5 cách thực tế để vượt qua giai đoạn thiếu hụt dòng tiền trong doanh nghiệp nhỏ

Thiếu hụt dòng tiền có thể xảy ra ngay cả với một doanh nghiệp nhỏ đang hoạt động tốt. Một hóa đơn bị thanh toán chậm, nhu cầu theo mùa giảm, một lần sửa chữa phát sinh bất ngờ, hoặc một khách hàng trả tiền trễ đều có thể khiến bạn phải xoay xở để chi trả đồng thời cho lương, tiền thuê, thuế, bảo hiểm và các hóa đơn nhà cung cấp. Doanh nghiệp của bạn có thể vẫn có lãi trên giấy tờ, nhưng nếu thời điểm tiền vào và tiền ra không còn khớp nhau, áp lực sẽ tăng rất nhanh.

Mục tiêu không phải là hoảng loạn hay đưa ra hàng loạt quyết định phản ứng tức thời. Mục tiêu là duy trì sự ổn định vận hành, bảo vệ các nghĩa vụ quan trọng nhất và mua thêm thời gian để khôi phục cân bằng. Điều đó có nghĩa là ưu tiên những việc quan trọng nhất, trao đổi sớm và tìm những cách thực tế để cải thiện thời điểm tiền đi vào doanh nghiệp.

Dưới đây là năm cách thực tế để xử lý thiếu hụt dòng tiền trong khi vẫn giữ công ty đứng vững hơn.

1. Sắp xếp nghiêm ngặt các nghĩa vụ quan trọng theo thứ tự ưu tiên

Khi tiền mặt eo hẹp, không phải hóa đơn nào cũng quan trọng như nhau. Một số nghĩa vụ sẽ gây ra hậu quả vận hành hoặc pháp lý ngay lập tức nếu bị bỏ lỡ, trong khi những nghĩa vụ khác có thể thương lượng hoặc trì hoãn với mức thiệt hại thấp hơn.

Hãy bắt đầu bằng cách xác định các khoản thanh toán cần xử lý trước:

• Lương và các nghĩa vụ tiền lương liên quan
• Khoản nộp thuế tiền lương và các tờ khai thuế bắt buộc
• Tiền thuê hoặc khoản vay thế chấp gắn với địa điểm kinh doanh của bạn
• Phí bảo hiểm bảo vệ các hoạt động thiết yếu
• Các khoản thanh toán khoản vay có thể dẫn đến vi phạm hoặc bị đòi nợ trước hạn
• Các mối quan hệ với nhà cung cấp thiết yếu giúp doanh nghiệp vận hành

Sau khi có danh sách đó, hãy xây dựng một kế hoạch tiền mặt ngắn hạn dựa trên nó. Hãy tự hỏi một câu cho mỗi đồng tiền rời khỏi doanh nghiệp: khoản chi này có bảo vệ vận hành, tuân thủ hay tạo doanh thu không? Nếu câu trả lời là không, đó có thể là ứng viên để trì hoãn, cắt giảm hoặc loại bỏ.

Một danh sách ưu tiên đặc biệt hữu ích vì căng thẳng có thể khiến chủ doanh nghiệp đưa ra quyết định theo cảm xúc. Một thứ tự thanh toán có cấu trúc sẽ giúp bạn không vô tình đánh đổi sự tuân thủ hoặc khả năng giữ nhân viên làm việc.

2. Trao đổi với nhà cung cấp và bên cho vay trước khi bạn bỏ lỡ kỳ thanh toán

Nhiều chủ doanh nghiệp chờ quá lâu mới có những cuộc trao đổi khó khăn. Đến khi nhà cung cấp liên hệ, mối quan hệ đã bắt đầu căng thẳng. Cách làm tốt hơn là chủ động liên hệ sớm, giải thích vấn đề rõ ràng và đề nghị một thỏa thuận tạm thời.

Phần lớn các chủ nợ quan tâm đến tính dự đoán được. Nếu bạn có thể cho họ một mốc thời gian thực tế và thực hiện đúng, bạn có nhiều khả năng giữ được thiện chí hơn so với việc im lặng.

Khi nói chuyện với nhà cung cấp hoặc bên cho vay, hãy cụ thể:

• Nêu rõ khi nào bạn kỳ vọng khoản tiền tiếp theo sẽ vào
• Đề nghị thanh toán một phần nếu bạn có thể thực hiện
• Hỏi về việc gia hạn điều khoản, kế hoạch trả góp hoặc tạm hoãn ngắn hạn
• Xác nhận mọi thỏa thuận mới bằng văn bản

Điều quan trọng là trung thực mà không hứa quá mức. Nếu vấn đề tiền mặt của bạn sẽ kéo dài sáu tuần, hãy nói là sáu tuần. Nếu bạn nghĩ nó có thể kéo dài ba tháng, đừng giả vờ khác đi. Giao tiếp rõ ràng giúp bên kia có thời gian chuẩn bị và thường cũng giúp bạn có thêm không gian để thương lượng.

Các nhà cung cấp cũng dễ linh hoạt hơn khi họ tin rằng vấn đề chỉ là tạm thời. Nếu bạn có lịch sử thanh toán đúng hạn, hãy nhắc họ một cách lịch sự về điều đó. Sự đáng tin cậy rất quan trọng và nó có thể giúp bạn có thêm một chút dư địa khi cần nhất.

3. Tăng tốc các khoản phải thu và rút ngắn thời gian chờ tiền vào

Thiếu hụt dòng tiền thường không xuất phát từ tổng doanh số mà từ tốc độ thu tiền. Nếu khách hàng thanh toán theo điều khoản 30, 45 hoặc 60 ngày, bạn có thể đã hoàn thành công việc từ lâu trước khi tiền về.

Cải thiện khoản phải thu có thể tạo tác động ngay lập tức. Hãy cân nhắc các bước sau:

• Gửi hóa đơn ngay khi hoàn thành công việc
• Kiểm tra hóa đơn để tránh sai sót trước khi gửi
• Theo dõi nhanh các khoản quá hạn
• Khuyến khích phương thức thanh toán nhanh hơn như ACH, thẻ hoặc hóa đơn trực tuyến
• Cân nhắc chiết khấu nhỏ cho thanh toán sớm khi phù hợp về tài chính
• Yêu cầu đặt cọc đối với dự án lớn hoặc đơn hàng đặt theo yêu cầu

Nếu bạn thường xuyên lập hóa đơn trễ, hãy siết chặt quy trình. Chỉ cần vài ngày chậm giữa lúc giao hàng và lúc xuất hóa đơn cũng có thể làm một tháng khó khăn trở nên tệ hơn. Điều tương tự xảy ra nếu hóa đơn của bạn không rõ ràng. Hóa đơn khó hiểu là hóa đơn bị trì hoãn.

Bạn cũng nên xem xét mức độ tập trung khách hàng. Nếu một tài khoản lớn tạo ra phần đáng kể trong các khoản phải thu của bạn, chỉ một khoản thanh toán trễ cũng có thể gây ra vấn đề lớn hơn mức bình thường. Trong trường hợp đó, hãy xây dựng nhắc nợ chặt chẽ hơn và cân nhắc xem việc đa dạng hóa khách hàng tốt hơn có thể giảm rủi ro trong tương lai hay không.

4. Cắt giảm các chi phí định kỳ không hỗ trợ doanh thu ngay lập tức

Trong giai đoạn thiếu tiền, những khoản chi nhỏ lặp lại có thể âm thầm làm hao hụt doanh nghiệp. Phí thuê bao, giấy phép phần mềm, dịch vụ không dùng đến và các công cụ chồng chéo có thể không lớn khi nhìn riêng lẻ, nhưng cộng lại có thể tạo ra áp lực tránh được.

Hãy rà soát chi tiêu hàng tháng từng dòng và chia thành ba nhóm:

• Chi phí tạo doanh thu
• Chi phí tuân thủ hoặc bảo vệ
• Chi phí nên có nhưng không bắt buộc

Hai nhóm đầu thường cần được bảo vệ. Nhóm thứ ba cần được xem xét kỹ.

Những nơi thường có thể tiết kiệm bao gồm:

• Các gói phần mềm không sử dụng
• Công cụ marketing trùng lặp
• Các gói dịch vụ vượt quá nhu cầu hiện tại
• Công việc thuê ngoài có thể tạm dừng
• Du lịch không thiết yếu, hội viên và nâng cấp văn phòng
• Mua hàng tồn kho không gắn với nhu cầu ngắn hạn

Hãy cẩn thận không cắt quá sâu theo cách làm hại doanh thu tương lai. Có thể rất hấp dẫn khi cắt giảm mọi thứ, nhưng một kế hoạch giảm chi phí tốt phải có chọn lọc. Bạn muốn loại bỏ lãng phí, không làm tổn hại các hệ thống giúp doanh nghiệp phục hồi.

Một quy tắc hữu ích là tự hỏi liệu mỗi khoản chi có giúp bạn kiếm tiền ngay bây giờ, giữ cho bạn tuân thủ pháp luật, hay giảm rủi ro đáng kể hay không. Nếu không có điều nào trong số đó, khoản chi ấy đáng để xem xét lại.

5. Bảo vệ cấu trúc công ty và xây dựng đệm tiền mặt mạnh hơn cho tương lai

Thiếu hụt dòng tiền không chỉ là vấn đề tiền bạc. Nó còn là vấn đề về cấu trúc. Những doanh nghiệp giữ tài chính gọn gàng thường phản ứng tốt hơn vì họ nhìn rõ tiền đang đi đâu, tách biệt nghĩa vụ cá nhân và doanh nghiệp, và duy trì hồ sơ sạch hơn.

Điều đó quan trọng ngay từ đầu. Việc chọn đúng loại hình doanh nghiệp, giữ tài khoản riêng biệt và cập nhật các hồ sơ thường niên cùng nghĩa vụ tuân thủ có thể giúp tránh các khoản phạt và sự nhầm lẫn không cần thiết. Zenind giúp các doanh nhân thành lập và duy trì pháp nhân doanh nghiệp của họ, qua đó hỗ trợ kỷ luật tổ chức mà mọi công ty đang phát triển đều cần.

Khi cuộc khủng hoảng trước mắt đã được kiểm soát, hãy dùng trải nghiệm này để xây dựng một bộ đệm:

• Mở hoặc xây dựng lại quỹ dự phòng vận hành
• Đặt mục tiêu bằng một đến ba tháng chi phí cốt lõi
• Rà soát ngân sách hàng tháng thay vì hàng quý
• Dùng dự báo dòng tiền, không chỉ báo cáo lợi nhuận
• Theo dõi các giai đoạn chậm theo mùa và lập kế hoạch trước

Một doanh nghiệp không có dự trữ thường chi ngay mọi đồng tiền vào. Điều đó khiến bạn không còn biên độ khi khách hàng thanh toán trễ hoặc chi phí tăng đột ngột. Ngay cả một khoản dự trữ khiêm tốn cũng có thể thay đổi đáng kể các lựa chọn của bạn. Nó cho bạn thời gian để thương lượng, thời gian để thu tiền và thời gian để suy nghĩ.

Dấu hiệu cho thấy tình trạng thiếu tiền có thể đang trở thành vấn đề sâu hơn

Không phải mọi cuộc khủng hoảng tiền mặt đều chỉ là tạm thời. Đôi khi vấn đề là dấu hiệu của một vấn đề vận hành lớn hơn sẽ không tự giải quyết. Hãy chú ý các dấu hiệu cảnh báo như:

• Các khoản phải thu thường xuyên bị trả chậm ở nhiều khách hàng
• Nợ tăng lên để bù cho chi phí vận hành thông thường
• Căng thẳng tiền lương lặp đi lặp lại
• Tài khoản nhà cung cấp chuyển từ chậm thanh toán sang bị căng thẳng
• Biên lợi nhuận gộp giảm mà không có kế hoạch phục hồi rõ ràng
• Không có dự trữ đáng kể ngay cả sau những giai đoạn doanh số tốt

Nếu một số vấn đề này cùng xuất hiện, bạn có thể cần một kế hoạch xoay chuyển chính thức hơn. Điều đó có thể bao gồm thay đổi giá, rà soát dòng dịch vụ, tái cấu trúc chi phí sâu hơn, hoặc điều chỉnh cách doanh nghiệp thu hút và phục vụ khách hàng.

Kế hoạch dòng tiền ngắn hạn thực tế

Nếu bạn cần một khung đơn giản cho 30 ngày tới, hãy làm theo cách này:

1. Liệt kê mọi nghĩa vụ tiền mặt đến hạn trong tháng này.
2. Đánh dấu các khoản thanh toán ảnh hưởng đến lương, thuế, tuân thủ hoặc hoạt động thiết yếu.
3. Gọi cho bất kỳ chủ nợ nào bạn không thể thanh toán đúng hạn trước ngày đến hạn.
4. Xuất hóa đơn ngay cho mọi công việc đã hoàn thành.
5. Thu các khoản quá hạn bằng một lịch theo dõi rõ ràng.
6. Tạm dừng hoặc hủy các chi phí định kỳ không thiết yếu.
7. Cập nhật dự báo dòng tiền hàng tuần cho đến khi áp lực giảm bớt.

Loại kế hoạch này không giải quyết được mọi vấn đề, nhưng nó mang lại cho bạn quyền kiểm soát. Trong giai đoạn thiếu hụt dòng tiền, quyền kiểm soát rất quan trọng. Nó giúp bạn giảm bất ngờ, bảo vệ uy tín doanh nghiệp và đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu thay vì nỗi sợ.

Lời kết

Thiếu hụt dòng tiền có thể gây căng thẳng, nhưng nó không nhất thiết phải định đoạt tương lai doanh nghiệp của bạn. Những doanh nghiệp phục hồi nhanh nhất thường là những doanh nghiệp hành động sớm, giao tiếp rõ ràng và bảo vệ các nghĩa vụ quan trọng nhất trước tiên.

Hãy bắt đầu với những điều cốt lõi: ưu tiên các khoản thanh toán quan trọng, thu tiền nhanh hơn, cắt giảm chi phí không cần thiết và trao đổi với chủ nợ trước khi một khoản thanh toán bị trễ trở thành vấn đề lớn hơn. Sau đó, dùng trải nghiệm này để củng cố hệ thống tài chính, যাতে lần chậm lại tiếp theo dễ quản lý hơn.

Đối với các doanh nhân đang xây dựng doanh nghiệp đúng cách, cấu trúc và kỷ luật quan trọng không kém doanh số. Zenind hỗ trợ nền tảng đó bằng cách giúp các nhà sáng lập thành lập và duy trì pháp nhân doanh nghiệp của họ với sự rõ ràng và tự tin.