Thỏa thuận điều hành LLC: Là gì, vì sao quan trọng và cần bao gồm những gì

Thỏa thuận điều hành LLC là một trong những tài liệu nội bộ quan trọng nhất mà một công ty trách nhiệm hữu hạn có thể có. Tài liệu này đặt ra các quy tắc về quyền sở hữu, quản lý, phân chia lợi nhuận và những gì sẽ xảy ra khi phát sinh tranh chấp, thay đổi thành viên hoặc giải thể. Ngay cả khi một số bang không yêu cầu tài liệu này, việc có một thỏa thuận điều hành bằng văn bản vẫn giúp làm rõ kỳ vọng và giảm bớt các xung đột có thể tránh được.

Đối với các doanh nhân thành lập LLC, thỏa thuận điều hành không chỉ là một thủ tục hình thức. Đây là một công cụ thực tiễn giúp xác định cách doanh nghiệp sẽ vận hành hằng ngày và cách các quyết định quan trọng sẽ được đưa ra theo thời gian.

Thỏa thuận điều hành LLC là gì?

Thỏa thuận điều hành LLC là một hợp đồng giữa các thành viên của một công ty trách nhiệm hữu hạn. Với LLC một thành viên, tài liệu này có thể đóng vai trò là văn bản quản trị nội bộ của chủ sở hữu. Với LLC nhiều thành viên, nó trở nên đặc biệt quan trọng vì xác lập quyền và trách nhiệm của từng thành viên.

Khác với Articles of Organization, vốn được nộp cho tiểu bang để thành lập LLC, thỏa thuận điều hành thường được lưu cùng hồ sơ công ty. Đây là một tài liệu nội bộ giúp điều hành doanh nghiệp sau khi thành lập.

Ở mức khái quát, thỏa thuận thường giải thích:

• Ai sở hữu LLC
• LLC được quản lý như thế nào
• Lợi nhuận và thua lỗ được chia ra sao
• Cách kết nạp thành viên mới
• Cách một thành viên rời đi hoặc chuyển nhượng quyền sở hữu
• Điều gì xảy ra nếu LLC bị giải thể

Vì sao thỏa thuận điều hành quan trọng

LLC được thiết kế để mang lại sự linh hoạt, và thỏa thuận điều hành là nơi sự linh hoạt đó được chuyển thành các quy tắc thực tế. Nếu không có tài liệu này, LLC của bạn có thể mặc định tuân theo luật của tiểu bang, điều này có thể không phản ánh cách bạn thực sự muốn doanh nghiệp vận hành.

Một thỏa thuận điều hành chặt chẽ có thể giúp:

• Làm rõ tỷ lệ sở hữu và quyền biểu quyết
• Ngăn ngừa tranh chấp về phân phối lợi nhuận
• Xác định ai có thẩm quyền ra quyết định
• Thiết lập thủ tục thêm hoặc loại bỏ thành viên
• Đặt ra quy tắc cho việc chuyển nhượng và mua lại phần vốn
• Hỗ trợ việc lưu trữ hồ sơ nội bộ của công ty
• Chứng minh rằng LLC là một pháp nhân tách biệt

Đối với nhiều nhà sáng lập, giá trị lớn nhất của thỏa thuận điều hành không nằm ở những gì nó nói trong thời kỳ thuận lợi, mà ở cách nó giải quyết vấn đề khi doanh nghiệp gặp thay đổi hoặc bất đồng.

Thỏa thuận điều hành LLC có bắt buộc không?

Ở nhiều bang, thỏa thuận điều hành LLC không phải là yêu cầu pháp lý để thành lập LLC. Tuy nhiên, điều đó không có nghĩa là nó không cần thiết trong thực tiễn.

Ngay cả khi luật tiểu bang không yêu cầu nộp hoặc lưu giữ tài liệu này, một thỏa thuận điều hành bằng văn bản vẫn có thể quan trọng vì lý do pháp lý, tài chính và tổ chức. Nó có thể giúp chứng minh rằng công ty đang được vận hành như một thực thể riêng biệt chứ không phải như phần mở rộng cá nhân của chủ sở hữu.

Nếu LLC của bạn có hơn một thành viên, việc có một thỏa thuận bằng văn bản là rất nên làm. Khi nhiều người cùng sở hữu một doanh nghiệp, việc chỉ dựa vào giả định là rủi ro. Một thỏa thuận rõ ràng sẽ giảm nguy cơ các thành viên bất đồng về tiền bạc, quản lý hoặc điều khoản rời khỏi công ty về sau.

Các điều khoản chính nên bao gồm

Một thỏa thuận điều hành được soạn thảo tốt nên phù hợp với doanh nghiệp, nhưng hầu hết đều bao gồm một số phần cốt lõi.

1. Thành lập công ty

Phần này xác định công ty và xác nhận rằng công ty được thành lập theo luật tiểu bang. Thông thường sẽ bao gồm:

• Tên LLC
• Địa chỉ kinh doanh chính
• Tiểu bang thành lập
• Mục đích của công ty
• Ngày hiệu lực của thỏa thuận

Phần này cũng có thể giải thích cách kết nạp thành viên bổ sung và những sự kiện nào có thể kích hoạt việc giải thể.

2. Thành viên và quyền sở hữu

Phần này liệt kê các thành viên và tỷ lệ sở hữu của họ. Với LLC một thành viên, phần này thường xác định chủ sở hữu duy nhất. Với LLC nhiều thành viên, phần này nên nêu rõ quyền sở hữu được phân chia như thế nào.

Điều khoản về quyền sở hữu thường ảnh hưởng đến quyền biểu quyết, tỷ lệ chia lợi nhuận và quyền thanh lý, vì vậy phần này cần chính xác.

3. Góp vốn

Các thành viên thường góp tiền, tài sản hoặc dịch vụ để hỗ trợ tài trợ cho công ty. Thỏa thuận điều hành nên mô tả:

• Số tiền hoặc giá trị của từng khoản góp vốn
• Thời điểm phải góp vốn
• Có yêu cầu góp thêm vốn trong tương lai hay không
• Có cho phép yêu cầu bổ sung vốn hay không

Phần này giúp tránh nhầm lẫn nếu doanh nghiệp cần thêm nguồn lực tài chính về sau.

4. Lợi nhuận, thua lỗ và phân phối

Đây là một trong những phần quan trọng nhất đối với các thành viên. Phần này nên giải thích cách phân bổ lợi nhuận và thua lỗ, cũng như thời điểm có thể phân phối tiền mặt.

Thỏa thuận có thể quy định:

• Việc phân phối được thực hiện hàng tháng, hàng quý hay hàng năm
• Việc phân phối dựa trên tỷ lệ sở hữu hay công thức khác
• Cách xử lý phân bổ thuế
• Có cần duy trì quỹ dự phòng trước khi phân phối hay không

Các quy tắc rõ ràng ở đây giúp giảm căng thẳng và giúp doanh nghiệp quản lý kỳ vọng về dòng tiền.

5. Quản lý và biểu quyết

LLC có thể được quản lý bởi thành viên hoặc bởi người quản lý. Thỏa thuận điều hành nên nêu rõ cấu trúc áp dụng và xác định thẩm quyền của những người phụ trách.

Phần này thường đề cập đến:

• Ai có quyền ràng buộc công ty
• Những quyết định nào cần sự chấp thuận của thành viên
• Những quyết định nào người quản lý có thể tự đưa ra
• Quyền biểu quyết được tính như thế nào
• Có cần sự đồng ý nhất trí đối với các quyết định lớn hay không

Nếu công ty có người quản lý, thỏa thuận cũng nên xác định vai trò và trách nhiệm của họ.

6. Thù lao và hoàn trả chi phí

Nếu thành viên hoặc người quản lý được trả công cho dịch vụ của họ, thỏa thuận nên mô tả cách thức trả thù lao. Tài liệu cũng nên nêu rõ liệu công ty có hoàn trả các chi phí kinh doanh mà thành viên hoặc người quản lý tự chi trả hay không.

Phần này giúp công ty tránh tranh chấp về tiền công, chi phí và kế toán.

7. Kế toán và hồ sơ

Một LLC nên lưu giữ hồ sơ tài chính và hồ sơ công ty chính xác. Thỏa thuận có thể giao trách nhiệm duy trì sổ sách, tài liệu thuế và báo cáo thành viên.

Những nội dung thường được đề cập trong phần này gồm:

• Năm tài chính
• Phương pháp kế toán
• Quyền sử dụng tài khoản ngân hàng
• Quyền truy cập hồ sơ tài chính
• Chuẩn bị báo cáo cuối năm

Việc lưu trữ hồ sơ đúng cách giúp đưa ra quyết định kinh doanh tốt hơn và chuẩn bị thuế thuận lợi hơn.

8. Chuyển nhượng và mua lại phần vốn

Việc chuyển nhượng quyền sở hữu có thể trở nên phức tạp rất nhanh. Một điều khoản về chuyển nhượng giúp ngăn chặn việc đưa bên thứ ba không mong muốn vào doanh nghiệp mà không có sự chấp thuận.

Phần này có thể bao gồm:

• Thành viên hiện hữu có quyền ưu tiên mua hay không
• Việc chuyển nhượng có cần sự đồng ý hay không
• Điều gì xảy ra khi một thành viên qua đời, mất năng lực hành vi hoặc muốn rời khỏi công ty
• Người nhận chuyển nhượng có quyền biểu quyết hay chỉ có quyền kinh tế
• Giá trị mua lại được tính như thế nào

Những quy tắc này đặc biệt quan trọng đối với LLC nhiều thành viên dự kiến hoạt động lâu dài.

9. Giải thể

Điều khoản giải thể giải thích cách LLC có thể đóng lại và cách phân chia tài sản sau khi thanh toán các khoản nợ.

Thỏa thuận nên đề cập đến:

• Các sự kiện kích hoạt giải thể
• Ngưỡng biểu quyết của thành viên để tiến hành thanh lý công ty
• Trình tự thanh toán cho chủ nợ
• Phân phối cuối cùng cho các thành viên
• Trách nhiệm nộp hồ sơ chấm dứt hoạt động

Một quy trình giải thể rõ ràng bảo vệ cả công ty lẫn chủ sở hữu nếu doanh nghiệp kết thúc.

10. Sửa đổi

Nhu cầu kinh doanh sẽ thay đổi. Thỏa thuận điều hành nên giải thích cách tài liệu có thể được cập nhật, bao gồm liệu có cần sự đồng ý nhất trí hay chỉ cần đa số phiếu.

Nếu không có quy trình sửa đổi, ngay cả một thỏa thuận hữu ích cũng có thể trở nên lỗi thời.

LLC một thành viên và nhiều thành viên

Cấu trúc cơ bản của thỏa thuận điều hành tương tự nhau đối với cả hai loại LLC, nhưng các ưu tiên thì khác nhau.

LLC một thành viên

LLC một thành viên vẫn được hưởng lợi từ thỏa thuận điều hành vì tài liệu này giúp chứng minh doanh nghiệp tách biệt với chủ sở hữu. Nó cũng có thể làm rõ cách doanh nghiệp được quản lý nếu chủ sở hữu không thể điều hành hoặc muốn ủy quyền.

Đối với nhà sáng lập độc lập, thỏa thuận thường đơn giản hơn nhưng vẫn rất hữu ích.

LLC nhiều thành viên

LLC nhiều thành viên cần một thỏa thuận chi tiết hơn vì nhiều chủ sở hữu phải thống nhất về quyền kiểm soát, kinh tế và quyền rời khỏi công ty. Nếu không có thỏa thuận, ngay cả những bất đồng nhỏ cũng có thể trở nên tốn kém và gây gián đoạn.

Càng nhiều người tham gia, việc xác định rõ cách ra quyết định và giải quyết tranh chấp càng quan trọng.

Những sai lầm phổ biến cần tránh

Nhiều nhà sáng lập coi thỏa thuận điều hành là tài liệu có thể soạn một lần rồi quên đi. Cách tiếp cận đó có thể gây ra vấn đề về sau.

Những sai lầm phổ biến gồm:

• Dùng mẫu chung mà không tùy chỉnh
• Không khớp thỏa thuận với cấu trúc sở hữu thực tế
• Bỏ sót quy tắc chuyển nhượng hoặc mua lại
• Bỏ qua thẩm quyền quản lý và ngưỡng biểu quyết
• Không cập nhật thỏa thuận sau khi quyền sở hữu hoặc hoạt động thay đổi
• Dùng ngôn ngữ mơ hồ có thể được hiểu theo nhiều cách khác nhau

Một thỏa thuận điều hành hữu ích nên phản ánh cách công ty thực sự dự định vận hành, chứ không chỉ là những gì trông có vẻ đầy đủ trên giấy.

Cách tạo thỏa thuận điều hành LLC

Việc tạo thỏa thuận điều hành thường khá đơn giản nếu bạn sắp xếp công việc theo đúng thứ tự.

1. Xác định các thành viên và tỷ lệ sở hữu.
2. Quyết định LLC là do thành viên quản lý hay do người quản lý quản lý.
3. Xác định góp vốn và điều khoản chia lợi nhuận.
4. Thiết lập quy tắc biểu quyết cho các quyết định thường ngày và quyết định quan trọng.
5. Bổ sung các điều khoản về chuyển nhượng, mua lại phần vốn và giải thể.
6. Rà soát thỏa thuận theo các yêu cầu cụ thể của tiểu bang.
7. Lưu một bản đã ký cùng hồ sơ công ty.

Nếu LLC có nhiều chủ sở hữu hoặc dự định huy động vốn bên ngoài, bạn nên dành thêm thời gian cho các chi tiết trước khi bất kỳ xung đột nào phát sinh.

Cách Zenind hỗ trợ chủ sở hữu LLC mới

Zenind giúp các doanh nhân thành lập LLC và quản lý những bước đầu của việc thiết lập doanh nghiệp bằng các nguồn lực thực tiễn và hỗ trợ thành lập. Đối với những nhà sáng lập đang xây dựng công ty mới, việc có một thỏa thuận điều hành rõ ràng là một phần của nền tảng vững chắc.

Một LLC được chuẩn bị tốt không nên dựa vào các giả định về quyền sở hữu, thẩm quyền hoặc tranh chấp trong tương lai. Các dịch vụ thành lập công ty và tài nguyên kinh doanh của Zenind có thể giúp chủ sở hữu duy trì sự tổ chức khi chuyển từ giai đoạn thành lập sang vận hành.

Kết luận

Thỏa thuận điều hành LLC là một trong những cách đơn giản nhất để tạo cấu trúc cho một loại hình doanh nghiệp linh hoạt. Tài liệu này xác định cách công ty được sở hữu và quản lý, giảm sự mơ hồ và giúp chuẩn bị cho những thay đổi mà mọi doanh nghiệp cuối cùng đều phải đối mặt.

Dù bạn đang thành lập LLC một thành viên hay khởi nghiệp cùng đối tác, việc có một thỏa thuận điều hành bằng văn bản là một bước đi thông minh. Trong hầu hết các trường hợp, tài liệu này không cần nộp cho tiểu bang, nhưng nó có thể ảnh hưởng rất lớn đến việc công ty vận hành trơn tru như thế nào theo thời gian.

Nếu bạn đang bắt đầu một LLC, hãy dành thời gian để tạo ra một thỏa thuận phản ánh mục tiêu kinh doanh, cấu trúc sở hữu và cách bạn muốn các quyết định được đưa ra.