Cách giảm thuế hợp pháp: Chiến lược tiết kiệm thuế cho chủ doanh nghiệp tại Mỹ

Trả ít thuế hơn không phải là tìm kẽ hở hay đi đường tắt. Đối với chủ doanh nghiệp, freelancer, nhà sáng tạo nội dung và người tự kinh doanh tại Mỹ, cơ hội thực sự là xây dựng một doanh nghiệp hiểu thuế ngay từ đầu. Điều đó có nghĩa là chọn đúng loại hình pháp nhân, tách biệt tài chính cá nhân và doanh nghiệp, ghi chép chi phí đúng cách và tận dụng mọi khoản khấu trừ và tín dụng thuế hợp pháp mà bạn đủ điều kiện hưởng.

Nếu bạn đang khởi nghiệp hoặc đã vận hành thông qua một LLC hay corporation, một cách tiếp cận có cấu trúc có thể giảm gánh nặng thuế đồng thời giúp công ty dễ quản lý hơn. Zenind hỗ trợ nhà sáng lập thành lập doanh nghiệp tại Mỹ và duy trì sự ngăn nắp với hỗ trợ tuân thủ, đây thường là bước đầu tiên để có một cấu trúc thuế gọn gàng hơn.

Nghĩa là gì khi trả ít thuế hơn một cách hợp pháp

Mục tiêu rất đơn giản: giảm thu nhập chịu thuế, khai các khoản khấu trừ mà bạn đủ điều kiện, và sử dụng cấu trúc doanh nghiệp phù hợp với doanh thu, rủi ro và kế hoạch tăng trưởng của bạn. Bộ luật thuế ưu tiên những doanh nghiệp được tổ chức tốt, có hồ sơ đầy đủ và tuân thủ đúng quy định.

Một chiến lược thuế thông minh thường bao gồm:

• Chọn đúng loại hình pháp nhân
• Giữ tiền doanh nghiệp và tiền cá nhân tách biệt
• Theo dõi các khoản chi có thể khấu trừ trong suốt năm
• Đóng góp vào các kế hoạch hưu trí giúp giảm thu nhập chịu thuế
• Sử dụng các tín dụng thuế doanh nghiệp hiện có
• Lên kế hoạch cho thuế tạm nộp trước khi đến hạn

Những khoản tiết kiệm thuế tốt nhất thường không xuất hiện vào phút chót. Chúng được xây dựng vào hoạt động doanh nghiệp của bạn trong suốt cả năm.

Chọn cấu trúc doanh nghiệp phù hợp

Cấu trúc doanh nghiệp ảnh hưởng đến cách bạn bị đánh thuế, cách lợi nhuận chảy về cho bạn và khối lượng công việc hành chính bạn phải xử lý.

Hộ kinh doanh cá thể

Hộ kinh doanh cá thể là cấu trúc đơn giản nhất, nhưng không có sự tách biệt trách nhiệm pháp lý. Thu nhập được khai trên tờ khai cá nhân của bạn và bạn có thể có ít lựa chọn hoạch định hơn so với một pháp nhân chính thức.

LLC

Công ty trách nhiệm hữu hạn là một trong những lựa chọn phổ biến nhất đối với chủ doanh nghiệp nhỏ. LLC có thể giúp tách hoạt động kinh doanh khỏi tài sản cá nhân và cho bạn sự linh hoạt trong cách bị đánh thuế. Tùy theo lựa chọn bạn thực hiện, LLC có thể bị đánh thuế như một thực thể bị bỏ qua, partnership, S corporation hoặc C corporation.

S Corporation

S corporation có thể tạo ra cơ hội hoạch định thuế cho chủ doanh nghiệp vừa nhận lương vừa nhận phân phối lợi nhuận. Cấu trúc này thường hữu ích khi doanh nghiệp tạo ra lợi nhuận ổn định, nhưng cũng đi kèm yêu cầu về bảng lương và tuân thủ.

C Corporation

C corporation có thể phù hợp với những doanh nghiệp dự định tái đầu tư lợi nhuận, thu hút nhà đầu tư hoặc theo đuổi lộ trình tăng trưởng phức tạp hơn. Nó cũng có thể hỗ trợ một số chiến lược hoạch định thuế, dù đánh thuế hai lần có thể là một nhược điểm.

Pháp nhân phù hợp phụ thuộc vào cách công ty kiếm tiền, mức lợi nhuận bạn giữ lại và mức độ rủi ro bạn muốn tách khỏi tài chính cá nhân. Nếu bạn mới bắt đầu, thành lập LLC thông qua một dịch vụ như Zenind có thể giúp bạn có nền tảng vững chắc trước khi đi sâu vào hoạch định thuế.

Tách biệt tài chính doanh nghiệp và cá nhân

Một trong những cách nhanh nhất khiến việc làm thuế trở nên phức tạp là trộn lẫn chi tiêu kinh doanh và cá nhân. Tài khoản riêng giúp dễ theo dõi chi phí, chứng minh khoản khấu trừ và bảo vệ hồ sơ nếu bị xem xét.

Tối thiểu, bạn nên có:

• Một tài khoản thanh toán doanh nghiệp riêng
• Một thẻ tín dụng doanh nghiệp cho chi phí vận hành
• Sổ sách kế toán rõ ràng cho mọi giao dịch
• Phân loại doanh thu và chi phí nhất quán

Việc tách biệt này giúp bạn tránh bỏ sót khoản khấu trừ, giảm lỗi ghi sổ và tạo hồ sơ sạch hơn cho kế toán hoặc người khai thuế của bạn.

Theo dõi mọi khoản khấu trừ hợp lệ

Các khoản khấu trừ doanh nghiệp làm giảm thu nhập chịu thuế khi chúng là thông thường và cần thiết cho công việc của bạn. Điều quan trọng là có tài liệu chứng minh. Nếu bạn không thể giải thích một khoản chi, sau này sẽ khó biện minh hơn nhiều.

Các khoản khấu trừ phổ biến bao gồm:

• Vật tư văn phòng và phần mềm
• Quảng cáo và tiếp thị
• Phí chuyên môn và dịch vụ pháp lý
• Thanh toán cho nhà thầu và freelancer
• Phí ngân hàng và xử lý thanh toán
• Chi phí internet và điện thoại dùng cho kinh doanh
• Bảo hiểm doanh nghiệp
• Giáo dục liên quan đến nghề nghiệp hoặc hoạt động kinh doanh của bạn
• Gói đăng ký và hội viên phục vụ công việc

Đừng đoán. Hãy giữ biên lai, hóa đơn và hồ sơ liên kết từng khoản chi với mục đích kinh doanh.

Sử dụng khoản khấu trừ văn phòng tại nhà đúng cách

Nếu bạn điều hành doanh nghiệp từ nhà, bạn có thể đủ điều kiện cho khoản khấu trừ văn phòng tại nhà. Không gian phải được sử dụng thường xuyên và riêng biệt cho kinh doanh. Điều đó có nghĩa là một phòng hoặc khu vực được xác định rõ chỉ dùng để làm việc, không phải bàn ăn kiêm luôn bàn làm việc.

Bạn có thể khấu trừ một phần:

• Tiền thuê nhà hoặc lãi vay thế chấp
• Hóa đơn tiện ích
• Bảo hiểm chủ nhà hoặc bảo hiểm người thuê
• Sửa chữa và bảo trì liên quan đến không gian làm việc
• Khấu hao trong một số trường hợp

Có phương pháp đơn giản hóa và phương pháp thông thường để tính khoản khấu trừ. Lựa chọn tốt nhất phụ thuộc vào diện tích không gian làm việc và tổng chi phí của bạn.

Khấu trừ chi phí xe, đi lại và ăn uống khi được phép

Nhiều nhà sáng lập và freelancer chi rất nhiều cho việc di chuyển và công tác. Những chi phí này có thể được khấu trừ khi chúng gắn trực tiếp với hoạt động kinh doanh.

Chi phí xe cộ

Nếu bạn dùng xe cho mục đích kinh doanh, bạn có thể khấu trừ số dặm chạy hoặc chi phí vận hành thực tế như xăng, bảo dưỡng, bảo hiểm và khấu hao. Hãy giữ nhật ký số dặm và ghi rõ mục đích kinh doanh của từng chuyến đi.

Chi phí đi lại

Công tác kinh doanh có thể bao gồm vé máy bay, khách sạn, phương tiện di chuyển mặt đất và các chi phí cần thiết khác khi chuyến đi chủ yếu phục vụ kinh doanh. Các chuyến đi cá nhân không được khấu trừ như chi phí đi công tác.

Chi phí ăn uống

Các bữa ăn liên quan đến kinh doanh có thể được khấu trừ trong một số tình huống hạn chế, chẳng hạn như gặp khách hàng hoặc đi công tác. Quy định có thể khá phức tạp, vì vậy hồ sơ ghi chép rất quan trọng.

Đầu tư vào các công cụ đủ điều kiện khấu trừ

Nếu doanh nghiệp của bạn cần thiết bị để vận hành, những khoản mua đó có thể giúp giảm thuế thông qua chi phí khấu trừ hoặc khấu hao.

Ví dụ bao gồm:

• Máy tính và màn hình
• Máy ảnh và micro
• Bàn ghế văn phòng
• Máy móc chuyên dụng
• Công cụ quản lý tồn kho
• Phần mềm thiết kế, phân tích và năng suất

Một số khoản mua có thể được ghi giảm ngay, trong khi những khoản khác cần được khấu hao theo thời gian. Lên kế hoạch cho các khoản mua này trước cuối năm có thể cải thiện vị thế thuế của bạn.

Tài trợ tài khoản hưu trí để giảm thu nhập chịu thuế

Đóng góp hưu trí là một trong những cách hợp pháp hiệu quả nhất để giảm thuế đồng thời xây dựng tài sản dài hạn.

Tùy theo loại hình doanh nghiệp và mức thu nhập của bạn, bạn có thể sử dụng:

• SEP IRA
• Solo 401(k)
• Traditional IRA
• Kế hoạch defined benefit hoặc cash balance trong các trường hợp thu nhập cao hơn

Những kế hoạch này có thể giảm thu nhập chịu thuế hiện tại đồng thời giúp bạn tiết kiệm cho tương lai. Lựa chọn phù hợp phụ thuộc vào mức lợi nhuận, việc bạn có nhân viên hay không và số tiền bạn muốn đóng góp.

Sử dụng các lợi ích thuế liên quan đến sức khỏe

Chi phí y tế cũng có thể đóng vai trò trong hoạch định thuế cho người tự kinh doanh và chủ doanh nghiệp.

Các chiến lược tiềm năng bao gồm:

• Khấu trừ phí bảo hiểm y tế đủ điều kiện khi đáp ứng điều kiện
• Sử dụng tài khoản tiết kiệm sức khỏe nếu bạn có một chương trình bảo hiểm khấu trừ cao đủ điều kiện
• Xem xét liệu cấu trúc phúc lợi cho vợ/chồng hoặc nhân viên có tạo ra xử lý thuế tốt hơn hay không

Các quy tắc thuế liên quan đến sức khỏe có thể rất cụ thể, vì vậy đáng để xem xét cùng một chuyên gia thuế có chuyên môn.

Tìm hiểu các tín dụng thuế doanh nghiệp

Khấu trừ làm giảm thu nhập chịu thuế. Tín dụng thuế làm giảm số thuế phải nộp theo từng đô la, vì vậy chúng có thể đặc biệt giá trị.

Tùy theo doanh nghiệp của bạn, bạn có thể đủ điều kiện cho các tín dụng liên quan đến:

• Hoạt động nghiên cứu và phát triển
• Tuyển dụng từ các nhóm mục tiêu
• Đầu tư tiết kiệm năng lượng
• Chăm sóc trẻ em hoặc hỗ trợ gia đình trong một số trường hợp
• Các ưu đãi về khả năng tiếp cận hoặc theo địa điểm

Các tín dụng thường đòi hỏi tài liệu chứng minh và kiểm tra điều kiện cẩn thận, nhưng có thể tạo ra khoản tiết kiệm đáng kể khi được sử dụng đúng cách.

Lập kế hoạch cho lãi vốn và lỗ vốn

Nếu doanh nghiệp của bạn sở hữu các khoản đầu tư, hoặc nếu bạn kiếm thu nhập từ tài sản ngoài hoạt động hằng ngày, việc hoạch định lãi vốn rất quan trọng.

Bạn có thể:

• Bù trừ lãi bằng lỗ vốn
• Sắp thời điểm bán tài sản để quản lý thu nhập chịu thuế
• Giữ một số tài sản đủ lâu để hưởng cách đánh thuế tốt hơn

Điều này đặc biệt liên quan đến các nhà sáng lập đầu tư phần vốn dư của doanh nghiệp, bán tài sản số hoặc nắm giữ vị thế cổ phần có thể tạo ra sự kiện chịu thuế.

Cân nhắc cẩn thận các chiến lược bất động sản

Bất động sản có thể tạo ra lợi thế thuế mạnh, nhưng cũng làm tăng độ phức tạp.

Các lợi ích có thể bao gồm:

• Khấu trừ khấu hao
• Nghiên cứu phân bổ chi phí trong một số trường hợp
• Khấu trừ lãi vay thế chấp khi áp dụng
• Các khoản khấu trừ chi phí gắn với hoạt động cho thuê

Nếu doanh nghiệp của bạn sở hữu bất động sản hoặc bạn đầu tư thông qua công ty, việc lập kế hoạch cẩn thận có thể cải thiện hiệu quả thuế. Chi tiết thay đổi rất nhiều, vì vậy đây là lĩnh vực đặc biệt cần tài liệu và tư vấn chuyên môn.

Chủ động với thuế tạm nộp

Nhiều chủ doanh nghiệp ngạc nhiên khi số tiền phải nộp tăng cao nếu bỏ qua các khoản thanh toán theo quý. Nếu bạn tự kinh doanh hoặc vận hành một LLC có lợi nhuận, thuế tạm nộp thường cần được thanh toán trong suốt năm.

Thói quen tốt bao gồm:

• Trích lại một tỷ lệ từ mỗi khoản thanh toán bạn nhận được
• Xem xét lợi nhuận hàng tháng hoặc hàng quý
• Điều chỉnh khoản tạm nộp khi thu nhập thay đổi
• Tránh bất ngờ vào cuối năm bằng cách lập kế hoạch sớm

Nộp thiếu thuế tạm nộp có thể gây phạt và áp lực dòng tiền. Một tài khoản dự trữ thuế đơn giản có thể giúp ích.

Giữ hồ sơ tốt hơn doanh nghiệp trung bình

Hồ sơ tốt hơn thường đồng nghĩa với kết quả thuế tốt hơn. Chúng cũng giúp việc khai thuế nhanh hơn và ít căng thẳng hơn.

Hãy xây dựng một hệ thống bao gồm:

• Đối soát hàng tháng sao kê ngân hàng và thẻ
• Lưu trữ hóa đơn và biên lai dưới dạng số hóa
• Tách rõ khoản rút của chủ sở hữu và chi phí doanh nghiệp
• Rà soát toàn bộ tài khoản vào cuối năm trước khi khai thuế

Nếu sổ sách của bạn lộn xộn, rất có thể bạn đang để mất tiền.

Cách Zenind giúp nhà sáng lập xây dựng doanh nghiệp hiểu thuế

Tiết kiệm thuế bắt đầu từ cấu trúc. Zenind hỗ trợ các doanh nhân muốn thành lập doanh nghiệp tại Mỹ theo cách đúng ngay từ đầu và duy trì nền tảng tuân thủ cần thiết cho hồ sơ gọn gàng hơn và hoạch định tốt hơn.

Với cơ cấu pháp nhân phù hợp và hồ sơ được tổ chức tốt, bạn có thể làm việc hiệu quả hơn với kế toán, giảm sai sót có thể tránh được và tạo nền tảng vững chắc hơn cho việc hoạch định thuế hợp pháp.

Đối với nhiều nhà sáng lập, bước đi thông minh nhất không phải là một mẹo thuế vào phút chót. Đó là xây dựng một doanh nghiệp được tổ chức tốt ngay từ ngày đầu.

Kết luận

Trả ít thuế hơn một cách hợp pháp phụ thuộc vào kỷ luật, cấu trúc và kế hoạch. Hãy chọn đúng pháp nhân, tách biệt tài chính, ghi chép khấu trừ, sử dụng các kế hoạch hưu trí một cách khôn ngoan và theo dõi tín dụng thuế cũng như chi phí trong suốt năm.

Những doanh nghiệp tiết kiệm được nhiều nhất thường không phải là những doanh nghiệp chạy theo lối tắt. Đó là những doanh nghiệp giữ tổ chức tốt, vận hành tuân thủ và coi hoạch định thuế là một phần trong quy trình làm việc bình thường.