Cách bắt đầu kinh doanh nhà nghỉ dưỡng hoặc khách sạn tại Hoa Kỳ

Bắt đầu kinh doanh nhà nghỉ dưỡng hoặc khách sạn có thể là một cách đầy ý nghĩa để kết hợp ngành dịch vụ lưu trú, bất động sản và tinh thần khởi nghiệp. Khách hàng tìm kiếm sự thoải mái, tiện lợi và dịch vụ đáng nhớ, và một doanh nghiệp lưu trú vận hành tốt có thể tạo ra lượng khách quay lại trung thành đồng thời xây dựng giá trị lâu dài.

Tuy nhiên, cơ hội đó cũng đi kèm với sự phức tạp thực tế. Bạn không chỉ mở cửa đón du khách. Bạn còn phải chọn bất động sản, định hình trải nghiệm khách hàng, tuân thủ các quy định về quy hoạch và cấp phép, thiết lập đúng loại hình pháp nhân, xây dựng hệ thống vận hành và tạo ra mô hình tài chính có thể chịu được tính mùa vụ.

Hướng dẫn này sẽ đi qua các bước chính để bắt đầu kinh doanh nhà nghỉ dưỡng hoặc khách sạn tại Hoa Kỳ, từ ý tưởng và lập kế hoạch đến đăng ký, tuân thủ, nhân sự và tiếp thị.

1. Xác định loại hình kinh doanh lưu trú bạn muốn xây dựng

Trước khi ký hợp đồng thuê hoặc mua bất động sản, hãy xác định loại hình doanh nghiệp bạn muốn vận hành. "Nhà nghỉ dưỡng" và "khách sạn" là các nhóm khái niệm rộng, và mô hình phù hợp phụ thuộc vào vị trí, ngân sách và nhóm khách mục tiêu của bạn.

Các mô hình lưu trú phổ biến bao gồm:

• Nhà nghỉ dưỡng truyền thống với số lượng phòng ít và trải nghiệm bữa sáng tự làm
• Inn boutique với bản sắc thiết kế rõ nét hơn và trải nghiệm khách được chăm chút hơn
• Lưu trú cho khách công tác với Wi-Fi ổn định, không gian làm việc và quy trình nhận phòng hiệu quả
• Bất động sản nghỉ dưỡng tại các khu vực gần bãi biển, nhà máy rượu, công viên quốc gia hoặc trung tâm thành phố
• Điểm đến lãng mạn dành cho các cặp đôi, gói dịch vụ và phong cách phục vụ tận tình
• Lưu trú dài ngày hoặc dạng căn hộ với bếp nhỏ và thời gian ở lâu hơn

Ý tưởng kinh doanh của bạn nên trả lời ba câu hỏi:

• Khách hàng lý tưởng của bạn là ai?
• Vì sao họ sẽ chọn cơ sở của bạn thay vì chuỗi khách sạn lớn hoặc nhà cho thuê ngắn hạn?
• Bạn có thể mang lại trải nghiệm gì một cách nhất quán và sinh lợi?

Một mô hình rõ ràng sẽ giúp mọi quyết định sau này trở nên dễ dàng hơn, từ định giá và thiết kế đến tiện ích và tiếp thị.

2. Nghiên cứu thị trường trước khi cam kết

Một doanh nghiệp lưu trú chỉ có thể thành công nếu khu vực đó có đủ nhu cầu. Nghiên cứu thị trường giúp bạn tránh mua hoặc xây dựng sai bất động sản ở sai vị trí.

Hãy nghiên cứu thị trường địa phương một cách cẩn thận:

• Xem xét dữ liệu du lịch và xu hướng công suất phòng
• Xác định các điểm tham quan, địa điểm tổ chức sự kiện, trường đại học, sân bay, bệnh viện hoặc khu thương mại lân cận
• So sánh mức giá và dịch vụ của các khách sạn, inn và nhà cho thuê ngắn hạn gần đó
• Đọc đánh giá của khách để tìm ra khoảng trống dịch vụ và cơ hội cải thiện
• Tìm hiểu tính mùa vụ của thị trường và cách nhu cầu thay đổi trong năm

Bạn cũng nên nghĩ về phân khúc ngách của mình. Một cơ sở gần công viên quốc gia có thể thu hút khách du lịch nghỉ dưỡng, trong khi một cơ sở ở khu trung tâm thương mại có thể cần dịch vụ nhanh hơn, giờ nhận phòng linh hoạt và internet ổn định. Sự phù hợp với thị trường có thể quan trọng hơn việc sở hữu tòa nhà lớn nhất hoặc nhiều phòng nhất.

3. Xây dựng một kế hoạch kinh doanh thực tế

Một doanh nghiệp lưu trú cần nhiều hơn một tầm nhìn. Nó cần một lộ trình tài chính và vận hành.

Kế hoạch kinh doanh của bạn nên bao gồm:

• Tóm tắt điều hành
• Mô hình kinh doanh và hồ sơ khách hàng mục tiêu
• Phân tích đối thủ cạnh tranh
• Ước tính chi phí khởi nghiệp
• Ngân sách vận hành
• Mô hình doanh thu và chiến lược định giá
• Chiến lược tiếp thị
• Kế hoạch nhân sự
• Các yếu tố rủi ro và kế hoạch dự phòng
• Dự báo dòng tiền và phân tích điểm hòa vốn

Hãy thận trọng khi dự báo. Các doanh nghiệp lưu trú thường có chi phí cố định cao, bao gồm tiền vay hoặc tiền thuê, tiện ích, bảo hiểm, bảo trì tài sản, dọn phòng, khăn ga, đồ vệ sinh cá nhân, phần mềm và tiền lương.

Nếu bạn đang tìm nguồn vốn, bên cho vay và nhà đầu tư sẽ yêu cầu số liệu chi tiết. Ngay cả khi bạn tự tài trợ, việc lập kế hoạch cũng sẽ giúp bạn nhận diện điểm yếu trước khi chúng trở thành sai lầm tốn kém.

4. Chọn loại hình pháp nhân phù hợp

Loại hình pháp nhân bạn chọn ảnh hưởng đến bảo vệ trách nhiệm pháp lý, thuế, quản trị và khả năng huy động vốn. Với hầu hết các chủ doanh nghiệp lưu trú quy mô nhỏ, lựa chọn thực tế nhất thường là công ty trách nhiệm hữu hạn, hay LLC.

Các loại hình pháp nhân phổ biến tại Hoa Kỳ bao gồm:

• Doanh nghiệp cá thể
• Hợp danh
• LLC
• S corporation
• C corporation

Đối với nhà nghỉ dưỡng hoặc khách sạn nhỏ, LLC thường hấp dẫn vì có thể giúp tách biệt trách nhiệm của doanh nghiệp khỏi tài sản cá nhân và thường dễ quản lý hơn công ty cổ phần. Tuy nhiên, lựa chọn tốt nhất còn phụ thuộc vào cơ cấu sở hữu, kế hoạch phát triển và tình hình thuế của bạn.

Nếu bạn đang bắt đầu kinh doanh lưu trú tại Hoa Kỳ, Zenind có thể hỗ trợ bạn thành lập LLC và theo dõi các hạng mục tuân thủ định kỳ như báo cáo thường niên và nhu cầu về đại diện đăng ký.

5. Đăng ký doanh nghiệp và xử lý các thủ tục tuân thủ cốt lõi

Sau khi chọn loại hình pháp nhân, hãy đăng ký doanh nghiệp tại tiểu bang nơi bạn sẽ hoạt động.

Các bước thành lập và đăng ký điển hình bao gồm:

• Chọn tên doanh nghiệp
• Kiểm tra tính khả dụng của tên
• Nộp hồ sơ thành lập cho tiểu bang
• Chỉ định đại diện đăng ký nếu được yêu cầu
• Xin EIN từ IRS
• Mở tài khoản ngân hàng doanh nghiệp
• Đăng ký các tài khoản thuế tiểu bang và địa phương nếu cần

Tùy theo tiểu bang và thành phố, bạn cũng có thể cần đăng ký tên thương mại, xin giấy phép kinh doanh địa phương và tuân thủ các quy định liên quan đến công suất sử dụng.

Đừng xem tuân thủ là việc làm một lần. Một doanh nghiệp lưu trú thường có các nghĩa vụ định kỳ như:

• Báo cáo thường niên
• Gia hạn giấy phép
• Kê khai thuế
• Nộp thuế bán hàng hoặc thuế lưu trú
• Kê khai thuế tiền lương nếu có nhân viên

6. Hiểu về giấy phép, cấp phép và quy hoạch

Các doanh nghiệp nhà nghỉ dưỡng và khách sạn chịu sự quản lý chặt chẽ. Trước khi mua hoặc chuyển đổi bất động sản, hãy xác nhận rằng địa điểm đó có thể được sử dụng hợp pháp cho mục đích lưu trú.

Những vấn đề quan trọng cần tìm hiểu bao gồm:

• Chấp thuận quy hoạch cho mục đích lưu trú
• Tuân thủ quy định xây dựng và phòng cháy chữa cháy
• Yêu cầu của sở y tế đối với dịch vụ ăn uống
• Yêu cầu về chỗ đậu xe
• Yêu cầu về khả năng tiếp cận
• Hạn chế về tiếng ồn, biển hiệu và công suất sử dụng
• Quy định về cho thuê ngắn hạn nếu doanh nghiệp của bạn có thành phần này

Nếu bạn dự định phục vụ bữa sáng hoặc các món ăn khác, có thể cần thêm giấy phép y tế, yêu cầu xử lý thực phẩm và kiểm tra bếp. Nếu bạn dự định phục vụ đồ uống có cồn, bạn có thể cần giấy phép riêng.

Sẽ dễ hơn nhiều nếu xác minh các vấn đề này từ sớm thay vì phát hiện sau khi mua rằng bất động sản không thể được sử dụng theo cách bạn dự định.

7. Chọn bất động sản phù hợp

Bất động sản là nền tảng của doanh nghiệp. Vị trí tốt nhất phụ thuộc vào thị trường mục tiêu và mô hình vận hành của bạn.

Khi đánh giá một bất động sản, hãy cân nhắc:

• Mức độ gần với nhu cầu của khách
• Khả năng nhận diện và mức độ dễ tiếp cận
• Chỗ đậu xe và kết nối giao thông
• Số lượng và bố cục phòng
• Số phòng tắm và tình trạng hệ thống ống nước
• Không gian bếp và khu ăn uống
• Khu vực sinh hoạt chung và luồng di chuyển của khách
• Nhu cầu bảo trì và chi phí cải tạo
• Chi phí bảo hiểm và mức độ rủi ro

Nếu bạn bắt đầu với quy mô nhỏ, một bất động sản ít phòng có thể dễ quản lý và dễ tài trợ hơn. Nếu bạn đang theo đuổi mô hình khách sạn lớn hơn, hãy chú ý đến nhu cầu nhân sự, không gian quầy lễ tân, vận hành giặt là và hạ tầng công nghệ.

Một bất động sản không chỉ cần đẹp mắt. Nó còn phải vận hành hiệu quả cho dọn phòng, nhận phòng, phục vụ bữa sáng, lưu trữ và bảo trì thường xuyên.

8. Thiết kế trải nghiệm khách hàng một cách có chủ đích

Khách hàng ghi nhớ cảm giác của một nơi. Một doanh nghiệp lưu trú thành công hiếm khi chỉ dựa vào vị trí. Nó được xây dựng trên một trải nghiệm được chăm chút và nhất quán.

Hãy tập trung vào những chi tiết định hình kỳ nghỉ:

• Tiêu chuẩn vệ sinh và bảo trì
• Giường thoải mái và bộ ga gối chất lượng
• Wi-Fi ổn định và khả năng sạc thiết bị
• Hướng dẫn nhận phòng rõ ràng
• Kiểm soát nhiệt độ và cách âm
• Dịch vụ nhanh chóng, thân thiện
• Chất lượng và cách trình bày bữa sáng
• Thiết kế phòng đơn giản, hấp dẫn

Hãy tạo ra một tiêu chuẩn cho từng phòng và từng điểm chạm với khách. Dịch vụ càng nhất quán, bạn càng dễ đào tạo nhân viên và duy trì đánh giá tốt.

9. Lên kế hoạch vận hành trước khi mở cửa

Một bất động sản đẹp vẫn có thể thất bại nếu vận hành lộn xộn. Hãy xây dựng hệ thống từ sớm để doanh nghiệp vận hành trơn tru ngay từ ngày đầu.

Các mảng vận hành cần được tài liệu hóa bao gồm:

• Quy trình đặt phòng và nhận phòng
• Lịch dọn phòng và quy trình xoay vòng phòng
• Quản lý giặt là
• Theo dõi tồn kho khăn ga, đồ vệ sinh cá nhân và vật tư bữa sáng
• Quy trình xử lý yêu cầu bảo trì
• Xử lý khiếu nại của khách
• Kế hoạch ứng phó khẩn cấp
• Quản lý nhà cung cấp
• Chính sách hoàn tiền và hủy đặt phòng

Sử dụng công cụ phần mềm khi có thể để giảm sai sót. Hệ thống quản lý tài sản, công cụ lập lịch, phần mềm kế toán và nền tảng thanh toán số có thể tiết kiệm thời gian và tăng độ tin cậy.

10. Tuyển đúng người, hoặc bắt đầu gọn nhẹ và tăng trưởng thận trọng

Ở giai đoạn đầu, một số chủ sở hữu cố gắng tự làm mọi thứ. Điều đó có thể thực tế lúc đầu, nhưng các doanh nghiệp lưu trú thường trở nên quá tải nếu không có sự hỗ trợ.

Các vai trò phổ biến bao gồm:

• Dọn phòng
• Lễ tân hoặc hỗ trợ khách
• Chuẩn bị bữa sáng hoặc hỗ trợ bếp
• Bảo trì
• Tiếp thị và hành chính

Khi tuyển dụng, hãy ưu tiên những người hiểu ngành dịch vụ lưu trú. Kỹ năng quan trọng, nhưng thái độ và sự chú ý đến từng chi tiết cũng quan trọng không kém. Hãy đào tạo nhân viên tuân theo danh sách kiểm tra và tiêu chuẩn dịch vụ để trải nghiệm của khách không phụ thuộc hoàn toàn vào một người.

11. Thiết lập hệ thống tài chính và quy trình thuế

Một doanh nghiệp lưu trú phải được tổ chức tài chính tốt ngay từ đầu.

Hãy thiết lập:

• Một tài khoản ngân hàng doanh nghiệp riêng
• Hệ thống ghi sổ kế toán
• Một thẻ tín dụng riêng cho chi phí kinh doanh nếu phù hợp
• Theo dõi ngân sách và dòng tiền hàng tháng
• Theo dõi thuế bán hàng và thuế lưu trú nếu áp dụng

Bạn cũng nên chuẩn bị cho bảo hiểm và thuế. Các doanh nghiệp dịch vụ lưu trú có thể cần bảo hiểm trách nhiệm chung, bảo hiểm tài sản, bảo hiểm bồi thường cho người lao động, bảo hiểm gián đoạn kinh doanh và các hợp đồng khác tùy theo hoạt động.

Thuế có thể bao gồm thuế thu nhập liên bang và tiểu bang, thuế tiền lương, thuế tự doanh, thuế bán hàng và thuế lưu trú địa phương. Nghĩa vụ cụ thể phụ thuộc vào loại hình doanh nghiệp và địa điểm, vì vậy hãy làm việc với một chuyên gia thuế đủ năng lực.

12. Xây dựng chiến lược tiếp thị phù hợp với bất động sản

Một doanh nghiệp lưu trú cần có độ nhận biết. Dịch vụ khách hàng xuất sắc cũng không giúp ích nếu không ai biết đến bạn.

Kế hoạch tiếp thị của bạn nên bao gồm:

• Một website chuyên nghiệp có khả năng đặt phòng
• Tối ưu hóa công cụ tìm kiếm cho từ khóa địa phương và liên quan đến dịch vụ lưu trú
• Hình ảnh chất lượng cao về phòng và khu vực sinh hoạt chung
• Tối ưu hóa Hồ sơ doanh nghiệp trên Google
• Danh sách trên các nền tảng du lịch và đặt phòng khi phù hợp
• Tiếp thị qua email cho khách quay lại và các ưu đãi đặc biệt
• Nội dung mạng xã hội thể hiện trải nghiệm thực tế
• Quản lý đánh giá và theo dõi khách sau lưu trú

Hãy tập trung vào thông điệp phù hợp với mô hình của bạn. Một inn boutique không nên nói giống một khách sạn đại trà. Một nhà nghỉ dưỡng do gia đình vận hành nên nhấn mạnh sự ấm áp, hiểu biết địa phương và dịch vụ cá nhân hóa. Một cơ sở thân thiện với khách công tác nên nhấn mạnh tốc độ, sự sạch sẽ và tiện lợi.

13. Chuẩn bị cho ngày khai trương

Trước khi mở cửa, hãy chạy một danh sách kiểm tra cuối cùng để đảm bảo doanh nghiệp sẵn sàng đón khách.

Xác nhận:

• Giấy phép và chấp thuận đã đầy đủ
• Bảo hiểm đang hiệu lực
• Phòng ốc đạt tiêu chuẩn chất lượng của bạn
• Hệ thống đặt phòng hoạt động chính xác
• Quy trình dọn phòng và bảo trì đã được ghi nhận
• Hệ thống xử lý thanh toán đã sẵn sàng
• Quy trình an toàn và ứng phó khẩn cấp đã được niêm yết
• Nhân viên hiểu rõ trách nhiệm của mình
• Tồn kho đã được chuẩn bị đầy đủ

Hãy cân nhắc mở cửa mềm trước khi chính thức khai trương. Một số lượng khách đầu tiên hạn chế có thể giúp bạn nhận ra các vấn đề vận hành trước khi bước vào giai đoạn công suất cao.

14. Tiếp tục cải thiện sau khi mở cửa

Những doanh nghiệp dịch vụ lưu trú tốt nhất vẫn tiếp tục cải thiện sau khi ra mắt. Hãy theo dõi chặt chẽ phản hồi của khách và xem đánh giá như dữ liệu vận hành.

Theo dõi:

• Tỷ lệ lấp đầy
• Giá phòng trung bình mỗi ngày
• Doanh thu trên mỗi phòng khả dụng
• Điểm hài lòng của khách
• Tỷ lệ khách quay lại
• Tỷ lệ hủy đặt phòng
• Các vấn đề bảo trì

Sử dụng dữ liệu này để tinh chỉnh giá, nhân sự, tiện ích và tiếp thị. Một nhà nghỉ dưỡng hoặc khách sạn vận hành tốt có thể ngày càng mạnh hơn qua từng năm nếu bạn liên tục cải thiện trải nghiệm khách và kiểm soát chi phí.

Kết luận

Bắt đầu kinh doanh nhà nghỉ dưỡng hoặc khách sạn đòi hỏi kế hoạch, kỷ luật và sự hiểu biết vững chắc về cả dịch vụ lưu trú lẫn tuân thủ pháp lý. Những chủ sở hữu thành công là những người xác định rõ mô hình kinh doanh, kiểm chứng nhu cầu, chọn đúng bất động sản, xây dựng kế hoạch kinh doanh thực tế và thiết lập đúng cấu trúc pháp lý và vận hành ngay từ đầu.

Nếu bạn đang thành lập một doanh nghiệp lưu trú tại Hoa Kỳ, Zenind có thể giúp bạn xử lý phần thành lập doanh nghiệp để bạn tập trung vào việc xây dựng trải nghiệm khách hàng tạo ra lượng đặt phòng lặp lại và tăng trưởng dài hạn.