Cách bắt đầu một doanh nghiệp do phụ nữ làm chủ tại Hoa Kỳ

Bắt đầu một doanh nghiệp do phụ nữ làm chủ là một trong những cách hiệu quả nhất để biến một ý tưởng thành một tài sản do chính bạn kiểm soát. Dù bạn muốn xây dựng một công việc kinh doanh phụ, khởi nghiệp toàn thời gian hay tạo ra một di sản cho gia đình, quá trình này sẽ dễ dàng hơn nhiều khi bạn chia nhỏ thành các bước rõ ràng.

Tin tốt là ở Hoa Kỳ không có rào cản pháp lý đặc biệt nào để trở thành một doanh nghiệp do phụ nữ làm chủ. Công việc thực sự là chọn mô hình kinh doanh phù hợp, thành lập pháp nhân phù hợp, bảo đảm nguồn vốn, xử lý các yêu cầu đăng ký và xây dựng một doanh nghiệp có thể vận hành và phát triển theo thời gian.

Hướng dẫn này sẽ đi qua từng giai đoạn bằng ngôn ngữ đơn giản để bạn có thể tự tin chuyển từ ý tưởng sang ra mắt.

Doanh nghiệp do phụ nữ làm chủ được tính như thế nào?

Doanh nghiệp do phụ nữ làm chủ là công ty thuộc sở hữu và được điều hành bởi một phụ nữ hoặc nhiều phụ nữ. Trong nhiều trường hợp, thuật ngữ này cũng được dùng cụ thể hơn cho các doanh nghiệp đủ điều kiện tham gia các chương trình chứng nhận của chính phủ hoặc khu vực tư nhân.

Ví dụ, một số cơ hội yêu cầu doanh nghiệp phải được sở hữu và kiểm soát ít nhất 51% bởi phụ nữ. Ngưỡng sở hữu đó có thể quan trọng đối với việc chứng nhận, đấu thầu hợp đồng và một số chương trình tài trợ nhất định.

Nếu bạn dự định xin chứng nhận sau này, điều quan trọng là phải thiết lập cơ cấu sở hữu và quyền ra quyết định đúng ngay từ đầu.

Bước 1: Chọn ý tưởng kinh doanh phù hợp

Mọi doanh nghiệp thành công đều bắt đầu từ một ý tưởng thực tế. Doanh nghiệp tốt nhất cho bạn là doanh nghiệp phù hợp với kỹ năng, nhu cầu thị trường, thời gian bạn có thể dành ra và ngân sách khởi nghiệp.

Một ý tưởng kinh doanh mạnh thường nằm ở giao điểm của ba yếu tố:

• Bạn đã biết cách làm gì
• Khách hàng sẵn sàng chi trả cho điều gì
• Bạn có thể xây dựng và duy trì điều gì một cách thực tế

Các mô hình doanh nghiệp do phụ nữ làm chủ phổ biến thường bao gồm tư vấn, thương mại điện tử, dịch vụ làm đẹp, dịch vụ chuyên môn, huấn luyện, tổ chức sự kiện, chăm sóc trẻ em, chăm sóc sức khỏe và công việc sáng tạo. Ngành cụ thể không quan trọng bằng việc cơ hội đó có khả thi hay không.

Trước khi tiến xa hơn, hãy tự hỏi:

• Khách hàng lý tưởng của tôi là ai?
• Tôi đang giải quyết vấn đề gì?
• Vì sao ai đó lại chọn doanh nghiệp của tôi thay vì các lựa chọn khác?
• Doanh nghiệp này có thể phát triển vượt ra ngoài một sở thích hay một dự án làm một lần không?

Bước 2: Kiểm chứng thị trường

Một ý tưởng kinh doanh tốt không đồng nghĩa với một doanh nghiệp tốt. Bạn cần bằng chứng rằng có khách hàng thật sự tồn tại.

Kiểm chứng thị trường giúp bạn tránh lãng phí thời gian và tiền bạc vào một đề xuất mà không ai muốn. Hãy bắt đầu bằng việc nghiên cứu:

• Đối thủ cạnh tranh trong phân khúc của bạn
• Những vấn đề khách hàng đang gặp phải
• Mức giá phổ biến
• Xu hướng theo mùa
• Nhu cầu tìm kiếm trực tuyến
• Nhu cầu địa phương nếu doanh nghiệp gắn với một khu vực cụ thể

Bạn có thể kiểm chứng nhu cầu bằng các cách đơn giản như phỏng vấn khách hàng, khảo sát, nhận đặt trước, tạo trang giới thiệu hoặc thử nghiệm quy mô nhỏ. Mục tiêu là biết liệu mọi người có thực sự trả tiền cho giải pháp của bạn hay không.

Nếu bạn phát hiện thị trường đã khá đông đúc, điều đó chưa hẳn là vấn đề. Một thị trường cạnh tranh vẫn có thể là một thị trường mạnh nếu bạn có góc tiếp cận rõ ràng, đề xuất tốt hơn hoặc phân khúc mục tiêu tập trung hơn.

Bước 3: Viết kế hoạch kinh doanh

Kế hoạch kinh doanh giúp ý tưởng của bạn có cấu trúc. Nó không cần quá phức tạp, nhưng phải đủ cụ thể để định hướng các quyết định của bạn.

Một kế hoạch kinh doanh hữu ích thường bao gồm:

• Tóm tắt điều hành
• Mô tả doanh nghiệp
• Đối tượng mục tiêu
• Vấn đề và giải pháp
• Phân tích đối thủ
• Mô hình định giá
• Chiến lược tiếp thị
• Kế hoạch vận hành
• Chi phí khởi nghiệp
• Dự báo doanh thu

Hãy xem kế hoạch như một tài liệu làm việc, không phải một bài tập chỉ làm một lần. Khi bạn hiểu thêm về thị trường, hãy cập nhật nó.

Đối với một doanh nghiệp do phụ nữ làm chủ mới, quá trình lập kế hoạch đặc biệt có giá trị vì nó giúp bạn ước tính cần bao nhiêu vốn, tốc độ tăng trưởng có thể đạt được và cơ cấu pháp lý nào là hợp lý nhất.

Bước 4: Ước tính chi phí khởi nghiệp và nhu cầu vốn

Một số doanh nghiệp có thể bắt đầu với rất ít tiền. Những doanh nghiệp khác lại cần hàng tồn kho, phần mềm, thiết bị, giấy phép, dịch vụ chuyên môn hoặc tiền lương cho nhân viên.

Các khoản chi phí khởi nghiệp phổ biến bao gồm:

• Phí thành lập doanh nghiệp
• Chi phí website và thương hiệu
• Hàng tồn kho hoặc phát triển sản phẩm
• Bảo hiểm
• Giấy phép và chứng nhận
• Công cụ kế toán hoặc ghi sổ
• Tiếp thị và quảng cáo
• Thiết bị hoặc thiết lập văn phòng

Sau khi ước tính chi phí, hãy so sánh với số tiền bạn hiện có. Nếu còn thiếu, bạn có thể tìm kiếm nguồn vốn bên ngoài.

Các nguồn tài trợ phổ biến bao gồm:

• Tiền tiết kiệm cá nhân
• Vay từ ngân hàng hoặc hợp tác xã tín dụng
• Các chương trình vay được bảo đảm bởi SBA
• Thẻ tín dụng doanh nghiệp
• Doanh thu từ khách hàng sớm
• Gọi vốn cộng đồng
• Trợ cấp dành cho nữ doanh nhân
• Đầu tư hoặc khoản vay từ bạn bè và gia đình

Hãy thận trọng với nguồn vốn đắt đỏ hoặc ràng buộc quá mức. Có tiền nhanh không phải lúc nào cũng là lựa chọn tốt nhất nếu nó tạo áp lực lên doanh nghiệp trước khi doanh thu ổn định.

Bước 5: Chọn cơ cấu doanh nghiệp phù hợp

Chọn cơ cấu doanh nghiệp là một trong những quyết định quan trọng nhất ở giai đoạn đầu. Cơ cấu của bạn ảnh hưởng đến trách nhiệm pháp lý, thuế, tính linh hoạt về sở hữu và cách bạn quản lý công ty.

Các cơ cấu doanh nghiệp chính ở Hoa Kỳ gồm:

• Doanh nghiệp tư nhân
• Hợp danh
• Công ty trách nhiệm hữu hạn (LLC)
• Công ty S
• Công ty C

Đối với nhiều người sáng lập lần đầu, LLC là lựa chọn thực tế vì nó kết hợp sự linh hoạt trong vận hành với khả năng bảo vệ trách nhiệm pháp lý. Đây thường là lựa chọn phù hợp cho doanh nghiệp dịch vụ, người sáng lập đơn lẻ và nhóm nhỏ.

Tuy vậy, cơ cấu phù hợp phụ thuộc vào mục tiêu của bạn. Công ty cổ phần có thể hợp lý nếu bạn dự định gọi vốn bên ngoài hoặc xây dựng cơ cấu sở hữu phức tạp hơn. Doanh nghiệp tư nhân có thể chấp nhận được cho quy mô rất nhỏ, nhưng thường mang lại mức độ tách biệt thấp hơn giữa trách nhiệm cá nhân và doanh nghiệp.

Nếu mục tiêu của bạn là xây dựng một doanh nghiệp do phụ nữ làm chủ với nền tảng chuyên nghiệp, hãy bắt đầu bằng việc so sánh tác động về thuế và pháp lý của từng cơ cấu trước khi nộp hồ sơ.

Bước 6: Thành lập doanh nghiệp với tiểu bang

Khi đã chọn cơ cấu, bạn cần chính thức hóa doanh nghiệp.

Với LLC, bạn thường nộp hồ sơ thành lập cho tiểu bang, thường được gọi là Articles of Organization. Với công ty cổ phần, bạn thường nộp Articles of Incorporation. Tên gọi chính xác sẽ khác nhau theo từng tiểu bang.

Bạn thường cần cung cấp các thông tin như:

• Tên doanh nghiệp
• Địa chỉ doanh nghiệp
• Đại diện đăng ký
• Cơ cấu quản lý
• Thông tin của người thành lập hoặc người sáng lập hồ sơ

Ở nhiều tiểu bang, hồ sơ được nộp cho Secretary of State hoặc cơ quan tương tự.

Sau khi thành lập, bạn cũng có thể cần:

• Xin mã số nhận dạng nhà tuyển dụng (EIN) từ IRS
• Đăng ký các tài khoản thuế của tiểu bang
• Đăng ký DBA nếu dùng tên thương mại
• Mở tài khoản ngân hàng doanh nghiệp
• Thiết lập hệ thống kế toán và lưu trữ hồ sơ

Nếu bạn muốn quá trình nộp hồ sơ thuận lợi hơn, một dịch vụ thành lập như Zenind có thể giúp đơn giản hóa thủ tục giấy tờ và giữ cho quy trình được tổ chức tốt.

Bước 7: Xin giấy phép và chứng nhận cần thiết

Thành lập doanh nghiệp chỉ là một phần của bức tranh tuân thủ. Tùy theo ngành và địa điểm, bạn có thể cần thêm giấy phép hoặc chứng nhận trước khi có thể hoạt động hợp pháp.

Ví dụ bao gồm:

• Giấy phép kinh doanh chung
• Giấy phép hành nghề chuyên môn
• Giấy phép thuế bán hàng
• Giấy phép của sở y tế
• Giấy phép kinh doanh tại nhà
• Phê duyệt về quy hoạch và phân khu
• Đăng ký theo từng ngành

Yêu cầu sẽ phụ thuộc vào tiểu bang, hạt, thành phố và loại hình doanh nghiệp của bạn. Một doanh nghiệp tại nhà vẫn có thể cần sự phê duyệt của địa phương. Một doanh nghiệp trực tuyến vẫn có thể cần đăng ký thuế bán hàng tại các tiểu bang nơi nó có nexus.

Đừng cho rằng chỉ cần thành lập LLC là đã đủ cho việc tuân thủ vận hành. Không phải như vậy.

Bước 8: Xin chứng nhận doanh nghiệp do phụ nữ làm chủ

Nếu bạn muốn tiếp cận các cơ hội đấu thầu hoặc các chương trình dựa trên chứng nhận, bạn có thể muốn theo đuổi chứng nhận doanh nghiệp do phụ nữ làm chủ.

Chứng nhận có thể giúp ích cho:

• Hợp đồng liên bang, tiểu bang và địa phương
• Các chương trình đa dạng nhà cung cấp
• Cơ hội kết nối mạng lưới
• Mức độ hiển thị với những bên mua đang tìm kiếm nhà cung cấp do phụ nữ làm chủ

Hai con đường chứng nhận phổ biến là:

• Tự chứng nhận thông qua các quy trình liên bang đủ điều kiện, khi đáp ứng điều kiện
• Chứng nhận thông qua một tổ chức chứng nhận bên thứ ba được phê duyệt

Trước khi nộp đơn, hãy bảo đảm cấu trúc sở hữu, quyền kiểm soát và quản trị của bạn đáp ứng các yêu cầu đủ điều kiện. Trong nhiều trường hợp, nữ chủ sở hữu không chỉ phải nắm giữ tỷ lệ sở hữu yêu cầu mà còn phải kiểm soát hoạt động hằng ngày và định hướng dài hạn của doanh nghiệp.

Bước 9: Thiết lập vận hành đúng cách

Một doanh nghiệp chỉ thực sự bền vững khi các hệ thống phía sau hoạt động đáng tin cậy.

Tối thiểu, hãy thiết lập:

• Tài khoản ngân hàng doanh nghiệp
• Phần mềm kế toán hoặc hệ thống ghi sổ
• Email và số điện thoại riêng cho doanh nghiệp
• Mẫu hợp đồng
• Công cụ xuất hóa đơn và thanh toán
• Quy trình chăm sóc khách hàng
• Lưu trữ tài liệu và lịch tuân thủ

Nếu bạn dự định thuê nhân viên hoặc nhà thầu độc lập, hãy xây dựng những hệ thống này từ sớm. Bạn sẽ cần các thỏa thuận rõ ràng, quy trình trả lương khi phù hợp và việc lưu trữ hồ sơ chặt chẽ.

Với người sáng lập đơn lẻ, kỷ luật vận hành cơ bản cũng quan trọng không kém. Hồ sơ tài chính sạch sẽ, tài liệu được sắp xếp gọn gàng và quy trình lặp lại giúp việc tăng trưởng và tuân thủ trở nên dễ dàng hơn.

Bước 10: Xây dựng thương hiệu thu hút khách hàng

Một thương hiệu mạnh không chỉ là logo. Đó là cách khách hàng hiểu doanh nghiệp của bạn và quyết định có tin tưởng hay không.

Xây dựng thương hiệu bao gồm:

• Tên doanh nghiệp
• Thông điệp
• Nhận diện hình ảnh
• Trang web
• Sự hiện diện trên mạng xã hội
• Trải nghiệm khách hàng

Một doanh nghiệp do phụ nữ làm chủ thường tăng trưởng nhanh hơn khi truyền đạt rõ ràng và cụ thể. Thay vì cố gắng thu hút tất cả mọi người, hãy tập trung vào một nhóm đối tượng xác định và một cam kết rõ ràng.

Trang web của bạn nên giải thích:

• Bạn làm gì
• Bạn phục vụ ai
• Điều gì khiến bạn khác biệt
• Làm thế nào để mua hàng hoặc liên hệ với bạn

Bạn không cần ngân sách tiếp thị lớn để bắt đầu. Một trang web tập trung, nội dung nhất quán, tiếp cận qua email, giới thiệu từ khách hàng và bằng chứng xã hội có thể tạo ra tác động lớn.

Bước 11: Tiếp thị một cách nhất quán

Tiếp thị hiệu quả nhất khi được thực hiện đều đặn, không phải ngẫu nhiên.

Các kênh tiếp thị chi phí thấp hiệu quả gồm:

• Tối ưu hóa công cụ tìm kiếm
• Viết blog
• Tiếp thị qua email
• Nội dung trên mạng xã hội
• Kết nối mạng lưới
• Hợp tác địa phương
• Chương trình giới thiệu
• Hội thảo hoặc webinar mang tính giáo dục

Hãy chọn một vài kênh phù hợp với tệp khách hàng của bạn và duy trì chúng. Ví dụ, nếu khách hàng của bạn tìm kiếm trên mạng trước khi mua, SEO và tiếp thị nội dung có thể rất hữu ích. Nếu doanh nghiệp của bạn phụ thuộc vào niềm tin và mối quan hệ địa phương, kết nối mạng lưới và giới thiệu có thể quan trọng hơn.

Theo dõi điều gì mang lại khách hàng tiềm năng và doanh thu. Sau đó tập trung nhiều hơn vào những gì hiệu quả.

Bước 12: Bảo vệ và duy trì doanh nghiệp

Ra mắt chỉ là bước khởi đầu. Thành công lâu dài phụ thuộc vào việc duy trì.

Các trách nhiệm liên tục có thể bao gồm:

• Nộp báo cáo thường niên
• Gia hạn giấy phép
• Nộp tờ khai thuế và khoản thuế tạm tính
• Cập nhật sổ sách kế toán
• Rà soát hợp đồng
• Rà soát bảo hiểm
• Lưu giữ hồ sơ doanh nghiệp
• Cập nhật website và thương hiệu

Bỏ lỡ thời hạn tuân thủ có thể dẫn đến phạt hoặc thậm chí khiến doanh nghiệp rơi vào tình trạng không tốt với tiểu bang. Hãy đặt nhắc nhở sớm và xây dựng hệ thống giúp bạn luôn ngăn nắp.

Những sai lầm phổ biến cần tránh

Nhiều người sáng lập lần đầu mắc cùng những sai lầm có thể tránh được.

Hãy lưu ý những vấn đề sau:

• Bắt đầu mà chưa kiểm chứng thị trường
• Chọn cơ cấu doanh nghiệp mà không hiểu các đánh đổi
• Trộn lẫn tài chính cá nhân và doanh nghiệp
• Bỏ qua nghĩa vụ thuế
• Bỏ qua giấy phép và chứng nhận
• Định giá thấp dịch vụ hoặc sản phẩm
• Xây dựng thương hiệu trước khi làm rõ đề xuất
• Chờ quá lâu mới thiết lập hệ thống

Bạn bắt đầu càng có chủ đích, việc sửa sai sau này càng ít tốn kém.

Câu hỏi thường gặp

Tôi có cần tình trạng pháp lý đặc biệt để là doanh nghiệp do phụ nữ làm chủ không?

Không. Bạn có thể bắt đầu một doanh nghiệp và xác định nó là do phụ nữ làm chủ nếu quyền sở hữu và quyền kiểm soát phản ánh đúng cấu trúc đó. Tuy nhiên, chứng nhận có thể yêu cầu những điều kiện đủ tiêu chuẩn cụ thể.

Cơ cấu doanh nghiệp nào tốt nhất cho một doanh nghiệp do phụ nữ làm chủ?

Không có câu trả lời duy nhất. Nhiều người sáng lập chọn LLC vì tính linh hoạt và khả năng bảo vệ trách nhiệm pháp lý, nhưng cơ cấu phù hợp phụ thuộc vào thuế, sở hữu và kế hoạch tăng trưởng.

Doanh nghiệp do phụ nữ làm chủ có thể là công việc phụ không?

Có. Nhiều doanh nghiệp do phụ nữ làm chủ thành công bắt đầu như một dự án bán thời gian rồi sau đó phát triển thành công ty toàn thời gian.

Tôi có cần chứng nhận doanh nghiệp của mình không?

Không phải lúc nào cũng cần. Chứng nhận là tùy chọn trừ khi một cơ hội cụ thể yêu cầu. Nó có thể rất giá trị nếu bạn muốn tiếp cận các chương trình đấu thầu hoặc đa dạng nhà cung cấp.

Tôi có thể bắt đầu chỉ với một chủ sở hữu không?

Có. Doanh nghiệp do phụ nữ làm chủ có thể là công ty do một người phụ nữ sở hữu. Trong nhiều trường hợp, đó là cách đơn giản nhất để bắt đầu.

Kết luận

Bắt đầu một doanh nghiệp do phụ nữ làm chủ không phải là làm tất cả mọi thứ cùng lúc. Đó là việc đưa ra quyết định đúng theo đúng thứ tự.

Hãy bắt đầu với một ý tưởng đã được kiểm chứng trên thị trường, lập một kế hoạch thực tế, chọn cơ cấu phù hợp với mục tiêu, nộp hồ sơ đúng cách với tiểu bang của bạn và xây dựng các hệ thống hỗ trợ tăng trưởng. Nếu chứng nhận quan trọng với chiến lược của bạn, hãy bảo đảm quyền sở hữu và quyền kiểm soát được thiết lập đúng ngay từ ngày đầu.

Với một quy trình rõ ràng và sự thực thi kỷ luật, bạn có thể xây dựng một doanh nghiệp không chỉ do phụ nữ làm chủ mà còn đủ vững chắc để tồn tại lâu dài.