu ích, đặc biệt khi công ty mới thành lập và chưa có nhiều lịch sử hoạt động.

Ngân hàng muốn biết điều gì

Nhân viên ngân hàng không chỉ thu thập giấy tờ. Họ còn đánh giá xem yêu cầu mở tài khoản có hợp lý hay không dựa trên hồ sơ doanh nghiệp.

Bạn có thể được hỏi về:

• Tính chất sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn
• Khách hàng của bạn ở đâu
• Bạn có dự kiến giao dịch trong nước hay quốc tế không
• Bạn sẽ nạp tiền ban đầu vào tài khoản như thế nào
• Bạn có dự định gửi tiền mặt, chuyển khoản wire hay thanh toán ACH hay không
• Khối lượng giao dịch dự kiến của công ty

Hãy trả lời rõ ràng và nhất quán. Nếu doanh nghiệp của bạn đơn giản, đừng giải thích quá phức tạp. Nếu doanh nghiệp của bạn chuyên biệt hơn, hãy sẵn sàng mô tả bằng ngôn ngữ dễ hiểu.

Cách thể hiện sự chuyên nghiệp

Mục tiêu là giảm bớt rào cản. Khi bạn đến với sự chuẩn bị đầy đủ và có tổ chức, nhân viên ngân hàng sẽ dễ xử lý hồ sơ hơn.

Một vài mẹo thực tế:

• Mang toàn bộ giấy tờ trong một tập hồ sơ hoặc bìa kẹp
• Đảm bảo tên và địa chỉ trùng khớp trên tất cả tài liệu
• Dùng đúng tên doanh nghiệp như đã đăng ký với bang
• Nắm rõ ai là chủ sở hữu hưởng lợi trước buổi hẹn
• Sẵn sàng giải thích nguồn vốn ban đầu của công ty đến từ đâu
• Giữ phần mô tả doanh nghiệp ngắn gọn, chính xác và cụ thể

Nếu ngân hàng yêu cầu thêm tài liệu, hãy phản hồi nhanh chóng. Thiếu giấy tờ là một trong những lý do phổ biến khiến việc mở tài khoản bị chậm.

Zenind có thể hỗ trợ gì trước buổi hẹn ngân hàng

Zenind giúp các doanh nhân thành lập doanh nghiệp tại Mỹ một cách hiệu quả và duy trì sự tổ chức sau khi thành lập. Điều này rất quan trọng vì quy trình mở tài khoản ngân hàng sẽ dễ dàng hơn nhiều khi hồ sơ công ty của bạn đầy đủ và dễ truy cập.

Tùy theo nhu cầu kinh doanh, Zenind có thể giúp bạn:

• Thành lập LLC hoặc công ty cổ phần
• Sắp xếp và quản lý hồ sơ thành lập
• Theo dõi các yêu cầu tuân thủ
• Chuẩn bị cho bước vận hành tiếp theo sau khi thành lập

Khi công ty của bạn được thành lập và tài liệu hóa đầy đủ, việc mở tài khoản doanh nghiệp sẽ trở thành một thủ tục hành chính đơn giản hơn thay vì một việc gây căng thẳng.

Những lý do phổ biến khiến hồ sơ ngân hàng bị chậm

Ngay cả những hồ sơ tốt cũng có thể bị chậm nếu có chi tiết nào đó không khớp. Dưới đây là một số vấn đề thường gặp:

• Tên doanh nghiệp trên đơn đăng ký không khớp với giấy tờ thành lập
• Thiếu thư EIN hoặc thư không đầy đủ
• Thông tin sở hữu không nhất quán
• Người mở tài khoản không được ủy quyền rõ ràng
• Mục đích kinh doanh mơ hồ hoặc không rõ ràng
• Thiếu chữ ký bắt buộc trên tài liệu nội bộ của công ty

Kiểm tra lại tài liệu trước buổi hẹn có thể giúp tránh nhiều vấn đề này.

Ngân hàng trực tuyến và ngân hàng truyền thống

Chủ doanh nghiệp mới thường so sánh ngân hàng trực tuyến và ngân hàng có chi nhánh địa phương. Mỗi lựa chọn đều có ưu và nhược điểm riêng.

Ngân hàng trực tuyến

Ngân hàng trực tuyến có thể mang lại quy trình thiết lập thuận tiện và khả năng quản lý tài khoản ưu tiên kỹ thuật số. Chúng có thể phù hợp với các nhà sáng lập muốn mở tài khoản nhanh và quản lý từ xa.

Ngân hàng truyền thống

Ngân hàng truyền thống có thể phù hợp hơn nếu bạn muốn được hỗ trợ trực tiếp, xử lý tiền mặt hoặc xây dựng quan hệ với một đội ngũ chi nhánh địa phương rộng hơn.

Lựa chọn phù hợp phụ thuộc vào nhu cầu của công ty, khối lượng giao dịch và loại quan hệ ngân hàng mà bạn muốn xây dựng.

Sau khi tài khoản được mở

Khi tài khoản doanh nghiệp của bạn đã hoạt động, hãy sử dụng nó một cách nhất quán và chỉ cho hoạt động của công ty. Những thói quen tốt ngay từ đầu sẽ giúp việc kế toán dễ dàng hơn và hỗ trợ duy trì sự tách biệt giữa tài chính cá nhân và tài chính doanh nghiệp.

Sau khi mở tài khoản, bạn cũng nên:

• Thiết lập phần mềm hoặc hệ thống kế toán
• Kết nối các bộ xử lý thanh toán nếu cần
• Lưu trữ sao kê và biên lai một cách an toàn
• Rà soát những người có quyền truy cập ngân hàng trực tuyến
• Không để tiền của công ty lẫn với tài khoản cá nhân

Những thói quen này giúp việc quản lý doanh nghiệp trở nên có trách nhiệm hơn khi công ty phát triển.

Lời kết

Mở tài khoản ngân hàng doanh nghiệp là một bước tiêu chuẩn nhưng rất quan trọng sau khi thành lập LLC hoặc công ty cổ phần. Nếu bạn chuẩn bị kỹ, mang đúng giấy tờ và giải thích doanh nghiệp của mình một cách rõ ràng, quá trình này thường sẽ diễn ra thuận lợi hơn nhiều.

Đối với các nhà sáng lập muốn bắt đầu với nền tảng thành lập vững chắc, Zenind cung cấp các công cụ để tạo lập và tổ chức một doanh nghiệp tại Mỹ trước khi bước vào quy trình ngân hàng. Hồ sơ thành lập tốt, thông tin sở hữu rõ ràng và tài liệu công ty nhất quán đều giúp quá trình mở tài khoản diễn ra thuận lợi hơn.

Với sự chuẩn bị đúng đắn, doanh nghiệp của bạn có thể chuyển từ giai đoạn thành lập sang vận hành mà ít gặp trở ngại hơn.